【RPAとは】違いからメリット・デメリット、事例、検討ポイントまで徹底解説

RPAとは？

RPAとは「Robotic Process Automation」の略であり、直訳すると「ロボットによる業務プロセスの自動化」になります。RPAの活用で単純な作業をロボットを使って自動化し、業務のスピードアップ、業務負担の軽減、業務全体の効率化ができるのです。

RPAを実現するのは決められたルールに基づいて作業を行うロボットであり、海外では「デジタルワークフォース」とも呼ばれます。

近年、「少子高齢化」「人件費高騰」「人手不足」を代表とする労働に関する問題が増えつつあります。そのため、これらの問題を解決し業務の効率化を実現する手段である「RPA」が注目されているのです。

作業の難易度別に「RPA」「EPA」「CA」に分類される

RPAには作業の難易度によって大きく分けて３つのクラスがあり、「RPA」「EPA」「CA」に分類されます。

第１段階であるRPAから順番に説明していきます。

RPA (Robotic Process Automation)

RPAの３つのクラスの中で、最も難易度が低いものが「RPA」になります。RPAには２つの意味があり、「ロボットを使った業務の自動化」という広い意味で使われることもありますが、「業務自動化の中でも難易度が最も低いもの」を指す狭い意味で使われることもあります。

RPAの特徴は、定義されたルールに従ってデータを処理する業務を行うことです。人為的なミスを防ぎ、業務を効率化できるメリットがありますが、「決められたこと以外はできない」という融通が利かないデメリットがあります。

EPA (Enhanced Process Automation)

「Enhanced」とは「強化された」という意味で、RPAよりも大量のデータを処理して自動で分析を行うなど、高度な作業をこなすことができます。例えば既存の画像をベースにして、大量の画像を自動でカテゴリ分けできます。この場合はロボットが自分で判断して画像を振り分けることが可能で、人間が行う業務を大幅に自動化できます。

基本的にEPAは人の手では処理できない程のデータ（ビッグデータ）を処理・分析することに長けています。

CA (Cognitive Automation)

「Cognitive」とは「認知」という意味であり、人が行うような「認知」「判断」を自動化できるツールがCAです。RPAの作業難易度の段階の中では最も高い存在です。売上データ・顧客情報・経済状況・トレンドなど多種多様な情報を分析するだけでなく、その結果を活かして経営判断までも行うことができます。

CAもEPAと同様にビッグデータを活用するのに適したツールです。例えば、大量の顧客データを基に顧客対応時の「自動応答」「コールセンターに引継ぎ」「資料送付」を自動で判断して振り分け、実行できます。

RPAの４つのメリット

RPA導入にはどのようなメリットがあるのでしょうか。具体的に４つのメリットを紹介していきます。

メリット１． 人件費を削減できる

RPAの最大のメリットは、人が行っていた作業を代わりに代行することで人件費を削減できることです。ロボットによる自動化で発生するコストは人件費より安く、既存のコストを30％から10％近くまで削減することが可能です。

メリット２． ミスを防止できる

ロボットは決められたルールに従って正確に作業を実行するため、人為的なミスを防止できます。人の手で業務を行うと、数に比例して抜けや漏れのミスが発生しやすくなります。RPAを導入することで人為的なミスを防ぎ、業務品質が向上します。

メリット３． 24時間稼働させられる

ロボットは人間と違って疲労しないため、24時間365日稼働できます。よって業務のスピードアップだけでなく、スケジュールも大幅に短縮できるのです。またRPAによる業務が増えれば増えるほど、人が行う業務を削減し残業を減らすことも可能となります。

メリット４． 単純作業が減少し、付加価値の高い業務に集中できる

業務の中には誰でもできる単純作業と、付加価値を生み出す業務があります。単純作業をRPAに任せることで、人間にしかできない業務に集中して取り組むことができます。

RPAの４つのデメリット

RPAにはメリットが多く存在しますが、当然デメリットもあります。ここからはRPAを活用する上で知っておきたい４つのデメリットを紹介していきます。

デメリット１． 業務が停止するリスクがある

RPAはITシステムであるため、システム障害やバグが発生すれば作業が止まる危険性があります。実際にサーバの能力を超えるような動作を実行した場合にサーバがダウンしてしまい、作業のデータを失う可能性もあります。RPAを導入するときは、キャパシティに余裕があるサーバを用意し、安全に運用できる環境を構築する必要があります。

デメリット２． 情報漏えいの可能性がある

ネットワークに繋がったサーバにインストールしたRPAであれば、不正アクセスされる可能性はゼロではありません。不正アクセスされることで情報漏えいが起きるリスクがあるため、情報セキュリティの対策を万全にする必要があります。

