紙の申請書からはじまった経費精算の仕組み
かつての経費精算は、紙の申請書に領収書を貼り付けて提出する方法が一般的でした。ここでは、当時の運用がどのような課題を抱えていたのかを見ていきます。
領収書の手作業チェックが必要だった時代
紙の申請書では、従業員が手書きで金額や科目を記入し、領収書を貼り付けて上長や経理担当者に提出する流れが一般的でした。申請内容が正しいかどうかは、担当者が一件ずつ目視で確認する必要がありました。
金額の記入ミスや、経費科目の誤りといった不備が見つかると、申請者に差し戻して修正を依頼する手間も発生します。申請から承認までに時間がかかりやすい仕組みだった点が、当時の大きな課題でした。出張や外出が多い従業員ほど申請件数が増える傾向があり、提出や確認の手間が積み重なりやすい状況でした。
経理担当者の負担が大きかった集計作業
提出された申請書は、月末や締め日にあわせて経理担当者がまとめて集計する必要がありました。部署や科目ごとに手作業で仕分けを行うため、申請件数が多い企業ほど作業量が膨らみやすい状況でした。
あわせて、紙の書類を一定期間保管しておく必要があり、保管スペースの確保や書類の検索にも手間がかかっていました。経理業務の負担が集中しやすい仕組みだったといえます。当時の課題を整理すると、次のような点が挙げられます。
- ■確認作業の負担
- 申請内容を一件ずつ目視で確認する必要があり、時間がかかっていました。
- ■保管スペースの確保
- 紙の書類を一定期間保管するための場所が必要でした。
- ■検索のしにくさ
- 過去の申請内容をあとから探すのに手間がかかっていました。
表計算ソフトの普及が変えた経費精算の実務
パソコンと表計算ソフトの普及は、経費精算の実務にも変化をもたらしました。ここでは、デジタル化が進み始めた時期の状況を整理します。
エクセルによる申請書のデジタル化
表計算ソフトが普及すると、紙の申請書をエクセルなどのファイル形式に置き換える企業が増えていきました。数式を使って自動で合計金額を計算できるようになり、手計算によるミスを減らせるようになりました。
あわせて、申請データをファイルとして保存できるようになったことで、過去の申請内容を検索しやすくなった点も、当時としては大きな進歩でした。部署ごとにフォーマットを統一することで、集計作業をある程度標準化できるようになった点も、経理担当者にとって助けになりました。
メールでのやり取りが生んだ新たな課題
作成した申請ファイルをメールで提出する運用が広がった一方で、ファイルのバージョン管理や承認状況の把握が難しくなるという新たな課題も生まれました。誰がどの段階まで確認したのかが分かりにくい状況が起こりやすかったためです。
また、メールの受信状況によっては申請が見落とされる可能性もあり、承認の遅れにつながるケースも見られました。専用のシステムで一元管理する仕組みへの関心が高まっていった背景があります。複数の部署をまたいで確認が必要な申請では、誰が最終承認者かが分かりにくくなる問題も指摘されていました。
インターネットの普及で加速した経費精算システムの導入
インターネットの普及にともない、専用の経費精算システムを導入する企業が徐々に増えていきました。ここでは、システム化が進んだ背景を紹介します。
社内システムとしての経費精算システムの登場
社内ネットワークを通じて利用できる経費精算システムが登場し、申請から承認までの流れをシステム上で一元的に管理できるようになりました。承認状況をリアルタイムで確認できる点は、大きな変化のひとつといえます。
申請内容に不備がある場合は、システム上で自動的にチェックする機能も登場し、差し戻しのやり取りにかかる時間を短縮できるようになっていきました。承認者が複数の申請をまとめて確認できる画面が整い、承認業務にかかる負担も少しずつ軽減されていきました。過去の申請履歴をすぐに検索できる機能も加わり、確認作業にかかる時間の短縮につながっています。
会計ソフトとの連携が求められた背景
経費精算システムで承認されたデータを、会計ソフトへ手作業で入力し直す運用では、二重の手間が発生してしまいます。そのため、会計ソフトとデータを連携できる仕組みへの需要が高まっていきました。
連携機能が整うことで、経費精算から仕訳の作成までの流れをスムーズにつなげられるようになり、経理業務全体の効率化につながる取り組みとして、多くの企業から注目されるようになりました。入力の重複が減ることで、転記ミスのリスクを抑えられる点も、企業にとって評価されたポイントです。月次決算にかかる時間を短縮したいという企業のニーズとも合致し、経理部門を中心に導入が広がる要因のひとつになりました。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料を取り寄せて機能や特徴をさまざまな製品で比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）で経費精算システムの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
インボイス制度や電子帳簿保存法が経費精算に与えた影響
近年の法制度の見直しは、経費精算システムのあり方に大きな影響を与えています。ここでは、代表的な制度改正とその対応について整理します。
| 制度 | 経費精算への主な影響 |
|---|---|
| インボイス制度 | 適格請求書の要件を満たしているかの確認作業が必要になりました。 |
