RPAツールの選び方とは
単純作業を自動化できるRPAは、その便利さから近年では日本国内だけでなく世界全体で導入が進んでいます。また2025年までに全世界で１億人以上の知的労働者、もしくは１/３の仕事がRPAに置き換わるといわれており、自社の業務負荷に課題を感じている企業はRPAツール導入で問題を解決できるかもしれません。
まず導入にあたっては企業によって規模や業務内容は異なるため、目的に適したRPAツールを選ばなければなりません。ここからはRPAツールの選び方のポイントを解説します。
参照：一般社団法人日本RPA協会
RPAツール選び方のポイント
RPAを選ぶにあたり、注意すべきポイントは以下のとおりです。
- １．自社の規模や導入目的にあった機能・価格か
- ２．自社向けにカスタマイズする必要はあるか
- ３．継続的に運用できるか
- ４．クラウド型・オンプレミス型のどちらか
- ５．デスクトップ型かサーバ型か
１．自社の規模や導入目的にあった機能・価格か
RPAツールには対応可能な業務規模があるため、自動化したい業務の洗い出しと、導入規模を明確にしてから、RPAのタイプを選択しましょう。単純作業を自動化できるRPAツールもあれば、複雑な業務に対応できるAIを搭載したロボットソフトウェアも存在します。
対応する業務規模が大きい場合は価格も高くなるため、業務を自動化したときに得られる効果とロボットの機能や価格とのバランスを考えることが求められます。
２．自社向けにカスタマイズする必要はあるか
RPAツールにはカスタマイズ性が高い「汎用型」と、人事や経理など特定の事務作業を効率化させる「特化型」があります。汎用型のRPAツールはさまざまな業務に対応し、カスタマイズ次第では自社の業務を効率よく自動化できます。対応できる業務は多いですが、有効活用するためにはRPAの専門的な知識や技術が必要になる場合もあります。
一方特化型は、カスタマイズ性は低いものの専門性が高く、特定の分野に関してはカスタマイズ不要で十分に活用できます。特化型は対応できる業務の範囲は狭く、社内の業務全体を自動化するためには複数のロボットが必要になりコストが増加するケースもあります。
３．継続的に運用できるか
RPAツールは導入して必要な設定を行えば終わりではなく、定期的にメンテナンスを実施する必要があります。新たに自動化したい作業がある場合に設定が容易か、不具合が発生した際に細かい調整を行えるかが重要です。
一度設定が完了し自動化できた業務であっても、変更点があればあわせて対応する必要があります。場合によってはRPAツールについての専門的な知識や技術が必要な場合もあるため、継続的に運用できるかが大切でしょう。またRPAツールの中には海外製品も多く、サポートも含めすべて英語表記のものもあるため注意が必要です。無料セミナーを提供しているものや、ロボット作成支援を行っているもの、運用代行可能なものなどサポートもさまざまなので、運用に不安がある場合はベンダーに問いあわせてみましょう。
４．クラウド型・オンプレミス型のどちらか
RPAツールの導入形態には大きくわけてクラウド型とオンプレミス型の２種類があります。
クラウド型のRPAツール
クラウド型のRPAツールは、RPAサービスを提供している事業者のソフトウェアロボットにインターネットを介してアクセスし、Webブラウザ上で操作を行い作業を自動化できます。特徴は以下のとおりです。
- ●導入コストを抑え、短期間でサービス利用を開始できる
- ●自動化できる作業がWebブラウザ上に限定され、活用できる業務に制限がある
- ●クラウドサービス以外のシステムと連携できない可能性がある
クラウド型RPAツールは、現在利用しているクラウドサービスの業務を自動化したい場合に有効でしょう。
オンプレミス型のRPAツール
クラウド型に対してオンプレミス型RPAツールは、自社にサーバを設置しロボットのシステムを構築する方法です。特徴は以下のとおりです。
- ●専門知識と技術があれば自社でカスタマイズできる
- ●自動化できる作業の幅は多く、柔軟に対応できる
- ●必要な設備を自社で用意するため、導入コストが高くなる
- ●有効活用するためには専門的な知識や技術が必要となる
RPAで自社の機密性の高い情報を扱う場合に、オンプレミス型を選択する企業も多いようです。
５．デスクトップ型かサーバ型か
