応募者情報を一元管理する機能
採用管理システムの基本となるのは、複数の採用媒体から集まる応募者情報を一か所にまとめる機能です。応募経路が増えるほど、情報を集約する仕組みの重要性が高まります。
求人媒体との連携によるデータ取り込み
求人サイトや自社採用ページから応募があった際、氏名や連絡先などの情報を自動で取り込める機能があります。媒体ごとに手入力していた作業を省力化できる場合があり、入力ミスの防止にもつながります。
対応している求人媒体の範囲は製品ごとに異なるため、自社が利用している媒体との連携実績があるかを事前に確認しておくと安心です。連携先の媒体数が多い製品ほど、複数の採用チャネルを併用する企業にとって管理の一元化がしやすくなる傾向があります。連携していない媒体からの応募については、CSV取り込みなど別の手段が必要になる場合もあります。複数媒体を併用している企業では、媒体ごとに入力項目の表記が異なることもあるため、取り込み後にデータを統一できる機能があるかもあわせて確認すると安心です。
応募者ステータスの一覧管理
応募から内定までの各段階を、ステータスとして一覧画面で管理できる機能も基本的な役割のひとつです。選考中・書類選考通過・内定などの状態を可視化することで、採用担当者が全体の進み具合を把握しやすくなります。
ステータス項目を自社の選考フローに合わせてカスタマイズできる製品であれば、独自の選考ステップにも対応しやすくなります。あらかじめ変更できる項目の範囲を確認しておくと、運用開始後の調整がしやすくなります。ステータスの変更履歴を記録できる機能があれば、選考が長引いた応募者の経緯を後から振り返る際にも役立ちます。
選考プロセスの進捗を共有する機能
採用は人事だけでなく現場の面接官も関わる業務です。選考状況を関係者間でスムーズに共有できる機能があると、対応の遅れを防ぎやすくなります。
評価コメントの共有機能
面接官が入力した評価コメントを、選考にかかわる関係者が閲覧できる機能があります。書類やメールでのやり取りに比べて情報が散らばりにくく、選考基準のすり合わせがしやすくなる場合があります。
評価項目をテンプレート化できる製品では、面接官ごとに評価の観点がばらつく状況を抑えやすくなります。評価内容を後から編集できる範囲も製品によって異なるため、運用ルールとあわせて確認しておくとよいでしょう。評価履歴が残る仕組みであれば、誰がいつ評価を入力したかを後から確認でき、選考プロセスの透明性を保ちやすくなります。
選考結果の通知・アラート機能
選考結果の入力や対応期限が近づいた際に、担当者へ通知を送る機能を備えた製品もあります。対応漏れを防ぐ仕組みとして活用できる場合があり、応募者への返信が滞る状況を減らすうえで役立ちます。
通知の送信先や条件を細かく設定できるかどうかは製品によって差があります。関係者が多い企業では、通知範囲を絞り込める機能があると、不要な通知による確認漏れを防ぎやすくなります。チャットツールと連携して通知を受け取れる製品であれば、メールを開く手間を省き、対応スピードを保ちやすくなる場合があります。
面接調整にかかわる機能
面接日程の調整は採用担当者の負担が大きい業務のひとつです。日程調整を効率化する機能があれば、やり取りの往復を減らせる場合があります。
候補日程の自動調整機能
応募者と面接官の空き時間を照らし合わせ、候補日程を自動で抽出できる機能があります。カレンダーツールと連携できる製品であれば、面接官の予定を都度確認する手間を軽減できる場合があります。
調整機能の精度は連携できるカレンダーの種類によって左右されるため、自社で使用しているツールとの連携実績を確認しておくと安心です。オンライン面接ツールとの連携有無もあわせて確認しておくとよいでしょう。面接官が複数の候補日を登録できる仕組みであれば、応募者との日程調整にかかるやり取りの回数を抑えやすくなります。
リマインド送信機能
面接日が近づいた際に、応募者や面接官へ自動でリマインドメールを送信できる機能もあります。無断キャンセルや連絡漏れを減らす目的で活用されるケースがあります。
送信タイミングや文面をカスタマイズできる範囲は製品によって異なります。企業のブランドイメージに合わせた文面で送りたい場合は、テンプレートの編集機能がどこまで対応しているかを確認しておくとよいでしょう。担当者ごとに異なる文面を使っていた場合でも、テンプレートを共有できる機能があれば、対応品質のばらつきを抑えやすくなり、新しく採用業務に加わった担当者への引き継ぎもスムーズになります。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料を取り寄せて機能や特徴をさまざまな製品で比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）で採用管理・選考管理システムの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
内定後のフォローを支える機能
内定を出した後も、入社までのフォローを継続する必要があります。内定者との連絡や書類のやり取りを支援する機能も、採用管理システムの重要な役割です。
内定者とのメッセージ機能
内定者へ個別または一斉にメッセージを送れる機能があると、入社までの連絡を一つの画面で完結させやすくなります。内定辞退の兆候を早期に把握するきっかけとして、定期的な連絡機能を活用する企業もあります。
