RPAとは？
RPAとは「Robotic Process Automation」の略であり、直訳すると「ロボットによる、業務プロセスの自動化」になります。RPAにより単純な作業をロボットを使って自動化することで、業務のスピードアップ、業務負担の軽減、業務全体の効率化ができるのです。
RPAを実現するのは基本、決められたルールに基づいて、作業を行うロボットであり、海外では「デジタルワークフォース」とも呼ばれます。
近年では、「少子高齢化」「人件費高騰」「人手不足」を代表とする労働に関する問題が増えています。よって、労働問題を解決し、業務の効率化を行う１つの手段である「RPA」が注目されているのです。
作業の難易度別に「RPA」「EPA」「CA」に分類される
RPAには作業の難易度によって大きく分けて３つのクラスがあり、「RPA」「EPA」「CA」に分類されます。
第１段階であるRPAから順番に説明していきます。
RPA (Robotic Process Automation)
RPAの３つのクラスの中で、最も難易度が低いものが「RPA」になります。RPAには２つの意味があり、「ロボットを使った業務の自動化」と広い意味で使われることもありますが、「難易度が最も低いもの」を指して、狭い意味で使われることもあります。このRPAの特徴は、定義されたルールに従ってデータを処理する業務を行うことです。人為的なミスを防ぎ、業務を効率化できるメリットがありますが、「決められたこと以外はできない」という融通が利かないデメリットがあります。
EPA (Enhanced Process Automation)
「Enhanced」とは「強化された」という意味で、RPAよりも大量のデータを処理し、自動で分析を行うなど、高度な作業をこなすことができます。例えば、既存の画像をベースにし、大量の画像を自動でカテゴリ分けできます。この場合は、ロボットが自分で判断をして、画像を振り分けることが可能で、人間が行う業務を大幅に自動化できます。
基本的にEPAは人の手では処理できない程のデータ（ビッグデータ）を処理・分析することに長けています。
CA (Cognitive Automation)
「Cognitive」とは「認知」という意味であり、人が行うような「認知」「判断」を自動化できるツールがCAです。RPAの段階の中では最も高い存在です。売上データ・顧客情報・経済状況・トレンドなど多種多様な情報を分析するだけでなく、その結果を活かして経営判断までも行うことができます。
CAもEPAと同様にビッグデータを活用するのに適したツールです。例えば、大量の顧客データを基に、顧客対応の際、「自動応答」「コールセンターに引継ぎ」「資料送付」を自動で判断して振り分け、実行できます。
AI・botとの違いは？
RPAは「ロボットが自分で仕事をする」イメージが強いため、AIと混同されるケースがあります。RPAとAIはよく似ているため、違いを正確に理解することが大切です。また、AIと同様に、RPAと混同されるものに「bot」があります。実際にbotは「Robot」の略であるため、勘違いされるケースもよくあります。RPAとAI・botの定義の違いを説明していきます。
RPAとAIの違いは？
AIとは「Artificial Intelligence」の略であり、「人工知能」を意味します。一般的には知能を持った機械であり、機械学習により自立した判断が可能になった機械・ロボットを指します。実は、AIの定義は曖昧であり、「自分で判断する」というポイントが重要になっています。
RPAとの具体的な違いは、先程の「RPAの３つのクラス」によって分けることができます。３つのクラスの中でも「RPA」はルールベースの自動化になりますが、「EPA」と「CA」は判断ベースの自動化であり、AIの領域になります。AIを使うことで人間が処理できない量のビッグデータでも分析ができ、機械自身で判断することが可能です。
RPAとbotの違いは？
botとは「Robot」の略で、機械による自動化という幅広い意味で使われることもありますが、一般的には機械による自動発言システムを指します。また、インターネットで使われる自動情報収集システムである「クローラ」を意味する場合もあります。
基本的な意味で使われる場合、RPAがさまざまな作業を自動化できるツールに対し、botはSNSやWebページ、アプリの自動応答システムとして使われるため、意味の範囲や業務の目的による違いがあります。
また、広い意味のRPAにはEPAやCAが含まれており、人工知能を使用し、機械学習による業務効率化を行うことができますが、botはあくまでも「プログラム」であるため、判断能力を持たないという違いがあります。
RDA・RBAとの違いは？
さらにRPAを限定したものに「RDA」があります。また、定型的なIT運用管理プロセスを自動化する「RBA」というツールもあります。RPAとRDA・RBAの定義の違いについて説明していきます。
RPAとRDAの違いは？
RDAとは「Robotic Desktop Automation」の略で、直訳すると「ロボットによるデスクトップ作業の自動化」です。RDAの特徴としては個人のデスクトップで適用されるツールになります。
ロボットを使って業務を効率化する意味ではRPAもRDAも違いはありません。しかし、システムのインストール先が両者で大きく異なります。RPAの場合、インストールする先は業務を行う「サーバ」になりますが、RDAは個人の「デスクトップ」にインストールします。
