RPAツールが得意とする業務課題
まず、RPAツールがどんな作業を得意とするのかを押さえましょう。得意分野を理解すると、自社のどの課題が解決できそうかが見えてきます。基本の考え方から確認します。
RPAツールの基本と得意な作業
RPAは「ロボティック・プロセス・オートメーション」の略で、人がパソコンで行う操作を記録し、自動で繰り返す技術です。決まった手順のデータ入力や転記、システム間のコピー＆ペーストといった、ルールが明確な作業を得意とします。人が行うより速く、正確にこなせるのが強みです。
反復が多く、判断を伴わない作業ほど自動化の効果が出ます。毎日決まった時刻に同じ処理を繰り返す業務は、まさにRPA向きです。まずは自社の中で、手順が固まっていて件数の多い作業を探すところから始めるとよいでしょう。
自動化に向く業務・向かない業務
RPAが力を発揮するのは、ルールが明確で例外の少ない業務です。逆に、その都度人の判断が必要な業務や、手順が頻繁に変わる業務は自動化に向きません。無理に自動化しようとすると、かえって修正の手間が増えてしまいます。
導入前には、対象業務を「手順が決まっているか」「件数は多いか」で仕分けることが役立ちます。判断が必要な部分は人が担い、単純な繰り返しをロボットに任せる、という役割分担が現実的です。向き不向きの見極めが、成果を左右します。
入力ミスと工数の課題を解決する
RPA導入のきっかけとして多いのが、入力ミスの多さと事務作業の負担です。人の手による繰り返し作業は、疲労や集中力の低下でミスが生じます。RPAがどう改善するかを見ていきましょう。
データ入力ミスを減らす
手作業のデータ入力は、どれだけ注意しても一定の割合でミスが起こります。RPAツールに任せれば、決められたルールどおりに正確に処理されるため、転記ミスや入力漏れを大きく減らせます。人が確認に追われる時間も削減できます。
特に、複数のシステムに同じ情報を入力する作業では効果が顕著です。一度ロボットを作れば、同じ品質で何度でも繰り返せます。ミスの多い作業を洗い出し、そこから自動化を検討すると、改善を実感しやすくなります。
事務作業の工数を削減する
請求データの集計やレポートの作成など、毎月決まって発生する事務作業は、積み重なると相当な時間になります。RPAで自動化すれば、担当者はその時間をより付加価値の高い仕事に振り向けられます。残業の削減にもつながります。
工数削減の効果を測るには、対象業務に今どれだけ時間がかかっているかを事前に把握しておくことが大切です。自動化後にどれほど短縮できたかを比べれば、導入の効果が数字で見えてきます。まず現状の作業時間を記録しておきましょう。
属人化とエクセルマクロの限界を超える
RPAは、特定の人に依存した業務や、エクセルマクロでは手が届かない自動化の受け皿にもなります。ここでは属人化の解消と、マクロからの発展、紙書類の自動化を取り上げます。
定型業務の属人化を解消する
特定の担当者しか手順を知らない業務は、その人が休むと止まってしまうリスクを抱えます。RPAでロボット化すれば、作業手順がシステムに残るため、属人化を解きほぐせます。担当者の異動や退職に備える意味でも有効です。
ロボットを作る過程で業務手順を整理すること自体にも価値があります。あいまいだったやり方が明文化され、誰が見ても分かる状態になります。属人化した業務を棚卸しし、標準化とあわせて自動化を進めるとよいでしょう。
エクセルマクロの限界を補う
エクセルのマクロは手軽な自動化手段ですが、扱えるのは基本的にエクセルの中だけです。複数のアプリやWebシステムをまたぐ作業には対応しきれません。RPAツールなら、アプリケーションの垣根を越えて操作を自動化できます。
また、マクロは作った人しか中身を理解できず、属人化しやすい弱点もあります。RPAツールは操作を分かりやすく組み立てられる製品が多く、保守もしやすくなります。マクロで限界を感じたら、RPAへの移行を検討する価値があります。
紙書類の入力をAI-OCR連携で自動化する
紙の請求書や申込書の入力は、RPA単体では扱えません。そこで役立つのがAI-OCRとの連携です。AI-OCRは、紙の文字を読み取ってデータに変換する技術で、これとRPAを組み合わせれば、読み取りから入力までを一気に自動化できます。
紙書類が多く残る業務では、この連携が大きな効果を生みます。ただし読み取りの精度には限界もあるため、確認の工程をどう設けるかも考えておきましょう。AI-OCR連携に対応した製品かどうかを、導入時に確認することが大切です。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料を取り寄せて機能や特徴をさまざまな製品で比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）でRPAツールの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
開発方式と管理の課題に備える
RPAを課題解決に活かすには、ロボットを誰が作り、どう管理するかも重要です。ここでは内製と開発代行の選択、そして野良ロボットを防ぐ管理の考え方を整理します。導入後の運用を見据えて確認しましょう。
内製と開発代行の選び方
ロボットの開発は、自社で行う内製と、専門会社に任せる開発代行に分かれます。内製は費用を抑えやすく、細かな修正にも素早く対応できますが、社内に作れる人材を育てる必要があります。代行は手間が少ない一方、依頼のたびに費用と時間がかかります。
どちらが良いかは、自社の体制と自動化の規模によります。まずは代行で立ち上げ、徐々に内製へ移す進め方もあります。プログラミング不要で現場でも作れる製品を選べば、内製のハードルを下げられます。自社に合う方式を見極めましょう。
