メール共有システムが注目される背景
メール共有システムは、複数人で問い合わせメールを管理する企業で導入が進んでいます。人気製品を比較する前に、なぜ従来のメール運用では限界が出やすいのかを整理しましょう。
問い合わせ対応の属人化を防げる
メール共有システムとは、代表メールや問い合わせ窓口に届いたメールを、複数の担当者で共有して管理するシステムです。個人のメールボックスで対応していると、誰が返信したのか、対応が完了したのかを把握しにくくなります。メール共有システムを使うと、担当者や対応状況を画面上で確認できるため、対応漏れや二重返信を防ぎやすくなります。
顧客対応の品質をそろえやすい
問い合わせ対応では、返信の速さだけでなく、回答内容の正確さも重要です。担当者ごとに文面や判断基準が異なると、顧客に与える印象がばらつく恐れがあります。メール共有システムには、テンプレートや対応履歴、社内コメント機能を備えた製品が多くあります。過去の回答を確認しながら対応できるため、経験の浅い担当者でも品質をそろえやすいでしょう。
チーム対応が前提の業務にあう
カスタマーサポートやECサイトの問い合わせ窓口、営業窓口では、複数人で同じメールアドレスを扱う場面が多くあります。メール共有システムを導入すると、担当者の割り当てや返信状況をチーム全体で確認できます。休暇やシフト交代がある場合も、対応履歴をもとに引き継げるため、顧客対応を止めにくい体制を整えられます。
人気のメール共有システムの機能
人気のメール共有システムには、問い合わせを整理し、チームで対応するための基本機能が備わっています。自社に必要な機能を見極めるために、代表的な機能を確認しましょう。
| 機能 | 確認したい内容 |
|---|---|
| ステータス管理 | 未対応や対応中、完了などの状態をわかりやすく管理できるか |
| 対応履歴 | 過去の問い合わせや返信内容を顧客ごとに確認できるか |
| 社内コメント | 顧客に送らず、担当者間で相談や引き継ぎができるか |
| テンプレート | よく使う回答文を登録し、品質をそろえられるか |
| 自動振り分け | 条件に応じて担当者や部署にメールを割り当てられるか |
| 複数アドレス管理 | 問い合わせ窓口や店舗別アドレスをまとめて扱えるか |
対応状況のステータス管理
ステータス管理は、メールごとに「未対応」「対応中」「完了」などの状態を設定する機能です。担当者が多い場合でも、どのメールから対応すべきかを判断しやすくなります。対応中のメールが可視化されるため、ほかの担当者が誤って返信するリスクも抑えられます。問い合わせ件数が増えてきた企業では、まず確認したい機能です。
担当者設定と社内コメント
担当者設定機能を使うと、メールごとに対応者を割り当てられます。社内コメント機能があれば、顧客には見せずに確認事項や対応方針を共有できます。例えば、返品可否の判断や技術的な回答が必要な場合、担当者同士で相談しながら対応を進められます。メール転送や口頭確認を減らせるため、やり取りの記録も残しやすくなります。
テンプレートと自動振り分け
テンプレート機能は、よくある問い合わせへの回答文を登録して使う機能です。回答文を一から作成する手間を減らし、文面の表記ゆれも抑えられます。自動振り分け機能があれば、件名や送信元、問い合わせ内容に応じて担当部署へ振り分けも可能です。問い合わせの種類が多い企業ほど、対応スピードの改善に役立つでしょう。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）で「メール共有」の一括資料請求が可能です。ぜひ、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。
人気のメール共有システムが向く企業
人気のメール共有システムは、問い合わせ件数が多い企業だけに向くわけではありません。少人数でも、対応状況が見えにくい場合は導入効果を感じやすい傾向です。
代表アドレスを複数人で扱う企業
infoやsupportなどの代表アドレスを複数人で確認している企業は、メール共有システムとの相性がよいでしょう。通常のメールソフトでは、担当者ごとの対応状況を一覧で確認しにくくなります。メール共有システムなら、誰がどの問い合わせを担当しているかを可視化できます。担当の重複や未対応メールの放置を防ぎたい企業に適しています。
ECや予約受付を運営する企業