このため、RPAは中央からの命令でいくつかのアプリケーションをまたいだ動作を行うことができますが、RDAはロボットが動作を行っている間は、同アプリケーション上の他の作業はできなくなります。また、意味としての違いはRPAがロボットを使った業務の「自動化」であるのに対し、RDAはロボットを使った業務の「効率化」です。
RPAとRBAの違いは？
RBAとは「Run Book Automation」の略で、定型的なIT運用管理プロセスを自動化するシステムです。RBAは、利用可能なアプリが限られているため、IT運用管理システムのみの対応になります。「誰でも使える」ことが意識されたシステムで、本番環境でのGUI操作以外に適用されます。
RPAとの違いは、RBAよりも適用範囲が広いという点です。既存システムにも影響を与えることなく、システム間で連携させることができます。
RPAが必要とされる背景
近年ではIT技術の発展によって、業務効率化を行う手段が増えていますが、RPAが急速に広がったことには理由があります。ここからはRPAが必要とされる背景を紹介していきます。
労働人口の減少
社会的な問題に少子高齢化による「労働人口の減少」があり、「人手不足」が深刻化しています。どれだけ人手不足でも、企業に必要な単純業務は存在するため、人手を補う手段が求められてきました。RPAを活用すると、一定のルールを定めて行う仕事であれば自動化でき、人手不足を補うことができます。
ロボットが代わりに仕事をしたとしても、人間にしかできない仕事もあるため、RPAと人間が行う仕事の共存は可能です。
BPOへの影響
RPAの影響を今後大きく受けると言われている分野が「BPO」です。ここからはRPAの発展がBPOにもたらす影響について紹介していきます。
BPOとは
BPOとは「Business Process Outsourcing」の略であり、「業務プロセスの外部委託」を意味します。BPOを活用することで、人手不足を補い、業務を効率化することが可能です。このBPOの市場は年々大きくなり、年間４兆円規模にまで膨らんでいます。
RPAが与える影響は？
RPAの発展で、今までBPOで行っていた業務を、RPAに置換することが可能となります。
BPOの場合、業務を行うのは「人間」で、業務を依頼するときには、業務の説明や研修を行う必要があります。そのためBPOではリソースを追加するリードタイムが発生しますが、RPAではリソースを簡単に追加できます。
RPAの４つのメリット
RPAで業務の自動化・効率化が実現するため、注目を集めています。導入するときには、メリットを正確に把握することが重要です。ここからはRPA導入の４つのメリットを紹介していきます。
メリット① 人件費を削減できる
RPAの最大のメリットは、人が行っていた作業を代わりに行うため人件費を削減できることです。ロボットによる自動化で発生するコストは、人件費より安く、既存のコストを30％から10％近くにまですることが可能です。
メリット② ミスを防止できる
ロボットは決められたルールを正確に実行するため、人為的なミスを防止できます。人の手で業務を行うと、業務の数に比例して抜けや漏れのミスが発生しやすくなります。RPAを導入することで、人為的なミスが防がれ、業務の品質が向上します。
メリット③ 24時間稼働させられる
ロボットは人間と違い、疲れることがないため、24時間365日稼働できます。よって、業務のスピードアップだけでなく、スケジュールも大幅に短縮できるのです。また、RPAによる業務が増えれば増えるほど、人が行う業務を削減でき、残業を減らすことも可能になります。
メリット④ 単純作業が減少し、付加価値の高い業務に集中できる
業務の中には誰でもできる単純作業と、付加価値を生み出す作業があります。単純作業をRPAに任せることで、人間にしかできない業務に集中して取り組むことができます。
RPAの４つのデメリット
RPAにはメリットが多く存在しますが、万能ではないためデメリットも存在します。ここからはRPAを活用する上で知っておきたい４つのデメリットを紹介していきます。
デメリット① 業務が停止するリスクがある
RPAもシステムであるため、システム障害やバグが発生すれば作業が止まる危険性があります。実際にサーバの能力を超えるような動作を実行した場合に、サーバがダウンしてしまい、作業のデータを失う可能性もあります。RPAを導入するときは、キャパシティに余裕があるサーバを用意し、安全に運用できる環境を構築する必要があります。
デメリット② 情報漏えいの可能性がある
ネットワークに繋がったサーバにインストールしたRPAであれば、不正アクセスされる可能性はゼロではありません。不正アクセスされることで情報漏えいのリスクがあるため、情報セキュリティの対策を万全にする必要があります。
デメリット③ 業務がブラックボックス化してしまう
RPAは指示をしなくても自動で業務を行ってくれるため、そのまま任せ続けてしまうことが多いです。運用している担当者が在籍している間は問題ありませんが、担当者が退職したり、変更になった際に情報共有を行わないと、業務がブラックボックス化するケースがあります。
デメリット④ 間違った作業であっても続けてしまう
