RPAを経理業務に導入するメリットと成功事例を紹介！

RPAとは

RPAとは「Robotic Process Automation」の略で、ロボットによる業務の自動化を意味する言葉です。人間による判断を必要としない定型作業の自動化ツールや、活用する概念を指します。

得意な業務

RPAは定型作業にしか対応できないため、向いている業務とそうでない業務があります。

■向いている業務

• ・手順が決まっている単純な定型業務
• ・複数のアプリケーションを横断する業務
• ・大量のデータ処理
• ・データ収集
• ・デジタルデータを扱う業務

■向いていない業務

• ・人間の判断が必要な作業
• ・ルールや仕様変更が頻発する業務

決められた手順があり、イレギュラーな事象が起きにくい、そして人の判断を必要としないルーティンワーク、また同じ処理フローを何回も繰り返すような業務をRPAは得意としています。詳細については以下の記事でも解説していますので、参考にしてください。

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経理業務においてRPAが代行できる業務

RPAは経理業務と相性がいいとされています。ルールに従って行う定型業務が多く、しかもデータ入力やデータ転記など、未だ人の手で行われる業務も残っているからです。RPAを活用すれば、スプレッドシートやエクセルのデータを別システムに転記するといった、複数のアプリケーションを横断する業務も、正確かつスピーディに処理できるようになります。

具体的には、経理業務のうち財務会計業務にRPAが適しているでしょう。伝票の記帳や入金データの取り込み、月末処理などはどれも人間による思考・判断を必要としない定型作業だからです。

定型作業をRPAに任せられれば、経理担当者は経営判断や取引先との交渉など、人間の判断力を必要とする業務に多くの時間と労力を割けます。利益に結びつきやすい業務に専念することで、自社の競争力を高められるでしょう。

経理業務の効率化にも役立つ「RPA」の人気ツールはこちらで確認できます。

経理業務にRPAを導入するメリット

RPA導入で経理業務にどんなメリットがあるのか、説明していきます。

１．ルーティン業務の効率化によりコア業務に専念できる

前述どおり、データ入力やインポート作業、帳票出力などをRPAにより自動化させることで時間が生まれるため、経理担当者は人にしか出来ない付加価値の高い業務に注力できるようになるでしょう。

また、定型作業をRPAが処理するため、経理担当者の業務負荷も削減できます。

２．自動化による処理速度アップ、人的ミスも削減

業務を処理するスピードは、大量になればなるほど、人よりRPAロボットのほうが優位になるでしょう。人の場合、集中できる時間に限りがあり、ヒューマンエラーが発生したり、作業時間が長くなるに従って処理速度も落ちたりしますが、RPAならそういった心配もありません。

３．コストの削減

RPAは人と違い、24時間365日稼働できます。本来経理担当者が行っていた定型業務をRPAに代行させられるうえ、高いパフォーマンスが期待できます。人件費の削減にもつながるでしょう。

以下の記事では「経理」に特化したRPAツールも紹介しています。気になる価格や無料トライアルの有無等についても記載していますので、ぜひ参考にしてください。

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経理業務へのRPA導入事例

続いて、経理業務にRPAを適用した企業の事例を３つ紹介します。

１．入金の消込作業を自動化

ある企業は、毎日およそ100件もの入金情報に対して、１件ずつ消込作業を行っていました。口座の入金情報を見ながら、目視と手作業での対応です

しかし、どれほど気をつけてもミスが発生していました。毎日100件もの処理を完全にミスなくこなすのは、ベテランであっても至難の業です。さらに、こうした作業の繰り返しによるストレスの蓄積も問題でした。

そこで同社はRPAを導入。ネットバンキングのデータをCSVファイルでダウンロードし、そこに必要な情報を付加する作業を自動化させました。さらに、これまで手作業で扱っていた自社の会計システムへのデータ取り込みも、RPAで対応できるようになったといいます。

結果、消込作業に費やしていた多くの時間と労力が減り、担当者はより重要な業務への専念が実現しました。

２．交通費精算やシステム入力の業務を自動化

ある企業は働き方改革の一環として、交通費精算と会計システムへのデータ入力をRPAによって自動化しました。

交通費精算においては、従業員が申請した交通費が正しいかどうか確認する作業にRPAを適用したといいます。

人間が同じことをしようとすれば、ネットで経路を検索し、その運賃と申請金額の間に相異がないか確認しなければなりません。すべての申請に対して行うとなると膨大な手間がかかります。しかし、定型業務であるためRPAによって人手を介する必要がなくなりました。

会計システムの入力では従業員によるデータの手入力を撤廃。複雑な作業であるため、人が行えば多くの手間が生じていましたが、定型作業であるためRPAで自動化しました。

結果、上記２つの業務で合わせて９割もの作業負担を軽減できたといいます。

３．帳票の出力・編集を自動化

会計報告に必要な帳票の出力や編集作業は、月末月初など特定の時期に集中して発生する傾向があります。量が多いだけでなく、重要なデータである以上ミスも許されないため、従業員に大きな負担がかかりがちです。だからといって、一時的に増える業務のために従業員を増やすのもためらわれます。

そこである企業は、RPAでの解消を思いつきました。いくつかの製品を比較検討し、充分なシナリオを練ったうえで導入を実行。約３ヶ月で安定的に稼働するに至ったといいます。

結果として、上述の作業はRPAで全面的に自動化され、ストレスフルな業務から従業員が解放されました。目に見える形でメリットが得られたため、同社は別の業務にもRPAの適用を検討しています。

経理業務でRPAを活用する３つのポイント

最後に、経理業務にRPAを適用するポイントを３つ解説します。

１．業務を洗い出し、自動化する業務を明確化する

まず、どの業務を自動化するのか明らかにしましょう。このとき、漠然と「消込業務」のように決めるのでは不十分です。業務の作業フローを分析する必要があります。RPA導入時には、細かい作業手順をすべて登録する必要があるためです。

なお業務可視化とあわせて、現状の業務フローが適切かどうかを検討し、場合によっては改善しておくと、導入後の業務効率アップや生産性向上にもつながるでしょう。

２．RPA活用で浮いた時間で何をするのか

次にRPAによって浮いた時間で何をするのか決めておきましょう。これまでの活用事例でもわかるように、従業員が空いた時間をより重要な業務に費やせることがRPA導入の大きなメリットとなっています。定型作業に時間を費やしていたせいで疎かになっていた業務を見つけましょう。

３．まずはスモールスタート

導入する段階になったら、まずは小規模スタートさせましょう。RPAを導入してもうまく活用できなかったり、予想もしなかった問題が発生したりする可能性もあります。経理業務は経営にも大きな影響を与えるため、最終的には大規模な活用を目指すとしても、最初は試験的な利用から始めましょう。

RPAの導入・運用での失敗事例を以下の記事で紹介しています。参考にしてより効果的な活用を目指しましょう。

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経理業務へRPAを導入し、仕事の負担を軽減させよう！

RPAとは定型作業を自動化する概念やそのためのソフトウェアです。経理業務には定型作業が多いため、RPAの活用で担当者の手間や労力を削減できます。

導入時には以下のポイントに留意しましょう。

• ■導入前に適用対象の業務を洗い出す
• ■浮いた時間で何をするのか決める
• ■スモールスタートから始める

以上を踏まえ、スムーズなRPA導入を目指しましょう。