採用管理システムと選考管理システムの違い
採用担当者が製品を比較する際、まずは採用管理システムと選考管理システムがそれぞれ何を指すのかを理解しておく必要があります。基本的な位置づけを整理します。
採用管理システムが担う役割とは
採用管理システムとは、求人媒体への掲載から応募者情報の一元管理、内定後のフォローまで、採用業務全体を支援するシステムです。ATS（応募者追跡システム）と呼ばれる場合もあります。採用活動の全体像を一つの仕組みで捉えられる点が、このシステムの大きな特徴です。
複数の求人媒体からの応募を一つの画面にまとめられるため、媒体ごとに個別対応する手間を減らせます。応募者数が多い企業ほど、全体を俯瞰して管理できる点が役立ちます。エクセルや紙の応募者名簿で管理していた企業ほど、情報の一元化による効果を実感しやすい傾向があります。複数の担当者が同時に閲覧・更新できる点も、紙やファイル共有での管理と比べた際の利点です。
選考管理システムが担う役割とは
選考管理システムとは、書類選考から面接、内定判断までの選考プロセスに特化した機能を持つシステムです。採用管理システムの一機能として含まれる場合と、単独の製品として提供される場合があります。製品を選ぶ際は、自社が求める機能がどちらの範囲に含まれるかを確認しておくと、比較がしやすくなります。
選考ステータスの進捗管理や、面接官への評価入力依頼、選考結果の共有などが主な機能です。選考の各段階での対応漏れを防ぐ目的で活用されます。面接官が複数人にわたる場合でも、評価コメントを一つの画面に集約できるため、合否判断の会議を進めやすくなります。評価基準を統一しておくと、面接官による評価のばらつきを抑えやすくなります。
採用管理システムで支援できる業務の流れ
採用管理システムは、母集団形成から内定後のフォローまで、一連の採用業務を支援します。それぞれの段階でどのような支援を受けられるかを紹介します。
求人掲載から応募者情報の集約までの流れ
求人媒体や自社採用サイトに掲載した求人情報を、システム上で一元管理できます。複数媒体からの応募情報も自動で取り込まれ、応募者ごとにまとめて確認できるようになります。求人内容の更新も一括で反映できるため、媒体ごとに個別修正する手間を省ける場合があります。掲載中の求人数が多い企業ほど、更新作業にかかる時間の短縮効果を感じやすくなります。
応募者情報が一つの画面に集約されると、担当者ごとに管理方法が異なるといった状況を防ぎやすくなります。応募者とのやり取りの履歴も残るため、対応の引き継ぎもしやすくなります。担当者が急な休みを取った場合でも、他のメンバーが履歴を確認しながら対応を続けられます。応募者ごとの対応状況が一目で分かる状態にしておくと、チーム全体での連携も取りやすくなります。
選考から内定後のフォローまでの流れ
書類選考や面接の結果はシステム上に記録され、選考の進捗状況を関係者間で共有できます。内定を出した後も、入社日までの連絡や書類のやり取りを管理できる製品もあります。
内定後の連絡が滞ると、内定辞退につながる可能性があります。システムを使えば、対応すべきタスクが可視化され、フォローの抜け漏れを防ぎやすくなります。入社日までのタスクを担当者間で共有できると、複数の候補者を並行してフォローする際の負担も軽減されます。
採用管理システムに搭載される主な機能
採用管理システムには、応募者管理や選考管理を効率化するための機能が搭載されています。代表的な機能を紹介します。
応募者情報の一元管理機能
氏名や経歴、応募経路、選考履歴などの応募者情報を一つのデータベースで管理できる機能です。検索やフィルター機能を使えば、条件にあう応募者をすぐに抽出できます。
個人情報を扱うため、アクセス権限を担当者ごとに設定できる機能も重要です。人事部門以外の閲覧を制限できるかどうかも、導入前に確認しておくとよいでしょう。保管期間が過ぎた応募者情報を適切に削除できる機能があるかも、個人情報保護の観点から確認しておく必要があります。応募者からの開示請求や削除依頼に対応できる仕組みがあるかも、あわせて確認しておくと安心です。
面接日程調整とコミュニケーション機能
応募者と面接官の空き時間を照合し、日程調整の候補を自動で提示する機能があります。メールでの往復連絡が減り、日程確定までのやり取りを短縮しやすくなります。
チャットやSMSで応募者に連絡できる機能を持つ製品もあり、返信率の向上を意図した設計がされています。連絡手段を複数用意しておくと、応募者の状況にあわせた対応がしやすくなります。オンライン面接ツールと連携し、面接URLを自動で発行できる製品も増えています。遠方の候補者や在職中で時間の取りにくい候補者にとって、オンライン面接への対応は選考への参加しやすさにつながります。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料を取り寄せて機能や特徴をさまざまな製品で比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）で採用管理・選考管理システムの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
採用管理システムを導入する効果
採用管理システムの導入によって、採用担当者の業務負担や選考のスピードにどのような変化があるのかを整理します。
採用担当者の業務負担が軽くなる効果
応募者情報の入力や日程調整といった定型業務が効率化されると、担当者は候補者との面談準備や採用戦略の検討など、より重要な業務に時間を割きやすくなります。
