工程表をExcelで管理する際に起こりやすい工程管理の課題
Excelは表計算ソフトとして手軽に使える一方、複数人での同時編集や現場からの更新には制約があります。まずはどのような場面で限界を感じやすいのかを整理し、システム化を検討する目安を確認します。
Excelの工程表で更新や共有に手間がかかる背景
Excelの工程表はファイル単位で管理するため、複数人が同時に編集すると上書きが発生しやすく、最新版がどれか分からなくなるケースがあります。現場からの更新も、事務所に戻ってパソコンで入力する運用になりやすく、反映までに時間差が生じます。
この背景には、Excelがもともと個人や少人数での作業を想定した表計算ソフトであるという事情があります。複数拠点や複数現場をまたぐ同時更新には、もともと向いていません。関係者が多い工程ほど、共有フォルダの置き場所やファイル名のルールが徹底されず、確認漏れにつながる場合があります。
システム化を検討すべきタイミングの見極め方
工程表の更新が特定の担当者に集中している、現場と事務所で情報の反映にずれが出ている、といった状態が続く場合は、システム化を検討する一つの目安になります。関係者数や現場数が増えるほど、Excelでの管理では対応しきれない場面が増えやすくなります。
検討にあたっては、現状の工程表運用で何に時間がかかっているかを洗い出すことが有効です。例えば、更新の反映に半日以上かかる、進捗確認のために複数の担当者へ連絡している、といった状況を具体的に書き出してみましょう。システムに求める機能の優先順位を判断しやすくなります。
建設現場などの進捗管理が属人化する背景と解消の仕組み
進捗管理が特定の担当者の経験や勘に依存すると、担当者の不在時に状況を把握しづらくなります。属人化がなぜ起こりやすいのかと、解消に向けた仕組みづくりの考え方を確認します。
進捗管理の属人化が起こりやすい要因
進捗管理が属人化する背景には、情報が担当者の頭の中やメモにしか残っていない、進捗の記録方法が統一されていない、といった複数の要因が関係します。特定の担当者が長年同じ現場を担当していると、その人にしか分からない判断基準ができあがりやすくなります。
属人化が進むと、担当者が休暇や異動で不在になったときに、工程の進み具合や次に必要な手配が分からなくなるおそれがあります。引き継ぎの資料が整っていない場合、代わりの担当者が状況を把握するまでに時間がかかる点も課題です。
属人化を解消するための仕組みづくりのポイント
属人化を解消するには、担当者を1人に絞るのではなく、進捗の記録方法やルールを関係者全員で共有できる仕組みを整えることが重要です。工程管理システムを使うと、進捗の入力項目や更新のタイミングを統一しやすくなります。
あわせて、誰がいつ何を更新したかの履歴を確認できる機能があると、引き継ぎの際に経緯をたどりやすくなります。定期的に複数人で進捗を確認する場を設けることも、特定の担当者への依存を減らす取り組みとして有効です。
工程遅延の把握が遅れる要因と早期発見に役立つ工程管理システム
工程遅延に気づくのが遅れると、後工程への影響が大きくなりやすくなります。遅延の把握が遅れる要因と、早期に発見しやすくする工程管理システムの選び方を整理します。
工程遅延の把握が遅れる要因
工程遅延の把握が遅れる背景には、進捗の報告が定期の会議やメールに限られていて、リアルタイムに近い形で共有されていないという事情があります。現場での作業状況と事務所側の記録にタイムラグが生じることも一因です。
加えて、複数の工程が並行して進む現場では、どの工程が全体の進行に影響するかを整理できていないと、遅延の兆候があっても優先度を判断しづらくなります。天候や資材の到着状況など外部要因が絡む場合、遅延の原因の切り分けにも時間がかかる場合があります。
遅延を早期に把握しやすい工程管理システムの選び方
遅延を早期に把握したい場合は、ガントチャートなどで工程間の関連を可視化できるか、進捗の遅れをアラートで通知できるかを確認しましょう。関係者が同じ画面で状況を確認できると、認識のずれを減らしやすくなります。
あわせて、スマートフォンやタブレットから現場で直接進捗を入力できるかどうかも確認したい点です。入力から反映までの操作手順が複雑でないか、無料期間や試用版で実際の使い勝手を確かめておくと、導入後の運用イメージをつかみやすくなります。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料を取り寄せて機能や特徴をさまざまな製品で比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）で工程管理システムの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
職人や作業員の手配ミスを防ぐための運用の工夫
手配ミスは人員や資材の配置に直接影響するため、現場の停滞につながりやすい課題です。手配ミスが起こる背景と、防ぐための運用の工夫を確認します。
職人や作業員の手配ミスが起こる背景
手配ミスの背景には、口頭や電話での連絡に依存している、複数の現場を掛け持ちする作業員のスケジュールが一元管理されていない、といった複数の要因が関係します。急な予定変更が発生した際に、関係者全員へ確実に伝わっていないケースもあります。