デメリット３． 業務がブラックボックス化してしまう

RPAは指示をしなくても自動で業務を行ってくれるため、そのまま任せ続けてしまうことが多いです。運用している担当者が在籍している間は問題ありませんが、担当者が退職したり変更になった際に情報共有を行わないと、業務がブラックボックス化するケースがあります。

デメリット４． 間違った作業であっても続けてしまう

RPAのロボットは出された指示の内容を、そのまま正確に行います。そのため、指示の内容が間違っていても、途中で止まることなく作業を続けてしまいます。指示が不明確であれば、間違った処理を続けてしまうため、作業を指示する前にテストを行い、問題ないか確認することが重要です。

AI・botとの違いは？

RPAは「ロボットが自分で仕事をする」イメージが強いため、AIと混同されるケースがあります。RPAとAIはよく似ているため、違いを正確に理解することが大切です。また、AIと同様に、RPAと混同されるものに「bot」があります。実際にbotは「Robot」の略であるため、勘違いされるケースもよくあります。RPAとAI・botの定義の違いを説明していきます。

RPAとAIの違いは？

AIとは「Artificial Intelligence」の略であり、「人工知能」を意味します。一般的には知能を持った機械であり、機械学習により自立した判断が可能になった機械・ロボットを指します。実はAIの定義は曖昧であり、「自分で判断する」というポイントが重要になっています。

RPAとの具体的な違いは、先程の「RPAの３つのクラス」によって分けることができます。３つのクラスの中でも「RPA」はルールベースの自動化になりますが、「EPA」と「CA」は判断ベースの自動化であり、AIの領域になります。AIを使うことで人間が処理できない量のビッグデータでも分析ができ、機械自身で判断することが可能です。

RPAとbotの違いは？

botとは「Robot」の略で、機械による自動化という幅広い意味で使われることもありますが、一般的には機械による自動発言システムを指します。また、インターネットで使われる自動情報収集システムである「クローラ」を意味する場合もあります。

基本的な意味で使われる場合、RPAがさまざまな作業を自動化できるツールであるのに対して、botはSNSやWebページ、アプリの自動応答システムとして使われるため、意味の範囲や業務の目的による違いがあります。

また広い意味のRPAにはEPAやCAが含まれており、人工知能を使用して機械学習による業務効率化を行うことができますが、botはあくまでも「プログラム」であるため、判断能力を持たないという違いがあります。

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RDA・RBAとの違いは？

さらにRPAに似た「RDA」や「RBA」というツールがあります。RPAとこれらの定義の違いについて説明していきます。

RDAとは「Robotic Desktop Automation」の略で、直訳すると「ロボットによるデスクトップ作業の自動化」です。ロボットで効率化する点では違いはありませんが、システムのインストール先がRPAでは「サーバ」、RDAは個人PCの「デスクトップ」となります。

RBAとは「Run Book Automation」の略で、定型的なIT運用管理プロセスを自動化するシステムです。RPAがあらゆるアプリケーションを横断して作業できるのに対して、RBAはIT運用管理系のシステムのみが対象です。

RDAやRBAはRPAと似たシステムですが、インストール先や自動化できる範囲に違いがあるのです。

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RPAが必要とされる背景

近年ではIT技術の発展によって業務効率化を行う手段が増えていますが、RPAが急速に広がったことには理由があります。ここからはRPAが必要とされる背景を紹介していきます。

労働人口の減少

社会的な問題として、少子高齢化による「労働人口の減少」があり「人手不足」も深刻化しています。どれだけ人手不足であっても企業には必ず単純業務が存在し、人手を補う手段が求められてきました。RPAを活用すると、一定のルールを定めて行う仕事であれば自動化でき、人手不足を補うことができます。

またロボットが代わりに仕事をしたとしても、人間にしかできない仕事もあるため、RPAと人間が行う仕事の共存は可能です。

BPOへの影響

RPAの影響を今後大きく受けると言われている分野が「BPO」です。ここからはRPAの発展がBPOにもたらす影響について紹介していきます。

BPOとは「Business Process Outsourcing」の略であり、「業務プロセスの外部委託」を意味します。BPOを活用することで人手不足を補い、業務を効率化できるのです。BPO市場は年々拡大し、現在では年間４兆円規模にまで膨らんでいます。

BPOの場合は業務を行うのは「人間」であり、依頼する際は説明や研修を行う必要があります。そのためBPOではリソースを追加するリードタイムが発生しますが、RPAであればロボットの活用でリソースを簡単に追加できるのです

