RPAのメリット・デメリットを徹底解説！事例、検討ポイントも紹介

RPAのメリットとは

ロボットを作成し単純な作業を自動化できるRPAですが、コスト削減やヒューマンエラーの回避、24時間稼働による業務スピードの向上などさまざまなメリットがあります。詳しく見ていきましょう。

１． 人件費を削減できる

RPAの最大のメリットは、ロボットの代行により人が行っていた作業を自動化することで人件費を削減できる点です。例えば複数人で行っていた作業は、一人に減らして対応できるようになり、その分の人件費がかからなくなるでしょう。人件費と比較しても、RPAの導入や運用・保守にかかるコストの方が安く済むといわれています。

２． ミスを防止できる

ロボットは決められたルールに従って正確に作業を実行するため、人為的なミスを防止できます。人の手で業務を行うと、数に比例して抜けや漏れのミスが発生しやすくなります。RPAを導入することで人為的なミスを防ぎ、業務品質の向上が期待できるでしょう。

さらにヒューマンエラーを回避するためのチェックやフォローなども不要になります。RPAを効率よく活用するために現在の作業内容やフローの見直しをすることで、業務における無駄や改善ポイントなどを引き出すきっかけになるかもしれません。

３． 24時間稼働させられる

ロボットは24時間365日稼働できます。よって業務のスピードアップだけでなく、スケジュールの大幅な短縮が期待できます。またRPAによる業務が増えれば増えるほど、人が行う業務を削減し残業時間の削減にもつながるでしょう。

４． 単純作業が減少し、付加価値の高い業務に集中できる

業務の中には誰にでもできる単純作業と、付加価値を生み出す業務があります。単純作業をRPAに任せることで、人間にしかできない業務に集中して取り組めるようになります。

５．現場単位の業務から導入できる

RPAには、PC１台から導入できるデスクトップ型やユーザーごとにライセンス提供しているクラウド型などがあり、小規模な現場単位での業務から自動化できます。自動化させたい業務を洗い出したら、必要な分だけ導入すればよいので無駄がありません。また専門知識不要で誰にでも扱いやすいツールも多くあります。現場レベルで、RPAの開発や運用ができることもメリットの一つでしょう。

RPAのデメリットとは

次にRPAを活用するうえで知っておきたいデメリットとその対策について解説します。

１． 業務が停止するリスクがある

RPAはITシステムであるため、システム障害やバグが発生すれば作業が止まる危険性があります。またサーバの能力を超えるような動作を実行した場合にサーバがダウンしてしまい、作業のデータを失う可能性もあるかもしれません。

RPAを導入するときは、キャパシティに余裕があるサーバを用意し、安全に運用できる環境を構築しましょう。

２． 情報漏えいの可能性がある

ネットワークに繋がったサーバにインストールしたRPAであれば、不正アクセスされる可能性はゼロではありません。不正アクセスされることで情報漏えいが起きたり、サイバー攻撃によるロボットの乗っ取りが起こったりとリスクがあるため、情報セキュリティの対策を万全にする必要があります。

例えば、アップデートをかかさず常に最新の状態を維持したり、IDやパスワードを暗号化したりするなどの対策を取りましょう。またアクセス権限の限定やデータへのログの監視なども有効です。

３． 業務がブラックボックス化してしまう

RPAは指示をしなくても自動で業務を行ってくれるため、担当者の移動や退職に際してもそのまま継続して稼働させてしまうケースが見受けられます。この場合適切な引継ぎを怠ると、作業内容や手順などがブラックボックス化する恐れがあります。

具体的な対策としては、業務にかかわるプロセスをマニュアル化しましょう。そして誰が見てもわかるよう可視化して、適切な情報共有を行うことが大切です。

４． 間違った作業であっても続けてしまう

RPAのロボットは出された指示の内容を、そのまま正確に行います。そのため指示の内容が間違っていても、途中で止まることなく作業を続けてしまいます。

指示が不明確であれば、間違った処理を続けてしまうため、作業を指示する前にテストを行い問題ないか確認したり、定期的なメンテナンスで業務フローと処理内容に差異ができていないか確認したりすることが重要です。

そもそもRPAとは？

RPAとは「Robotic Process Automation」の略であり、直訳すると「ロボットによる業務プロセスの自動化」です。海外では「デジタルワークフォース」とも呼ばれます。RPAを活用し単純な作業をロボットで自動化することにより、業務のスピードアップ、業務負担の軽減、業務全体の効率化が実現するでしょう。

