ITトレンドがおすすめする製品・サービス
- ■提供形態別
- パッケージソフトとして提供：iTutor、PMX
- 社内サーバーに置くオンプレミス型：Wiki Works
- 月額制のクラウド型：NotePM、ジョブステ（Create!JobStation）、Confluence
- ■マニュアルの配布方法別
買い切りで導入できるマニュアル作成ツールの範囲
マニュアル作成ツールの料金は提供形態によって異なり、買い切りで購入できる製品は限られます。まずは、どの提供形態なら買い切りに近い支払い方になるのかを整理しておきましょう。
パソコンにインストールするソフト
買い切りで購入しやすいのは、作成者のパソコンにインストールして使うソフトです。ライセンスを一度購入すれば、購入したバージョンを継続して使える販売形態の製品があります。
画面キャプチャを撮って手順書を組み立てるソフトや、ヘルプファイルや操作説明書の作成に特化したソフトなどが、この形態で提供されている場合があります。ただし、同じ製品でも年間ライセンスに切り替わっているケースがあるため、購入前に販売形態を公式サイトで確認しましょう。
社内サーバーに置くオンプレミス型
オンプレミス型は、マニュアル作成ツールを自社のサーバーに設置して使う形態です。製品によっては、利用権を一括で購入するライセンス契約が用意されています。
社内のネットワーク内でマニュアルを管理し、閲覧者もブラウザで参照できる点がインストール型との違いです。一方で、サーバーの用意や保守、障害時の対応を自社で担う必要があります。情報システム部門の体制とあわせて検討するとよいでしょう。
クラウド型で月額制が主流になる背景
ブラウザで使うクラウド型のマニュアル作成ツールは、利用人数や容量に応じた月額や年額の料金が中心です。提供会社がサーバーの運用や機能の更新を続けるため、その費用が利用料に含まれているためです。
そのため「クラウド型で買い切り」という条件では製品が見つかりにくくなります。買い切りにこだわる理由が初期費用の確定なのか、月々の支払いを避けたいのかを整理すると、年額一括払いのクラウド型も選択肢に入る場合があります。
買い切りのマニュアル作成ツールで払う費用の内訳
買い切りといっても、支払いが購入時の1回で終わるとは限りません。マニュアル作成ツールの買い切り型では、ライセンス費のほかに保守やバージョンアップ、動作環境の費用が発生することがあります。
ライセンス費とライセンスの数え方
買い切り型のライセンス費は、作成者のパソコン1台ごと、作成者1人ごと、サーバー1台ごとなど、製品によって数え方が異なります。マニュアルを作る人が複数いる場合は、必要な本数を確認したうえで総額を見積もりましょう。
閲覧者側にもライセンスが必要かどうかも確認項目です。完成したマニュアルを専用の閲覧ソフトで開く方式では、閲覧者の人数分の費用がかかる場合があります。PDFやHTMLで書き出せる製品なら、閲覧者側のライセンスは不要なケースもあります。
保守契約とバージョンアップの費用
買い切り型でも、問い合わせ対応や不具合の修正を受けるために、年間の保守契約を別途結ぶ製品があります。保守契約に入らない場合、新しいバージョンへの更新が有料になったり、問い合わせ窓口を使えなかったりすることがあります。
保守費の金額や含まれる内容は製品ごとに異なるため、見積もりの段階で、保守に含まれる範囲とバージョンアップの条件を確認しておきましょう。保守期間が終了した後の扱いも、あわせて確かめておくと安心です。
サーバーや作業用パソコンの費用
オンプレミス型を選ぶ場合、マニュアル作成ツールを動かすサーバーの購入費や、OSやデータベースのライセンス費が必要になることがあります。サーバーの保守や、データのバックアップに使う機器の費用も見込んでおきましょう。
インストール型でも、動画を編集する製品では、作業用パソコンに一定の性能が求められる場合があります。推奨される動作環境を確認し、手持ちのパソコンで足りるか、買い替えが必要かを判断したうえで費用に含めます。
完成したマニュアルの配布方法で変わる使い勝手
買い切り型のマニュアル作成ツールを選ぶ際は、作ったマニュアルを閲覧者へどう届けるかもあわせて考える必要があります。配布方法によって、閲覧のしやすさや更新時の手間が変わります。
PDFやHTMLで書き出して共有する
インストール型のソフトでは、作成したマニュアルをPDFやHTML、Officeファイルなどに書き出して配布する方法が中心です。書き出したファイルは、社内の共有フォルダやファイル共有サービスに置けば、閲覧者は特別なソフトなしで開けます。
ただし、どの形式に書き出せるかは製品ごとに異なります。閲覧者がスマートフォンやタブレットで見る場面がある場合は、画面の大きさにあわせて表示が調整される形式で書き出せるかを確認しておきましょう。
社内サーバーやポータルで公開する
オンプレミス型では、社内サーバー上でマニュアルを公開し、閲覧者がブラウザで参照する方法をとれる製品があります。キーワード検索や部署ごとの閲覧制限を使えると、閲覧者が目的の手順書にたどり着きやすくなります。
