RPAツールの選び方とは
RPAツールを活用することによって、人間が行うと時間がかかる業務を自動化できます。近年ではRPAを活用する企業が増加しており、日本国内だけでなく世界全体でロボットを使った業務が増えてきました。
実際に、世界的に見ると20年後には、業務全体の47％はロボットが行っていると予測されています。このようにロボットを使った業務自動化の技術は発展しており、自社の業務の負荷に課題を感じている企業はRPAツールで解決できるでしょう。
しかし、企業によって規模や業務は異なるため、目的に適したRPAツールを導入しなければなりません。ここからはRPAツールの選び方について説明していきます。
自社の規模に合った機能・価格か
RPAツールには対応している規模があるため、どれくらいの規模で導入するかを決める必要があります。単純な作業を自動化できるRPAツールもあれば、複雑な業務に適応できるAIを搭載したロボットソフトウェアも存在します。
RPAツールが対応する規模が大きく、業務範囲が広いとその分価格も高くなるため、業務を自動化したときに得られる効果と、ロボットの機能と価格のバランスを考えることが求められます。
カスタマイズ性はあるのか
RPAツールにはカスタマイズ性がある「汎用型」と、カスタマイズ性がない「特化型」があります。
汎用型のRPAツールはさまざまな業務に対応し、カスタマイズ次第では自社の業務を効果的に自動化することができます。自動化に対応できる業務が多いですが、有効活用するためにはRPAの専門的な知識や技術が必要になる場合があります。
汎用型に対して特化型は、カスタマイズ性はないものの専門性が高く、特定の分野に関してはカスタマイズを行うことなく有効活用できます。特化型は対応できる業務の範囲は狭く、社内の業務全体を自動化するためには複数のロボットが必要になりコストが膨張するケースもあります。
継続的に運用できるか
RPAツールは導入すれば自動化できますが、日々の運用にはメンテナンスを行う必要があります。そのためロボットを作成することが容易か、不具合が発生したときに調整を行えるかが重要です。
RPAツールを導入した後に困ることは、自動化した業務に変更点があったときの対応でしょう。ロボット運用に関する専門的な知識や技術が必要な場合もあるため、継続的に運用できることが大切です。また、RPAツールの中には海外製品も多く、サポートも含め全て英語表記のものもあるため注意しましょう。
クラウド型・オンプレ型のどちらか
RPAツールを導入する方法には大きく分けてクラウド型とオンプレ型の２種類あります。
【クラウド型のRPAツール】
クラウド型のRPAツールは、RPAサービスを提供している事業者のソフトウェアロボットにインターネットを介してアクセスし、Webブラウザ上で操作を行い作業を自動化できます。
- ●導入コストを抑え、サービスを短期間で利用することが可能
- ●自動化できる作業がWebブラウザ上に限定され、活用できる業務に制限がある
- ●クラウドサービス以外のシステムと連携できない可能性がある
クラウド型RPAツールは、現在利用しているクラウドサービスの業務を自動化したいときに利用すると有効でしょう。
【オンプレ型のRPAツール】
クラウド型に対してオンプレ型RPAツールは、自社にサーバを設置しロボットのシステムを構築する方法です。
- ●専門知識と技術があれば自社でカスタマイズすることが可能
- ●自動化できる作業の幅は多く、柔軟に対応できる
- ●必要な設備を自社で用意するため、導入コストが高くなる
- ●有効活用するためには専門的な知識や技術が必要
完全に自社の思い通りに業務を自動化するためには、自社でゼロからロボットを開発する必要があります。ロボットを自分たちで作るとコストがかかるだけでなく、完成するのに時間も必要になります。
RPAツールを導入する前に確認すべきこと
ここまでのように自社に最適なRPAツールを選ぶためには、選び方を知ることが大切です。また、RPAツールの導入に失敗しないためには、確認しておくべきことがいくつかあります。ここからはRPAツールを導入する前に確認が必要なことを説明していきます。
ポイント１．RPAツールを利用する目的