ECサイトや予約受付では、注文変更や返品、配送、キャンセルなど、問い合わせ内容が多岐にわたります。対応が遅れると、顧客満足度や再購入に影響する恐れもあります。メール共有システムを活用すれば、問い合わせ内容ごとに担当者を分けたり、テンプレートで回答を標準化したりできます。繁忙期の問い合わせ増にも備えやすくなるでしょう。
サポート品質を改善したい企業
問い合わせ対応の品質を高めたい企業にも、メール共有システムは有効です。対応履歴を残せるため、よくある質問や時間がかかる問い合わせを把握しやすくなります。管理者が対応内容を確認し、テンプレートやマニュアルを改善すれば、チーム全体の対応品質を高められます。個人任せの対応から、組織的な顧客対応へ移行したい企業に向いています。
「自社に合うメール共有システムを診断してみたい」、「どんな観点で選べばいいかわからない」という方向けの診断ページもあります。
ITトレンドで過去資料を請求した方の、リアルなお悩みや要望から作成した簡単な質問に答えるだけで、最適な製品・サービスをご案内します。
無料で今すぐ利用できますので、下のリンクから診断を開始してください。
人気のメール共有システムを選ぶ際の注意点
人気のメール共有システムでも、すべての企業に同じように適するとは限りません。導入後に使いづらさを感じないよう、運用面や連携面を事前に確認しましょう。
現在のメール運用を整理する
まず確認したいのは、現在の問い合わせ対応の流れです。代表アドレスの数や担当者の人数、承認が必要なメール、対応に時間がかかる問い合わせを整理しましょう。運用が曖昧なまま導入すると、ステータスや担当者ルールを決めにくくなります。導入前に業務フローを見直すことで、システム設定も進めやすくなります。
既存システムとの連携を見る
顧客管理システムや受注管理システムを利用している場合は、連携可否を確認しましょう。問い合わせメールだけを共有できても、顧客情報や注文履歴を別画面で探す必要があると、対応時間が長くなる恐れがあります。API連携や外部ツール連携、顧客情報の取り込み方法を確認し、現場の作業負担を増やさない構成を検討することが大切です。
権限管理とセキュリティを確認する
問い合わせメールには、顧客情報や注文内容、契約に関する情報が含まれる場合があります。そのため、担当者ごとの閲覧権限や操作権限を設定できるか確認しましょう。退職者や異動者のアカウント管理、ログ確認、添付ファイルの扱いも重要です。メール共有システムの便利さだけでなく、情報管理の体制まで含めて比較すると安心です。
この記事をご覧の方には、以下の記事もおすすめです。あわせて参考にしてください。
人気のメール共有システムを選ぶコツ
人気製品を比較する際は、機能数だけで判断せず、自社の問い合わせ対応にどれだけなじむかを見ることが重要です。ここでは選定時に確認したいポイントを解説します。
問い合わせ件数と担当体制で選ぶ
少人数で問い合わせを管理する場合は、画面がわかりやすく、基本機能をすぐ使える製品が向いています。問い合わせ件数が多い企業では、自動振り分けや集計、複数アドレス管理の充実度が重要です。担当者がシフト制で働く場合は、引き継ぎや履歴確認のしやすさも見ましょう。現在だけでなく、今後の件数増加も想定して選ぶとよいでしょう。
対応品質の改善機能を見る
対応品質を高めたい場合は、テンプレートやナレッジ管理、管理者確認、レポート機能を確認しましょう。返信時間や未対応件数を把握できる製品なら、ボトルネックを見つけやすくなります。テンプレートを活用すれば、回答内容のばらつきを抑えられます。属人化を防ぎながら、顧客対応を継続的に改善したい企業に有効です。
現場が使い続けられるかを見る
メール共有システムは、問い合わせ対応の現場が日常的に使うシステムです。機能が豊富でも、画面が複雑で操作に迷うと定着しにくくなります。無料トライアルやデモを利用できる場合は、実際の問い合わせに近い流れで確認しましょう。検索のしやすさ、担当変更の手順、コメント入力の使いやすさなど、現場目線で比較することが大切です。
人気のメール共有システムを比較
ここからは、ITトレンドに掲載されているメール共有システムを紹介します。自社の問い合わせ対応の規模や必要な機能にあわせて比較しましょう。
Zendesk
- メール、電話、SNS、チャットからの問い合わせを一元管理
- FAQで顧客の自己解決を促進・AIボットで顧客対応を自動化
- リモートワークや在宅勤務にも最適