社外から閲覧したい場合は、VPN（社外から安全に社内ネットワークへ接続する仕組み）などの接続環境が必要になる場合があります。店舗や工場など、拠点のネットワーク環境から閲覧できるかも、導入前に確かめておきたい点です。
マニュアルを更新したときに差し替える
ファイルで配布する方法では、マニュアルを改訂するたびに新しいファイルを書き出し、配布先で差し替える作業が発生します。古いファイルが共有フォルダやパソコンに残ると、閲覧者が古い手順を参照する可能性があります。
対策として、保管場所を1か所に決める、ファイル名に版数や改訂日を入れる、改訂のたびに閲覧者へ通知するといったルールを決めておきましょう。更新の頻度が高いマニュアルでは、ブラウザで常に最新版を表示できる方法のほうが管理の手間を抑えられます。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料請求して、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）でマニュアル作成ツールの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
買い切り型を長く使う中で生じる制約
買い切りのマニュアル作成ツールは、購入後の機能や動作環境が購入時点のまま固定されやすい点に注意が必要です。導入前に、数年使い続けた場合に起こりうる制約を確認しておきましょう。
OSやOfficeの更新への対応
パソコンのOSや、連携して使うOfficeソフトが更新されると、古いバージョンのマニュアル作成ツールが正しく動かなくなる可能性があります。画面キャプチャの撮影や、Officeファイルへの書き出しに影響が出るケースも考えられます。
購入前に、提供会社が新しいOSへの対応をどのように案内しているか、対応版の提供が有料か無料かを確認しておきましょう。社内でOSを更新する時期が決まっている場合は、その時期に使い続けられるかを問い合わせておくと安心です。
複数人での共同編集と承認の流れ
インストール型のソフトは、1台のパソコンで1人が作業する前提の製品もあります。複数の部署でマニュアルを作る場合、同じファイルを同時に編集できない、誰がいつ修正したかを追いにくいといった制約が生じる場合があります。
上長の確認を経てから公開したい場合は、承認の手順をツールの外で決めておく必要があります。共同編集や変更履歴、承認の機能が必要かどうかを先に洗い出し、買い切り型で対応できるかを確認しましょう。
作成者の異動や退職による引き継ぎ
インストール型では、マニュアルの元データが作成者のパソコンにだけ保存されていることがあります。作成者の異動や退職、パソコンの故障で元データを失うと、マニュアルを修正できなくなるおそれがあります。
元データは共有の保管場所に保存し、複数人が編集方法を把握している状態にしておきましょう。ライセンスを別のパソコンへ移す手続きの有無や、その方法もあわせて確認しておくと、担当者が替わっても運用を続けやすくなります。
月額制と並べて総額を見積もる手順
買い切りと月額制のどちらが自社にあうかは、利用人数や使う年数によって変わります。マニュアル作成ツールの見積もりを取る際は、同じ条件で総額を並べて比べましょう。
作成者数と閲覧者数を数える
総額を見積もる前に、マニュアルを作る人と見る人の人数を分けて数えましょう。買い切り型には作成者の人数でライセンス数が決まる製品があり、月額制のクラウド型は作成者と閲覧者で料金が分かれている製品もあります。
閲覧者が多く、作成者が少数に限られる企業では、買い切り型で作ってファイルで配布する方法が費用面で有利になる可能性があります。反対に、多くの社員がマニュアルを作る場合は、ライセンス本数が増える点に注意が必要です。
利用年数を決めて費用を合計する
買い切り型の費用は、ライセンス費に保守費やバージョンアップ費、サーバーなどの環境費を加えて考えます。月額制の費用は、月額料金に利用月数を掛け、初期費用やオプション費を加えて算出します。
比べる期間は、パソコンやサーバーの買い替え時期を目安に3年や5年などに決めておくとよいでしょう。期間を決めずに比べると、買い切り型は割安に、月額制は割高に見えやすくなるため、同じ年数で並べることが大切です。
試用版で作成から配布までを試す
費用の比較とあわせて、試用版や無料版で実際の作業を試しておきましょう。自社の業務手順を1本作成し、書き出してから閲覧者が開くまでの流れを確認すると、配布方法の使い勝手や作業時間を判断しやすくなります。
試用期間の有無や期間は製品によって異なります。試用版で使える機能が製品版と同じかどうかも、提供会社に確認しておくと、購入後に想定と違ったという事態を防ぎやすくなります。
提供形態と配布方法で見るマニュアル作成ツール
パッケージソフトやオンプレミス型、月額制のクラウド型まで、提供形態と配布方法の違いを比べやすいように製品をまとめました。買い切りとの比較材料としてご活用ください。
| 製品名 | 特徴 |
|---|---|
| NotePM | チーム全体の月額料金制で、プランごとに編集ユーザーと参照専用ゲストの人数が決まる |
