採用代行（RPO）とは
まず、採用代行（RPO）の概要を見ていきましょう。
採用業務を外部の企業で代わりに実施してもらうこと
採用代行とは、採用業務を外部の企業にアウトソースすることです。自社で採用業務を実施する人手や時間を確保できない場合に利用され、「Recruitment Process Outsourcing」の略で「RPO」と呼ばれることもあります。具体的には以下の業務を外部委託します。
- 採用計画
- 求める人物像の明確化や採用活動計画策定など
- 母集団形成
- 自社に興味を持っている人材を集め母集団を形成
- 募集
- 求人媒体の選定や自社の採用サイトの制作、説明会の開催など
- 応募者管理
- 求人応募者や面接通過者とのやり取り
- 選考
- 面接、適性検査、筆記試験など
- 内定、採用
- 内定とその後の研修
上記の一部あるいはすべてを、ニーズに応じて外部に業務委託できます。
ちなみに、代行企業によって対応している雇用形態が異なります。自社が求めるのが正社員なのか、アルバイトや派遣社員なのかなどに応じて、適切な業務委託先を選定しましょう。
採用活動の複雑化・人材不足により必要性が増している
採用活動は一昔前よりも複雑になりました。旧来の新卒一括採用のほか、転職エージェントの利用やダイレクトリクルーティング、リファラル採用などさまざまな採用方法が登場しています。
企業がこれほど採用に工夫を凝らすようになったのは、人材不足が深刻化しているためです。現在日本では少子化が進み、若い労働力が減少しています。結果として企業間で人材を取り合う競争が激化し、工夫を凝らさなければ優秀な人材を確保できないようになったのです。
新卒採用の場合はもちろん、中途採用でも内定辞退者が続出すると頭を悩ませている企業は多く存在します。なかなか募集枠が埋まらなければ、ずっと採用活動を続けなければなりません。
上記の理由から、企業が採用活動に割かなければならない労力は以前と比べて格段に増大しました。そこで、業務委託できる採用代行サービスが注目されています。
採用代行（RPO）を利用するメリット
続いて、具体的に採用代行（RPO）のメリットを見ていきましょう。
採用活動にかかる費用を削減できる
採用活動にかかる費用で大きな割合を占めるのは、担当者の人件費です。特に採用部門の担当者を新たに雇うには大きな負担がかかります。
また、通常業務と並行して行う採用活動は、一定の時期だけ人手不足を招きがちです。優秀な担当者を一時的に採用するのは現実的ではないので、人手不足のまま残業などで対応する企業がほとんどでしょう。そこで、採用代行サービスを活用すれば、自社で人材を雇う必要なく業務の遂行が可能です。
一方、就職サイトや転職サイト、エージェントなどの利用も採用活動における大きな出費です。採用代行サービスを通じてこれらの利用方法を見直せば、その分費用をカットできることもあります。
採用代行サービスの利用自体にも費用がかかります。しかし、自社ですべてを行うよりも専門企業に委託する方が効率的で、費用が安くなるケースが多いです。
プロによる安定した採用活動を継続できる
もし自社で採用担当の人材を雇用する場合は、業務を行えるように教育・研修を実施する必要があるでしょう。
しかし、採用代行サービスを提供しているのは、人事・採用のプロフェッショナルです。プロに業務委託すれば、社内で人材を育成することなく即戦力を確保できます。自社の人材と違い、異動や退職によって失われる心配もありません。
結果として、自社の採用活動の質が長期にわたって向上し、歩留まりの改善が見込めます。歩留まりとは、「理論的に得られる結果」に対する「実際に得られた結果」の割合のことです。採用活動においては、一般的に内定者に対する入社人数の割合を示します。５人に内定を出し、入社したのが３人ならば歩留まりは60％ということです。
採用代行サービスに業務委託することで歩留まりを高め、安定的に人材を確保できるようになります。
本当に重要な業務にのみ注力できる
採用代行は採用業務をすべて委託することもできますが、一部のみを任せることも可能です。したがって、誰でもできるノンコア業務を外部に委託し、重要なコア業務だけを自社で引き受ける使い方もできます。
たとえば、委託できるノンコア業務には以下のものがあります。
- ■求人広告掲載
- ■応募者管理
- ■書類選考
- ■応募者へのメール配信
- ■日程調整
- ■資料作成
上記のようなノンコア業務を外部委託すれば、説明会や面接といったコア業務に専念できるようになり、質の高い採用活動が実現します。