特に複数の求人媒体を併用している企業では、媒体ごとの管理画面を行き来する手間が減り、業務全体の効率化につながる可能性があります。削減できた時間を、候補者とのコミュニケーションや採用広報の強化にあてる企業もあります。
選考スピードが速くなる効果
選考状況が可視化されることで、対応が滞っている応募者を早期に把握できます。選考の停滞は候補者の離脱につながるため、スピード感のある対応は採用競争力にも関わってきます。
関係者間での情報共有もスムーズになり、選考結果の確認や合否連絡までの時間を短縮しやすくなります。結果として、応募者の入社決定率の向上が期待できる場合があります。連絡が早い企業ほど、応募者からの印象が良くなる傾向があるとも言われています。選考中の丁寧な対応は、内定後の入社意思の固まりやすさにもつながる要素の一つです。連絡のスピードと丁寧さを両立できる仕組みを整えておくと、応募者との信頼関係を築きやすくなります。
採用管理・選考管理システムを選ぶ際のポイント
製品によって対応できる採用手法や機能範囲は異なります。自社の採用規模や手法にあう製品を選ぶための確認ポイントを紹介します。
自社の採用手法との適合性の確認
新卒採用中心か中途採用中心か、また複数の採用手法を並行して行っているかによって、必要な機能は変わります。求人媒体との連携実績や対応範囲を確認しておきましょう。
リファラル採用やSNSを使った採用活動を行っている場合は、それらの経路にも対応しているかを確認する必要があります。将来的な採用手法の変化も見据えて選定するとよいでしょう。今は使っていない手法でも、将来的に導入する可能性があるなら、対応範囲の広い製品を選ぶ選択肢もあります。採用手法を増やす予定がある場合は、機能の拡張性についても事前にベンダーへ確認しておきましょう。
他の人事システムとの連携範囲の確認
入社後は人事評価システムや勤怠管理システムへ情報を引き継ぐ場合が多く、既存システムとどこまで連携できるかも選定時の確認ポイントです。連携できないと、入社時に情報を再入力する手間が生じます。
連携方法はシステムによって異なるため、導入前にデータの受け渡し方法や対応形式を確認しておくと、運用開始後のトラブルを防ぎやすくなります。API連携に対応しているかや、ファイル出力の形式が自社のシステムにあうかも、あわせて確認しておきましょう。連携範囲が広い製品を選んでおくと、将来的に人事関連のシステムを追加した場合にも対応しやすくなります。導入前にベンダーへ連携実績を問い合わせ、自社と似た事例があるかを聞いてみるのもよいでしょう。
採用管理・選考管理システムの主な製品
採用管理・選考管理システムは、応募者管理や選考フローの設計、外部媒体との連携範囲などによって特徴が分かれます。ここでは代表的なサービスを紹介します。
HRMOS(ハーモス)採用
- 応募、選考管理、候補者連絡など、採用業務を「一元化・効率化」
- 現状把握と分析に必要な 「採用データの可視化」
- 工数削減と適切なチャネル活用による「採用コストの最適化」
株式会社ビズリーチが提供する「HRMOS(ハーモス)採用」は、応募者管理や選考フローの進捗管理をクラウド上で一元化できる採用管理システムです。求人媒体からの応募データの自動取り込みや選考ステータスの可視化に対応しており、採用活動に関わるデータを蓄積・分析することで、採用の振り返りや改善にも活用できます。
ジョブカン採用管理
- 募集から内定までこれ一つ。簡単高機能な採用管理システム
- あらゆる経路からの応募者の情報を取り込み、一括管理！
- 媒体別・面接官別など求人効果の分析・レポート作成も可能！
株式会社DONUTSが提供する「ジョブカン採用管理」は、応募者情報や選考状況をクラウド上で管理できる採用管理システムです。求人サイトやエージェントからの応募を一元管理できるほか、選考結果の連絡や日程調整の自動化機能を備えており、採用担当者の事務作業の負担軽減につなげられます。
sonar ATS by HRMOS
- 大手、中小企業の規模問わず累計導入数が2,500件以上の実績
- 求人募集、応募者管理、面接日程調整などのあらゆる業務を効率化
- 求人媒体、適性検査、社内チャットツール、他各種サービスと連携
Thinkings株式会社が提供する「sonar ATS by HRMOS」は、新卒・中途採用を一元管理できる採用管理システムです。ノーコードで選考フローを設計できる自由度の高さが特徴で、日程調整や合否連絡といった定型業務を自動化できるほか、求人媒体や適性検査、社内チャットツールなど外部サービスとの連携にも対応しています。
レジェンダの採用代行（RPO） （レジェンダ・コーポレーション株式会社）
- 採用戦略の立案から実行までを一貫して支援。
- チーム体制で継続的に伴走支援
- 業務範囲をニーズに合わせて柔軟にカスタマイズ。
マイナビBXの採用アウトソーシング （株式会社マイナビBX）
- 採用計画から運用まで一貫対応が可能。
- 小規模から大規模まで、柔軟な体制構築に対応可能です。
- 幅広い業界知見で採用課題解決を支援
まとめ
採用管理システムは採用業務全体を、選考管理システムは選考プロセスを支援するツールです。どちらの機能が自社に必要かを見極めたうえで、応募者情報の一元管理や日程調整の機能を比較し、自社の採用手法にあう製品を資料請求などで比較検討してみてください。既存の人事システムとの連携範囲もあわせて確認し、入社後の業務までスムーズにつながる体制を整えましょう。
