経費精算システムの導入前後にやるべきことは？導入成功のコツも解説！

経費精算システム導入前に意識すべきポイントとは

業務効率化のために経費精算システムを導入したいと思っても、実際にはどう手を付けたらよいかわからない、どんな製品を選べばよいかわからないという方も多いでしょう。まずは経費精算システムの導入を検討する際に行うこと、意識すべきことを解説します。自社の導入イメージを頭に描きつつ、参考にしてください。

自社にあったシステムを見つける

まずは自社にあった製品の選定です。最適な製品を見つけ出すためには、次の６つのポイントを意識しましょう。

• １．課題の洗い出し
• ２．製品の問い合わせ（資料請求）
• ３．企業規模や提供形態が合致するか
• ４．他システムとの連携性はあるか
• ５．精算に関する規定に適合するシステムか
• ６．テスト運用

ポイント１．企業の課題は何か

まずは課題の洗い出しから始めましょう。経費精算システムの機能は製品によって多種多様です。自社の課題を明確にし、解決できる製品選びをしなければ業務の効率化は期待できません。例えば以下のような課題があるのではないでしょうか。

• ●外出先からスマートフォンで申請できない
• ●海外出張時に外貨で支払った経費をレート換算するのが面倒
• ●鉄道の経路の運賃を誤って計上してしまう
• ●会計ソフトにデータを二重で入力しなければならない
• ●仕訳・振込の処理が手動のため手間がかかる

企業によって抱える課題はさまざまです。自社の課題を洗い出し、どのような機能が必要かを考えてからシステムを選択しましょう。

ポイント２．製品を比較し、自社に適したシステムを選ぶ

課題の洗い出しができたら、いよいよシステムの選定に移りましょう。経費精算システムにさまざまな機能があることは先述しましたが、具体的にどのような機能があるかを以下で紹介します。

スマートフォン対応

●PCだけでなくスマートフォンやタブレットからもアクセスできる

出張・旅費精算

●海外出張時に外貨で支払った経費をレート換算した金額で精算できる

交通費精算機能

●リーダーにICカードをかざすだけで精算データを作成できる
●経路を入力すれば自動的に交通費が反映される
●定期区間の事前登録で、定期区間の運賃控除も自動対応できる

自動仕訳・会計ソフト連携

●自動で仕訳が行われ、そのデータを会計ソフトに連携できる

クレジットカード連携

●クレジットカード利用履歴の取込・精算が行える

●経費精算

●役職や部署ごとに承認フローを設定できる
●領収書や精算書などのスキャンデータを添付できる

●アラート機能

●アラート表示により申請を催促する

自社の課題解決に必要な機能はイメージできたでしょうか。経費精算システムには、ほかにも便利な機能が多数搭載されています。製品を比較・検討する際は、必要な機能の有無を必ず確認しましょう。わからないところがあれば製品の資料請求を行ったり、担当者への問い合わせをしたりするのがおすすめです。

ポイント３．企業規模や提供形態が合致するか

経費精算システムは、大企業を対象とした多機能型のものから中堅・中小企業向けのパッケージソフトウェアまで多種多様です。適切なシステムを選ぶためにも、必要なライセンス数や機能を見定め、導入目的を明確にしてシステムを選定しましょう。システムを自社内で構築する場合は、サーバなどの導入費や場所の確保なども必要になるので、より慎重に見極める必要があります。

一方でクラウド型の経費精算システムならば、社内にシステムを構築する必要がないので、比較的導入が容易に行えるでしょう。不安な場合は一部門のみに導入するなどのスモールスタートから行い、軌道に乗ったら導入部門を拡大していくという手もあります。初期コストが抑えられるので、あまり予算を割けないという企業でも導入しやすいのではないでしょうか。

ポイント４．他システムとの連携性はあるか

経費精算システムを他の基幹システムと連携させて申請と承認、精算、経費処理まで行えれば、大幅な業務の効率化につながります。例えばワークフローツールや旅費申請・仕訳入力を行う会計システム、個々の従業員の精算を反映した給与計算・明細発行を行う給与計算システムなどとの連携が考えられます。

どんなシステムと連携できるか、どんな効率化が期待できるかはベンダーに確認するとよいでしょう。経費精算システム単体、つまり個別最適でなく、システム全体で導入メリットを高めるという全体最適が最も望ましいかたちといえます。自社内に基幹システムを構築している企業は、特に検討すべき課題でしょう。

ポイント５．精算に関する規定に適合するシステムか

経費精算システムの最も大きな利点は、経費申請・精算ルールの統一による業務効率化です。その利点を享受するには紙ベースの手続きなど、システムによる精算以外の制度を併存させないことが最も重要でしょう。

つまり、既存の経費精算ルールの見直しが必要になります。ルール化を担当する総務・経理担当者と情報システム部門とで連携しつつ、システム利用のワークフローを構築しましょう。

ポイント６．テスト運用

自社に最適なシステムを選定したら、次はシステムのテスト運用について検討しましょう。システムを理解する、実際にどう使うのかを体感するには、無料トライアルなどの活用がおすすめです。導入を決定する前に、まずはテスト運用を行いましょう。

