RPAツールの選び方のポイント
RPAツールを活用することによって、人間が時間をかけて実施する必要性の低い業務を自動化できます。近年ではRPAを導入する企業が増加しており、日本国内だけでなく世界全体でRPAのロボットを使用した業務が増えてきました。
2025年までに全世界で１億人以上の知的労働者、もしくは１/３の仕事がRPAに置き換わると言われており、自社の業務負荷に課題を感じている企業はRPAツール導入で問題を解決できるかもしれません。
導入にあたっては企業によって規模や業務内容は異なるため、目的に適したRPAツールを選ばなければなりません。ここからはRPAツールの選び方のポイントを解説していきます。
参照：一般社団法人日本RPA協会
１．自社の業務規模に合った機能・価格か
RPAツールには対応可能な業務規模があるため、自社でどんな業務を自動化したいか検討しておく必要があります。単純作業を自動化できるRPAツールもあれば、複雑な業務に対応できるAIを搭載したロボットソフトウェアも存在します。
対応する業務規模が大きい場合は価格も高くなるため、業務を自動化したときに得られる効果とロボットの機能と価格のバランスを考えることが求められます。
２．自社向けにカスタマイズする必要はあるか
RPAツールにはカスタマイズ性が高い「汎用型」とカスタマイズ性が低い「特化型」があります。
汎用型のRPAツールはさまざまな業務に対応し、カスタマイズ次第では自社の業務を効率良く自動化することができます。自動化に対応できる業務は多いですが、有効活用するためにはRPAの専門的な知識や技術が必要になる場合もあります。
一方特化型はカスタマイズ性は低いものの専門性が高く、特定の分野に関してはカスタマイズを不要で十分に活用できます。特化型は対応できる業務の範囲は狭く、社内の業務全体を自動化するためには複数のロボットが必要になりコストが増加するケースもあります。
３．継続的に運用できるか
RPAツールは導入して必要な設定を行えば終わりではなく、定期的にメンテナンスを実施する必要があります。新たに自動化したい作業がある場合に設定が容易か、不具合が発生した際に細かい調整を行えるかが重要です。
一度設定が完了し自動化できた業務であっても、変更点があれば合わせて対応する必要があります。場合によってはRPAツールについての専門的な知識や技術が必要な場合もあるため、継続的に運用できるかが大切です。またRPAツールの中には海外製品も多く、サポートも含め全て英語表記のものもあるため注意しましょう。
４．クラウド型・オンプレミス型のどちらか
RPAツールの導入形態には大きく分けてクラウド型とオンプレミス型の２種類があります。
クラウド型のRPAツール
クラウド型のRPAツールは、RPAサービスを提供している事業者のソフトウェアロボットにインターネットを介してアクセスし、Webブラウザ上で操作を行い作業を自動化できます。特徴は以下の通りです。
- ●導入コストを抑え、短期間でサービス利用を開始できる
- ●自動化できる作業がWebブラウザ上に限定され、活用できる業務に制限がある
- ●クラウドサービス以外のシステムと連携できない可能性がある
クラウド型RPAツールは、現在利用しているクラウドサービスの業務を自動化したいときに利用すると有効でしょう。
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オンプレミス型のRPAツール
クラウド型に対してオンプレミス型RPAツールは、自社にサーバーを設置しロボットのシステムを構築する方法です。特徴は以下の通りです。
- ●専門知識と技術があれば自社でカスタマイズすることができる
- ●自動化できる作業の幅は多く、柔軟に対応できる
- ●必要な設備を自社で用意するため、導入コストが高くなる
- ●有効活用するためには専門的な知識や技術が必要となる
RPAで自社の機密性の高い情報を扱う場合に、オンプレミス型を選択する企業も多いようです。
５．デスクトップ型かサーバー型か
RPAツールは前述のようなクラウド/オンプレミスのようなサーバー型以外に、個人のPCにインストールして使用するデスクトップ型と呼ばれる提供形態の製品も存在します。サーバー型と比較して費用が安く、小規模からの導入ができる点が魅力です。
一方で個人のPC内の作業単位でしか自動化できないため、複数のシステムを横断した一連の作業は場合によって自動化しづらいこともあります。
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RPAツールの導入手順７ステップ
自社に最適なRPAツールの選び方が分かったら、続いて導入の手順についても押さえておきましょう。RPAツールの導入に失敗しないためにも、紹介する７つのステップを踏まえて導入準備を進めてください。
１．RPAツールを利用する目的を確認する
RPAツール製品には用途に特化したさまざまな種類があるため、適切な製品を導入するためにもRPAの導入目的を明確にすることが重要です。まずは自社の業務の状況を分析し、負担が大きい作業を洗い出します。単に業務量が多いというだけでなく、高い正確性が求められる作業や、短期間で作業を完了させたいものを明確にすることが大切です。
