採用管理・選考管理システムの５つの選定ポイント
なるべく早くシステムを導入したいという方にも、じっくり検討してから導入したいという方にも、採用管理と選考管理の両面で失敗しないための５つのポイントを紹介します。
下記の記事では、おすすめの採用管理システム・選考管理システムを比較しています。各製品の特徴をまとめた比較表も掲載しているので、あわせてご確認ください。
ポイント１：導入の目的
まず採用管理・選考管理システムを導入する目的を明確にし、その目的を解決できる製品を選びましょう。例えば以下のような目的が挙げられます。
- ●業務効率化により人件費を削減させる
- ●書類審査を効率化し、より多くの学生との面談時間を取れるようにする
- ●採用活動をスピードアップし、採用期間を短縮する
- ●応募者やエージェントへのレスポンスを早め企業イメージをアップさせる
- ●自社採用サイトを構築し、Webサイト制作費やエージェント費用を削減する
- ●分析データをもとに採用活動の見直し、改善をはかる
なお採用管理ツールは、求人情報の管理から応募管理、選考管理まで幅広くカバーできます。担当者がより本質的な業務に注力できるように、効率化したい管理機能に強みをもつ製品を選びとよいでしょう。
ポイント２：機能の充実
採用管理システムは、自社の採用フローにあった機能が網羅されているかも重要なポイントです。新卒採用や中途採用、パート採用やアルバイト採用では、選考プロセスや掲載する求人媒体は異なるでしょう。
特に中途採用では、即戦力人材へのスピーディーな対応が求められるため、応募者情報の一元管理や面接日程調整、エージェントとの連携機能などが重視されます。中途採用に適した採用管理システムを選ぶことで、応募者対応の迅速化や選考業務の効率化が実現できます。
実際の採用フローを具体的にシミュレーションしながら、機能漏れがないか確認し、不足している場合はカスタマイズが可能か確認してください。
- ●採用スケジュール管理機能
- ●募集要項・応募フォーム作成機能
- ●応募者情報の管理機能
- ●選考プロセス管理機能
- ●面接日程の調整機能
- ●メール配信機能
- ●エージェント管理機能
- ●他応募チャネルとの連携機能
- ●分析機能
- ●既存のデータベースと連携
ポイント３：使いやすさ（ユーザビリティ）
いくら機能が充実していても、画面が見にくかったり、作業手順が煩雑で使いこなせなかったりすれば、せっかくシステムを導入しても意味がありません。
トライアルがある製品は、実際に自社のパソコンにインストールして使用してみることをおすすめします。採用管理・選考管理システムは、採用担当者や面接官だけでなく、応募者やエージェントも使用します。それぞれの目線から使いやすいシステムであるかを検証することも選定のポイントです。
ポイント４：セキュリティ
応募者情報には氏名や住所だけでなく、経歴や志望動機などの重要な個人情報が含まれています。個人情報の漏えいを防ぐためのセキュリティは、重要な選定ポイントの１つです。下記のようなセキュリティが組み込まれているか確認してください。
- ●データベースの暗号化
- ●アクセスログの記録
- ●アクセス権限コントロール
- ●SSLによる通信の暗号化
- ●パスワードの有効期限の設定
ポイント５：自社仕様に柔軟にカスタマイズできるか
企業によって採用に関わるスケジュールやプロセスは異なります。どの程度カスタマイズ対応が可能か確認しましょう。自社のスケジューラーとシステム上のスケジュール管理が連携できれば、面接官の利便性が向上します。採用サイトへの自動掲載や求人検索エンジン連携も、応募率向上に効果を発揮します。
上記の条件に加えて、これまで蓄積してきたデータを可能な限り活用したいと思う企業がほとんどでしょう。従来のデータを何らかの形式（CSV形式など）でシステムに取り込み、活用できるのかも事前に確認してください。
採用管理・選考管理システムで業務を効率化させる
煩雑な採用業務をシンプルにすることがこのシステムの特徴です。せっかくシステム導入したものの、別のExcelで管理する業務が発生してしまった、などということにならないよう、機能面や他媒体との連携ができるかどうかは漏れなくチェックしておきましょう。
採用の業務効率を格段にアップできるこの採用システムを導入し、企業にマッチした素晴らしい人材の確保を実現しましょう。