RPAツールにはさまざまな種類があるため、RPAの導入目的を明確にすることが重要です。まずは自社の業務の状況を分析し、負担が大きい作業を洗い出します。このときのポイントは、業務量が多いだけでなく、正確に作業を行う必要があるものや、短期間で作業を完了させたいものを明確にすることです。
ポイント２．RPAツールで自動化する適用範囲
基本的にRPAツールは単純作業を自動化するものですが、AIを搭載したような高度なロボットであれば人間ができない業務を自動化できます。しかし、このようなRPAツールは導入金額が高くなるため、RPAツールで自動化する範囲とコストのバランスを考えることが大切です。
ポイント３．既存システムとの適合性
RPAで自動化できる作業はエクセルなどのOfficeソフトだけでなく、業務システムも含まれます。しかし、RPAツールによって対応できるシステムは異なるため、導入前に既存のシステムとの適合性を確認した方が無難でしょう。
ポイント４．セキュリティ管理
クラウド型のRPAツールのように、インターネット回線を利用する場合は、セキュリティ管理を万全に行う必要があります。セキュリティ対策が甘いと、さまざまな被害が発生する可能性があるためです。
既存のシステムと連携して業務を自動化できるRPAツールでは、システムを利用するためにログイン情報を持たせていることが多いです。
そのため、通信データを盗聴されることでログイン情報が漏れてしまい不正アクセスされる恐れがあります。
また、このようなセキュリティホールを狙った攻撃以外にも、本来権限を与えていないはずの業務を自動化して、勝手に業務を進めてしまいトラブルが発生するケースもあります。
ポイント５．システムエラー時の対策
RPAツールも「システム」になるため、システム障害が発生する可能性があります。自動化している業務は量が多いためシステムエラーが発生したときのダメージが大きくなります。
ほかにも、RPAツールと連携しているシステムをアップデートすると、仕様が変わるため不具合が発生しやすくなります。したがって、システム障害が発生したときの対策を考えることが重要です。例えば、自動化している業務データのバックアップを自動で保存したり、作業を行っているデータを小まめに保存するような仕組みが有効でしょう。
RPAとAIの連携がおすすめなケース
先程のように、通常のRPAだけではなくAIを搭載したツールを活用することで業務の幅は飛躍的に広がります。具体的にどのような現場でRPAとAIを連携したツールが活躍しているのでしょうか。ここからはRPAとAIの連携がおすすめなケースを説明していきます。
ケース１．コールセンター業務
AIを搭載したRPAツールを活用することで、コールセンター業務を効率化することが可能です。顧客の問い合わせに自動音声で対応し、相手の内容に合わせて適切な反応を行うことができます。
既存の顧客管理システムと連携することで、相手の行動を分析しメールで資料を自動送信することも可能です。AIを使うことで膨大な量のデータをもとに、自分で判断して対応します。
ケース２．発注業務
AIを使うことで発注業務も自動で行うことができます。発注業務は商品の減りに合わせて人間の手によって必要な個数を発注しますが、発注漏れが発生する可能性があり課題を感じやすいです。AIを使ったRPAツールを使用することで、今までの発注したデータをもとに必要な数量を分析し自動で発注できます。
ケース３．判断業務
AIを搭載したRPAツールは医療分野でも活躍しています。事前に機械学習で、CTによる画像を記憶させます。さまざまな画像を覚えさせることにより、新たに撮影したCT画像から、考えられる病状を瞬時に判断し医者に提案することができます。このようにAIを活用することで医者の判断時間を大幅に短縮しています。
RPAツールを正しく選んで効果的に運用しよう
今回はRPAツールの選び方について紹介してきました。RPAツールには導入形態や種類など多くの選択肢が存在します。近年では、操作を行っている業務の画面をロボットが判断し、業務フローを記憶していくタイプが主流になっています。
このような種類のRPAツールを使うことで、プログラミングの知識がない場合でも簡単にロボットの設定を行い、運用することが可能です。自社に最適なRPAツールを選んで課題と感じている業務を自動化しましょう。