メッセージの既読状況を確認できる機能があれば、返信がない内定者への対応を検討する判断材料といえます。あわせて、内定者側が使いやすい画面かどうかも確認しておくと、返信率の低下を防ぎやすくなります。スマートフォンからも操作しやすい画面設計であれば、内定者の負担を抑えつつ連絡を継続しやすくなります。
入社書類の提出管理機能
入社に必要な書類の提出状況を一覧で管理できる機能もあります。紙の書類をやり取りする場合に比べて、提出漏れの確認がしやすくなる場合があります。提出期限が近づいた内定者へ自動でリマインドできる機能があれば、担当者が個別に催促する手間を軽減できます。
電子申請に対応した製品であれば、内定者がオンラインで書類を提出できるため、郵送にかかる時間を短縮できる可能性があります。個人情報を扱う機能のため、セキュリティ対策の内容もあわせて確認しておくと安心です。通信の暗号化やアクセス権限の設定範囲について、ベンダーへ具体的に問い合わせておくと導入後の不安を減らせます。個人情報の保管期間や削除の仕組みについても、社内の情報管理ルールと照らして確認しておくと安心です。
採用管理システムの機能を選ぶ際の確認点
多くの機能を比較する際は、自社の採用課題を明確にしたうえで優先順位をつけることが大切です。ここでは選定時に確認しておきたい観点を紹介します。
自社の採用規模に合った機能構成
まず確認したいのは、自社の採用人数や採用職種の幅に対して、機能が過不足なく対応しているかどうかです。新卒・中途など複数の採用区分を同時に管理したい場合は、区分ごとに設定を分けられる機能があるかを確認する必要があります。
小規模な採用活動であれば、シンプルな機能構成の製品でも十分に対応できる場合があります。一方、通年採用や複数職種を並行して募集する企業では、応募者数の増加に耐えられる管理画面の見やすさも重要な確認点です。機能の多さだけで選ぶのではなく、自社の採用フローに沿って必要な機能を洗い出しておくと、比較検討がしやすくなります。複数拠点で採用活動を行う企業では、拠点間で情報を共有できる仕組みがあるかどうかも確認しておくとよいでしょう。
データ分析・レポート機能の活用範囲
応募数や内定辞退率などのデータを集計し、採用活動の振り返りに活用できる機能も選定時の確認点です。媒体別の応募数を比較できる機能があれば、次回の採用計画を立てる際の参考にできる場合があります。
分析できる項目の範囲は製品によって異なるため、自社が把握したい指標をあらかじめ整理しておくと、必要な機能を持つ製品を絞り込みやすくなります。集計結果をそのまま資料として出力できるかも確認しておくとよいでしょう。過去の採用データを蓄積できる期間が長い製品であれば、複数年にわたる傾向の比較にも活用しやすくなります。
採用管理システムの機能を比較する際に参考になる代表製品
採用管理システムは求人媒体との連携範囲や選考管理の使いやすさなど、製品ごとに特徴が異なります。代表的な製品を紹介します。
HRMOS(ハーモス)採用
- 応募、選考管理、候補者連絡など、採用業務を「一元化・効率化」
- 現状把握と分析に必要な 「採用データの可視化」
- 工数削減と適切なチャネル活用による「採用コストの最適化」
株式会社ビズリーチが提供する「HRMOS(ハーモス)採用」は、求人管理や応募者情報の一元管理、選考進捗の可視化に対応する採用管理システムです。ダイレクトリクルーティングや人材紹介など複数の採用チャネルの情報を集約でき、データにもとづいた採用活動の推進を支援します。
ジョブカン採用管理
- 募集から内定までこれ一つ。簡単高機能な採用管理システム
- あらゆる経路からの応募者の情報を取り込み、一括管理！
- 媒体別・面接官別など求人効果の分析・レポート作成も可能！
株式会社DONUTSが提供する「ジョブカン採用管理」は、求人媒体や人材紹介会社からの応募者情報を一元管理できる採用管理システムです。選考ステータスの管理や面接日程調整、内定者フォローまでをシステム上で行え、同社が提供するジョブカンシリーズの他サービスとも連携できます。
HERP Hire
- AIが選考と面接評価を支援し質と速度を向上
- Slack等から書類確認や評価入力を完結
- DataHubで採用指標を自在に可視化し意思決定を支援
株式会社HERPが提供する「HERP Hire」は、求人管理から応募者管理、選考管理、日程調整、分析までを一つの画面で扱える採用管理システムです。チャットツールとの連携により選考の進捗をリアルタイムで共有でき、現場社員を巻き込んだ採用活動を支援します。
LEADFOR （株式会社DOTFIND）
- 候補者に選ばれる採用マーケティング支援
- 採用活動の効率化と最適化を実現
- データ連携と分析をシームレスに行います。
キャリタスContact （株式会社キャリタス）
- LINEで学生とのやり取りを一元化する採用ツール
- メッセージ配信や予約管理で採用業務を効率化
- 属性別の情報提供で継続的な関係構築を支援。
まとめ
採用管理システムには、応募者情報の一元管理から選考共有、面接調整、内定後フォローまで、採用業務の各場面を支える機能があります。製品によって対応範囲や操作性が異なるため、自社の採用フローに合わせて必要な機能を見極めることが重要です。複数の製品を比較しながら、資料請求を通じて機能面を確認してみてください。