２．RPAツールで自動化の適用範囲を決定する
基本的にRPAツールは単純作業を自動化するものですが、AIを搭載した高度なロボットであれば人間以上にハイパフォーマンスな業務を実施することもできます。しかし、このようなRPAツールは導入金額が高くなるため、RPAツールで自動化する範囲とコストのバランスを考えることが大切です。
３．イレギュラーが発生したときの処理手順を検討する
RPAには、作業の中でイレギュラーが発生したときの処理手順も登録する必要があります。RPAはシステムであるためヒューマンエラーのようなミスは起きませんが、事前に設定された手順で対応できないような事象が発生すると動作が停止し、その後の作業が完全にストップしてしまうことがあるのです。
対応できない事象が発生したらアラートを出したり、後回しにして次の作業に取り掛かるなどの設定を事前にしておけば、イレギュラーが発生しても作業が完全に停止することはありません。定期的にRPAに登録した処理手順を見直し、なるべくイレギュラー発生の数を減らしましょう。
４．既存システムとの連携を確認する
RPAで自動化できる作業はエクセルなどのOfficeソフトだけでなく、業務システムも含まれます。しかしRPAツールによって対応できるシステムは異なるため、導入前に必ず既存のシステムと連携できるかを確認しましょう。
５．自社のセキュリティ管理体制を確認する
クラウド型のRPAツールのようにインターネット回線を利用する場合は、セキュリティ管理を万全に行う必要があります。自社のセキュリティ対策が甘いと、さまざまな被害が発生する恐れがあります。
例えば既存のシステムと連携した業務を自動化する際は、そのシステムを利用するためにログイン情報をRPAに登録しておく場合が多いでしょう。通信データを盗聴されることでログイン情報が漏れてしまい、不正アクセスなどのセキュリティ事故が起きる恐れがあるのです。
またそれ以外にも、過剰に権限を与えたことによってRPAが想定外の動作をしてトラブルが発生するケースもあります。
６．システム障害時の対策を決めておく
RPAツールが急に動作を停止するなど、システム障害が発生したときの対策をあらかじめ決めておきましょう。RPAによって自動化された業務の量が多ければ多いほど、障害が発生したときのダメージが大きくなるからです。
またシステムの停止など深刻なエラー以外にも、RPAツールと連携しているシステムがアップデートによって仕様が変わり、不具合を誘発することもあります。トラブルを未然に防ぐ対策や事後対応方法を検討しておく必要があるでしょう。
７．運用の定着を目指して導入前研修を実施する
RPA製品の多くはITリテラシーが低い人でも使いやすいようなシンプルな操作性になっていますが、慣れるまでに時間がかかる人や、新しいツールの利用を面倒に感じる人もいるでしょう。せっかく導入したRPAツールも、使用されなければコストをかけて導入した意味がありません。
運用を社内に定着させるためには、導入前から社内で使い方の研修などを実施し、社員が継続的にRPAを使用できる環境を整えることが大切です。RPAを提供しているベンダーでセミナーを実施している企業もあるため、積極的に活用しましょう。
RPAとAIの連携がおすすめなケース
RPA製品の中には、通常のRPAの機能だけではなくAIを搭載したツールもあります。具体的にどのような現場でRPAとAIを連携したツールが活躍しているのでしょうか。ここからはRPAとAIの連携がおすすめなケースを紹介していきます。
１．コールセンター業務
AIを搭載したRPAツールを活用することで、コールセンター業務を効率化することが可能です。顧客の問い合わせに自動音声で対応し、相手の内容に合わせて適切な反応を行うことができます。
既存の顧客管理システムと連携することで、相手の行動を分析しメールで資料を自動送信することも可能です。AIを使うことで膨大な量のデータをもとに、自分で判断して対応します。
２．発注業務
AIを使うことで発注業務も自動で行うことができます。発注業務は商品在庫の減少に合わせて人間の手で必要数を発注しますが、発注漏れのリスクがあります。AIを使ったRPAツールを使用することで、今まで発注したデータをもとに必要な数量を分析し自動で発注することができます。
３．判断業務
AIを搭載したRPAツールは医療分野でも活躍しています。事前に機械学習でさまざまなCT画像を記憶させておき、新たに撮影したCT画像から考えられる病状を瞬時に判断し医師に提案することができます。このようにAIを上手く活用することで医師の判断時間を大幅に短縮しています。
RPAツールを正しく選んで効果的に運用しよう
今回はRPAツールの選び方を中心に紹介してきました。同じRPA製品であっても、自社の予算や活用方法によって最適な製品は異なります。単にシェアの高い製品を選ぶのではなく、自社の課題を解決できるようなRPAツールを選ぶことが大切です。以下の記事では、RPAツール製品の比較を行っていますので合わせてご覧ください。
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