経費精算システムの導入前と導入後にやるべきこと ~導入失敗しないために~

経費精算システム導入前に意識すべきポイントとは

経費精算システム導入前に意識すべきことを紹介します。

自社に合ったシステムを見つける

自社にあった製品を見つけ出すためには、6つのポイントを意識しましょう。

1. １．課題の洗い出し
2. ２．製品の問い合わせ（資料請求）
3. ３．企業規模や提供形態が合った製品なのか
4. ４．他システムとの連携性が良いか
5. ５．精算に関する規定に適合するシステムか
6. ６．テスト運用

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ポイント１．会社の課題は何か？

まずは課題の洗い出しです。一言に経費精算システムと言っても、その機能は多種多様です。自社の課題を明確にしてからでないと、自社に適したシステムを選ぶことはできません。あなたの会社で解決したい課題はどれでしょうか？

• ●外出先からスマートフォンで交通費申請ができない
• ●海外出張時に外貨で支払った経費をレート換算するのが面倒である
• ●鉄道の経路の運賃を調べて入力するのが面倒である
• ●会計ソフトにデータを二重で入力している
• ●仕訳・振込の処理が手動のため手間である

会社によって抱える課題は様々だと思います。自社の課題を洗い出し、どのような機能が必要なのかを考えてからシステムの選択を始めましょう。

ポイント２．製品を比較し、自社に適したシステムを選ぶ

課題の洗い出しを踏まえて、いよいよシステム選定です。経費精算システムには様々な機能があります。以下でどのような機能があるのか紹介します。

スマートフォン対応

• ●スマートフォンやタブレットからのアクセスも可能

出張・旅費精算

• ●海外出張時に外貨で支払った経費をレート換算した金額で精算

交通費精算機能

• ●リーダーにICカードをかざすだけで精算データを作成
• ●経路を入力するだけで自動的に交通費が入力
• ●定期区間の事前登録で、定期区間の運賃控除も自動対応

自動仕訳・会計ソフト連携

• ●自動で仕訳が行われ、そのデータが会計ソフトに連携

クレジットカード連携

• ●クレジットカードの利用履歴を取込・精算できる

●経費精算

• ●役職や部署ごとに承認フローの設定が可能
• ●領収書や精算書などスキャンしたデータを添付可能

自社の課題解決に必須な機能が何なのか、イメージできましたでしょうか？製品を比較検討する際は、必要な機能の有無を確認しましょう。

ポイント３．企業規模や提供形態が合った製品なのか

経費精算システムは、大企業を対象とした多機能型の経費精算システムから、中堅・中小企業向けのパッケージソフトウェアまで多種多様です。

適切なシステムを選ぶためにも、必要なライセンス数や機能を見定め、導入目的を明確にしてシステムを選定する必要があります。特に、システムを自社内に構築する場合には、こうした内容をしっかりと検討して、慎重に見極める必要があります。

一方で、クラウド型の経費精算システムならば、社内にシステムを構築する必要はありませんので、比較的導入が容易に行えるでしょう。不安な場合には、一部門のみに導入するなどスモールスタートして、軌道に乗ったら導入部門を拡大していくという手もあります。初期コストも大きくかからずに済むので、特に予算が多くない中小企業に適した選択肢ではないでしょうか。

ポイント４．他システムとの連携性が良いか

経費精算システムを他の基幹システムと連携させて、申請と承認、精算、経費処理まで完結させることができれば、業務効率化につながります。

例えばワークフローツールや旅費申請、仕訳入力を行う会計システム、個々の社員の精算を反映した給与の計算、明細の発行を行う給与計算システムなどとの連携が考えられます。

「経費精算システム」を個別に導入するのではなく、連携させることで大きな効率化につながるかどうかをベンダーに確認するなどして調べるようにすべきです。つまり、個別最適ではなく、システム全体で導入メリットを高めるという、全体最適が可能かどうか検討する必要があります。特に、自社内に基幹システムを構築している企業は検討すべき課題です。

ポイント５．精算に関する規定に適合するシステムか

経費精算システムの最も大きな利点は、経費申請・精算ルールを統一することによる業務効率化です。その効果を確実なものとするためには、紙ベースの手続きなど、システムによる精算以外の制度を併存させないことが最も重要となります。

そのために必要なのが、既存の経費精算ルールを見直すこと。ルール化を担当する総務・経理担当者と情報システム部門とで連携しながら、最も効率的なシステムを構築するためにも重要です。

例えば、遅れがちな「申請期限」厳守を進めるためにも、従業員がシステムへログインした際にアラートを表示させるなどのカスタマイズができるかどうかということも、システム担当者としてチェックしておきたい項目です。

ポイント６．テスト運用

自社に適したシステムを選定したら、次はシステムのテスト運用です。
システムを理解する、実際にどう使っていくのかを体感するためには、無料トライアルなどを活用してみるのが一番良い方法です。導入を決定する前にまずテスト運用をすることをおすすめします。