前述したオンプレミス型のRPAは、さらに細かく分類すると「サーバ型」と「デスクトップ型」にわけられます。
「サーバ型RPA」とは、自社のサーバの中でロボットを稼働させ、大量のデータやルールを管理するなど業務を横断した一括管理が得意なため、大規模に導入したい企業向けです。一方、「デスクトップ型RPA」は、個人のPCにインストールしそれぞれの作業を自動化させるため、スモールスタートしたい場合におすすめです。しかし個人のPC内の作業単位でしか自動化できないため、複数のシステムを横断した一連の作業は場合によって自動化しづらいこともあります。
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RPAツールの導入手順７ステップ
自社に最適なRPAツールの選び方がわかったら、続いて導入の手順についても押さえておきましょう。
- １．RPAツールを利用する目的を確認する
- ２．RPAツールで自動化の適用範囲を決定する
- ３．イレギュラーが発生したときの処理手順を検討する
- ４．既存システムとの連携を確認する
- ５．自社のセキュリティ管理体制を確認する
- ６．システム障害時の対策を決めておく
- ７．運用の定着を目指して導入前研修を実施する
１．RPAツールを利用する目的を確認する
RPAツール製品には用途に特化したさまざまな種類があるため、適切な製品を導入するためにもRPAの導入目的を明確にすることが重要です。まずは自社の業務の状況を分析し、負担が大きい作業や高い正確性が求められる作業、短期間で作業を完了させたい作業などを洗い出しましょう。
２．RPAツールで自動化の適用範囲を決定する
基本的にRPAツールは、データ入力などの単純作業を自動化するものですが、AIを搭載したロボットであれば、高度な分析ができたり、複雑な意思決定ができたりするなど人間以上にハイパフォーマンスな業務を実施できます。しかし、このようなRPAツールは導入金額が高くなるため、RPAツールで自動化する範囲とコストのバランスを考えることが大切です。
３．イレギュラーが発生したときの処理手順を検討する
RPAには、作業の中でイレギュラーが発生したときの処理手順も登録する必要があります。RPAはシステムであるためヒューマンエラーのようなミスは起きませんが、事前に設定された手順で対応できないような事象が発生すると動作が停止し、その後の作業が完全にストップしてしまうケースがあるのです。
対応できない事象が発生したらアラートを出したり、後回しにして次の作業に取り掛かるなどの設定を事前にしておけば、イレギュラーが発生しても作業が完全に停止することはありません。イレギュラー発生を回避するために、定期的にRPAに登録した処理手順を見直しましょう。
４．既存システムとの連携を確認する
RPAで自動化できる作業はエクセルなどのOfficeソフトだけでなく、業務システムも含まれます。しかしRPAツールによって対応できるシステムは異なるため、導入前に必ず既存のシステムと連携できるかを確認しましょう。
５．自社のセキュリティ管理体制を確認する
クラウド型のRPAツールのようにインターネット回線を利用する場合は、自社のセキュリティ対策が甘いと、さまざまな被害が発生する恐れがあります。例えば既存のシステムと連携した業務を自動化する際は、そのシステムを利用するためにログイン情報をRPAに登録しておくケースが多いでしょう。しかしこの場合、通信データを盗聴されることでログイン情報が漏れてしまい、不正アクセスなどのセキュリティ事故が起きる恐れがあるのです。
それ以外にも、過剰に権限を与えたことによってRPAが想定外の動作をしてトラブルが発生するケースもあります。ロボットは部署ごとにわけ、権限は必要最低限に抑えたり、ID・パスワードを暗号化したりするなど、セキュリティ管理は万全に行いましょう。
６．システム障害時の対策を決めておく
RPAツールが急に動作を停止するなど、システム障害が発生したときの対策をあらかじめ決めておきましょう。RPAによって自動化された業務の量が多ければ多いほど、障害が発生したときのダメージが大きくなるからです。
またシステムの停止など深刻なエラー以外にも、RPAツールと連携しているシステムがアップデートによって仕様が変わり、不具合を誘発することもあります。トラブルを未然に防ぐ対策や事後対応方法を検討しておく必要があるでしょう。
７．運用の定着を目指して導入前研修を実施する