株式会社Zendeskが提供する「Zendesk」は、メールを含む問い合わせ対応をまとめて管理できるクラウド型カスタマーサポートツールです。ステータス管理や対応履歴、テンプレート、自動振り分けなどに対応しています。メールだけでなく、複数チャネルの顧客対応を整理したい企業や、サポート体制を段階的に強化したい企業に向いています。
楽楽自動応対（旧：メールディーラー）
- メールの対応状況を見える化し、返信漏れを防止
- テンプレートやQA機能で対応レベルを平準化
- 応対履歴を可視化し適切な顧客コミュニケーションを実現
株式会社ラクスが提供する「楽楽自動応対（旧：メールディーラー）」は、チームでのメール対応を支援するメール共有システムです。対応状況の管理や対応履歴、コメント、テンプレート、自動振り分け、複数アドレス管理に対応しています。問い合わせ窓口の対応漏れや二重対応を防ぎ、部署全体で対応状況を見える化したい企業に適しています。
mi-Mail （未創システム株式会社）
- 高機能で簡単な操作性。
- 直感的な画面設計で教育負担を軽減
- 256GBで快適。大容量データは外部や雲で管理。
GrpMail （キー･ポイント株式会社）
- 直感的な操作性で教育コストを抑制。
- ステータス機能の状況共有で人的ミスを防止
- タグ機能でメールを分類・管理し業務を効率化する。
desknet's CAMS （株式会社ネオジャパン）
- ノーコードで自社の業務に合わせたアプリを構築
- 顧客・案件・問い合わせ・契約データを統合
- スケジュールやワークフローと情報をシームレスに共有
WEBCAS mailcenter （株式会社WOW WORLD）
- ステータス表示でメールの対応漏れと二重対応を防止！
- テンプレートで新人や即席バイトでも品質を保ったメール作成！
- 件数や対応数の分析レポートで業務改善にも活用可能！
yaritori （Onebox株式会社）
- メールの対応状況を可視化！漏れや二重対応のない対応を実現！
- メールごとにチャットで情報共有や相談が可能！
- 顧客ごとに自動でテンプレートを利用したメールを作成！
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）で「メール共有」の一括資料請求が可能です。ぜひ、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。
人気のメール共有システムに関するFAQ
メール共有システムの導入前には、既存メールソフトとの違いや運用負担、セキュリティ面に不安を感じることがあります。よくある疑問を確認しましょう。
- Q１：メール共有システムと通常のメールソフトの違いは？
- 通常のメールソフトは個人利用が中心ですが、メール共有システムはチーム対応を前提にしています。担当者や対応状況、履歴、社内コメントを管理できるため、代表アドレスへの問い合わせを複数人で処理しやすくなります。
- Q２：少人数の企業でも導入する意味はありますか？
- 少人数でも、問い合わせの見落としや担当者不在時の引き継ぎに課題がある場合は有効です。問い合わせ件数が少ないうちに運用ルールを整えると、件数が増えた際も対応しやすくなります。
- Q３：メール配信システムとは何が違いますか？
- メール共有システムは、届いた問い合わせメールへの対応を管理するためのシステムです。一方、メール配信システムは、メルマガや案内メールを多数の宛先へ配信する用途で使われます。目的が異なるため、必要な機能も変わります。
- Q４：導入前に準備すべきことは？
- 代表アドレスの数や担当者、対応ルール、テンプレート化したい回答を整理しましょう。あわせて、顧客情報を扱う範囲や権限設定も確認すると、導入後の運用が安定しやすくなります。
- Q５：人気製品を選べば失敗しにくいですか？
- 人気製品は比較候補にしやすい一方で、自社にあうとは限りません。問い合わせ件数や対応人数、必要な連携、予算、サポート体制を確認し、複数製品を比較して判断することが重要です。
まとめ
人気のメール共有システムは、問い合わせ対応の抜け漏れや二重対応を防ぎ、チーム全体で顧客対応を進めるために役立ちます。ただし、必要な機能は企業の問い合わせ件数や担当体制、連携したいシステムによって異なります。自社にあう製品を選ぶためにも、複数のメール共有システムを比較し、資料請求を活用して具体的な機能や費用を確認しましょう。