従業員への教育をどうすべきか検討する

自社に合う製品が見つかったら、次は全社的な運用を意識した準備をしましょう。

経費精算システムは、操作に慣れれば経理担当者・申請者双方が利便性を実感できるものですが、新しいシステムを使うのに抵抗を感じる従業員もいるかもしれません。そのため、システム導入後に、従業員への操作方法をどのように教育するかを検討しておく必要があります。

また、PC以外にも、スマートフォンやタブレット端末からアクセスしたいという従業員がいる場合には、その方法についてもまとめておく必要があるでしょう。どのような申請にするのか、アクセスできる端末はどれかなど、必要に応じてマニュアルを作成したり、ポリシーを定めたりすることも、導入成功のためには重要です。

経費精算システム導入後に意識すべき２つのポイント

経費精算システム導入後に意識すべきことを紹介します。

ポイント１．社内への浸透を徹底する

経費精算システムは、今まで紙伝票と手作業で行っていた経費精算業務を、電子化するシステムです。紙伝票への起票→上司の承認→経理担当者の精算→起票者への支払い、と続くワークフローを効率化し、正確性を高めます。

単機能のわかりやすいシステムなので、他の業務系システムに比べて、定着させるまでのハードルもさほど高くはないでしょう。それでも、導入できたからといって楽観視してはいけません。経費精算システムの導入にはそれなりの準備と手続きが必要です。

ハードランディングで導入するか、ソフトランディングで導入するか

導入に当たって、まず決定しなければならないのは、ハードランディングに行うか、ソフトランディングに行うかということです。

ハードランディングとは

経費精算のシステム化を強制し、紙伝票などによるこれまでの作業を一斉に切り替える方法です。これには1人1台に端末があることが前提で、全員にそれなりのリテラシーが求められます。また、導入に先立って社内教育も必要です。なぜ経費精算システムが必要なのかを、現場におけるメリットも含めて説明します。

そして、ハードランディングでは、画面表示される伝票フォーマットは従来使っていた紙伝票となるべく同じにすることで、混乱を少なくすることが可能です。ワークフローも当分は同じままにして、変更は慣れてきてから必要に応じて行いましょう。

ソフトランディングとは

紙伝票と新しい経費精算システムとの併用期間を設ける方法です。慣れるまで時間かかったり、端末が不足する懸念がある場合には、紙伝票での作業を一部残しておきます。

しかし、いつまでも紙伝票での作業を残してしまうと、業務改善にはなりませんので、期間を区切って、確実に電子化を進めていきましょう。

モバイル化への対応

システムを使いながら、現場からの要求を取り入れていくことも大切です。経費精算システムでよく求められるものの中にモバイル端末への対応があります。営業部門など外出の多い部門では、電車内や打ち合わせの空き時間に経費精算処理などができると効率的です。セキュリティを十分に確保し、モバイル化を検討しましょう。

また、モバイル化は、パソコンが1人1台配布されていない現場でも歓迎されます。パソコン操作は苦手でも、スマートフォンの操作であれば得意だという人も多くいるからです。そうした方々のためにも、モバイル端末からのアクセスを可能にし、経費精算できるようにしましょう。

ポイント２．振り返り期間を設けて、ボトルネックを発見し改善する

システムがほぼ定着したら、目的とした効果を達成するため、さらに改善を加えていくことを忘れてはなりません。例えば「承認のスピードアップ」「入力ミスの撲滅」が目的であれば、それらが達成されているかを早期に発見できるように、1ヶ月後、3ヶ月後、など振り返りの期間をあらかじめ決めておきましょう。

よくあるボトルネックは下記のようなものがあります。

承認フローが停滞している

経費精算システムを導入したにもかかわらず、効率化が進んでいない場合は、ワークフロー上に問題があることが多いです。

システム導入で、すでに電子化はされているので、どこで業務が滞留しているかを簡単に把握できますから、問題となるフローを改善していきましょう。

たとえば承認する上司が忙しすぎる、度々海外に出張して不在である、といったケースの場合は、代理の管理職を決めて、スムーズに承認・経費精算が進むようにします。

手作業の業務が残っている

電子化されたにもかかわらず入力ミスがあるのは、手作業が残っているのが原因です。よく見られるのが、経理担当者による経理システムへの二重入力です。

また、給与計算システムへの二重入力もよくあります。これでは、システムを導入した効果を最大限に引き出すことができません。他のシステムと連携させることで、二重入力や、入力ミスを削減できます。

経費精算システムを最適に導入し、そして運用を

経費精算システムの導入前に検討しておきたい、導入後にやるべきことをまとめました。自社の規模や、社員の特性に合わせて効率よくシステム導入を行えるように、事前の計画が重要です。また、導入直後の施策はもちろんのこと、その後の継続した改善で、より導入効果を高めていくことができます。

また、事業が安定期であれば、しばらくシステムの入替えをしない前提で拡張性を重視するかもしれません。成長期であれば、将来はシステムを全面的に刷新することを前提に初期の導入コストを抑えた最小限の構成で検討することもあります。現在抱えている自社の課題だけではなく、少し先の課題、自社の成長を想定することも大切です。

システム提供会社からのサポートが手厚いシステムもあるので、不安のある方は、サポートが受けられるサービスを検討すすのもおすすめです。