RPAツールとは？自動化の仕組みや導入効果・活用事例まで徹底解説！

RPAツールとは

RPAとは「Robotic Process Automation」の略であり、ロボットによる業務自動化と訳します。作業手順を指示すると、「ロボット」と呼ばれる作業員がRPAツールで動き回り、自動的に作業を進める仕組みです。なおRPAの得意分野は単純作業です。定型業務やルーチンワークを優先的にロボットに任せると、業務の効率化につながるでしょう。RPAツールで自動化できる業務の一例は以下のとおりです。

• ●請求書や経費の処理、発注・納品処理（手順やルールが決まっている場合）
• ●電話やメール対応などのサポート業務
• ●データの収集・分析業務

RPAツールが業務を遂行するには、業務手順を記したシナリオが必要です。従来RPAの設定にはプログラミング知識が不可欠でした。しかし、今やRPAツールの多くがマウス・キーボード操作から普段の業務手順を記憶して簡単に再現できます。なおシステムのアップデートやフロー変更時にはメンテナンスが必要なものの、一度設定すれば業務の自動化が永続的に可能です。

マクロ・AI・産業用ロボットとの違い

ここでは、マクロ機能（VBA）やAI、産業用ロボットとの違いについて解説します。

マクロ機能（VBA）との違い

ビジネスシーンにおける最も身近な自動化ツールといえばExcelなどのマクロ機能でしょう。マクロ機能も自動化するプロセスを設計すれば、指示どおりに自動で計算できます。RPAとの違いは自動化できる業務の範囲です。

マクロで自動化できる範囲は、ExcelなどOfficeドキュメントの作業に限定されます。対してRPAツールは、Office以外のアプリケーションと連携するため、広い範囲で業務の自動化が可能です。例えば、売上データを計算してPDF化し、関係者にメール配信する過程においては、データ入力・集計からメール送信までの一連の作業をすべてRPAツールが代行可能です。しかしマクロ機能の場合、データ集計は自動化できますが、PDF化やメール送信は人の手で行わなければなりません。また、マクロ機能で複雑な自動化処理を行う場合、プログラミング知識が必要です。しかし、RPAは基本的にプログラミングの知識は不要です。

AI（人工知能）との違い

業務を自動化するツールといえば、AI（人工知能）を思い浮かべる人もいるでしょう。AIとRPAの違いは、トラブルや予想外の事態が起きた際に自律的な判断ができるかです。RPAツールは指示がある場合、業務を迅速にミスなくできますが、指示がない場合はできません。一方AI（人工知能）は、自主学習機能で予期せぬ変更が起きた際も、業務の見直しや改善が可能です。

最近はRPAとAIを連携させたツールも登場しており、非定型業務の分野にも、RPAが活躍の場を広げつつあります。RPAとAIの違いを詳しく知りたい方は、以下の記事もあわせてご覧ください。

産業用ロボットとの違い

「ロボット」と聞くと、工場などで機械の組み立てを行う産業用のロボットをイメージする人も多いでしょう。産業用のロボットとRPAの大きな違いは、実施する作業内容です。産業用ロボットは、人間の手や足など体の動きを代行します。RPAはデスクで働く人がPCで行う業務を代行する点に違いがあります。

RPAツール市場の現状

近年、企業規模や業種を問わずRPAの活用が進んでいます。年商50億円以上の企業では導入率45％と半数近い企業が導入しており、年商50億円未満の企業では導入率12％ですが、数年で普及期を迎えることが予想されます。

また、ビジネスプロセス全体の自動化においては、導入期間の長い企業が取り組んでいる傾向にあります。導入当初は特定業務の自動化からはじめ、効果を実感したのち幅広い業務で取り入れる企業が多いようです。ビジネスフローを自動化し、部門をまたいであらゆる業務を効率化するためには、早期の導入とスモールスタートがおすすめです。

参考：RPA活用有無がビジネスプロセス自動化に格差を生む｜株式会社ＭＭ総研

RPAツール導入のメリット

RPAツールを導入した際の注目すべきメリットは、人間に代わって業務を自動化する点です。ブラウザやクラウド上のアプリケーションを横断した広範な作業が可能なため、従業員はより付加価値の高い業務へリソースを割けるでしょう。

またRPAの強みは、連続稼働が可能であることと、作業ミスをしないことです。人の手で作業するよりも正確かつ迅速に業務を遂行します。RPAツールの導入には費用がかかるものの、人件費の削減や業務効率化による利益拡大など、費用対効果も期待できます。

RPAツール導入のデメリット

RPAツールの導入には、セキュリティリスクがあげられます。システムへ不正アクセスされないためにも、権限の制限・暗号化・ログ管理など、社内のセキュリティ対策を見直しましょう。セキュリティに強みをもつRPAツールの導入もおすすめです。

また、サーバやネットワークなどで障害が発生した際、RPAツールに指示した業務が停止する可能性もあります。あらかじめRPAツールによる業務停止が起こった場合のマニュアルや、データバックアップを用意しておきましょう。

RPAツールのおすすめ製品

RPAについて仕組みやメリットがわかったところで、実際にどの製品を選べば自社で構築しやすいのか、選定に悩む企業も多いようです。

より多くの製品の費用や特徴、口コミなどから比較したい方は、こちらの記事をご覧ください。

RPAツールを活用して効果的な運用をしよう

RPAツールは、従業員が行っている定型業務を簡単に自動化できます。人材不足や長時間労働の是正といった時流もあり、RPAツールを導入する企業は増加傾向にあります。まずは、一部の業務から自動化を進めるスモールスタートがおすすめです。効果を実感したら運用する範囲を広げ、ビジネスプロセス全体の自動化を目指しましょう。

RPAツールの特徴を理解し、最大限活用をして企業全体の業務効率を改善するためには、自社にあうRPAツールの導入が大切です。製品の一括資料請求を行い、RPAツール選びの参考にしてください。