RPAの導入・運用の注意点｜よくある失敗例・改善ポイントを解説！

RPA導入・運用の注意点

RPAとは「Robotic Process Automation」の略であり、ロボットを使った業務自動化を意味します。このRPAを使うことで業務を改善・効率化できますが、注意点も多く存在します。では、RPAを活用するときにはどのような点に注意すれば良いのでしょうか。

ここからはRPAを導入・運用する際の注意点を説明していきます。

RPAの対象業務に注意！

RPAはあらゆる業務に対応できますが、場合によっては自動化できないケースもあります。 基本的にRPAを使って自動化できる業務は単純作業であることがほとんどです。

したがって、対応できる業務は定型業務に限られるため、特殊な工程が必要な作業には対応できません。RPAで業務を自動化する前に、自動化できる業務かどうか確認することが大切です。

このような場合でも、RPAの開発に関する知識・技術があれば自社で手直しすることもできます。しかし、RPAツールの提供形態によっては追加で加工できません。また、自社で開発を行うと膨大な時間が必要になるため注意しましょう。

RPAの誤作動・システム障害に注意！

RPAも一般的なシステムになるため、小さなエラーや誤作動、システム障害が発生する可能性もゼロではありません。また、RPAツールに指示している内容に誤りがあっても、そのまま処理を続けてしまうため、ミスが大量発生する可能性もあります。

基本的にRPAツールが起こす不具合や誤作動の割合は人間が行うミスと比較すると少ないですが、全くないわけではないため注意が必要です。

また、企業にとって重要な業務を自動化している場合、システム障害が発生すると業務がストップしてしまいます。このように重要度が高い業務が止まると損害が発生するケースもあるため、よく注意しなければなりません。

RPAの維持管理・コストに注意！

RPAは放置していても与えられた指示通りに処理を続けますが、自動化する内容に変更点があればメンテナンスを行わなければなりません。

RPAを活用するときは、有効稼働率が下がったときのために、知識と技術を持ったメンテナンス担当者が必要です。自社で開発したRPAでも担当者の人件費分のランニングコストが発生します。

また、RPAツールで自動化する業務が増えると管理業務が煩雑になり、有効な処理をするRPAが少なくなる可能性があるため注意が必要です。

RPA導入・運用でよくある失敗例

ここまで説明したようにRPAは万能なツールではないため、注意点を把握して導入・運用しなければなりません。注意する意識を高めるためにも、実際に起こり得る失敗例を知っておくと良いでしょう。ここからはRPAの導入や運用のよくある失敗例を説明していきます。

RPAが無駄になっているケース

最も多いRPA導入の失敗例はRPAを有効活用できず、無駄になってしまうケースです。例えば、残業が多い部署の業務を自動化しようとRPAを導入しても、その業務が自動化できるかどうかは分かりません。また、RPAを使うほどでもない業務を自動化してしまえば、効果はあまり実感できないでしょう。

RPAは基本的に膨大な量の単純作業を効率化するツールです。したがって、膨大な量の業務がない企業であれば導入しても無駄になってしまうことが多いです。このような失敗をしないためには、自社の業務を見直し、RPAでないと解決できないかどうかを判断する必要があります。

RPAに依存しすぎてしまうケース

RPAは便利なツールであるため、依存しすぎてしまうケースも多発しています。定型業務をRPAに任せきってしまっていると、システム障害時に対応できません。万が一のことが発生すれば、その業務は完全に停止してしまいます。

また、RPAで業務を自動化していれば、担当者がいなくても、業務が勝手に進むでしょう。そのため、担当者が異動・退職してしまうと、その自動化している業務について知る人がいなくなります。

RPAに依存することで業務がブラックボックス化してしまい、トラブルになりかねません。このようなことがないように、RPAで自動化している業務に関してはマニュアルを作るなどの対策が必要です。

RPAによって業務時間が増えるケース

RPAを使っても効果が薄い業務も存在します。このような業務にRPAを使ってしまうと、自動化によって得られる効果よりも、メンテナンスにかかる手間の方が多くなる可能性があります。

これも、RPAによって得られる効果を調べていないときや、自社の業務の見直しを行っていないときに起きるでしょう。RPAは近頃関心が高まっていますが、「RPAを導入すること」を目的にしてはいけません。RPA導入の目的は、あくまでも「業務の自動化」になるため、目的を達成できるように準備を行うと良いでしょう。

RPAを上手く導入・運用するポイント

ここまでのようにRPAの導入に失敗することもあります。失敗を防ぐためには、計画的な準備と、効果的に運用するためのポイントを把握すると良いでしょう。ここからはRPAを上手く導入・運用するポイントについて説明していきます。

自動化する業務を明確にする

まず、RPAの導入を行う前にやるべきことは「自動化したい業務を明確にする」ことです。RPAは近年注目されていることもあり、上層部の興味本位で導入されるケースも珍しくありません。このような場合だと、そもそもRPAを活用できるような業務がないことが多いです。

システムを導入する前に、自社の業務の見直しを行う必要があります。例えば、毎週・毎月行うような定型業務を洗い出したり、残業が多い部署を分析したりなどです。また、自動化する業務を明確にするだけでなく、その業務がRPAで対応できるかどうかを確認することも必要でしょう。

システム障害への対応を考慮する

先程説明したとおり、RPAも機械であるためシステム障害が発生する可能性があります。重要度が高い業務を自動化する際は、システム障害が発生したときの体制を整える必要があります。業務データのバックアップ体制を整えたり、サーバを２台構築する冗長化などの対策を行うと良いでしょう。

また、クラウド型のRPAツールであればシステムの管理は提供元が行います。自社で管理すると担当者を配置し監視しなければなりません。そのため、自社の負担を考えるとクラウド型のRPAツールを活用する方法も有効です。

機能・コストが自社に合うツールを選択する

「RPA」と一言で表現しても、その種類は多いです。単純な作業を幅広く自動化できる「汎用型」のRPAもあれば、特定の分野に強みがある「特化型」のRPAもあります。

多様な業務を自動化したい場合は汎用型、決まりきった業務だけを自動化したい場合は特化型のツールを選ぶと良いでしょう。ツールにはメリットやデメリットがあるため、自社に必要な機能を持つRPAを導入しなければなりません。必要ない機能があると無駄になってしまい、不要なコストが発生します。

まとめ　注意点・失敗例をもとに、RPAの導入・運用を上手く行いましょう

いかがでしたか。今回はRPAの導入・運用の失敗例を紹介してきました。RPAの活用で失敗してしまう場合のほとんどは「準備不足」です。RPAのことだけでなく、自社の状況も同時に把握することが求められます。また、導入後の運用体制まで整えることも重要でしょう。万全の準備・対策を行うことが失敗しない近道です。上手く運用するポイントを押さえ、自社に最適なRPAを導入し、効果的に運用しましょう。