採用管理・選考管理システムとは？
採用管理・選考管理システムとは、採用業務をデータ化し効率的に管理するシステムです。イベントや広告の管理、応募者情報の一元管理、採用スケジュールや選考の進捗管理をシステムで行うことで、業務の効率化を図れます。
従来の採用業務の課題
企業にとって人材は宝と言われます。その貴重な経営資源である人材の採用・選考管理にはフローも多く、雑務に忙殺されがちです。その作業を軽減し、人事担当者が本来の選考に専念できるようフォローするのが採用管理・選考管理システムです。このシステムを導入していない企業が抱える課題を洗い出し、システムの導入がどのようにして課題を解決するのかを解説します。
- リアルタイムに採用状況を把握できない
- 新卒採用で多くの人材を確保したい場合、短期間に複数の人事スタッフが同時進行で活動しなければならず、何件の内定が出たのか、また各段階に進んでいる学生が何人いるのかといった把握が難しくなります。
- 応募者へのメール送信、電話連絡にモレが発生する
- 応募者への個別対応は何度もあり、複数を担当するとどうしても抜けが発生してしまいます。ちょっとしたミスで、良い候補者の信用を失うのは、実に大きな機会損失です。
- セミナー参加や面接時間の設定が面倒
- 案内だけでなく、人数調整や当日の出欠の確認などの作業は煩雑な上にミスが許されないため、大きな時間を割かれることになります。
- 離職者が多く、求める人材像がわからない
- 良い人材だと思って採用した人が次々と辞めていくミスマッチは、自社にとって最適な人材がどういった人物で、どのような採用活動をすればいいのかが分かっていない企業によく起こる現象です。
- 自社サイトの人材募集ページが情報不十分
- 人材募集ページに必要最低限の募集要項が表記されているのみで、「詳細はお問い合わせください」と書かれているだけでは、仕事や企業の魅力が伝わらず応募が集まりません。
これらの問題は、早急に対策を立てる必要があります。では採用管理・選考管理システムを導入することで、どのように課題解決ができるのかを見ていきましょう。
採用管理・選考管理システムの導入メリット
選考についての課題をどのように解決するのか、採用管理・選考管理システムのメリットを紹介します。
- 応募者の選考進捗をリアルタイムで確認
- メールの自動送信機能で、連絡にモレがない
- セミナーや面談の設定を自動化できる
- 求める人材のミスマッチを減らせる
- 簡単に魅力的で高機能な募集サイトができる
応募者の選考進捗をリアルタイムで確認
応募者情報を一元管理することで、管理画面にアクセスすれば、いつでも必要な情報を確認できるようになります。応募者がどの段階にあるのか、どんな人材なのか、担当が誰なのかといった情報が一目瞭然になることで、先を見据えた採用活動を行い、採用計画の達成が容易になります。
メールの自動送信機能で、連絡にモレがない
段階に応じて適宜必要になるメールは自動で送信できるため、モレが発生しません。確実でスピーディな対応をすることで、応募者の信頼を獲得し、途中離脱の可能性も減少します。良い人材の確保に万全の態勢でのぞめます。
セミナーや面談の設定を自動化できる
Web応募後に、各応募者のマイページを作成することで、必要項目の入力やセミナー応募、面接時間の設定を各々で設定してもらうようにできます。セミナーのキャンセル待ちや問い合せ受付もここで行うことができ、採用担当者の調整作業をなくすことができ、選考に集中することができます。
求める人材のミスマッチを減らせる
役員や人事担当者の声を元に、求める人材をモデリング。性格特性や資質、動機を判定する適合検査や基礎能力検査と、モデリングではじき出された数値を整合することで、将来に渡って有望な人材を客観的にあぶりだすことができます。企業は優秀な人材を確保することができ、将来にわたって安定的な人事体制を築くことが可能になります。
簡単に魅力的で高機能な募集サイトができる
採用管理・選考管理システム内でサイトへの求人要項、応募フォーム作成機能を活用することで、魅力的なWebページを公開することができます。またWeb応募も可能となり、応募者のエントリー作業がスムーズに行え、作業負担を大幅に減少できます。
選考管理システムの選び方
最後に、自社にとって最適なシステムを選ぶために意識すべきポイントを見ていきましょう。
データ分析機能は十分か
選考管理システムの分析機能が乏しければ、人力で分析を行わなければなりません。それでは多くの時間とコストが必要になるでしょう。
職種別の応募者数や応募者の傾向、同時に応募している企業の特徴などを分析できるシステムが望ましいです。これらの情報を分析できれば、採用活動の改善に活かせます。
たとえば、自社ホームページを経由して応募した人の書類選考通過率が低ければ、求人内容が分かりにくいのかもしれない、と想定できます。このように選考管理システムの分析機能によって、採用活動の問題点を把握しやすくなるででしょう。
操作性は十分か
選考管理システムを利用するのは採用担当者です。なかにはITの知識がなく、難しい操作ができない方もいるでしょう。
たとえば、システムのレスポンスが速いかどうかで操作性は大きく変わります。現場の担当者が簡単に扱えるように、直感的な操作ができるシステムを選ぶようにしてください。
操作感やレスポンスの速さなどは、実際に使ってみないと分かりにくいため、トライアル期間中に確認するのがおすすめです。
既存システムとの連携が容易か
人事関連システムを導入済みの企業は多く、既存システムと連携できるか確認は必須です。もしできなければ、担当者がデータを手入力しなければなりません。既存システムと柔軟に連携できれば、業務効率はさらに高まります。
コストは適切か
選考管理システムには有料のシステムだけでなく、無料で利用できるものもあります。まずは現状の採用コストを明確にし、システムによってどれくらいの削減効果があるのかを試算してください。
たとえば、大規模システムは導入・運用コストが高くなる傾向にあります。自社の規模に合ったシステムか判断しましょう。選考管理システムには正社員・アルバイトなど雇用形態に特化しているものなどさまざまです。
いくつか候補を挙げて比較し、自社に最適なものを選ぶと良いでしょう。
システム導入で効率的な採用・選考業務を
採用や選考は、担当者の判断が大きく影響する一方で、雑務が煩雑で選考に割く時間を十分に確保できないのが企業の現状です。企業ポリシーに沿った採用活動を実現するためにも、採用管理・選考管理システムの導入は急務だといえるでしょう。
ぜひ自社にあった製品を見つけ、採用・選考業務を効果的かつ効率的にしましょう。
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