RPAとは
RPAとは、パソコン上で行う事務などの定形作業を自動化する技術を指します。これまで人の手でしか対応できないとされてきたルーティン作業を、プログラミング知識不要で自動化できることもあり、ビジネスシーンにおけるRPAの導入が加速しています。
RPAツールにより自動化できる業務の一例は次のとおりです。
- ●請求書作成や経費処理など、データの転記・登録
- ●メール送信などの社内アプリ操作
- ●インターネット上での情報収集
- ●複数システム間のデータ連携を伴うデータ入力・操作
なお、人の判断を毎回挟むような特殊な工程が必要な作業や、ルールが頻繁に変更される業務などにはRPAは不向きです。どうしても自動化したい場合は、まずは現状の業務を整理・分割化するなどして、RPAに任せられるところまで簡略化しなくてはなりません。
マクロ・AI・産業用ロボットとの違い
ビジネスにおける自動化ツールとして、RPAはマクロ機能（VBA）、AI（人工知能）、産業用ロボットといったほかの技術といくつかの重要な点で異なります。
まず、マクロ機能との違いは自動化の範囲です。Excelのマクロは主にOfficeドキュメントの作業に限られますが、RPAはOffice以外のアプリケーションとも連携可能で、より幅広い業務を自動化できます。例えば、データの入力や集計からPDF化、メール送信までを一括して処理します。また、マクロの使用にはプログラミングの知識が必要なのに対し、RPAは基本的にその必要がありません。
次に、AIとの違いです。RPAは指示されたとおりに業務を実行しますが、予期せぬ状況には対応できません。一方、AIは自主学習機能をもち、変化する状況に応じて業務を見直したり改善したりすることが可能です。最近では、AIとRPAを組み合わせたツールも登場し、非定型業務に対応し始めているのも特徴です。
最後に、産業用ロボットとの違いは作業内容にあります。産業用ロボットは物理的な作業を人間に代わって行うのに対し、RPAは主にデスクワークにおけるPCでの作業を代行します。
RPAが注目される背景
また、RPA導入拡大の背景には、長時間労働の是正や働き方改革の普及に加え、生産労働人口の不足が原因に挙げられます。限られたリソースを有効活用するために、RPAが注目を集めているようです。
RPAの仕組みや現在のRPA市場に関する解説は、以下の記事からご確認ください。
RPA導入のメリットと導入効果
RPAを導入すると、主に次のようなメリットや効果が得られます。
人件費を削減できる
RPAの最大のメリットは、ロボットの代行により人が行っていた作業を自動化することで人件費を削減できる点です。例えば複数人で行っていた作業は、一人に減らして対応できるようになり、その分の人件費がかからなくなるでしょう。人件費と比較しても、RPAの導入や運用・保守にかかるコストの方が安く済むといわれています。
ミスを防止できる
ロボットは決められたルールに従って正確に作業を実行するため、人為的なミスを防止できます。人の手で業務を行うと、数に比例して抜けや漏れのミスが発生しやすくなります。RPAを導入することで人為的なミスを防ぎ、業務品質の向上が期待できるでしょう。
さらにヒューマンエラーを回避するためのチェックやフォローなども不要になります。RPAを効率よく活用するために現在の作業内容やフローの見直しをすることで、業務における無駄や改善ポイントなどを引き出すきっかけになるかもしれません。
24時間稼働させられる
ロボットは24時間365日稼働できます。よって業務のスピードアップだけでなく、スケジュールの大幅な短縮が見込めます。またRPAによる業務が増えれば増えるほど、人が行う業務を削減し残業時間の短縮にもつながるでしょう。
ほかにもRPAのメリットはたくさんあるため、メリット・デメリットについて詳しく知りたい方は次の記事を参考にしてください。
RPAを導入すべき企業
近年、多くの企業が業務効率化を目指し、RPAの導入を検討しています。特に以下のような状況にある企業は、RPA導入の恩恵を大いに受けられる可能性があるためおすすめです。
人手不足に悩んでいる
人手不足は多くの企業が直面している問題です。特に、単純作業や繰り返し業務において、人的資源が限られている場合、RPAは大きな解決策となり得ます。例えば、データ入力やレポート作成などの定型作業をRPAが担うことで、社員はより創造的かつ戦略的なコア業務に集中できるようになります。これは、人材不足に悩む中小企業にとって特に有益です。
業務が属人化している
業務が特定の個人に依存している「属人化」の状況も、RPA導入の好機です。属人化は、その人が不在時に業務が滞るリスクを孕んでいます。RPAを活用すれば、これらの業務を標準化し、自動化することが可能です。これにより、業務の透明性が増し、リスク管理が容易になります。
