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準備が大事！経費精算システムの5つの導入ポイント

ポイント１　自社の規模に合ったシステムを選ぶ

経費精算システムは、大企業を対象とした多機能型の経費精算システムから、中堅・中小企業向けのパッケージソフトウェアまで多種多様。適切なシステムを選ぶためにも、必要なライセンス数や機能を見定め、導入目的を明確にしてシステムを選定する必要があります。特に、システムを自社内に構築する場合には、こうした内容をしっかりと検討して、慎重に見極める必要があります。

一方で、クラウド型の経費精算システムならば、社内にシステムを構築する必要はありませんので、比較的導入が容易に行えるでしょう。不安な場合には、一部門のみに導入するなどスモールスタートして、軌道に乗ったら導入部門を拡大していくという手もあります。初期コストも大きくかからずに済むので、特に予算が多くない中小企業に適した選択肢ではないでしょうか。

クラウド型経費精算システムとオンプレミス型の違いはこちらの記事も御覧ください。
★徹底比較！「クラウド型」と「パッケージ型」

ポイント2　従業員への教育をどうすべきか検討する

経費精算システムは、操作に慣れれば経理担当者・申請者双方が利便性を実感できるものですが、新しいシステムを使うのに抵抗を感じる従業員もいるかもしれません。そのため、システム導入後に、従業員への操作方法をどのように教育するかを検討しておく必要があります。

また、PC以外にも、スマートフォンやタブレット端末からアクセスしたいという従業員がいる場合には、その方法についてもまとめておく必要があるでしょう。どのような申請にするのか、アクセスできる端末はどれかなど、必要に応じてマニュアルを作成したり、ポリシーを定めたりすることも、導入成功のためには重要です。

ポイント3　システム連携と拡張性を想定する

経費精算システムを他の基幹システムと連携させて、申請と承認、精算、経費処理まで完結させることができれば、業務効率化につながります。例えばワークフローツールや旅費申請、仕訳入力を行う会計システム、個々の社員の精算を反映した給与の計算、明細の発行を行う給与計算システムなどとの連携が考えられます。

「経費精算システム」を個別に導入するのではなく、連携させることで大きな効率化につながるかどうかをベンダーに確認するなどして調べるようにすべきです。つまり、個別最適ではなく、システム全体で導入メリットを高めるという、全体最適が可能かどうか検討する必要があります。特に、自社内に基幹システムを構築している企業は検討すべき課題です。

ポイント4　精算に関する規定に適合するシステムかを確認する

経費精算システムの最も大きな利点は、経費申請・精算ルールを統一することによる業務効率化です。その効果を確実なものとするためには、紙ベースの手続きなど、システムによる精算以外の制度を併存させないことが最も重要となります。

そのために必要なのが、既存の経費精算ルールを見直すこと。ルール化を担当する総務・経理担当者と情報システム部門とで連携しながら、最も効率的なシステムを構築するためにも重要です。例えば、遅れがちな「申請期限」厳守を進めるためにも、従業員がシステムへログインした際にアラートを表示させるなどのカスタマイズができるかどうかということも、システム担当者としてチェックしておきたい項目です。

ポイント5　システム連携で現金精算廃止を検討するのも一案

経費精算システム導入と同時に、小口現金精算を廃止することも効率化につながる有効な方法のひとつです。そのためには、経費精算システムと給与システムを連携させるといったことが不可欠です。しかし、こうした精算の一元化が実現すれば、ペーパーレスに加えてキャッシュレスの体制が構築実現し、事務作業の効率化はさらに進むでしょう。

これはあくまで一例ですが、このように経費精算システムと他システムとの連携については、業務効率を大きく改善できる見込みがありますが、連携のためのシステム開発、業務プロセス変更などを伴うことがあります。影響も大きいのでコスト面を含めて自社の実情に目を向けながら、どのようなシステムを構築すべきか検討する必要があります。

まとめ　－自社の成長とシステムの拡張性を考える

経費精算システムを導入する際に考えてほしい５つのポイントを紹介しました。共通していることは、自社の規模やニーズとシステムの機能や拡張性を合致させることです。IT化・システム化の目的や効果は、企業の成長段階によって異なります。

事業が安定期であれば、しばらくシステムの入替えをしない前提で拡張性を重視するかもしれません。成長期であれば、将来はシステムを全面的に刷新することを前提に初期の導入コストを抑えた最小限の構成で検討することもあります。現在抱えている自社の課題だけではなく、少し先の課題、自社の成長を想定することも大切です。