RPAの運用ルールを策定する重要性
RPAは開発が比較的簡単なシステムであるため、エンジニア以外でも開発できます。しかし、この手軽さがあだになることがあります。誰がどのRPAを作ったのか分からなくなり、不具合などのトラブルが生じた際に対処が困難になるのです。
特に、作った人が異動・退職した場合、その人が作ったRPAを誰も管理できなくなります。だからといって放置しておくと、勝手に重要なデータを書き換えてしまうなど、自社の損失につながりかねません。
このほかにも、開発者がばらばらだと品質に差が生じたり、RPAの数が多すぎて管理コストが膨大になったりするなど、さまざまなデメリットが生じます。
こうした問題を回避するために必要なのが運用ルールの策定です。RPAは誰が開発するのか、運用は誰が担当するのかといったことを事前に決めておきます。
RPAの運用ルールを策定する方法
では、RPAの運用ルールはどのように策定すればよいのでしょうか。
開発ルールの策定
開発時には、開発フェーズごとにマニュアルを作成しましょう。以下のように３つのフェーズに分類すると必要なマニュアルが分かりやすくなります。
- 導入前
- RPAを適用する業務のフローをマニュアル化します。このように明確化できない業務は定型作業ではないため、RPAを適用できません。
- 導入中
- RPAの利用マニュアルを作成します。操作や設定、修正の方法を明記しましょう。このマニュアルはRPAが使われるにつれて修正が必要となってくる可能性が高いため、必要に応じて更新しましょう。
- 導入後
- RPAを適用しても、人の手で行わなければならない作業が残ることがあります。この場合は現場で混乱が生じないよう、自動化する部分とそうでない部分の境目をマニュアルで明確にしましょう。
このほかにも、RPAの詳細がわかるドキュメントを用意できれば理想的です。一例を以下に示します。
- ■RPAの一覧
- ■バージョン情報
- ■エラー情報
- ■概要図
管理ルールの策定
続いて、管理ルールを策定します。以下のことを義務化しましょう。
- 開発者とRPAを登録すること
- 誰がどのRPAを開発したのかわかるように登録制度を採用します。また、登録情報には社員がアクセスできるようにし、安心感を持ってRPAを扱えるようにします。
- 証書を発行すること
- 登録後には証書を発行し、RPAに組み込みましょう。単純なテキストデータでもよいのですが、暗号化などにより改ざんを防止すると信頼性が向上します。
RPA推進担当者や開発者、情報システム部門などで連携を取りながら、上述のルールが守られるよう管理体制を構築しましょう。開発ルール策定時やマニュアル作成時、開発時などフェーズごとに責任者を定めておくとスムーズに進みます。
検査ルールの策定
RPAは一度稼働を始めれば永久的に安定稼働してくれるものではありません。エラーが生じて思わぬ損失をもたらす可能性があります。そこで必要になるのが定期的な検査と、そのためのルール策定です。 どのくらいの期間ごとに検査をするのか、具体的に何を調べるのかを明確にしましょう。検査する項目の一例を紹介します。
- ■想定どおりに稼働しているか
- ■システムに想定外の負荷がかかっていないか
- ■予想外の事態が生じた際、大きな損失につながる可能性はないか
- ■問題が生じた際にそれをすぐ検知できるようになっているか
また、これらの項目が定期的に確認されていると証明するため、「管理ルールの策定」の項で述べた証書を検査のたびに更新することをおすすめします。
RPAの運用ルールを策定するポイント
既存の内部統制ルールをRPAに適用しようとすると、RPAの良さが活かされない可能性があります。そこで必要なのが、RPAにあわせた内部統制ルールへの改変です。
以下のそれぞれについて、RPAの利用を踏まえた修正を施しましょう。
- 全社レベルの統制
- 社員教育やノウハウの共有といった企業全体についての統制です。ここに、RPA管理者の教育などを盛り込みましょう。
- 業務プロセスレベルの統制
- 個別の業務プロセスに関する統制です。人力での遂行を前提としていたものを、RPAを踏まえた内容に改めましょう。
- IT全般に関する統制
- 企業全体のITシステムに関する統制です。自社に存在するRPAを管理できるようにルールを策定しましょう。
- ITに関する業務統制
- 個別のITシステムに関する統制です。RPAが既存のIT環境に与える影響を踏まえ、運用ルールを策定しましょう。
RPAの運用ルールを策定し、導入を成功させよう！
RPAは、導入によって定型的な業務を効率化できたりコストを削減できたりと、企業の生産性向上に一役買うものです。しかし簡単に開発できることから、管理されていないRPAが増えると社内が混乱するおそれもあります。この事態を防ぐには、RPAの運用ルールをあらかじめ定めておくことが大切です。開発・管理・検査に分けてそれぞれルールを策定し、すべてのRPAが管理下にある状態を目指しましょう。また、内部統制もRPAの利用にあわせて改変する必要があります。
社内でしっかりと準備を整え、RPAの導入を成功させましょう。
