ITトレンドがおすすめする製品・サービス
- ■課金の単位別
- ユーザー数や共有アドレス数でプランが分かれるサービス：yaritori
- 一定のユーザー数まで月額で使えるサービス：問いマネ
- オペレーターの人数に制限がないサービス：WEBCAS mailcenter
- ■提供形態別
メール共有システムの価格を決める課金単位
メール共有システムの料金は、何を数えて課金するかで考え方が変わります。自社の使い方に近い単位を選ぶと、無駄な支払いを避けやすくなります。
利用ユーザー数に応じて課金される場合
代表的な形は、メールを見たり返信したりするユーザーの人数に応じて課金される形です。人数が増えるほど月額の費用が上がるため、実際にシステムへログインする人数を数えて見積もる必要があります。
ユーザー単位の料金は、少人数の部署では抑えやすい一方、全社で広く使うと総額が大きくなる場合があります。閲覧だけの人を同じ数に含めるのか、別の扱いにできるのかは、提供会社によって異なるため、見積もりの際に確認しましょう。部署ごとにログインする人数を数え、合計を提供会社に伝えると、正確な見積もりを受けやすくなります。
共有するメールアドレスの数で区分が分かれる場合
問い合わせ用や営業用など、共有して扱うメールアドレスの数で料金の区分が分かれる製品もあります。一定の数までは同じ料金で、それを超えると上位の区分に移る形が見られます。
部署ごとに専用のアドレスを持つ会社では、数が増えやすいため注意が必要です。今後アドレスを増やす予定があるなら、増えた後の区分での金額も見ておくと、導入後に想定外の費用が出る事態を避けられます。区分の境目の数にあたるときは、区分を変えずに運用を工夫できないかも検討してみましょう。
受信件数や保存容量で料金が変わる場合
受信するメールの件数や、保存するデータの容量によって、料金が決まる製品もあります。添付ファイルが大きいメールを多く扱う職場では、容量が早く埋まる場合があります。
上限を超えたときに、自動で追加の料金が発生するのか、利用が止まるのかは契約によって異なります。利用が止まると問い合わせへの返信が遅れるため、特に注意が必要です。上限に近づいたときの通知の有無とあわせて、確認しておきましょう。古いメールを自動で整理する設定や、容量を増やす際の手続きの流れも、運用の負担に関わります。
担当者の人数が増減する職場での費用の見え方
問い合わせ対応は、部署や時期によって担当する人数が変わります。人数の変動に契約がどこまで対応できるかが、実際に払う金額を左右します。
兼務の担当者を含めた人数の数え方
問い合わせ対応を専任で行う人のほかに、営業や総務の担当者が兼務で返信するケースがあります。兼務の人もログインして使う場合は、ユーザー数に含める必要があります。
見積もりのときに専任の人数だけで試算すると、導入後に不足する場合があります。実際に返信する可能性がある人を現場に確認し、ログインする人数を多めに見ておくと、契約後の見直しの手間を減らせます。人数の見込みは、導入前の試用中にも実際のログイン状況から確かめられます。
繁忙期だけ増える人員への対応
決算期や商戦期など、問い合わせが増える時期だけ応援の担当者が加わる職場もあります。契約人数を年間で固定するのか、月単位で増減できるのかは、提供会社の契約条件によって違います。
増減のたびに手続きが必要か、解約や減員の申し出の期限はいつかも確認しましょう。短い期間だけ人数を増やす場合の最低利用期間も、費用に影響するため見ておきたい点です。年間でまとめて契約すると単価が変わる場合もあるため、支払い方法とあわせて確認しましょう。
社外の関係者を参加させる場合の扱い
委託先や代理店の担当者に、同じ受信箱を見てもらいたい場合があります。社外の人を利用者として追加できるか、その人数に費用がかかるかは、製品によって異なります。
情報の持ち出しを防ぐため、社外の人が見られる範囲を限定できるかも大切です。権限の設定の細かさは、価格とは別に確認したい項目で、上位のプランにしか含まれない場合もあります。社外の関係者の利用を想定する場合は、見積もりの依頼時にその旨を伝えておきましょう。
メール共有システムの価格表に載りにくい追加費用
月額の利用料のほかに、導入や運用の過程で費用が生じる場合があります。見積もりの依頼時に項目を挙げて確認すると、総額の見通しが立ちます。
導入時の初期設定と過去メールの取り込み
導入の際は、アカウントの登録や受信の設定といった初期の作業が必要です。提供会社に代行を頼む場合は、初期費用や作業費が別に請求される場合があります。
