RPAでできることとは｜５分で理解できる！活用事例とメリット

RPAでできることとは？

RPAができることにはどのような種類があるのでしょうか。それぞれ見ていきましょう。

単純な定型業務

RPAの得意分野は、手順が決まっている単純な定型業務です。然るべきルール通りに作業を行えば終わらせられる業務であれば、比較的容易にRPAに代替させられます。

単純な定型業務とは、たとえば請求書や経費の処理、発注・納品処理などが挙げられるでしょう。もちろん、これら全てを代替できるわけではなく、あくまでも決められた手順に則って行う場合のみ効率化が可能という話です。 少しでも人間の判断を要するプロセスが入っている場合、RPAで対応するのは難しくなってしまいます。

電話・メール対応のサポート業務

RPAを活用すれば、電話やメール対応などのサポート業務の効率化が可能です。送られたメールが簡単なものであれば定型的な文章を送付することにより対応できます。

また、電話対応に関してもさまざまな面での効率化が考えられます。一例として、かかってきた番号を参照してデータベースから顧客情報を取り出し、オペレーターに提示するという使い方が挙げられるでしょう。 詳しくは後述しますが、RPAを活用して圧倒的な効率化を図ったコールセンターも存在します。

データの収集・分析業務

RPAは定型的な反復処理を得意とするため、データの収集・分析業務に活用することもできます。ルーチンワークとはいえデータの収集や分析にはそれなりの時間がかかりますが、RPAを用いれば自動処理によってかかる時間の短縮が可能です。

一例として、既に記載されている会社名からオフィシャルサイトにアクセスし、必要な情報を自動的に取得するといったものが挙げられます。それにより、問い合わせを受けたと同時に会社のデータを取得し、メッセージだけでなく詳細情報を添えて担当者に提示する使い方もできるでしょう。

RPAの活用事例は？

RPAの得意分野は上述の通りですが、次に実際の活用事例について解説します。RPAを活用することで、どのような業務が効率化され、生産性の向上に繋がったのでしょうか。

１　経理部門の入金消込作業を効率化

１つめの事例として、経理部門の入金消込作業の自動化が挙げられます。入金消込とは、売上が発生した時点で計上される「売掛金」を実際の入金で消し込むことです。従来はそれを人力で行っていました。

しかし、入金消込作業は単純な定型ルーチン業務のため、RPAを活用すれば大きく工数を削減することができるでしょう。実際の現場では、ツールを用いて自動化し、工数を20日から２日に短縮した事例もあります。 このような定型ルーチン業務を短縮できれば、人は柔軟な判断を必要とする業務に集中することができます。

２　コールセンターのオペレーター業務を効率化

上述の通り、RPAを利用することでコールセンター業務の効率化に繋がります。コールセンターは顧客対応を行う部署であり、人的な判断を要する機会が多いためRPAにそぐわないと考える人も多いかもしれません。 たしかに顧客との折衝をRPAに代替させることはできません。しかし、顧客情報の照会やデータベースへの反映などであればRPAの活躍が期待できます。

実際の事例として、顧客情報参照のための画面遷移に時間がかかっていたところ、RPAを使って数回の処理に短縮させることができたものが挙げられます。それにより、熟練スタッフ10名が行う業務を新人スタッフ１名が行えるようになり、圧倒的な業務効率化を果たしました。

３　ECサイトのマーケティング業務を効率化

RPAを活用し、ECサイトのマーケティング業務を効率化した事例もご紹介します。自社ブランドに興味を持って訪れたユーザーを、各販売サイトに誘導するために比較サイトを作成。しかし、価格や在庫といった情報はリアルタイムで更新されるため、それらを全て人力で取得するのは大変な工数がかかることが想定できます。

そこで、RPAを使って情報を自動取得することにより、工数の削減を実現。そしてユーザビリティの向上からECサイトへのトラフィックが増加し、売上増という結果を得ることができました。 RPAによる情報収集を行えば、時間の短縮に繋がり、その分を戦略的な立案に充てることができます。

RPAのメリットとデメリットは？

RPAを活用することで業務の効率化に繋がるのは前述の通りです。ここでは、RPAのメリットとデメリットについて、より詳しく見ていきましょう。

メリット：業務効率化・生産性向上が期待できる

RPAを用いることで、業務の効率化や生産性の向上が期待できます。繰り返しになりますが、RPAはルールが明確に定まっている提携業務を自動化することに長けたツールです。 仕事の上では人的な判断を要する面も多いですが、手を動かすだけのいわゆる「作業」も多いのではないでしょうか。

そのようなものをRPAに代替させることにより、従業員を人的な判断が要求される業務に集中させることができます。 限られたリソースを必要なところに集めれば、自ずと業務効率化や生産性の向上、そして作業品質のアップが見込めます。

メリット：低コスト・短期間で導入可能

RPAは比較的低コスト・短期間で導入可能です。いくら業務に良い影響があるシステムでも、導入が容易でないものをおいそれと活用することはできません。 一般的に、ゼロからシステムを開発するよりは、既にリリースされているソフトウェアを活用した方が負担は少なくなります。

RPAは既に多くのサービスがリリースされているため、ユーザーは自分に適したものを自由に選ぶことができるでしょう。 主な提供方法としてはオンプレミスとクラウドといった２種類がありますが、現在は低コスト短納期なクラウド型が選ばれる傾向があります。

デメリット：急な業務変更への対応は難しい

RPAは定型ルーチンへの対応を得意としていますが、反面、柔軟な処理は苦手分野です。そのため、急な業務変更への対応は難しいといったデメリットがあります。 業務変更や仕様変更があった際には新たにルールを決め直す必要があり、場合によっては手間が増えてしまうでしょう。一例として、情報を取得していたシステムの外観や内部構造が変わった、などが挙げられます。

RPAを活用する際には、多少の業務変更や仕様変更にも対応できるようにしておくと、後々の不便を避けられます。ルーチンを組む際には、少ない箇所の変更で多くのシーンに対応できるようにするなど、なるべく柔軟性を高めておきましょう。

自社の業務に適したRPA製品導入で生産性向上を！

RPAは単純な定型処理の自動化を得意とするツールです。仕事を行う上でルーチンワークは欠かせませんが、それらをRPAに代替してもらうことによって、人は柔軟な判断を要する業務に集中できるでしょう。

それによる業務効率化、生産性の向上を促すのがRPA導入の目的です。しかし、RPAは例外的な処理や急な業務変更への対応は難しいことも覚えておく必要があります。 メリットとデメリット、できることを把握した上で、自社の業務に適したRPA製品を導入し、業務効率化と生産性の向上を目指しましょう。