返信率が高いスカウトメールの書き方を公開！【例文あり】

スカウトメールとは

スカウトメールとはどのようなものなのでしょうか。

求職者のデータベースを元に直接送るメールのこと

求人広告を出稿する場合、企業は求職者からの応募を待つのが一般的です。しかし、ただ応募を待っているよりも、企業側からアプローチすることで優秀な人材を確保しやすくなります。そのアプローチ方法の１つがスカウトメールです。

求人サイトなどに登録された求職者の履歴書を検索し、自社に適した人材を見つけたら、スカウトメールを送信します。その後は、求職者と企業でお互いにやり取りをしながら採用プロセスを進めることになります。

もちろん、スカウトメールを送信したからと言って、必ずしも良好な反応が返ってくるわけではありません。無視されたり、断られたりする可能性もあります。

有効求人倍率の上昇とともに注目されている

日本では労働力が減少し続けています。結果として有効求人倍率が高くなり、企業は優秀な人材を確保するために、苛烈な競争を繰り広げなければならなくなりました。これまでのように、ただ求人広告を出稿して応募者を待っているだけでは、あっという間に他社に人材を奪われてしまいます。

そこで、スカウトメールを始めとする積極的な採用方法が脚光を浴びることになりました。特に、母集団形成に苦戦を強いられがちな中小企業にとっては、有力な採用方法として選ばれています。

一方で、新型コロナウイルスの影響で有効求人倍率が減少している現在も、スカウトメールは有効です。１企業に多くの応募者が殺到しやすい状況ですが、その中に優秀な人材を埋もれさせない採用方法として活用できます。

スカウトメールの種類

一口にスカウトメールとは言っても、送り方によって大きく３種類に分けられます。それぞれ見ていきましょう。

１．ユーザーへ一斉に送信する「オープンオファー」

オープンオファーは、すべてのユーザーへ送信するスカウトメールです。条件による絞り込みは一切行いません。

そのため、受け取った求職者にとって特別感はなく、返信率は低くなります。その代わり、一度作った文面を一斉送信するだけで良いため手間がかかりません。また、大勢にアプローチできるため企業の認知度を高める効果が期待できます。母集団形成に有効なスカウトメールと言えます。

２．条件が一致するユーザーへ送る「条件一致オファー」

条件一致オファーとは、条件の一部が一致しているユーザーへ送るスカウトメールのことです。具体的には、年齢や居住地、学歴、職歴、資格の有無などで絞り込みます。

オープンオファーと比べ、求職者の琴線に触れやすいのがメリットです。自分が企業の理想像に当てはまるという確信を持てるため、開封率や返信率が高くなります。

ただし、あくまで条件の一部が一致しているに過ぎません。したがって、本当に理想像と合致しているかどうかは、その後の採用プロセスを経なければ分からないことがあります。

３．複数条件が一致するユーザーへ送る「完全一致オファー」

完全一致オファーとは、すべての条件が一致したユーザーへ送るスカウトメールのことです。採用担当者が条件に合致する人を１人ひとり精査し、文面を作成してメールを送ります。スカウトメールのうち、もっともよく用いられる種類です。

条件一致オファーよりも対象者は少なくなりますが、その限られた対象者は自社にとって理想的な人材である可能性が高いです。スカウトメールを受け取った求職者もそのことを理解したうえでやり取りを始められるため、入社に対する意欲が高い状態で採用プロセスへ入れます。

スカウトメールのメリット

スカウトメールの最大のメリットは、自社に適した人材にピンポイントでアプローチできることです。

また、一般応募よりも広い範囲からターゲットを選定できるのも魅力です。一般応募では、初めから転職の意思がある人物しか集まりません。しかし、スカウトメールであれば、はっきりと転職の意思を持たない人物にもアプローチできます。

ターゲットの範囲が広くなることで、自社に最適な人材を見つけやすくなるでしょう。さらに、スカウトメールによって採用に至った人材は定着率が高いのも特徴です。お互いに条件をよく確認したうえで合意に至るため、採用後に不満が生じるリスクが低くなります。

スカウトメールを活用した方がよい場面

スカウトメールはどのような場面で効果を発揮するのでしょうか。

専門職

IT分野や医療分野のように高度なスキルや資格を要求される職では、有効求人倍率が非常に高く、なかなか人材が集まりません。スカウトメールで企業側からアプローチすることで、人材を確保できる可能性が高くなります。

認知度が低い

求職者は自分が求める職種で求人情報を検索します。その際、あまり知られていない職種はそもそも検索されにくく、必然的に露出が少なくなります。たとえば、「営業」なら検索されても「インサイドセールス」だとやや検索者が減るでしょう。このような場合も企業側からのアプローチが有効です。

早く採用したい

何らかの事情で速やかに人材を確保しなければならない場合は、悠長に求職者による応募を待っている余裕はありません。スカウトメールで呼び掛け、迅速に採用プロセスを進めましょう。

スカウトメールの作成ポイント

続いて、スカウトメールの文面を作成するポイントを紹介します。

ターゲットを明確にする

スカウトメールを送る前に、どのくらいの範囲のターゲットを狙うのかを決めなければなりません。メールを送信する目的によって、狙うべきターゲットの範囲は異なります。

希望職種や条件にマッチする人材の関心を広く集めたいのであれば、その条件が一致する人に一斉にメールを送信します。開封率・返信率は低くなりますが、広範囲へのアプローチが可能です。自社が求人をしていることを周知でき、ターゲットが自社に興味を抱くきっかけとなるでしょう。