特に繁忙期には、同じ時間帯に複数の現場で同じ作業員を必要とする調整が発生しやすく、紙の予定表やメモだけでは重複や抜け漏れに気づきにくくなります。伝達経路が多段階になるほど、情報が途中で欠落するリスクも高まる傾向があります。
手配ミスを防ぐための機能と運用のポイント
手配ミスを防ぐには、作業員や職人のスケジュールを一覧で確認できる機能があるかを確認しましょう。担当者間で予定を共有できると、重複した手配に気づきやすくなります。
また、変更が発生した際に関係者へ通知が届く仕組みがあるかどうかも重要な確認項目です。あわせて、口頭連絡に頼らず、変更内容を記録として残せるかどうかを確認しておくと、後から経緯を振り返る際にも役立ちます。
現場管理の工数削減と紙の工程表のペーパーレス化
現場管理には資料の作成や配布、確認作業など多くの手間がかかります。工数削減の視点と、紙の工程表をペーパーレス化する進め方を確認します。
現場管理にかかる工数の内訳と削減の視点
現場管理の工数には、工程表の作成や更新、関係者への連絡、進捗の確認や報告資料の作成など、さまざまな作業が含まれます。これらを個別に手作業で行うと、担当者の負担が積み重なりやすくなります。
工数を削減するには、まずどの作業に時間がかかっているかを可視化することが有効です。例えば、報告資料の作成に時間を要している場合は、システム上の進捗データをそのまま出力できる機能があるかを確認すると、作業の重複を減らしやすくなります。
紙の工程表をペーパーレス化する進め方
紙の工程表を配布・掲示している現場では、更新のたびに印刷し直す手間や、最新版が現場に届くまでの時間差が課題になりやすくなります。工程管理システムを使うと、更新内容を画面上で共有できるようになります。
ペーパーレス化を進める際は、現場の作業員がスマートフォンなどの端末を使い慣れているかを確認しましょう。導入初期は紙と併用しながら段階的に移行する、操作方法の説明会を開くといった対応をすると、現場への定着を進めやすくなります。
内製と外部委託の特徴と留意点
工程管理の運用ルールづくりは、自社内で整備する方法と外部のコンサルタントに相談する方法があります。それぞれの特徴と留意点を確認します。
内製で仕組みを構築する場合の留意点
内製で工程管理の仕組みを整える場合、自社の現場事情に即したルールを作りやすい利点があります。一方で、担当者に知識や経験が偏っていると、運用ルールの整備に時間がかかったり、属人的な判断が残ったりする場合があります。
内製を進める際は、特定の担当者だけに任せず、複数の現場責任者を交えてルールを検討することが有効です。工程管理システムの導入担当者向けに用意されている設定方法の案内やマニュアルを活用すると、社内での立ち上げを進めやすくなります。
外部コンサルに委託する場合の留意点
外部のコンサルタントに相談する場合、他社での運用事例をふまえた助言を受けられる可能性がありますが、費用や委託範囲は事業者によって異なります。依頼前に、どこまでを支援してもらえるのかを具体的に確認しておく必要があります。
設定作業の代行なのか、運用ルールの設計支援にとどまるのかで、社内で対応すべき範囲が変わります。自社の状況やコンサルタントの提案内容がかみ合っているか、情報システム部門や現場責任者を交えて判断するとよいでしょう。
工程の見える化と遅延早期発見に役立つ工程管理システム
Excelの工程表管理や進捗管理の属人化といった課題を解消し、遅延の兆候を早期に把握したい場合は、以下のような工程管理システムも選択肢になります。
A-Eyeカメラ<エーアイカメラ>
- 導入が簡単（対象物に対してネットワークカメラを設置すればOK）
- 設備稼働の見える化を実現、改善活動の推進に興味がある企業様へ
- リモート、電話、メールでのサポート(稼働監視や検出精度の点検)
株式会社テクノアが提供する「A-Eyeカメラ」は、AI画像認識を活用した工場の見える化システムです。積層信号灯の点灯状態や作業者の有無といった現場のアナログ情報をAIでデジタルデータ化し、機械の稼働状況をリアルタイムのあんどん表示で確認できます。稼働率推移グラフや時間別稼働率などの分析表機能も備え、設備に異常が発生した際には関係者へアラート通知が届く仕組みです。メーカーや年代の異なる機械にも対応しており、稼働状況を可視化して遅延の兆候を早期につかみたい場合に活用できます。
バーチャート+ネットワーク図 （株式会社建設システム）
- 日進量入力でバーチャートを自動作成
- PERT法によるネットワーク図を自動生成
- ウィザードで進捗率や限界線を簡単設定。
現場ナビ工程 （株式会社構造ソフト）
- 標準ソフトとして高いシェア率を誇る！
- 見栄えがする工程表を容易に作成することができる！
- ネットワーク・ライセンス制だから導入コストも節減できる！
IIT工程見える化システム （いなばテクノ・エボリューション株式会社）
- IoT技術で現場データをリアルタイム収集・分析
- 「見える化」で生産性向上とコスト削減に貢献。
- 製造現場の課題発見・改善を強力サポート
まとめ
工程管理システムは、Excelでの工程表管理の限界や進捗管理の属人化、工程遅延の把握遅れ、手配ミスといった課題に向き合う選択肢の一つです。現場管理の工数削減やペーパーレス化にもつながる場合があります。自社の運用状況を洗い出したうえで、内製と外部委託のどちらが向くかも含めて検討し、複数の製品を比較しながら自社に合う仕組みを選びましょう。
