「RPA」と「RBA」の違いとは？導入のメリットや注意点も解説！

RPAとRBAとは

業務を自動化できるツールとして、RPAとRBAという言葉を最近よく耳にします。まずはこれら２つの言葉の意味を確認しましょう。

RPAとは

RPA（Robotic Process Automation）とは、直訳すると「ロボットによる業務の自動化」であり、単純な定型業務を自動化するシステムのことです。企業においては、請求書処理や顧客情報の入力、簡易的なメール配信などの定型的な業務が数多く存在します。RPAに処理手順を指示すれば、人の手を介さずにこれらの定型業務を自動処理できるのです。

またRPAは主に情報システム部門以外の、ITリテラシーのあまり高くないユーザーが使用することを想定したシステムです。例えば、RPAはGUI操作（パソコン画面のようにクリックやドラッグといったマウス操作が可能な仕組み）を自動化できるため、「新規作成ボタンをクリック→顧客情報を入力→保存ボタンをクリック」という作業を、実際に人間が行う操作手順のまま記憶させ自動化できます。

つまりRPAは、プログラミング言語を使わず、シンプルで直感的な操作を行えるのが特徴でしょう。また製品によっては、セッティングやシナリオ作成を代行したり、セミナーなどで導入支援をしてくれるものもあります。

RBAとは

RBA（Run Book Automation）とはITシステムの運用管理を自動化するシステムのことです。企業の情報システム部門では担当者がさまざまな運用管理ツールを活用し、適宜判断しながらITシステムを運用しています。企業規模や管理しているシステムの種類にもよりますが、一般的にシステムの運用管理には工数や人件費などの企業負担がかかるでしょう。そこでRBAを活用することで、システム運用管理や障害発生時などの対応工数を大幅に削減できるのです。

Run Book Automationの「Run Book」とは作業指示書や操作手順書を意味しており、 一連のシステム運用管理において、人間の判断を要するプロセスや作業内容の記録、レポート作成に至るまで自動化できます。例えば、大規模なユーザー登録やアプリケーションの再起動、サーバ操作などに活用されます。なおSFAやCRMなどのシステムは対象外となっているため注意しましょう。

またRBAは情報システム部門のユーザーが使うことを想定しているため、GUI操作の自動化はできず、コマンドやスクリプト操作などのCUIによるオペレーション業務を自動化します。高度な機能が搭載されている分、操作はRPAに比べて複雑です。

RPAとRBAとの違いは？

RPAとRBAの概要を確認できたところで、２つの違いを比較表で比べてみましょう。

ITリテラシーが高くないユーザで直感的な操作を求めている、もしくは一般的な定型業務を自動化したい場合はRPAを、ITの専門知識があり、ITシステムの運用に特化した業務を自動化したい場合はRBAを選択するとよいでしょう。

RPAとRBAの活用事例

では、それぞれがどのような業務で活用されているか事例を紹介します。事例を参考に自社に適したツールを導入してください。

RPAの活用事例

RPAは、入力作業やデータチェックなどの単純作業を自動化することに適しています。

■経理

請求・支払い業務での回収予定表や支払予定表の作成、入金、支払消込作業などを自動化する。24時間365日稼働できるため、月末月初の繁忙期も、締め切り前に処理が完了するなどのメリットがある。

■人事・総務

出退勤データの中から手作業で過重労働者をチェックするのは工数がかかるが、RPAを過重労働者の検知に活用することで、時間と工数のカットが実現する。さらにミスや漏れのない検知が可能。また事務作業の多い人事評価表の作成にも役立てられる。

RBAの活用事例

RBAは主にIT運用管理において、システム障害やメンテナンスなど、コマンドなどのプログラミング言語を組んで使用する業務や人間の判断が必要な作業を自動化します。

■監視

システムの障害やアラートなど人間の判断を要する作業を自動化する。

■バックアップ

定期的なデータのバックアップ管理を行う

RPAとRBAは、言葉や用途は似ていますが、細部に注目すれば全く異なるシステムであるといえます。一方がもう一方の代わりになったり、同じ働きをすることは難しいといえるでしょう。自動化したい業務の内容にあわせてどちらを導入するか決め、そのうえで実際の製品をチェックするのがおすすめです。

