採用代行とは？サービス費用の相場や自社に合った選び方も解説！

採用代行(アウトソーシング)サービスとは

まずは、採用代行がどのようなものか見ていきましょう。

採用業務を外部の企業で代わりに実施してもらうこと

外部企業によって代行してもらえる採用業務を段階別に見ていきましょう。

採用計画

採用計画を見直し、求める人物像や採用活動計画策定などを行います。

母集団形成

自社に興味を持っている人材を集め母集団を形成します。

募集

求人媒体の選定や自社の採用サイトの制作などを依頼します。ほかにも応募者とのやり取りや、説明会の日程調整・告知などを行います。

応募者管理

求人応募者や面接通過者などの管理を行います。場合によっては、選考に付随する適性検査、筆記試験、面接などの代行をおこなってくれます。

選考

選考段階では、応募者との面接を依頼できます。選考は各社の採用基準に則って、合否を出します。自社の面接官のトレーニングなども依頼できます。

内定、採用

内定者に対して説明を行い、戦力になるよう研修を実施します。その後は一連の採用活動を振り返り、採用フローの改善までアウトソーシング可能です。

採用活動の複雑化・人材不足により必要性が増している

現在では、人材不足に悩む企業が多く採用競争が激化しています。採用活動の複雑化もあって人事・採用担当者の負担は大きくなっているのです。

採用代行に依頼すれば自社で負担する業務が削減されるとともに、採用のプロフェッショナルに任せることで効率化が図れます。

採用の仕事に関しては下記の記事でまとめていますので、そちらもあわせてご覧ください。

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採用代行サービスのメリット

より具体的に、採用代行サービスのメリットを見ていきましょう。

採用活動にかかるコスト(費用)を削減できる

採用活動にかかるコストで大きな割合を占めるのは、担当者の人件費です。特に採用部門の担当者を新たに雇うには大きな負担がかかります。

また、通常業務と並行して行う採用活動は、一定の時期だけ人手不足を招きがちです。優秀な担当者を一時的に採用するのは現実的ではないので、人手不足のまま残業などで対応する企業がほとんどでしょう。

そこで、採用代行サービスを活用すれば、自社で人材を雇う必要なく業務の遂行が可能です。サービスの利用には費用がかかりますが、自社で雇い入れる人件費よりは安価な場合が多く、コスト削減が期待できます。

プロによる安定した採用活動を継続できる

もし自社で採用担当の人材を雇用する場合は、業務を行えるように教育・研修を行う必要があるでしょう。

しかし、採用代行サービスを提供しているのは、人事・採用のプロフェッショナルです。そこで専門性が高いスタッフに業務を依頼すれば、即戦力を確保できます。自社の担当者の異動や退職などの影響を受けにくいこともメリットです。

本当に重要な業務にのみ注力できる

企業内の人事・採用担当者は通常業務と採用業務を並行して行っています。採用代行を利用すれば、担当者が本来取り組むべき重要な業務に集中できます。このような業務は「コア業務」と呼ばれ、人事戦略の企画や選考の最終決定などが含まれます。

採用代行サービスのデメリット

一方で、採用代行サービスにもデメリットはあります。

連携が不十分だと無駄な工数が増える

採用活動は求職者の人生に関わるだけでなく、自社の戦力に関わる重要度が高い業務です。代行業者との連携が不十分であれば、自社が求めている人材を獲得できない可能性があります。

また、事前の打ち合わせが不足することで、日々、確認や修正といった無駄な作業が発生することがあります。そのため、綿密に打ち合わせを行いスムーズな運用ができるように注意しなければなりません。

自社の採用ノウハウが蓄積されない

採用を外部に依頼するため、契約を解消した後はノウハウを活かすことができません。すべてを自社で賄っていれば、経験や採用データを元に採用業務の効率化や的確化がしやすくなるでしょう。

代行費用が値上がりするなどして、委託を解消しなければならないときは注意してください。ノウハウがなければ、今後の採用活動や人材育成を効果的に実施できなくなります。

応募者との関係性を築きにくい

採用活動を代行することによって、応募者や内定者と距離が生まれてしまいます。コミュニケーションの機会が減り、フォローが不足すれば内定者に不信感を与えるかもしれません。採用代行と自社で行う業務の配分を見直し、適切なバランスで業務を委託することが大切です。

自社での採用を効率良く行うことで、採用活動を成功させたい方は、「採用管理システム」を導入することもおすすめです。以下の記事で詳しく解説していますので参考にしてください。

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採用代行サービスの料金・費用の相場

採用代行は、募集規模やサービスの内容、プランによって費用が大きく変わります。

例えば新卒採用に限っても、月5万円から70万円ほどまでと幅があります。また業務別に料金設定されている場合や時間制の課金方式などもあり多様です。1人の中途社員の採用を依頼した場合、その社員の年収30％が代行費用になるといったサービスもあります。

自社に合う採用代行サービスを失敗なく選ぶ方法

最後に、自社に合う採用代行サービスの選び方を見ていきましょう。

サービス導入の目的をはっきりさせる

採用代行業者によって、対応している業務や得意ジャンルが異なります。そのため、自社がサービスを導入する目的を明確にしましょう。導入目的には採用率の向上や採用コストの削減、業務効率の向上といったものがあります。

このような目的を明確にして具体的な依頼内容を決めていきましょう。

他社のサービス導入事例を確認する

サービス選びで失敗しないためには、そのサービスの導入事例を確認することが大切です。同業種など自社に合った事例があれば、目的を達成できるかの参考にしやすいでしょう。

例えば、業務が忙しい場合に、メール対応を代行してもらうことで選考の辞退率を下げられた、説明会の代行で選考会への移行が増えた、など具体的な事例があると良いでしょう。

採用代行サービスのサイトには記載がない場合もあるため、問い合わせて確認してください。

認識違いがないか契約内容を確認する

採用代行を依頼する場合は、特に費用の発生などの契約内容を確認してください。また、その内容を部署で共有することが大切です。例えば、固定費用だと思って、何でも相談や依頼をすることで、多額の費用が発生してしまうケースがあります。

どのような内容であれば費用が発生するのか詳しく確認しましょう。

採用代行で良質な採用活動を実現しましょう

採用代行サービスを利用すれば、自社の人事部門の業務負担を軽減し効率化を図れます。

それだけでなく、採用コストの削減や安定した採用活動の継続が可能です。しかし、連携が不十分だと余計な手間が増えたり、自社にノウハウが蓄積しないデメリットがあります。費用とメリットやデメリットのバランスを考えて検討してください。

自社に合ったサービスを選び、質が高い採用活動を実現しましょう。