RPAのロボットは出された指示の内容を、そのまま正確に行います。そのため、指示の内容が間違っていても、途中で止まることなく作業を続けてしまいます。指示が不明確であれば、間違った処理を続けてしまうため、作業を指示する前にテストを行い、問題ないか確認することが重要です。
導入前に確認したい４つのポイント
このようにRPAにはデメリットも多く存在するため、RPAで業務を自動化する前に、確認したいポイントがあります。ここからはRPAを導入する前に確認したい４つのポイントを紹介していきます。
課題・導入目的を明確にする
まず重要なことは、RPAを導入する目的を明確にすることです。現状の課題や、自動化したい業務を明確にします。そしてどのような作業があり、どれくらいの工数・時間・人件費がかかるかを算出します。RPAを導入すれば、必ずコスト削減や業務効率化が実現できるわけではありません。
自動化する作業の詳細を明確にし、RPAを導入する必要性があるか検討しましょう。
改善する業務の優先順位を決定する
RPAを導入する前に、RPAで自動化する対象の業務を決定します。一度に自動化できる業務は限られるため、自動化する業務の優先順位を決めます。
導入する製品を選定する
自社の課題や改善したい業務が決まったら、それに見合った製品を選定します。RPAを実現できる製品はそれぞれ、費用や機能以外にインストールする方式も異なります。自社の課題を明確にして、解決できる製品を選択する必要があります。導入するときの費用だけでなく、運用コストを算出し、自動化による費用対効果を計算することが重要です。
導入後のトラブル対処法を検討する
導入後にも保守・運用を行う必要がありますし、セキュリティ対策を行わなくてはなりません。他にも、RPAで自動化している業務を明確にし、ブラックボックス化しないように社内で情報共有を行います。
RPA導入による成功事例を紹介
RPAを適切に導入することで業務を自動化でき、さまざまなメリットを得ることができます。ここからはRPA導入による成功事例を紹介していきます。
事例① 定型業務を自動化
RPAではデータ入力やリスト作成の定型業務など、簡単な業務を自動化できます。通常１ヶ月かかる業務も、RPAを導入することで３日間で行えるケースもあります。業務の自動化により、スケジュールを短縮するだけでなく、従業員にかかる負担を削減できました。
事例② 担当課をまたぐデータ確認を自動化
企業で行う業務の中には、異なる部署をまたいで情報共有を行うものもあります。このような業務では、正確な情報か確認する作業が発生しますが、RPAを活用して自動化し、業務時間を短縮できるのです。
比較するときに確認したい３つのポイント
RPAは現在注目を集めている分野のため、製品の数も増えています。導入するときは製品を比較し、自社に合った製品であるか見極める必要があります。ここからは製品を比較するときに確認したい３つのポイントを紹介していきます。
実行環境を確認しよう
広い意味のRPAには、先述のようにさまざまな種類があり、サーバで実行するもの・デスクトップで実行するもの・クラウド環境で実行するものがあります。この実行環境によって導入する費用や、自動化できる業務内容が変わってきます。実行環境の特徴を確認するだけでなく、実際に運用してみたときを想定し、製品比較を行うことが重要です。
導入規模を確認しよう
製品には適切な導入規模があります。導入して自動化したい業務の規模を確認し、自社にふさわしいRPA製品を導入しなくてはなりません。
サポート体制は十分か確認しよう
RPAの目的はシステムを導入することではなく、「業務の自動化」です。実際にRPA製品を導入した後、適切に運用するためには、不具合が生じたときのサポート体制の有無が重要になります。迅速に問題に対応することによって、企業の損失を最小限にできるため、しっかり確認しましょう。
運用の３つのポイント
RPAのパフォーマンスを最大限発揮するためには、トラブルなく安定した運用を行うことが重要です。ここからは導入後のRPA運用の３つのポイントを紹介していきます。
運用ルールを整備する
RPAでは担当者ごとでルールが異なると、業務の担当者によって運用が偏る可能性もあります。RPAを適切に運用するためには、部署や企業ごとにルールを定め、運用方法を整備する必要があります。
管理体制を設ける
従業員数が多い大企業では、異なる部署で同様のRPAを導入してしまうことがあります。このようなケースが発生しないように、社内でRPAの情報を共有・管理する必要があり、担当者や運用を行うチームを明確にする「管理体制」を設けることが重要です。管理体制が整備されていれば、問題が発生しても対応できるようになります。
業務プロセスの定期的な見直し
RPAは指示された業務を自動的に行い続けますが、必要な業務の内容が変わる可能性もあります。そのため、RPAを活用して業務が改善されているのか確認すると同時に、今の作業が最適なのか、より良い方法がないかを定期的に見直す必要があります。
まとめ RPAの基礎を押さえ、業務を自動化しよう！
RPAは近年注目されている分野であり、関心を持っている企業は増えています。しかし、新しい分野であるため、導入に不安を感じて、なかなか踏み切れないケースが多いのが現状です。安心してRPAを導入するためには、RPAの基礎を理解し、実際に製品を比較してみることがおすすめです。
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