導入前に確認したい４つのポイント

RPAの基本知識を知り、導入を考え始めた人もいるでしょう。ここからはRPAを導入する前に確認したい４つのポイントを紹介していきます。

課題・導入目的を明確にする

まず重要なことは、RPAを導入する目的を明確にすることです。現状の課題や自動化したい業務を明確にした上で、どのような作業があり、どれくらいの工数・時間・人件費がかかるかを算出します。RPAを導入すれば、必ずコスト削減や業務効率化が実現できるわけではありません。

自動化する作業の詳細を明確にし、RPAを導入する必要性があるか検討しましょう。

改善する業務の優先順位を決定する

RPAを導入する前に、RPAで自動化する対象の業務を決定します。一度に自動化できる業務は限られるため、自動化する業務の優先順位を決めます。

導入する製品を選定する

自社の課題や改善したい業務が決まったら、それに見合った製品を選定します。RPA製品は、それぞれ費用や機能以外にインストールする方式も異なります。数多くある製品の中から自社の課題を解決できる製品を選択する必要があるのです。導入するときの費用だけでなく、運用コストを算出して自動化による費用対効果を計算することが重要です。

導入後のトラブル対処法を検討する

導入後は保守・運用を行う必要があり、適切なセキュリティ対策を行わなければなりません。その他、RPAで自動化している業務を明確にし、ブラックボックス化しないように社内で情報共有を行うことも必要です。

RPA導入による成功事例を紹介

RPAを適切に導入することで業務を自動化でき、さまざまなメリットを得ることができます。ここからはRPA導入による成功事例を紹介していきます。

事例１． 定型業務を自動化

RPAではデータ入力やリスト作成の定型業務など、簡単な業務を自動化できます。通常１ヶ月かかる業務も、RPAを導入することで３日間で行えるケースもあります。業務の自動化により、スケジュールを短縮するだけでなく、従業員にかかる負担を削減できたのです。

事例２． 担当課をまたぐデータ確認を自動化

企業で行う業務の中には、異なる部署をまたいで情報共有を行うものもあります。このような業務では、正確な情報か確認する作業が発生しますが、RPAを活用して自動化して業務時間を短縮できるのです。

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比較するときに確認したい３つのポイント

RPAは現在注目を集めている分野のため、製品の数も増えています。導入するときは製品を比較し、自社に合った製品であるか見極める必要があります。ここからは製品を比較するときに確認したい３つのポイントを紹介していきます。

実行環境を確認しよう

広い意味のRPAには先述のようにさまざまな種類があり、サーバで実行するもの・デスクトップで実行するもの・クラウド環境で実行するものがあります。この実行環境によって導入する費用や、自動化できる業務内容が変わってきます。実行環境の特徴を確認するだけでなく、実際に運用してみたときを想定して製品比較を行うことが重要です。

導入規模を確認しよう

製品には適切な導入規模があります。導入して自動化したい業務の規模を確認し、自社にふさわしいRPA製品を導入しなくてはなりません。

サポート体制は十分か確認しよう

RPAの目的はシステムを導入することではなく「業務の自動化」です。実際にRPA製品を導入した後に適切に運用するためには、不具合が生じたときのサポート体制の有無が重要になります。迅速に問題に対応することによって、企業の損失を最小限にできるため、しっかり確認しましょう。

運用の３つのポイント

RPAのパフォーマンスを最大限発揮するためには、トラブルなく安定した運用を行うことが重要です。ここからは導入後のRPA運用の３つのポイントを紹介していきます。

運用ルールを整備する

RPAでは担当者ごとにルールが異なると、運用が偏る可能性もあります。RPAを適切に運用するためには、部署や企業ごとにルールを定めて運用方法を整備する必要があります。

管理体制を設ける

従業員数が多い大企業では、異なる部署で同様のRPAを導入してしまうことがあります。このようなケースが発生しないように、社内でRPAの情報を共有・管理する必要があり、担当者や運用を行うチームを明確にする「管理体制」を設けることが重要です。管理体制が整備されていれば、問題が発生しても対応できるようになります。

業務プロセスの定期的な見直し

RPAは指示された業務を継続して実施しますが、必要な業務の内容が変わる可能性もあります。そのため、RPAを活用して業務が改善されているのか確認すると同時に、今の作業が最適なのか、より良い方法がないかを定期的に見直す必要があります。

RPAの基礎を押さえ、業務を自動化しよう！

RPAは近年注目されている分野であり、関心を持っている企業は増えています。しかし新しい分野であるため、導入に不安を感じてなかなか踏み切れないケースが多いのが現状です。安心してRPAを導入するためには、RPAの基礎を理解し、実際に製品を比較してみることがおすすめです。