RPA製品の多くはITリテラシーが低い人でも使いやすいようなシンプルな操作性になっていますが、慣れるまでに時間がかかる人や、新しいツールの利用を面倒に感じる人もいるでしょう。せっかく導入したRPAツールも、使用されなければコストをかけて導入した意味がありません。
運用を社内に定着させるためには、導入前から社内で使い方の研修などを実施し、社員が継続的にRPAを使用できる環境を整えることが大切です。セミナーを実施しているベンダーもあるため、積極的に活用しましょう。
RPAとAIの連携がおすすめなケース
RPA製品の中には、通常のRPAの機能だけではなくAIを搭載したツールもあります。具体的にどのような現場でRPAとAIを連携したツールが活躍しているのでしょうか。ここからはRPAとAIの連携がおすすめなケースを紹介します。
コールセンター業務
AIを搭載したRPAツールを活用することで、コールセンター業務の効率化が可能です。顧客から入電があればに自動音声で応答し、問い合わせ内容にあわせて適切な対応ができます。
既存の顧客管理システムとの連携により、相手の行動を分析しメールで資料を自動送信することも可能です。AIを使うことで膨大な量のデータをもとに、RPA自らが判断して対応します。
発注業務
AIを使うことで発注業務も自動で行えます。発注業務は商品在庫の減少にあわせて人間の手で必要数を発注しますが、発注漏れのリスクがあります。AIを使ったRPAツールを使用することで、今まで発注したデータをもとに必要な数量を分析し自動で発注できます。
判断業務
AIを搭載したRPAツールは医療分野でも活躍しています。事前に機械学習でさまざまなCT画像を記憶させておき、新たに撮影したCT画像から考えられる病状を瞬時に判断し医師に提案できます。このようにAIをうまく活用することで医師の判断時間を大幅に短縮しています。
RPAツール資料請求数ランキングTOP３
ここからはITトレンドで2021年上半期、資料請求数の最も多かったTOP３の製品を紹介します。
《batton》のPOINT
- 【97％】のお客様に導入を継続いただいています！
- スマホのようなUIで【誰でも簡単に】ロボットが作成できます！
- 1ライセンス購入で【PCへのインストールは無制限】です！
RPAツール2021上半期ランキング第１位
「batton」は、スマホのようなUIで初心者でも使いやすいRPAツールです。集計分析やデータ管理、人事や経営などさまざまなジャンルで活用できます。またロボットのセッティングからシナリオ作成まで導入時の面倒な作業をまとめて代行してくれるのもポイントでしょう。
製品・サービスのPOINT
- パソコン1台からのミニマムスタートで導入が簡単
- 時間がかかる大量の処理を行いたいときにぴったり
- RPA技術者検定保有者による勉強会を定期的に開催
RPAツール2021上半期ランキング第２位
「WinActor」は、専門知識のあるエンジニア向けであり、複雑な処理を作業対象する場合におすすめのRPAツールです。パソコン１台からの小規模導入が可能で、必要に応じてミニマムスタートが可能。さらにWindowsやブラウザとの親和性によって、大量なデータを高速処理できる点も魅力でしょう。
《Robo-Pat》のPOINT
- ご契約は1ヶ月ごと！初期費用も必要ありません
- ロボ作成が簡単！パソコンを使える方であればロボ作成ができる！
- PCに直接インストールするのでネットに繋がなくても使用可能！
RPAツール2021上半期ランキング第３位
「Robo-Pat」は、PCに直接インストールするためネット接続なしで利用できるRPAツールです。現場での使いやすさを重視しており、専門知識不要で利用できる点もポイントです。また、有償で導入支援パッケージも提供しています。
導入製品にお悩みで、ひとまず最新の人気製品から検討してみたい、という方はこちらのランキングも参考にしてください。
RPAツールを正しく選んで効果的に運用しよう
今回はRPAツールの選び方を中心に紹介しました。同じRPA製品であっても、自社の予算や活用方法によって最適な製品は異なるため、自社の課題を解決できるようなRPAツールを選ぶことが大切です。以下の記事では、RPAツール製品の比較を行っていますのであわせてご覧ください。
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