野良ロボットを防ぐ管理機能
各部門が自由にロボットを作ると、誰が何を動かしているか分からない「野良ロボット」が生まれます。管理されないロボットは、エラーの放置やセキュリティ上の不安につながります。増えるほど、後から把握するのが難しくなります。
これを防ぐには、稼働中のロボットを一元管理できる機能を持つ製品を選ぶことが有効です。誰が作り、何を動かしているかを可視化できれば、統制が効きます。導入の初期からルールを決め、管理の仕組みを整えておくことをおすすめします。
| 課題 | RPAでの解決の方向性 |
|---|---|
| データ入力ミス | ルールどおりの正確な自動処理でミスを減らす |
| 事務作業の工数 | 定型作業を自動化し、担当者の時間を生み出す |
| 業務の属人化 | 手順をロボット化し、標準化とあわせて解消する |
| 紙書類の入力 | AI-OCRと連携し、読み取りから入力まで自動化する |
業務課題の解決に役立つRPAツール
ここでは、入力ミスの削減や事務工数の削減、紙書類の自動化といった課題の解決に役立つRPAツールを紹介します。自社の課題に合うか、資料で機能を確かめてみてください。
WinActor
- パソコン1台からのミニマムスタートで導入が簡単
- 時間がかかる大量の処理を行いたいときにぴったり
- RPA技術者検定保有者による勉強会を定期的に開催
スターティアテクノス株式会社が提供する「WinActor」は、NTTグループで開発された純国産のRPAツールです。ExcelやブラウザーなどWindows上のアプリケーション操作をシナリオとして記録し、パソコン作業を自動化します。マウス操作でフローを描くだけでロボットを作成でき、プログラミングは不要です。対話形式でAIがシナリオの雛形を提案する機能も備えています。データ入力や集計といった定型業務のミス削減や工数削減を進めたい企業に向いた製品です。
ロボパットAI
- 現場で作成するために開発されたRPAであり作成が容易
- 導入企業には専属の担当者がつき、個別にサポート
- コスト削減だけでなく、DX推進サービスを提供
株式会社FCEが提供する「ロボパットAI」は、プログラミング不要で使える純国産のRPAツールです。画面上の操作をマウスで記録し、高度な画像認識を使って対象を指定できるため、IT部門に頼らず現場の担当者だけでロボットを作成できます。属人化しがちな定型業務を現場主導で自動化しやすい点が特徴です。導入企業には専任の担当者が付き、無償で伴走支援を受けられます。現場から自動化を広げたい企業に向いた製品といえます。
pengu
- シンプルUIとマンツーマン育成で、現場でもすぐ使えるRPA
- ETLとOCRもセットで複雑なExcel集計作業や紙帳票読取りも自動化
- スモールスタートから部門まるごとまで柔軟な料金プラン
「pengu」は、オムロン株式会社が提供する業務自動化サービスです。データ収集のOCR、データ集計のETL、パソコン作業を自動化するRPAを一つにまとめています。RPA単体では扱えない紙書類の読み取りから集計、入力までを一貫して自動化できる点が特徴です。シンプルなUIとマンツーマンの教育プログラムにより、プログラミング知識がなくても現場の社員が使いこなせます。紙書類の入力を含めて幅広く自動化したい企業に向いた製品です。
RoboTANGO(ロボタンゴ)
- 録画機能でパソコン上で操作するだけで簡単にRPAの作成が可能
- 低価格なのに1ライセンス複数のPCで利用できる。
- Excel、基幹システム、チャット・メールへの転記に強い
「RoboTANGO（ロボタンゴ）」は、スターティアテクノス株式会社が提供するデスクトップ型の国産RPAツールです。低価格で導入しやすく、パソコン操作を録画して覚えさせる仕組みのため、専門知識がなくてもロボットを作成できます。1つのライセンスを複数のパソコンで共有できるフローティングライセンスに対応し、少人数でも無駄なく運用できる点が特徴です。まずは小さく始めて事務作業の自動化を進めたい企業に向いた製品といえます。
RPAツールの課題解決に関するFAQ
RPAツールで解決できる課題についてよく寄せられる質問と回答をまとめました。
- Q1：どんな業務がRPAに向いていますか？
- 手順が決まっていて、判断を伴わない反復作業が向いています。複数システムへの転記や定期的な集計などが代表例です。逆に、その都度人の判断が必要な業務は自動化に向かないため、仕分けが大切です。
- Q2：エクセルマクロとの違いは何ですか？
- マクロは主にエクセルの中の自動化に限られますが、RPAは複数のアプリやWebシステムをまたいで操作できます。マクロで対応しきれない範囲を自動化したいときに、RPAへの移行が選択肢になります。
- Q3：紙の書類も自動でデータ化できますか？
- RPA単体では扱えませんが、AI-OCRと連携すれば、紙の文字を読み取ってデータ入力まで自動化できます。読み取り精度には限界があるため、確認の工程をどう設けるかもあわせて検討してください。
- Q4：ロボットは自社で作れますか？
- プログラミング不要で操作できる製品なら、現場の担当者でも作成できます。まずは開発代行で立ち上げ、慣れてきたら内製へ移す進め方もあります。自社の体制にあわせて開発方式を選ぶとよいでしょう。
まとめ
RPAツールは、データ入力ミスや事務作業の工数、業務の属人化、エクセルマクロの限界、紙書類の入力といった課題の解決に役立ちます。効果を出す鍵は、手順が決まった反復業務を見極めて自動化することです。あわせて、内製と開発代行のどちらで進めるか、野良ロボットをどう防ぐかまで考えておくと、導入後の運用が安定します。自社の課題を整理したうえで、資料請求から複数のRPAツールを比較検討してみてください。
