見積管理システムとは何か
見積管理システムは、見積書の作成や承認、過去データの検索といった一連の業務をひとつの仕組みで扱うためのツールです。まずは基本の定義と、従来の作成方法との違いを確認します。
見積管理システムの定義
見積管理システムとは、見積書の作成、承認、保管、検索といった一連の業務をひとつのシステム上で完結させる仕組みです。営業担当者が案件情報を入力すると、単価や数量に応じて見積金額が自動で算出される点が特徴です。
クラウド型とオンプレミス型があり、クラウド型は初期投資を抑えやすく、社外からのアクセスにも対応しやすいという特徴があります。オンプレミス型は自社のサーバーで運用するため、既存システムとの連携方法を個別に検討する必要があります。
従来の見積作成方法との違い
| 項目 | 特徴 |
|---|---|
| Excel・紙での管理 | ファイルが担当者ごとに分散しやすく、最新版の把握や履歴の検索に手間がかかる場合があります。 |
| 見積管理システム | データが一つのデータベースに集約され、履歴の確認や検索、単価マスタとの連携がしやすくなります。 |
Excelや紙での見積作成は、担当者ごとにファイルが分散しやすく、最新版がどれか分かりにくくなる場合があります。見積管理システムでは、データが一つのデータベースに集約されるため、履歴の確認や検索がしやすくなります。
また、入力ミスや計算式の崩れといった人的なミスは、システム化によって発生しにくくなる場合があります。例えば単価マスタと連動させることで、金額の転記ミスを防ぐ仕組みを取り入れている製品もあります。
見積管理システムでできること
見積管理システムを導入すると、見積書の作成だけでなく、データの一元管理や承認フローの運用まで幅広い業務をカバーできます。ここでは代表的な機能を三つの観点から紹介します。
見積書の作成と発行
テンプレートに沿って項目を入力するだけで、見積書を短時間で作成できる点が大きな特徴です。過去の見積を複製して一部を修正する運用も可能で、類似案件が多い企業では作成の手間を減らせる場合があります。
PDF出力やメール送付に対応した製品も多くあります。作成した見積書はそのまま電子データとして保管されるため、印刷や郵送にかかる手間を削減できる可能性があります。
見積データの一元管理
作成した見積は案件ごと、顧客ごとにデータベースへ蓄積され、検索や絞り込みが行いやすくなります。担当者が変わった際にも、過去の経緯を確認しながら引き継ぎを進めやすくなります。
受注率や失注理由といった情報をあわせて記録できる製品もあり、営業活動の振り返りに活用できる場合があります。データが分散していた状態に比べ、状況の把握にかかる時間を減らせる可能性があります。
承認フローの管理
金額や割引率に応じて承認者を自動で振り分けるワークフロー機能を備えた製品もあります。承認の進捗状況を画面上で確認できるため、どの段階で止まっているかを把握しやすくなります。
紙の稟議書を回す運用では、承認者が不在の場合に手続きが滞る場合があります。システム上で承認できる仕組みにすることで、こうした滞留を減らせる可能性があります。
見積管理システム導入で得られる効果
見積管理システムを導入すると、業務時間の短縮やミスの防止といった効果が期待できます。ここでは代表的な二つの効果について、具体的な場面を交えて説明します。
業務時間の短縮
テンプレートや過去データの活用によって、見積書の作成にかかる時間を短縮しやすくなります。特に類似した内容の見積を繰り返し作成する業務では、一から入力する手間を省ける場合があります。
承認フローの電子化も、確認や差し戻しにかかる時間の短縮につながる可能性があります。担当者が外出中でもスマートフォンから承認できる製品であれば、移動時間による遅れを減らせる場合があります。
ミスの防止
単価マスタとの連携や自動計算機能により、金額の転記ミスや計算誤りが発生しにくくなります。手入力の工程が減ることで、確認作業の負担も軽くなる場合があります。
