受注管理をエクセルで行うメリット・デメリットは？関数も紹介

受注管理をエクセルでするポイント

受注管理表をエクセルで作成する場合に、押さえておきたいポイントを紹介します。エクセルで効率的に受注管理するために欠かせない、関数についても紹介します。

在庫の履歴を必ず残す

在庫管理をエクセルで行うときは必ず入庫・出庫の更新履歴を残しましょう。

一般的には在庫管理表を更新する度に、入庫・出庫の数値も上書きしますが、在庫管理は更新頻度が高いため、ミスが発生しやすくなります。「上書きしたのか、されていないのか」という問題が頻発する可能性があるでしょう。

また、上書きして運用する場合、実際の在庫と記録上の在庫に誤差が生じたときに確認を要します。入庫と出庫の更新履歴を残すことで、ミスしたときでもカウントし直す手間が省けるでしょう。

関数を使って入力の手間を省く

エクセルで効率よく受注管理するためには、関数を利用して入力や計算の手間を省きましょう。エクセルに関数を設定してしまえば、日々変動する入庫数や出庫数などの元データを入力するだけで計算が完了します。

また、以下のような関数を利用することで効率的な受発注管理に一歩近づきます。

■SUMIF関数

特定の条件に一致する数値の合計を求める関数です。数式は「=SUMIF(範囲,条件,合計範囲)」で指定し、特定の商品を条件にを入れると総量を算出できます。

■VLOOKUP関数

シート内の縦列に入力されている値を検索し、特定のデータに対応する値を取り出せます。数式は「=VLOOKUP(検索値,範囲,列番号,検索の型,)」。検索条件に一致したデータを抽出できると便利でしょう。

■INDIRECT関数

INDIRECT関数を利用すると特定の文字しか入力できなくなるため、入力ミスを防げます。数式は「=INDIRECT(参照文字列,参照形式)」。数式を変更せずに参照文字を入力可能です。

受注管理をエクセルで行うメリット

エクセルを利用した受注管理の最大のメリットは、その手軽さと低コストで導入・運用できる点にあります。詳細については以下で説明します。

誰でも利用できる

エクセルを使用する場合、特別な教育が不要なため誰もが受発注の管理を行えるでしょう。専門的なツールであれば、特別な知識や技術が求められますが、エクセルは多くの人に馴染みのあるツールなので、大きな教育コストは必要ないでしょう。さらにエクセルのマクロが使えれば、自動化できる部分もあります。

エクセルを利用したことがない社員がいても、基本的な操作を短時間で知ってもらえば十分です。受発注管理に使う操作に絞ればより簡略化できるでしょう。

低コストで運用できる

エクセルを利用するためにはライセンス契約が必要ですが、ほとんどの企業では既に使用しているでしょう。したがって受発注管理のために新しいシステムを導入するよりも、コストを抑えられます。

「Microsoft Excel Online」は制限がありますが、ライセンス契約をしなくても基本機能は利用できます。Microsoftのアカウントは無料で作成可能です。

受注管理をエクセルで行うデメリット

エクセルで受注管理をスタートする前に、理解しておきたいのがデメリットの部分です。情報の共有・更新、処理速度の点で課題感があり、取引数が多い企業や大規模企業での利用には適していないと言わざるを得ません。

受発注情報の共有が遅れる

エクセルは基本的に同時編集ができません。Excel Onlineを活用すれば同時編集も可能ですが、処理が遅くなる可能性が高く、機能も制限されています。

一般的には社内のファイルサーバに保存して閲覧・編集を行いますが、同時に複数人が編集できないため、効率を高めるのは難しいでしょう。また、ファイルをメールやチャットでやり取りする中で、どれが最新版なのか見失う可能性もあります。

受発注情報の更新に手間がかかる

エクセルで受発注管理をするときは、必要な情報をエクセルファイルに転記しなければなりません。つまり、エクセルファイルの度重なる更新が必要なだけでなく、電話やFAXを通じて受け取った情報をエクセルに打ち込む作業が発生するため、二度手間です。

また、リアルタイムに情報が更新されない点もデメリットです。古いデータのまま管理される恐れがあるだけでなく、古い履歴が残っているとデータ容量を圧迫します。

処理速度に上限がある

エクセルには処理速度に上限があるため、長い期間使っている大容量のファイルだと操作が遅くなります。

処理速度は操作を実行しているPCのスペックに依存するため、受発注業務に関わる社員のPCによっては業務に支障がでかねません。また、大容量のファイルをオンラインのエクセルで操作しようとすると、処理が遅すぎてファイルを開けない可能性もあります。ファイルの容量が大きくならないように注意して管理しなければなりません。

受発注管理を効率化する受発注システムの機能

エクセルで受発注管理を行うこともできますが、効率性を考えるのであれば、専用のシステム導入がおすすめです。上記で紹介したデメリットは「受発注システム」の導入によって解決できます。

リアルタイムでの在庫反映

エクセルで受発注管理を行うデメリットの一つに、在庫情報を自分たちで入力しなければならず、手間がかかるという問題がありました。

受発注システムであれば、在庫の状況はシステム上でリアルタイムに把握できるため、在庫の不足による納品の遅れや過剰発注を防げます。エクセルに一つひとつ打ち込む手間が省けるため、他のコア業務に集中できるでしょう。

他システムとの連携機能

受発注システムには、他システムとの連携機能が搭載された製品が多数存在しています。例えば生産管理や販売管理システムと連携できる製品の場合、受注データが生産部門に自動的に送信されるため、メールでの情報共有が必要ありません。タイムラグも発生しないため各部署間での情報共有速度が圧倒的に上がります。

また処理速度の点においても、個人のPCスペックに依存することがなくなるでしょう。

以下の記事では受発注システムの製品を比較・紹介しています。無料のシステムも紹介しているため、興味のある方はぜひ一読ください。

エクセルでの受発注管理に限界を感じたらシステム導入を！

エクセルはコストを抑えて誰でも利用できます。しかし、同時編集ができず処理に時間がかかるデメリットも忘れてはなりません。処理の煩雑さや、組織の規模によってはさらなるツールが必要になるでしょう。

エクセルでの受発注管理が難しくなってきたなと感じたら、受発注システムの導入を検討してみましょう。