また、採用業務を担う人事部にはそれら以外にも遂行すべき通常業務があるはずです。採用業務に伴う雑多な作業をアウトソースすることで、通常業務に支障が生じるのを防げます。
採用代行（RPO）を利用するデメリット
採用代行（RPO）にあるのはメリットばかりではありません。次は代表的なデメリットを３つ紹介します。
連携が不十分だと無駄な工数が増える
他者に何かを任せる場合、依頼する側とされる側で認識が食い違うことがあります。重要度の低いことであればそれでも問題ないかもしれません。しかし、採用業務はどの企業にとっても極めて重要で、企業の未来に関わる問題です。したがって、できる限り自社と採用代行サービス企業の間で認識をすり合わせておかなければなりません。
ところが、この作業にも負担が伴います。採用代行サービスのスタッフが社内常駐してくれるのなら良いですが、そうでないのなら電話やメールでコミュニケーションを取らなければなりません。対面でのコミュニケーションより手間がかかるうえ、伝わりにくいために認識の齟齬が生じるリスクが高いです。
業務を始めてから認識の食い違いを発見した場合、さらにそれを解消する負担も生じます。結果として、「最初から自分たちでやった方が早かった」となるおそれがあります。
自社の採用ノウハウが蓄積されない
採用を外部に依頼するため、契約を解消した後はノウハウを活かすことができません。すべてを自社で賄っていれば、経験や採用データを元に採用業務の効率化や的確化がしやすくなるでしょう。
代行費用が値上がりするなどして、委託を解消しなければならないときは注意してください。ノウハウがなければ、今後の採用活動や人材育成を効果的に実施できなくなります。
応募者との関係性を築きにくい
採用活動を代行することによって、応募者や内定者と距離が生まれてしまいます。コミュニケーションの機会が減り、フォローが不足すれば内定者に不信感を与えるかもしれません。採用代行と自社で行う業務の配分を見直し、適切なバランスで業務を委託することが大切です。
自社での採用を効率良く行うことで、採用活動を成功させたい方は、「採用管理システム」を導入することもおすすめです。以下の記事で詳しく解説していますので参考にしてください。
採用代行（RPO）を利用するのにかかる料金・費用の相場
採用代行の料金体系は主に以下の２種類に大別されます。
- 月額料金型
- １カ月単位で委託料金を算出する方法です。業務量には関係しないため、多くの業務を委託したい場合にお得と言えます。
- 従量課金型
- 月額料金型とは反対に、業務量に比例して料金が多くなります。委託する業務の量が変動しやすい場合に適しています。
そして、料金の相場は以下のとおりです。
- 媒体管理：月額５万～70万円
- 管理対象の数や規模によって料金が変動します。
- 選考日程調整：月額５万円～
- 応募者数や、メールか電話かといった受付方法などにより料金が変わります。
- メールなどの配信：月額３万円～
- 応募者数などにより料金が変わります。
- 発着信対応：月額５万円～
- 件数や受付期間により料金が変動します。
- 面接官代行：30万円～
- 面接人数や面接官のスキルによって料金が変動するほか、初年度に着手金を支払うのが一般的です。
採用代行（RPO）の選定で失敗しないための方法
採用代行（RPO）サービスの選定で失敗しないためにはどうすれば良いのでしょうか。
どのような業務を依頼したいのかを明確にする
先述したとおり、採用代行は採用業務の中の一部あるいはすべてを委託できます。そこで、まずは自社の場合はどこからどこまでを委託したいのか明らかにしましょう。委託する範囲によって、最適なアウトソース先が異なるからです。
一口に採用代行と言っても、サービスによって得手不得手があります。簡単な業務を迅速にこなすのが得意な企業もあれば、面接官代行で優秀な人材を見抜くことに注力している企業も存在します。自社が委託したい業務に合わせて、それを得意とする採用代行サービスを選定しましょう。
また、委託する業務によって費用も変わります。同じ業務でも、採用代行サービスによって費用が大幅に異なることもあり注意が必要です。
自社の採用スタイルと合致しているかを確認する
採用業務の遂行方法は企業によってさまざまです。進捗報告や契約書締結など、各プロセスにルールを決めて取り組んでいる企業が多いでしょう。
採用代行サービスを利用する場合、そうしたルールをサービス提供側にも守ってもらう必要があります。自社と近いスタイルで業務を遂行する採用代行サービスに委託すれば、認識の齟齬が生じにくくなるでしょう。