労働生産性が低い
低い労働生産性は、企業の成長を妨げる大きな要因です。単調なルーチンワークに多くの時間を割くことは、生産性の低下を招きます。RPAを導入することで、これらの業務を高速かつ正確に処理することが可能になり、全体の労働生産性を向上させられるでしょう。
コスト削減を目指している
RPAはコスト削減にも有効です。自動化によって人件費や時間の削減が可能となります。特に長期的な視点で見ると、初期投資を超える節約効果が期待できます。加えて、エラーの減少による品質向上も、経済的利益につながるでしょう。
RPAの導入手順
RPAを導入する際には、次の手順で進めるとよいでしょう。それぞれ詳しく解説します。
- １．業務プロセスを見直す
- ２．RPAに任せる業務を決める
- ３．導入するRPAツールを比較検討する
- ４．一部の業務にRPAを導入する
- ５．PDCAサイクルを回しRPAを本格導入する
１．業務プロセスを見直す
現在の業務について、担当者やフローなどを可視化します。業務の全体像を見直すことで、属人化やブラックボックス化などの課題点を見つけられるでしょう。また、このとき業務量や作業時間も測定しておくと、導入後の効果を正確に把握できます。
２．RPAに任せる業務を決める
可視化した社内の業務のなかから、RPAで自動化する業務を選定します。RPAが導入しやすい業務の特徴は次のとおりです。
- ●業務フローが決まっている定型作業
- ●毎日・毎週など、定期的に発生する
- ●大量のデータを取り扱う
- ●人の手を介さずパソコン上で完結できる
３．導入するRPAツールを比較検討する
RPAで自動化したい業務が決まったら、その業務に対応したRPAツールを選定します。製品比較時には機能のほか、価格や拡張性、サポート体制や操作のしやすさなどを見比べてみてください。また、無料トライアルやデモ体験を通じて、実際の作業担当者が画面を確認できるとなおよいでしょう。
４．一部の業務にRPAを導入する
導入時には、できるだけ一部の業務からのスモールスタートをおすすめします。なぜなら、効果が見えない状態で全社へ導入するのはリスクが高いうえ、自社に適した運用体制などを整えてから広く導入した方がトラブル時の業務への影響が少ないためです。また、本格導入までにはRPAの管理チームを組み、権限範囲やトラブル時の対応方法などを決めておきましょう。
５．PDCAサイクルを回しRPAを本格導入する
少数のロボットを導入した状態でPDCAサイクルを回し、運用ルールの構築や作成フローを整えていきます。そして、一部業務での自動化・効果測定が完了した段階で、ほかの業務や部署へRPAを展開します。
RPAを導入する際の注意点
RPA導入において上記のような失敗が起こる原因としては、以下のようなものが挙げられます。
- ●目的や期待する効果や目標が不明瞭なまま導入
- ●目的に合った最適なツール選定ができていない
- ●業務の整理や業務フロー、ルール設定が不十分
- ●担当者が不在
- ●管理体制やマニュアルなどの整備が行われていない
- ●誤作動やシステム障害の可能性を加味した導入がなされていない
ここからは失敗例を踏まえて、RPAを導入・運用する際の注意点を説明します。
導入の目的や成功の目安を事前に決定しておく
先述のとおり、RPAの導入目的を明確にしないと、活用すべき業務の選定やツール選定が適切に行えなくなります。導入で解決したい課題や目的は何かを、経営層と現場社員双方で共有しましょう。そしてRPAで自動化する業務を決めたうえで製品を比較してください。
またRPA導入の際は、必ず導入成功の目安を決めましょう。例えば、「管理部門の月末の残業時間を◯時間削減」「作業にかかる人件費を◯円減らす」など具体的な数値目標の設定が望ましいでしょう。
RPAは近年注目されていることもあり、上層部の興味本位で導入されるケースも珍しくありません。導入にはコストや時間がかかるため、その分の費用対効果が上がらなければ企業にとって大きな損失となります。事前に成功の目安となる数値目標を決め、全社一体となってRPAの使用を促進していくことが必要です。
RPAで自動化する業務を慎重に選定する
RPAで自動化する業務を決める際に、現場社員のあらゆるニーズを反映させすぎると、思ったように自動化が進まなくなる可能性があります。まずは現場社員へのヒアリングを行って、「自動化ができる業務」と「自動化したい業務」のすりあわせを行い、適用すべき業務を洗い出しましょう。