RPAが必要とされる背景

RPAが急速に広がった背景には、少子高齢化による労働人口の減少と深刻な人手不足があります。人手不足であっても企業には必ず単純業務が存在し、人手を補う手段が求められてきました。RPAを活用すると、一定のルールを定めて行う仕事であれば自動化でき、人手不足を補えます。

作業の難易度別に「RPA」「EPA」「CA」に分類される

RPAには作業の難易度によって大きくわけて３つのクラスがあり、「RPA」「EPA」「CA」に分類されます。

■RPA（Robotic Process Automation）

業務自動化の中でも難易度が最も低いもの。定義されたルールに従ってデータを処理する業務を行い、業務を効率化できるが、「決められたこと以外はできない」というデメリットもある。

■EPA（Enhanced Process Automation）

RPAよりも、人の手では処理できない程の大量なデータ（ビッグデータ）を処理・分析する作業が得意。例えば、ロボットの自動判断により大量の画像を自動で振りわけることが可能。

■CA（Cognitive Automation）

RPAの作業難易度の段階の中では最も高く、人が行うような「認知」「判断」を自動化できるツール。売上データ・顧客情報・経済状況・トレンドなど多種多様な情報を分析するだけでなく、その結果を活かして経営判断まで行える。またEPAと同様にビッグデータを活用するのに適したツールでもある。

RPAと類似した他システムとの違い

RPAと同じくロボットを活用したほかのシステムとして、「AI」「bot」「RDA」「RBA」などがあります。それぞれの違いについて解説します。

AI・botとの違いとは

RPAは「ロボットが自分で仕事をする」イメージが強いため、AIと混同されるケースがあります。またAIと同様に、RPAと混同されるものにbotがあります。違いを詳しく見ていきましょう。

RPAとAIとの違い

●AIは「人工知能であり」機械学習により自立した判断ができる機械・ロボットを指す。RPAは自立した判断はできず、ルールベースの自動化のみが可能。

●RPAの３つのクラス「RPA」「EPA」「CA」の中では、「EPA」と「CA」がAIの領域であり、人間が処理できない量のビッグデータの分析と機械自身での判断ができる。

RPAとbotの違い

●botとは「Robot」の略で、一般的には機械による自動発言システムを指す。インターネットで使われる自動情報収集システムである「クローラ」を意味する場合もある。

●RPAがさまざまな作業を自動化できるツールであるのに対して、botはSNSやWebページ、アプリの自動応答システムとして使われ、業務の目的に違いがある。

●広い意味のRPAにはEPAやCAが含まれており、人工知能を使用して機械学習による業務効率化が可能だが、botはあくまでも「プログラム」であり、判断能力を持たない。

RDA・RBAとの違いとは

さらにRPAに似た「RDA」や「RBA」というツールがあります。RDAとは「Robotic Desktop Automation」の略で、直訳すると「ロボットによるデスクトップ作業の自動化」です。

RPAとRDAの違い

●ロボットで効率化する点では違いはないが、システムのインストール先がRPAでは「サーバ」、RDAは個人PCの「デスクトップ」となる。

またRBAとは「Run Book Automation」の略で、定型的なIT運用管理プロセスを自動化するシステムです。

RPAとRBAの違い

●RPAがあらゆるアプリケーションを横断して作業できるのに対して、RBAはIT運用管理系のシステムのみが対象。

RDAやRBAはRPAと似たシステムですが、インストール先や自動化できる範囲に違いがあります。

BPOへの影響

RPAの影響を今後大きく受けるといわれている分野が「BPO」です。BPO市場は年々拡大し、現在では年間４兆円規模にまで膨らんでいます。ではRPAの発展がBPOにどのような影響をもたらすのでしょうか。

BPOとは「Business Process Outsourcing」の略であり、「業務プロセスの外部委託」を意味します。BPOを活用することで人手不足を補い、業務効率化が期待できます。

しかしBPOの場合は業務を行うのは「人間」であり、依頼する際は説明や研修を行わなければなりません。よってBPOではリソースを追加するリードタイムが発生しますが、RPAであればロボットを活用するだけでリソースを簡単に追加できます。

RPA導入による成功・失敗事例を紹介

適切なRPA導入により業務を自動化でき、さまざまなメリットを得られた成功事例と、反対にうまく活用できなかった失敗事例を紹介します。両方の事例を知ることで、RPA導入において気を付けるべきポイントが見えてくるでしょう。