特に注意したいのがコミュニケーションについてです。進捗報告などの情報共有に、メールや電話、チャットなど、どのツールを用いるのか確認しましょう。コミュニケーションにかかる手間が減るだけで業務の負担は大幅に減少します。
他社のサービス導入事例を確認する
サービス選びで失敗しないためには、そのサービスの導入事例を確認することが大切です。同業種など自社に合った事例があれば、目的を達成できるかの参考にしやすいでしょう。
例えば、業務が忙しい場合に、メール対応を代行してもらうことで選考の辞退率を下げられた、説明会の代行で選考会への移行が増えた、など具体的な事例があると良いでしょう。
採用代行サービスのサイトには記載がない場合もあるため、問い合わせて確認してください。
認識違いがないか契約内容を確認する
採用代行サービスのHPには大まかな費用が記されていることがあります。しかし、その費用を鵜吞みにせず、正確な見積を依頼することを推奨します。業務の範囲や規模によって、相場とはまったく異なる金額になるケースもあるためです。
正確な見積を取らないまま委託すると、あとで想定外の金額に驚かされるリスクがあります。たとえば、月額料金型だと思って多くの作業を依頼したところ、実際には従量課金型だったために膨大な額を請求されることがあります。こうした危険から身を守るには、正式な見積で費用を明らかにし、見積書という形で証拠を残しておくことが大切です。
同じ理由で、契約書締結も充分な確認が必要です。委託内容とその費用に問題がないことを確認してから締結に踏み切りましょう。
採用代行（RPO）サービスのおすすめを比較！
最後に、おすすめの採用代行（RPO）サービスを紹介・比較します。自社に最適なサービスを見つける参考にしてください。
株式会社ネオキャリア
年間800社、合計5,000社以上もの導入実績を誇るサービスを提供。企業のニーズに合わせてあらゆるノンコア業務を引き受けるほか、面接代行も提供しています。土日・祝日も対応可能なコールセンターを持ち、応募受付から30分以内に対応。採用対象も幅広く、新卒・中途・アルバイト・人材派遣まで対応しています。
株式会社レジェンダ
550社以上への支援実績に基づく採用支援ノウハウを持つ企業が提供。採用業務の計画策定から選考、その後のデータ分析といった業務の代行だけでなく、採用市場調査や求人媒体選定などコンサルティングも行っています。パッケージサービスの利用では担当者が社内常駐するため、コミュニケーションをとりながら進めやすいのが特徴です。
株式会社ONE
株式会社ONEのコンサルタントは求人業界で長年の経験を積んだスタッフばかりで構成されています。求人業界への理解が深い担当者が支援に当たるため、円滑なやり取りができるのが魅力のサービスです。3,000件もの代行実績を誇り、雇用形態を問わず支援を提供しています。また、依頼内容はニーズに合わせて柔軟に調節可能です。
株式会社ディスコ
新卒と中途採用・グローバル採用・看護師採用・教育機関向けサービスという、４つのサービスを提供。そのうちグローバル採用以外には採用代行サービスも提供し、採用業務を全面的に請け負っています。そのほか、就職エージェントや就活イベントの開催など幅広いサービスを提供しています。
株式会社マイナビ
総合人材サービス提供企業として培ったノウハウを基に、採用代行サービスも提供しています。採用市場に対する豊富な知見に基づき、応募者の傾向に合わせて適した手法を提案します。計画の立案からブランディング、面接まで一括代行可能です。選考後にはKPI分析や歩留まり分析などのデータ分析と、改善策の提案まで行います。
株式会社キャリアマート
RPAという自動化ツールを用いて求職者とのやり取りなどを行うのが特徴の採用代行サービス。600件ものスカウト配信にわずか１時間で対応できます。採用数に応じて柔軟なプランが用意され、月５万円からの費用で委託可能です。また、さまざまなベンダーが提供する採用管理システムのアウトソース実績を持ちます。
採用代行（RPO）で良質な採用活動を実現しましょう
採用代行とは、採用業務を外部の企業に委託することです。誰でもできるノンコア業務をアウトソースすることで、自社でしかできないコア業務に注力できます。プロに委託するため業務品質が安定しているのも特徴です。
以下の点に注意して最適なサービスを選定しましょう。
- ■委託範囲
- ■採用スタイル
- ■他社の導入事例
- ■契約書の内容
この機会に採用代行サービスの導入を本格的に検討してはいかがでしょうか。
