RPAの導入で経理の業務はどう変わる？自動化に成功した事例も紹介！

経理業務へRPAを導入することによって何が変わる？

RPAとは「Robotic Process Automation」の略で、ロボットによる業務の自動化を意味する言葉です。人間による判断を必要としない定型作業を自動化するITツール自体や、それを活用する概念を指します。

RPAは定型作業にしか対応できない以上、向いている業務とそうでない業務があります。そして、経理業務は比較的RPAが向いている業務です。

特に、経理業務のうち財務会計業務にはRPAが適しています。伝票の記帳や入金データの取り込み、月末処理などはどれも人間による思考・判断を必要としない定型作業だからです。

定型作業をRPAに任せられれば、経理担当者は経営判断や取引先との交渉など、人間の判断力を必要とする業務に多くの時間と労力を割けます。利益に結びつきやすい業務に専念することで、自社の競争力を高められるでしょう。

経理業務にRPAを導入した事例は？

続いて、経理業務にRPAを適用した企業の事例を３つ紹介します。

１．入金の消込作業を自動化

ある企業は、毎日およそ100件もの入金情報に対して、１件ずつ消込作業を行っていました。口座の入金情報を見ながら、目視と手作業で対応していたと言います。

しかし、どれほど気をつけてもミスが発生していました。毎日100件もの処理を完全にミスなくこなすのは、ベテランであっても至難の業です。さらに、こうした作業の繰り返しによるストレスの蓄積も問題でした。

そこで同社はRPAの導入を決意しました。これにより、ネットバンキングのデータをCSVファイルでダウンロードし、そこに必要な情報を付加する作業が自動化。さらに、これまで手作業で扱っていた自社の会計システムへのデータ取り込みまでRPAで対応できるようになったと言います。

この結果、消込作業に費やしていた多くの時間と労力が減り、担当者はより重要な業務に専念できるようになりました。

２．交通費精算やシステム入力の業務を自動化

ある企業は働き方改革の一環として、交通費精算と会計システムへのデータ入力をRPAによって自動化しました。

交通費精算においては、従業員が申請した交通費が正しいかどうか確認する作業にRPAを適用したと言います。

人間が同じことをしようとすれば、ネットで経路を検索し、その運賃と申請金額の間に相異がないか確認しなければなりません。これをすべての申請に対して行えば膨大な手間がかかります。しかし、定型業務であるためRPAによって人手を介することがなくなりました。

一方、会計システムの入力では従業員によるデータの手入力を撤廃。こちらも複雑な作業であるため、人が行えば多くの手間が生じていましたが、定型作業なためRPAで自動化しました。

その結果、上記２つの業務で合わせて９割もの作業負担を軽減できたと言います。

３．帳票の出力・編集を自動化

会計報告に必要な帳票の出力や編集作業は、月末月初など特定の時期に集中して発生する傾向があります。量が多いだけでなく、重要なデータである以上ミスも許されないため、従業員に大きな負担がかかりがちです。だからといって、一時的に増える業務のために従業員を増やすのも躊躇われます。

そこである企業は、この負担をRPAで解消したいと考えました。いくつかの製品を比較検討し、充分なシナリオを練ったうえで導入を実行。約３ヶ月で安定的に稼働するに至ったと言います。

結果として、上述の作業はRPAで全面的に自動化しました。これにより、ストレスフルな業務から従業員が解放されたことが大きかったと言います。目に見える形でメリットが得られたため、同社は別の業務にもRPAの適用を検討しています。

経理業務にRPAを導入するポイントは？

最後に、経理業務にRPAを適用するポイントを３つ解説します。

まず、どの業務を自動化するのか明らかにしましょう。このとき、漠然と「消込業務」のように決めるのでは不十分です。その業務の作業工程を分析する必要があります。なぜなら、RPA導入時には細かい作業工程をすべて教える必要があるからです。

次に必要なのは、RPAによって浮いた時間で何をするのか決めることです。これまで事例で見てきたように、従業員は空いた時間をより重要な時間に費やせることがRPA導入の大きなメリットとなっています。これまで定型作業に時間を費やしていたせいで疎かになっていた業務を見つけましょう。

そして、いざ導入する段階になったら、スモールスタートさせましょう。最終的には大規模な活用を目指すとしても、最初は試験的な利用から始めることで、堅実な導入・運用が実現します。

経理業務へRPAを導入し、仕事の負担を軽減させよう！

RPAは定型作業を自動化する概念やそのためのソフトウェアのことです。経理業務には定型作業が多いため、RPAを活用することで担当者の手間や労力を削減できます。

導入時には以下のポイントに留意しましょう。

• ■導入前に適用対象の業務を洗い出す
• ■浮いた時間で何をするのか決める
• ■スモールスタートから始める

以上を踏まえ、スムーズなRPA導入を目指しましょう。