一方、人材を精査して確実に採用したい場合は、明確にペルソナを設定します。ペルソナとは、ターゲットとなる人材の人物像のことです。年齢や経験、希望など、ターゲットの多様な要素を含みます。 ペルソナと自社の求人条件が一致する人材を絞り込むことで、スカウトメールへの良い反応を得られやすくなります。

会社紹介は端的に行う

自社アピールをしたいという思いが強すぎて、長文の会社紹介を送りがちになってしまいますが、ここはできるだけ端的な文章にしましょう。長文メールは、あまり良い印象をもたらさず、最後まで読んでくれる可能性が低くなります。短い文で、最大限の魅力が伝わるように工夫していくと良いスカウトメールが作成できます。

相手に特別感を伝える

スカウトメールでは「自分だからこそ求められている」と相手に思ってもらわなければなりません。具体的には、相手のどこを評価したのかを伝えることが大切です。相手のプロフィールに記載されている経歴や資格などを踏まえて、文章を作成すると良いでしょう。

さらに、「自分ならできそうだ」と感じてもらわなければなりません。そのためには、職務で求められるスキルを具体的に記載しましょう。求められるスキルと自身のスキルがマッチすることが分かれば、相手は安心して応募できるようになります。

返信率を高めるスカウトメールの書き方

続いて、スカウトメールの書き方を、件名・書き出し・本文・行動喚起の４つの部分に分けて紹介します。それぞれ詳しく見ていきましょう。

件名：応募者それぞれに合ったフレーズにする

件名が適切でないと、そもそもスカウトメールを開いてもらえない可能性があります。そこで、次の２点に注意して件名を決めましょう。

相手のプロフィール情報を盛り込む

「システム開発経験５年のA様」といった形式で、相手の情報を件名に入れます。これにより、まさに自分が求められているという実感を相手に与えられるでしょう。

具体的なベネフィットを入れる

自社の求人に応募することで、相手にどのようなメリットがあるのか提示しましょう。具体的には、給与や待遇を明記します。それが相手の希望に沿えば、より詳しく求人情報を見たいと思ってもらえるでしょう。

相手のプロフィールを踏まえたうえでベネフィットを提示できればより効果的です。

書き出し：スカウト理由を説明する

メールを開いた段階で相手が抱いているのは、なぜ自分にスカウトメールが届いたのかという疑問です。そのため、初めにその疑問を解決する必要があります。書き出しでの自社の紹介や挨拶は最小限に抑え、まずスカウト理由を簡潔に記しましょう。

たとえば、「〇〇の経験をお持ちのあなたに、弊社の△△のポジションで活躍していただきたくご連絡いたしました」などがよいでしょう。この段階で納得が得られれば、続く文章を読んでもらえる可能性も高くなります。

本文：具体的な会社紹介と仕事内容の説明をする

本文では自社と仕事の特徴を説明し、さらに納得してもらうことが大切です。自社の紹介では、可能な限り具体的な情報を詰め込みましょう。なぜなら、当たり障りのない情報では他社と差別化できないからです。

たとえば、待遇が優れていることをアピールしたいのであれば、有給取得率やボーナスの体制などを紹介しましょう。特に数値で伝えられる情報であれば、相手にとって有力な判断材料となります。

仕事内容の説明では、仕事が相手の希望に沿ったものであることを伝えましょう。そのためには、相手のプロフィールを踏まえ、どのような点がマッチしているかを明記することが大切です。

その結果、相手は自身のプロフィールがきちんと考慮されていることを実感できるため、意欲が向上するでしょう。

行動喚起：次にしてほしい行動へと誘導する

最後に、次の行動へ誘導しなければなりません。これをしなければ、相手は具体的にどのような行動を起こしてよいのか分からず、応募を諦める可能性があるからです。

たとえば、電話で応募すべきなのか、メールにそのまま返信して良いのかなどを記載すると良いでしょう。対応可能な曜日や時間帯も記載しておけば、より丁寧な印象を与えられるはずです。

さらに、応募後の流れも書いておくと相手は安心して応募できます。面接の回数や採用・不採用の決定に要する日数などを記載しましょう。

今から使えるスカウトメールのテンプレート

最後に、スカウトメールのテンプレートを紹介します。良い例文と悪い例文を紹介するため、どこが違うのか先述した作成ポイントなどを踏まえて分析してみましょう。

理想的なスカウトメールの例

良くないスカウトメールの例

良くないスカウトメールの例では、件名や本文で応募者に合った情報を提示できていません。さらに、仕事内容の情報が曖昧なうえ、行動喚起も具体性に欠けています。これらの点を改善することで、良いスカウトメールに近づくでしょう。

スカウトメールのポイントを把握して返信率の向上を！

スカウトメールとは、自社の理想的な人材にメールを送りアプローチする採用手法です。応募者がなかなか集まらない場合に利用されます。

返信率の高いスカウトメールを送るには以下のポイントに留意しましょう。

• ■ターゲットを明確化する
• ■会社紹介は端的に行う
• ■相手に特別感を与える

ぜひテンプレートも参考にして、自社の求める人材を惹きつけるスカウトメールを作成してください。

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