| ジョブステ（Create!JobStation） | 月額プランに加え、11か月分の料金で1年間使える年額まとめ払いプランを用意 |
| Confluence | Freeプランを含む料金プランがあり、共同編集や変更履歴の管理に対応 |
| COCOMITE | PDF出力や外部公開、QRコード生成に対応し、閲覧ログで利用状況を確認できる |
| iTutor | パッケージソフトで提供され、Office形式や動画、HTMLスライドショーで書き出せる |
| PMX | マニュアル作成・管理に特化したCMSで、ワンソースからPDF・HTMLを出力できる |
| Wiki Works | オンプレミスでも提供され、ブラウザ上でマニュアルの制作・改訂・公開を行える |
買い切り型と比べたいマニュアル作成ツール
買い切りを検討する際に総額を比べる相手となる月額制のクラウド型と、パッケージソフトやオンプレミスで提供される製品を紹介します。
NotePM
- 社内のナレッジ情報を蓄積・共有するツール
- 豊富なAI機能が追加費用なしで利用可能（AIチャットボット等)
- 大手・金融機関も導入。実績と安心のセキュリティ
株式会社プロジェクト・モードが提供する「NotePM」は、利用人数に応じたプランをチーム単位の月額料金で契約するクラウド型のナレッジマネジメントツールです。参考価格は5,400円～で、最小のプランでは編集ユーザー10名と参照専用ゲスト30名を利用できます。作成者と閲覧者を分けて数えられるため、買い切り型と総額を比べる際の基準にしやすい製品です。テンプレートを使ったマニュアル作成やAIマニュアル作成、変更履歴の機能を備えています。
ジョブステ（Create!JobStation）
- 業務フローに沿って実務を進められるマニュアルツール
- AIで業務フローを自動生成
- 業務の進捗状況や対応履歴をまとめて確認
インフォテック株式会社が提供する「ジョブステ（Create!JobStation）」は、月額プランと年額まとめ払いプランから支払い方を選べるクラウド型の業務プロセス管理ツールです。参考価格は18,000円～で、月額プランは基本利用料とユーザー利用料を組み合わせて計算します。年額まとめ払いプランは11か月分の料金で1年間利用でき、支払いを年1回にまとめたい企業の選択肢です。業務フローに沿ってマニュアルとチェックリストを表示し、手順どおりに作業を進められます。
Confluence
- 10万社以上が活用するナレッジ管理とコラボレーションの基盤
- Jira、Slack、Googleなど業務ツールと連携し情報を一元管理
- AIアシスタントRovoで検索・要約・コンテンツ作成を効率化
アトラシアン株式会社が提供する「Confluence」は、Freeプランから始められるクラウド型のナレッジ管理・コラボレーションプラットフォームです。参考価格は0円～で、StandardやPremiumなどのプランも用意されています。複数のメンバーが同時にページを編集でき、変更履歴とバージョン管理で過去の状態に戻すことも可能です。買い切り型で制約になりやすい共同編集や改訂履歴の管理を重視する場合に比べておきたい製品です。
COCOMITE
- 操作手順から規程規約まで。多様な文書を簡単に作成／更新できる
- 最新マニュアル集約×キーワード検索で、即アクセス・自己解決
- 専任メンバーが伴走支援、使われるマニュアル運用を構築
コニカミノルタジャパン株式会社が提供する「COCOMITE」は、作成したマニュアルをオンラインで公開し、常に最新版を共有できるマニュアル作成・運用サービスです。外部公開やパスワード付き外部公開、QRコード生成に対応し、PDFでの出力も行えます。PC・スマートフォンの両方で閲覧でき、閲覧ログレポートや既読管理で利用状況を確認可能です。ファイルを差し替えて配布する手間を減らしたい場合の候補です。
iTutor （株式会社ブルーポート）
- 簡単3ステップで、業務マニュアル作成時間を圧倒的に削減！
- 紙のマニュアルから動画まで、幅広いコンテンツの作成に対応
- 1800社以上の導入実績！充実のサポート体制で導入後も安心
PMX （株式会社サイバーテック）
- シンプルなUIでテレワーク中の共同制作を支援
- AI翻訳や差分翻訳で多言語改訂に対応しコストを削減
- XML DBで一元管理しPDF・HTML出力で配信を短縮
Wiki Works （ナレッジオンデマンド株式会社）
- ブラウザ上で即時共有・編集、確認／修正の手間を削減。
- 改版・版管理の自動化でトラブル防止。
- 直感操作と部品化・多言語対応で短期間に高品質制作が可能。
まとめ
マニュアル作成ツールを買い切りで導入する場合は、インストール型かオンプレミス型が中心です。購入時のライセンス費だけでなく、保守費やバージョンアップ費、サーバーの費用を含めて総額を見積もりましょう。また、ファイル配布による差し替えの手間や、OS更新・共同編集の制約も確認が必要です。月額制のクラウド型と同じ年数で比べるために、資料請求で複数の製品の料金体系を確認してみてください。