実際の製品を比較しつつ選びたい！という方には以下の記事が参考になります。あわせてご覧ください。

従業員への教育をどうすべきか検討する

自社にあう製品が見つかったら、次は全社的な運用を意識した準備にとりかかりましょう。

経費精算システムは、操作に慣れれば経理担当者・申請者双方が利便性を実感できますが、なかには新しいシステムに抵抗を感じる従業員もいるかもしれません。そのためシステム導入後の研修の実施方法も、あらかじめ検討する必要があります。

またPC以外に、スマートフォンやタブレット端末も利用したいという従業員がいる場合は、その方法もまとめておきます。どのような申請にするのか、アクセスできる端末はどれかなど、必要に応じてマニュアルを作成したりポリシーを定めたりすることも、導入を成功させる秘訣といえるでしょう。

経費精算システム導入後に意識すべき２つのポイント

経費精算システムの導入前にやるべきこと、意識すべきことはイメージできたでしょうか。ここからは導入後にやるべきこと、意識すべきことを解説します。

ポイント１．社内への浸透を徹底する

経費精算システムは、今まで紙伝票と手作業で行っていた経費精算業務を電子化するシステムです。紙伝票への起票→上司の承認→経理担当者の精算→起票者への支払い、と続くワークフローを効率化し、正確性を高めます。

単機能のわかりやすいシステムなので、他の業務系システムに比べて使いにくいことはないでしょう。それでも、導入できたからといって楽観視はできません。経費精算システムを社内で安定して運用するには、それなりの準備と手続きが必要です。

ハードランディングで導入するか、ソフトランディングで導入するか

導入にあたってまず決定しなければならないのは、ハードランディングに行うか、ソフトランディングに行うかです。

■ハードランディングとは

経費精算のシステム化を強制し、紙伝票などによるこれまでの作業を一斉に切り替える方法。これには１人につき最低１台の端末があることが前提条件で、全員にそれなりのリテラシーが求められます。また、導入に先立って社内教育も必要になるでしょう。経費精算システムの必要性を、現場におけるメリットも含めて説明します。
ハードランディングでは、画面表示される伝票フォーマットは従来の紙伝票となるべく同じにすることで混乱を抑えられます。ワークフローも当面変えず、慣れてきてから必要に応じて変更しましょう。

■ソフトランディングとは

紙伝票と新しい経費精算システムとの併用期間を設ける方法。慣れるまで時間がかかる、端末が不足するなどの懸念がある場合には、紙伝票での作業を一部残しておきます。従業員も安心して電子化に移行できるでしょう。
しかし、いつまでも紙伝票での作業を認めていては業務改善になりませんので、期間を区切って確実に電子化を進めていきましょう。

モバイル化への対応

システムを使いながら、現場からの要求を取り入れていくことも大切です。経費精算システムでよく求められるものとしては、モバイル端末への対応があります。営業部門など外出の多い部門では、電車内や打ち合わせの空き時間に経費精算処理などができると効率的でしょう。セキュリティを十分に確保しつつ、モバイル化を検討しましょう。

モバイル化は、パソコンが１人１台配布されていない現場でも歓迎されます。またパソコン操作が苦手でも、スマートフォンの操作は得意という人も少なからずいます。そうした従業員のためにもモバイル端末からのアクセスを可能にし、経費精算が行えるようにしましょう。

ポイント２．振り返り期間を設けて、ボトルネックを発見し改善する

システムがほぼ定着したら、目的とした効果を達成するため、さらに改善を加えていきます。例えば「承認のスピードアップ」「入力ミスの撲滅」が目的であれば、それらが達成されているかを早期に発見できるように１か月後、３か月後といった振り返りの期間をあらかじめ決めておきましょう。

また、よくあるボトルネックには以下のようなものがあります。

承認フローが停滞している

経費精算システムを導入したにもかかわらず効率化が進んでいない場合は、ワークフロー上に問題があることも。システムの導入によりすでに電子化されているので、どこで業務が滞留しているかは簡単に把握できます。問題となるフローを見つけ、改善していきましょう。

例えば承認する上司が忙しすぎる、たびたび海外に出張して不在がちであるといった場合は、代理の管理職を決めてスムーズに承認・経費精算が進むようにします。

手作業の業務が残っている

電子化されたにもかかわらず入力ミスがあるのは、部分的に残っている手作業が原因でしょう。よく見られるのが、経理担当者による経理システムへの二重入力です。

また、給与計算システムへの二重入力もよくあります。これではシステムの導入効果を最大限に引き出せません。対処法としては、他システムとの連携が挙げられます。それにより二重入力や入力ミスを削減できるでしょう。

経費精算システムを理解し、最適な導入と運用を行おう

この記事では経費精算システムの導入前後にすべきこと、意識すべきことなどのポイントをまとめました。自社の規模や従業員の特性にあわせて、効率よくシステムを導入するには事前の計画が重要です。また導入直後の施策はもちろんのこと、その後の継続した改善で、より導入効果を高められます。

もし事業が安定期であれば、しばらくはシステムの入れ替えをしない前提で拡張性を重視することもあるでしょう。成長期であれば、将来的なシステムの全面刷新を前提に、初期導入コストを抑えた最小限の構成で検討する場合もあるかもしれません。現在抱えている自社の課題のみならず、少し先の課題や自社の成長について想定することも大切です。

提供会社のサポートが手厚い経費精算システムもあるので、導入・運用に不安のある方はそれらのサービスがついた製品を検討するのもよいでしょう。