それぞれの特徴を把握したうえで早速最新のRPAツールを検討してみたい、という方はこちらのランキングも参考にしてください。

RPAを導入するメリット

近年多くの企業で導入が増えているRPAですが、導入するとどのようなメリットがあるのでしょうか。詳しく解説します。

１．人件費を削減できる

RPAの導入により、定型的な単純業務を自動化できます。データの入力作業などは派遣やアルバイトに任せている企業もありますが、RPAで自動化することによってこれらの人件費を削減できるでしょう。

２．24時間365日稼働できる

RPAはITシステムであるため、事前にスケジューリングしておけば昼夜問わず稼働できます。業務の処理スピードがアップすることでスケジュールの短縮に繋がり、残業時間の削減を実現できた事例もあります。

３．付加価値の高い業務に専念できる

単純業務をRPAに任せれば、従業員は企画立案などの付加価値の高い業務により多くリソースを割けるでしょう。また、ツールによってはAI連携可能なものがあり、大量のデータ処理や高度な分析が可能なものもあるので、RPAで対応できる幅も広がっています。

４．人的ミスを防止できる

人間の作業には、ヒューマンエラーはつきものです。RPAではミスや漏れのない正確な作業が実現します。ミスをフォローしたり、ダブルチェックしたりするなどの工数も削減できるでしょう。

RPA導入における注意点

ここからはRPA導入における注意点を解説します。

１．自動化したい業務手順の洗い出しが必要となる

RPA導入後は、まず作業手順を登録する必要があります。そのため現状の業務手順を事前に整理しておかなくてはなりません。

RPAの導入は現場主導で進むことも多いですが、普段の業務が多すぎて手順の洗い出しがなかなか進まず導入までたどり着けない場合もあるようです。導入準備にあまり時間や手間をかけられない場合は、ベンダーの導入サポートを利用してみてもよいでしょう。

２．システム変更の度にメンテナンスが発生する

RPAでは複数のシステムをまたいだ一連の操作を自動化します。非常に便利である一方で、連携されたシステムの一つをアップデートして画面デザインが変更になっただけでも、作業手順の登録し直しが必要になる場合があり、その分メンテナンス工数がかかることになります。

またRPAツールは、誤った指示でもそのまま実行してしまうため、ミスの量産を避けるためにも定期的にメンテナンスは必要です。

３．セキュリティ対策の見直しが必須となる

RPAには業務遂行上必要となるシステムログイン用のパスワードを記憶させたり、重要なファイルへのアクセス権限を与える場合があります。

万が一、社内ネットワークに悪意のある第三者が侵入してRPAが乗っ取られた場合は、社内の機密情報が漏えいしてしまいます。IDやパスワードを暗号化したり、アップデートで常に最新の状態を維持したりして、今一度社内のセキュリティ対策を強化する必要があるでしょう。

４．RPA専任の担当者を配置する

初心者でも使いやすいRPAツールも多いですが、ロボット開発にはある程度の知識が必要です。またRPAはすぐにその効果が出ると思われがちですが、長期的に観測しPDCAサイクルを回していくことで効果が十分に発揮されます。そのため社内でRPAの担当者を決めてから導入しましょう。

RPA担当者の主な役割としては、シナリオ作成、開発、運用・保守などがありますが、担当者を配置しておけば、社内のRPAの展開やトラブル時の対応などがスムーズでしょう。具体的には、社内でRPA担当者を選抜して教育するほか、RPA経験者を別途採用したり、派遣社員を雇用したり、アウトソーシングしたりするなどのパターンがあります。

RPAとRBAの違いを知り自社に合った製品を導入しよう

RPAとRBAは共通点もありますが全く異なるシステムです。両者の違いを正しく理解して、自社に適した製品を導入しましょう。

RPA製品の導入を検討したい場合は、以下の記事で製品の価格や特徴を詳しく比較しているためぜひご覧ください。