ただし、マスタデータの登録内容に誤りがあると、そのまま見積金額に反映されてしまう可能性があります。導入後もマスタの定期的な見直しを行うことが重要です。
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見積管理システムの主な機能
製品によって搭載される機能には違いがありますが、多くの見積管理システムに共通する代表的な機能があります。ここでは三つの機能について整理します。
- ■テンプレート機能
- 見積書のひな形を用意し、書式のばらつきを防ぎます。
- ■承認ワークフロー機能
- 条件に応じた承認ルートを自動で設定できます。
- ■顧客・案件管理機能
- 顧客情報や案件の進捗を見積データと紐づけて管理します。
テンプレート機能
業種や商材に合わせた見積書のひな形をあらかじめ用意できる機能です。項目やレイアウトを統一できるため、担当者ごとに書式がばらつく状況を防ぎやすくなります。
複数のテンプレートを使い分けられる製品であれば、案件の種類に応じた見積書を素早く作成できます。自社のフォーマットに近い形へ調整できるかどうかも、選定時に確認したいポイントです。
承認ワークフロー機能
金額や割引率などの条件に応じて、承認ルートを自動で設定できる機能です。あらかじめ設定した条件に沿って承認者へ通知が送られるため、確認漏れを防ぎやすくなります。
承認履歴が記録として残るため、後から経緯を確認する際にも役立ちます。内部統制の観点から、承認プロセスの記録を重視する企業にとって有効な機能といえます。
顧客・案件管理機能
顧客情報や案件の進捗を見積データと紐づけて管理できる機能です。営業担当者は見積書を作成しながら、同じ画面で過去のやり取りを確認できます。
CRM（顧客情報を管理するシステム）やSFA（営業活動を支援するシステム）など他の営業支援システムと連携できる製品もあり、情報を二重に入力する手間を減らせる場合があります。連携範囲は製品ごとに異なるため、事前の確認が必要です。
見積管理システムの選び方のポイント
見積管理システムは製品ごとに機能や料金体系が異なるため、自社の業務内容に合わせた選定が重要です。ここでは選定時に確認しておきたい二つの観点を紹介します。
自社の業務フローとの適合性
現在の見積作成や承認の流れをそのまま再現できるかどうかは、導入後の定着に影響します。承認者の数や条件分岐が複雑な場合、柔軟に設定できる製品かどうかを確認する必要があります。
操作画面が複雑すぎると、現場での定着が進みにくくなる場合があります。無料トライアルやデモを利用し、実際の操作感を確認してから導入を検討することが有効です。営業担当者だけでなく、承認を行う管理職の視点でも操作しやすいかを確認しておきましょう。事前に確認しておくと、運用開始後の混乱を避けやすくなります。
他システムとの連携性
会計システムや販売管理システムなど、既存のシステムと連携できるかどうかも重要な確認項目です。連携によって、見積から請求までのデータ入力を一度で済ませられる場合があります。
連携方法はAPIやCSV出力など製品によって異なります。自社が利用しているシステムとの接続実績があるかどうかを、導入前に問い合わせて確認しておくとよいでしょう。将来的に販売管理や在庫管理のシステムを新たに導入する予定がある場合は、拡張性も含めて検討しておくと安心です。
見積管理システムの代表的な製品を紹介
見積作成から承認、データ連携まで対応する製品の中から、ここでは機能の特徴が異なる製品をいくつか紹介します。自社の業務フローや連携要件と照らし合わせながら比較検討の参考にしてください。
リーナー見積
- 見積の業務工数を80%削減
- 見積回答のリードタイムを20%短縮
- 相見積の取得率を200%向上