成功事例

RPA導入によりさまざまなメリットが得られた成功事例を紹介します。

事例１． 定型業務を自動化

RPAではデータ入力やリスト作成の定型業務など、簡単な業務を自動化できます。RPAツール「OCEVISTAS」の導入事例によると、ある金融機関では、20種類のRPA導入により、8,000時間分の事務処理時間を短縮したそうです。業務の自動化により、スケジュールを短縮するだけでなく、従業員にかかる負担も削減できました。

事例２． 担当課をまたぐデータ確認を自動化

企業で行う業務の中には、異なる部署をまたいで情報共有を行うものもあります。このような業務では、正確な情報かデータを確認する作業が発生しますが、RPAを活用すればこの作業が自動化され、業務時間を短縮できます。

失敗事例

RPAを活用し業務効率化を図ったものの失敗したケースもあります。

事例１．RPA化すべき業務の選定を誤った

RPAには相性のよい作業とそうでない作業があります。またサーバ型・デスクトップ型・クラウド型など導入形態によっても、対応可能な作業が変わってきます。RPA化すべき作業の洗い出しが不十分なうえに、複雑でRPAに向いていない作業を無理やりロボットに組み込もうとしても、開発に時間を要したり、幾度となくエラーを引き起こしたりするケースもあるでしょう。作業の洗い出しやプロセスを明確にして、適切な業務の選定が大切です。

事例２．野良ロボの発生

RPAは誰でも簡単に扱える製品も多くあるため、RPAの管理責任者が不在のケースがあります。管理責任者を決めていない場合、ロボットの誤作動や、予想だにしない動きをする野良ロボの発生など、トラブル時の対応ができず、業務全体を停止せざるを得ないケースもあります。RPA専任の人材および管理責任者を必ず選出しておきましょう。

以下の記事では活用事例について詳しく紹介しています。

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RPA導入前の確認事項と選定ポイント

RPAの基本知識を知り、導入を考えはじめた人もいるでしょう。ここからはRPAを導入する前の確認事項と、実際に製品を選ぶ際のポイントを紹介します。

導入前に確認すべきポイント

まずRPAを導入する前には、以下の項目を確認してみましょう。

■課題・導入目的を明確にする

現状の課題や自動化したい業務を明確にしたうえで、どのような作業があり、どれくらいの工数・時間・人件費がかかるかを算出する。

■改善する業務の優先順位を決定する

一度に自動化できる業務は限られるため、RPA化する対象の業務が決定したら自動化する業務の優先順位を決める。

■導入する製品を選定する

自社の課題や改善したい業務にあった製品を選択する。初期費用だけでなく、運用コストを算出して自動化による費用対効果を計算する。

■導入後のトラブル対処法を検討する

導入後は保守・運用を行う必要があり、適切なセキュリティ対策を行う。RPA化している業務を明確にし、ブラックボックス化しないように社内で情報を共有する。

RPA比較時の選定ポイント

RPAを導入するときは製品を比較し、自社にあった製品であるか見極める必要があります。ここからは製品を比較するときに確認したいポイントを紹介します。

■実行環境

サーバ型・デスクトップ型・クラウド型いずれかの実行環境を確認する。実行環境によって導入費用や、自動化できる業務内容が変わるため、運用シミュレーションをしてみるのも有効。

■導入規模

製品によって対応する規模が異なるため、自動化したい業務の規模を確認する。

■サポート体制

初めて導入する場合は、シナリオ作成などの導入支援やハンズオンセミナーなどが提供されていると便利。また不具合が生じたときのサポート体制の有無も確認する。

以下の記事では、おすすめのRPAを紹介しています。

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運用の３つのポイント

RPAのパフォーマンスを最大限発揮するためには、トラブルなく安定した運用を行うことが重要です。最後に導入後のRPA運用のポイントを紹介します。

■運用ルールを整備する

RPAでは担当者ごとにルールが異なると、運用が偏る恐れがあるため、部署や企業ごとにルールを定めて運用方法を整備する。

■管理体制を設ける

大企業では、異なる部署で同様のRPAを導入してしまうケースもあり、社内でRPAの情報を共有・運用を行う「管理体制」を設ける。

■業務プロセスの定期的な見直し

RPAを活用して業務が改善されているのか確認すると同時に、今の作業が最適なのか、よりよい方法がないかを定期的に見直す。

RPAの基礎を押さえ、業務を自動化しよう！

RPAは近年注目されている分野であり、関心を持っている企業は増えています。しかし新しい分野であるため、導入に不安を感じてなかなか踏み切れないケースが多いのが現状です。安心してRPAを導入するためには、RPAのメリットやデメリット、基礎について理解してから、実際に製品を比較してみましょう。