過去のメールを新しいシステムへ取り込みたい場合も、取り込みの対応範囲と費用を確認しましょう。件数が多いと時間がかかり、作業が有償になる場合があります。自社で行える範囲かも、あわせて聞いておくと安心です。取り込みの方法は製品によって異なり、メールソフトの形式を変換する作業が必要な場合もあります。
オプション機能とセキュリティ関連の費用
自動返信や振り分けの高度な設定、他のシステムとの連携、操作の記録を残す機能などが、基本の料金に含まれず、オプションとなる場合があります。必要になってから追加できるのか、契約の途中で変更できるのかも、あわせて確認しておくと安心です。
情報の漏えいを防ぐための機能は、上位のプランに限られる場合もあります。必要な機能が、希望のプランに含まれているかを、機能の一覧と価格表を見比べて確かめましょう。プランごとの機能の違いは、一覧表で示されている場合があるため、資料請求の際に入手しておきましょう。
サポートの範囲と運用面の費用
操作の問い合わせは、メールのみか電話にも対応するか、対応時間はいつかが、提供会社ごとに異なります。有料のサポートプランを選ぶと費用が上がる場合があります。
運用では、設定を担当する管理者の工数も費用の一部と考えられます。管理者が操作に慣れるまでの時間や、担当者が替わったときの引き継ぎ資料の有無も、運用の負担として考慮しておきましょう。社内で運用ルールを定める時間も、見えにくい費用の一つです。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料請求して、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）でメール共有システムの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
無料プランや低価格帯をどう使い分けるか
費用を抑えたい場合、無料プランや低価格のプランが選択肢に挙がります。使える範囲に制限があるため、自社の運用にあうかを見極める必要があります。
無料で使える範囲の制約
無料で使えるサービスには、利用できるユーザー数、アドレス数、保存期間、機能に制限が設けられている場合があります。試しに使う段階には向きますが、継続して本格的に運用するには足りなくなる場合があります。
無料の範囲が、期間限定なのか、継続して使えるのかも確認が必要です。サポートの対象になるか、データの書き出しができるかも、将来に乗り換えるときの負担を左右します。無料の間に作ったテンプレートや設定が、有料へ移ったときに残るかも確かめておきましょう。
低価格帯で足りなくなる兆し
低価格のプランで運用を始めても、問い合わせの件数や担当者が増えるにつれて、制限に達する場合があります。対応状況が見えにくくなる、履歴の検索が遅くなるといった変化が兆しです。
上位のプランへ移るときに、データや設定を引き継げるかを確認しておきましょう。移行の手間が大きいと、結果として費用の負担が増える場合があります。件数が増えたときの対応を、あらかじめ想定しておくことが重要です。
試用期間で確かめたいこと
導入前に試せる期間や無料の体験を用意している製品があります。試用では、画面の見やすさだけでなく、実際のメールの流れで運用できるかを確かめましょう。
複数人で同時に操作したとき、対応状況の表示が滞りなく更新されるかも見ておきます。普段の問い合わせの量に近い状態で試すと、実際の使い心地がつかめます。試用の結果を数字で記録しておくと、価格との釣り合いを判断する材料です。
料金体系の違いで見るメール共有システム一覧
メール共有システムは、ユーザー数や共有アドレス数、提供形態によって料金の組み立てが異なります。比較の入口として、紹介する製品の特徴を一覧にしました。
| 製品名 | 特徴 |
|---|---|
| 楽楽自動応対（旧：メールディーラー） | メールの対応状況を自動で整理し、返信中のメールはロックして二重対応を防ぐ |
| Re:lation | メールや電話など複数の問い合わせを一元管理し、対応状況を可視化できる |
| Zendesk | メール、電話、SNSなどの問い合わせを一元管理するクラウド型サポートツール |
| yaritori | 初期費用30,000円。ライトプランは月額1,980円/1ユーザー（3名まで） |
| WEBCAS mailcenter | ASP型は初期費用30,000円・月額5,000円から。オペレーター数は無制限 |