株式会社Leaner Technologiesが提供する「リーナー見積」は、見積依頼から比較、承認までの一連のやり取りをオンライン上で完結できる購買・見積管理システムです。複数の取引先へ同時に見積を依頼し、回答内容を一覧で比較できる機能を備えており、担当者ごとにメールや電話で個別にやり取りしていた業務を集約しやすくなります。過去の見積データや取引先とのやり取りも履歴として蓄積されるため、次回以降の見積依頼や条件交渉の参考として活用できます。
キントーン
- AIとノーコードで自社にフィットする見積管理アプリがつくれる
- 全社の様々な業務を効率化
- プラグイン・連携サービスを組み合わせて業務がより効率的に
サイボウズ株式会社が提供する「キントーン」は、見積書の作成・管理を含む業務アプリをノーコードで構築できるクラウド型のプラットフォームです。あらかじめ用意されたテンプレートやドラッグ&ドロップの操作で、見積管理に必要な項目やフローを自社の運用に合わせて作成できます。案件情報や顧客情報と見積データを紐づけて管理できるほか、承認の進捗をアプリ上で確認できるため、他の業務システムと組み合わせて利用したい企業に向いています。
アラジンオフィス
- お客さまの声を反映した完成度の高いパッケージ
- 導入実績5000社以上！
- 見積入力・見積決定分析・見積履歴管理 （見積明細表）が可能
株式会社アイルが提供する「アラジンオフィス」は、見積管理を含む販売管理業務を幅広くカバーする基幹業務システムです。見積書の作成から受注、発注、在庫、請求までの情報を一つのシステム上でつなげて管理できる点が特徴で、業種ごとに異なる商習慣にあわせたカスタマイズにも対応しています。単価マスタや商品マスタと連動した見積作成に対応しており、部門をまたいだ情報共有や引き継ぎを行いやすくなります。
マネーフォワード クラウド請求書
- 請求書・見積書・納品書をテンプレートで作成
- 見積書→納品書→請求書→領収書の流れで書類をカンタン変換
- 郵送やメール送付が2ステップで完了
株式会社マネーフォワードが提供する「マネーフォワード クラウド請求書」は、見積書や請求書の作成・発行をクラウド上で行えるシステムです。テンプレートに沿って見積書を作成できるほか、作成した見積書をそのまま請求書へ変換できる機能を備えており、見積から請求までの入力の手間を減らしやすくなります。会計ソフトや販売管理システムなど同社の他サービスとの連携にも対応しており、経理関連の業務をまとめて管理したい企業に向いています。
OrderCPQ （株式会社構造計画研究所）
- 製造業向け、仕様選定と見積提示をその場で行えるCPQ。
- 価格・原価をマスタ管理し、条件に応じて自動で価格算出。
- 柔軟な価格ルールに対応可能。
Fleacia CPQ （フューチャーアーティザン株式会社）
- 熟練設計者の思考プロセスをデジタル再現
- Excelで製品ルールを容易にメンテ
- Web公開で顧客がセルフサービス選定可能
見積管理システムに関するFAQ
見積管理システムの導入を検討する際によく挙がる質問をまとめました。
- Q1：見積管理システムはどのような企業に向いていますか？
- 見積作成の件数が多い企業や、複数の担当者が見積業務に関わる企業で活用されやすい傾向があります。承認フローが複雑な企業でも、業務の整理につながる場合があります。
- Q2：導入にはどのくらいの期間がかかりますか？
- クラウド型であれば数週間程度で利用を開始できる製品もあります。既存システムとの連携が必要な場合は、要件定義や設定作業に応じて期間が長くなる場合があります。
- Q3：小規模な企業でも導入する意味はありますか？
- 見積件数が少ない場合でも、テンプレートによる書式の統一や履歴の一元管理といった効果は期待できます。自社の課題や業務量に応じて必要性を検討することが重要です。
まとめ
見積管理システムとは、見積書の作成から承認、履歴管理までを一元化する仕組みです。業務時間の短縮やミスの防止といった効果が期待できる一方、自社の業務フローとの適合性や他システムとの連携性を確認したうえで選定することが重要です。自社の課題に合わせて、必要な機能を持つ製品を比較検討してみてください。