| 電子帳簿保存法 | 電子データで受け取った書類を、要件に沿った形で保存する必要があります。 |
適格請求書の保存対応が必要になった経緯
インボイス制度の導入により、消費税の仕入税額控除を受けるには、要件を満たした適格請求書の保存が必要になりました。経費精算の場面でも、領収書が適格請求書の要件を満たしているかを確認する作業が加わっています。
手作業での確認は負担が大きいため、登録番号の記載などを自動でチェックできる機能を備えた経費精算システムへの関心が高まっています。制度対応の観点からシステムを見直す企業も増えています。取引先ごとに登録番号の有無を一件ずつ確認する作業は、申請件数が多い企業ほど負担が大きくなりやすいためです。制度に対応した機能があるかどうかは、システムを選ぶ際の重要な確認項目のひとつになっています。
電子データ保存の要件強化への対応
電子帳簿保存法の改正により、電子的に受け取った請求書や領収書は、一定の要件を満たした形で保存することが求められるようになりました。紙に印刷して保存する運用では、要件を満たせない場合があります。
経費精算システムのなかには、受け取った電子データをそのまま要件に沿った形で保存できる機能を備えたものもあり、法対応の一環として導入を検討する企業が増えています。検索の要件を満たす形でデータを整理できる機能があれば、税務調査などの際にも必要な書類を探しやすくなり、経理担当者の安心感にもつながります。
スマートフォン普及でさらに便利になった経費精算システム
スマートフォンの普及は、経費精算システムの使い方にも新しい選択肢をもたらしました。ここでは、モバイル対応が進んだことによる変化を紹介します。
領収書の写真撮影による申請の簡略化
スマートフォンのカメラで領収書を撮影し、そのまま経費精算システムに取り込める機能が広がりました。撮影した画像から金額や日付を自動で読み取る機能を備えたシステムも増えています。
紙の領収書を持ち歩いて後日まとめて申請する手間が減り、外出先でもその場で申請作業を進められるようになった点は、利用者にとって大きな利便性の向上といえます。撮影した領収書の画像をそのまま証憑として保存できるため、原本の紛失を防げる点も、営業職など外出の多い従業員から評価されています。
外出先からの承認作業を可能にした仕組み
スマートフォンから承認作業を行える機能も広がり、上長が出張先や外出先にいても申請内容を確認できるようになりました。承認の滞りによる精算の遅れを防ぎやすくなっています。
あわせて、通知機能によって未承認の申請がある場合にすぐ気づける仕組みも整い、申請から精算までの期間を短縮する取り組みが進んでいます。出張が多い部署ほど、こうした仕組みによる時間短縮の効果を実感しやすく、業務全体の効率化にもつながるといえるでしょう。
経費精算システムの歴史とともに普及した代表的な製品
経費精算システムは紙の申請書からクラウド化・自動化へと発展し、現在は会計処理までを一連の流れで扱う製品が増えています。代表的な製品を紹介します。
楽楽精算
- 経費精算をAIで自動化:領収書撮影だけでAIが不備をチェック&申請
- 今の運用を変えずシステム化:高い柔軟性で既存フローを再現
- 徹底したサポート:専任担当が2か月無償で導入～定着までサポート
株式会社ラクスが提供する「楽楽精算」は、交通費や経費の申請から承認、経理処理までをクラウド上で行える経費精算システムです。ICカードやスマートフォンアプリでの交通費取得、領収書のスキャナ読み取りに対応し、内部統制を意識した承認ルートの設定も可能です。
マネーフォワード クラウド経費
- 手入力ミスを省けるオートメーション機能＆ペーパーレス運用
- 交通費・出張旅費の申請処理から会計ソフトへの仕訳連携まで対応
- 購買申請・住所変更・出張申請など柔軟な電子ワークフロー機能
株式会社マネーフォワードが提供する「マネーフォワード クラウド経費」は、スマートフォンでの領収書撮影から仕訳データの作成までを自動化できる経費精算システムです。同社の会計・給与などのクラウドサービスとデータ連携でき、経費精算から会計処理までの一連の流れを効率化します。
バクラク経費精算
- AI-OCRが領収書を数秒でデータ化！
- アラート機能でミスや差し戻しを削減できる！
- シンプルな操作画面なので従業員もミスなく使える！
株式会社LayerXが提供する「バクラク経費精算」は、AI-OCRによる領収書の自動データ化と仕訳作成に対応する経費精算システムです。交通系ICカードやクレジットカードの利用明細を取り込んで経費申請を作成でき、承認フローの設定や他のバクラクシリーズ製品との連携にも対応しています。
kincone （株式会社ソウルウェア）
- 他社連携、ビジネスチャット打刻に対応。
- 月額220円/1名から、5名より利用可能。
- iOS/NFC対応Androidでスマホからすぐ開始可能。
Ci*X Expense （株式会社電通総研）
- 直感的UI/UXで、マニュアルなしで申請可能。
- 多様な規定対応の柔軟性と入力支援でミスを低減。
- モバイル対応、外部連携、グループ会社横断の統一管理。
まとめ
経費精算システムは、紙の申請書から表計算ソフト、インターネットを介したシステム化、そしてスマートフォン対応へと、技術の進歩にあわせて発展してきました。インボイス制度や電子帳簿保存法への対応も、選定時に欠かせない観点になっています。今後も法制度の見直しにあわせて、機能はさらに広がっていくと考えられます。歴史的な変遷をふまえたうえで、自社の業務フローに合う経費精算システムを比較検討してみてください。