このとき、ヒアリングをする相手は、現場業務を熟知しつつ、物事を建設的に捉えられる社員が適しています。なぜなら、RPAツールを設定するにあたり、業務内容や手順を正確にマニュアル化する必要があるためです。ヒアリング内容の精度がマニュアルの完成度にもつながるため、社員の選定は慎重に行いましょう。
また、RPAはITシステムであるため、小さなエラーや誤作動が起こる可能性もゼロではありません。ヒューマンエラーに比べれば、RPAが起こす不具合や誤作動の割合はかなり少ないといえますが、完全にゼロにすることはできない点は考慮する必要があるでしょう。企業にとって重要な業務を自動化している場合、システム障害が発生すると業務がストップしてしまいます。リスクと効率化のバランスを考えて自動化する業務を選びましょう。
RPAツールを綿密に選定する
導入目的や目標実現に適したRPAツールを選定しましょう。重要視すべきポイントは以下のとおりです。
- 機能や特色
- 自社の課題解決や目標実現につながる機能や特色をもっているかを確認します。
- 利用規模
- 企業の規模でツールの利用形態が異なります。中・大企業の場合はサーバで管理するタイプ、小規模企業であれば、１台のパソコン上で稼働するRDA（Robotic Desktop Automation）が最適です。
- コスト
- 費用対効果が見込めるか算出しましょう。
人件費削減額－初期費用＋運用費用の答えがプラスとなれば、導入効果ありと判断します。 - 操作性
- RPAツールは連携システムの更改で多くの変更が発生します。そのため、現場社員でも変更が容易にできるRPAツールを選ぶと安心です。
「RPAツールを特徴や価格で比較したい」「ツール選びのポイントをより知りたい」という方は、以下の記事がおすすめです。
RPAの維持管理費用を導入計画に組み込む
RPAは導入して終わりではなく、業務内容の変化にあわせて定期的なメンテナンスが必要です。メンテナンス実施には知識と技術をもった担当者が必要です。ITリテラシーが高く日常的に業務でITシステムを使用したり、簡単調整をしたりすることに抵抗がない社風であれば比較的容易かもしれませんが、そうでない場合は新たに採用や雇用の費用が発生します。
また企業としての業務内容に大きな変更があった場合は、これまで利用してきたRPAの機能だけでは不十分な場合もあります。既存のRPAをカスタマイズして自社仕様の機能をつけたり、新しい製品に買い換えたりすれば大きな出費となるため、導入時にはなるべく追加でコストがかからないような計画を立てましょう。
ベンダーによるサポートを活用する
ベンダーではRPAの使い方セミナーなどを開催している場合があります。社内のRPA担当者が使用方法に習熟していないと、業務手順に変更があった際のメンテナンスに時間がかかってしまいます。ベンダー主催のセミナーは無料の場合も多いため、積極的に活用しましょう。
また、操作方法がわからなかったりシステムにエラーが起こったりしたときはベンダーに問い合わせる必要があります。製品自体の性能がよくてもサポート体制が不十分であると十分にRPAを活用できません。運用を成功させるためにも、導入前にベンダーのサポート体制を確認しておきましょう。
RPAツール導入後のポイント
RPAツールは導入して終わりではありません。そこから本格的な運用が始まります。円滑な運用のため、ツールのガバナンスを確立しましょう。ルールや体制を作り、定期的に見直し、アップデートに努めてください。また、運用時は以下の事項の把握・実施をおすすめします。
- ●RPAツールと部門間の連携をとる
- ●ツール啓蒙のため、現場社員に対して勉強会を実施する
さらに、RPAツールの効果検証を行ってPDCAを回します。下記は、効果測定の際に用いる評価項目の一例です。
- ●ツールの処理件数
- ●ツールのエラー件数
- ●ツールにより削減した労働時間
PDCAは回し続けることが大切です。ときには、ベンダーのサポートといった外部のアドバイスを参考にし、運用体制の改善を心がけましょう。なお、RPAガバナンス確立には以下の記事も役立ちます。
RPAの手順や注意点を押さえ、導入効果を最大化しよう
RPAの導入を成功させるには、事前準備だけでなく、導入後の運用体制まで見据えた計画が必要です。自動化したい業務の明確化やスモールスタートからの拡張、継続的なPDCAサイクルの実施を通じて、RPA導入効果を最大限に引き出しましょう。
また、導入メリットとしては、業務時間の短縮、人件費削減、エラーの減少などが挙げられます。これらを事前に数値目標として設定しておくことで、成果を客観的に評価しやすくなります。導入効果をしっかり得るためにも、自社に合ったRPAツールを見極めることが重要です。まずは複数の製品を比較し、最適なツールを選定するための情報収集から始めましょう。