| 問いマネ | 月額2,840円（税抜）から使えるメール共有・管理特化のASP型 |
| SYNCDOT SaaS | 共有メールボックスで対応漏れを減らし、誤送信防止機能も備えたSaaS |
| GrpMail | メールの対応状況をステータスで共有し、タグで分類できるクラウド型 |
課金の考え方を比べられるメール共有システム
課金の考え方が異なる製品を並べました。費用の目安を示している製品もあれば、見積もりで確認する製品もあるため、契約前に最新の条件を確かめてください。
楽楽自動応対（旧：メールディーラー）
- メールの対応状況を見える化し、返信漏れを防止
- テンプレートやQA機能で対応レベルを平準化
- 応対履歴を可視化し適切な顧客コミュニケーションを実現
株式会社ラクスが提供する「楽楽自動応対（旧：メールディーラー）」は、info@などの共有アドレス宛のメールを複数名で扱うためのクラウド型システムです。対応状況ごとのタブ表示やテンプレート、社内Q&A機能により、担当者による返信品質のばらつきを抑えられます。ユーザー権限の設定や集計レポートも備えています。料金は別途問い合わせとなっているため、必要な機能やオプションを伝えたうえで条件を確かめるとよいでしょう。
Re:lation
- 複数チャネルの問い合わせを一つの画面で一元管理し業務を効率化
- 対応状況を可視化しチームの情報共有を円滑にして属人化を防ぐ
- AIエージェントが一社員のようにお客様対応を行う
株式会社インゲージが提供する「Re:lation」は、メールのほか電話やチャット、SNS上のメッセージまでを一つの画面に集約するクラウド型の問い合わせ管理ツールです。ステータス管理や担当者の自動振り分け、対応履歴の一覧表示を備え、チームで対応状況を共有できます。AIエージェントによる自動返信にも対応します。料金が非公開のため、利用人数や使いたい機能を整理したうえで資料請求し、見積もりを取ると比較しやすくなります。
Zendesk
- メール、電話、SNS、チャットからの問い合わせを一元管理
- FAQで顧客の自己解決を促進・AIボットで顧客対応を自動化
- リモートワークや在宅勤務にも最適
株式会社Zendeskが提供する「Zendesk」は、問い合わせの受付から対応状況の管理までをまとめて扱うクラウド型のカスタマーサポートツールです。メールや電話、SNSなど複数のチャネルに対応します。FAQやナレッジベースの作成、AI搭載ボットによる自動対応、クラウド型コールセンターの構築など、メール以外の機能も一つのサービスで利用できます。事業の成長に応じてプランを選べます。料金は問い合わせて確認する形です。メール以外の機能まで含めて費用を考えたい場合の選択肢です。
yaritori （Onebox株式会社）
- メールの対応状況を可視化！漏れや二重対応のない対応を実現！
- メールごとにチャットで情報共有や相談が可能！
- 顧客ごとに自動でテンプレートを利用したメールを作成！
WEBCAS mailcenter （株式会社WOW WORLD）
- ステータス表示でメールの対応漏れと二重対応を防止！
- テンプレートで新人や即席バイトでも品質を保ったメール作成！
- 件数や対応数の分析レポートで業務改善にも活用可能！
問いマネ （クロスセル株式会社）
- 2005年リリース以来、継続的に改善・改良を重ねている製品。
- 月額2,840円(税抜)で10人利用可能、高コスパ
- 楽天あんしんメルアドサービスに標準対応
SYNCDOT SaaS （富士通株式会社）
- 共有メールボックス機能で複数人での効率的な対応を実現。
- 誤送信防止機能や上司承認機能でセキュリティを強化。
- 添付ファイル分離配送で脱PPAPを実現。セキュアな情報共有へ。
GrpMail （キー･ポイント株式会社）
- 直感的な操作性で教育コストを抑制。
- ステータス機能の状況共有で人的ミスを防止
- タグ機能でメールを分類・管理し業務を効率化する。
まとめ
メール共有システムの価格は、ユーザー数、アドレス数、容量といった課金の単位と、担当者の増減、初期設定やオプションの費用で変わります。月額の数字だけでなく、課金の単位をそろえて、追加費用を含めた総額で見積もりを比べることが大切です。具体的な料金は製品ごとに異なるため、資料請求で各社の条件を確かめてみてください。自社の人数とアドレス数を伝えて見積もりを取ると、比較がしやすくなります。
