RPAの仕組みとは？メリットや活用事例もわかりやすく解説！

RPAとは

RPAとは「Robotic Process Automation」の略であり、直訳すると「ロボットによる業務の自動化」です。近年ではAI技術の発展により、人間だけでなくロボットも仕事ができるようになってきました。この「RPA」という言葉は2016年ごろから使われています。大幅な業務の効率化が実現できるため、多くの企業が関心を持っています。

では、RPAとは具体的にどのようなものなのでしょうか。ここからはRPAの概要や従来の業務自動化ツールとの違いを説明していきます。

業務を自動化するツールのこと

先程の説明の通り、RPAは業務を自動化するツールのことです。基本的に誰でもできるような単純作業をロボットを使って自動化し、業務の効率化を図ります。ロボットは「デジタルレイバー」と呼ばれ、システムはさまざまな業務に対応できる特性を保有しています。

しかし、重要なことは「ロボット」を使った自動化という点で、今までの自動化ツールとは特徴が異なります。

では、従来の業務自動化ツールとは何が違うのでしょうか。RPAを理解するためにはどのような違いがあるか知っておくと良いでしょう。

Excelのマクロ機能との違いは「自動化の範囲」

ビジネスシーンにおける最も身近な自動化ツールといえば「Excelのマクロ機能」でしょう。Excelのマクロ機能も事前に自動化するプロセスを設計すれば、指示通りに自動で計算させることが可能です。このExcelのマクロ機能とRPAの違いは自動化できる範囲です。

Excelのマクロが自動化できる範囲はExcelやOfficeドキュメント内に限定されます。それに対してRPAの自動化の範囲は、社内で利用している複数のアプリケーションも含まれます。

Excelを使った業務でも、RPAならデータ入力・自動計算・該当するシートをPDF化・ファイル名の変更・関係者へメールを送信といったプロセスを自動化できます。このように本来人の手で行わなければならないExcelの処理も自動化できる部分が多いです。

産業用ロボットとの違いは「作業内容」

「ロボット」と聞くと工場などで機械の組み立てを行う産業用のロボットをイメージする人も多いでしょう。このような産業用のロボットとRPAの大きな違いは、実施する作業内容です。

産業用ロボットは、人間の手や足などの体の部分の動きを代わりにやってくれます。つまり、産業用ロボットは工場で働く人の業務を代行しますが、RPAはデスクで働く人の業務を代行します。このようにRPAは産業用ロボットと違い、パソコンのキーボードやマウス、使用しているシステムの操作・処理を自動化できます。

RPAの仕組み

ここまで説明してきたように、RPAを活用することで従来ではできなかった自動化の範囲を広げ、業務効率が格段に改善されます。では、どのような仕組みで業務の自動化を可能にしているのでしょうか。

ここからはRPAの仕組みについて説明していきます。

RPAツールが、シナリオに基づいて業務を行う

RPAツールを導入すれば、勝手に業務を自動化してくれるというわけではありません。人間に仕事を依頼するときと同じように指示が必要です。このRPAに指示する内容をまとめたものを「シナリオ」と呼び、RPAはこのシナリオに基づいて業務を行います。

基本的にシナリオを作ることができれば、RPAはそれを実行するだけです。そのため、シナリオの精度が高ければ高いほど、ロボットが行う業務の品質も向上します。つまり、このシナリオ作りがRPAツールを使う上で最も重要なポイントです。

人間が、自動化する業務をシナリオ化する

先程の説明のように、RPAにはシナリオが必要になりますが、そのシナリオは人間が作成します。具体的にはプログラミングと同様、コードを書き込みシナリオを完成させます。したがって、業務を自動化させるためにはRPAだけでなくプログラミングなどの知識と技術が必要です。

近年リリースされているRPAツールには、プログラミングを行うプロセスを省略し、人間が行った操作を認識して自動化するものもあります。また、シナリオを作成するためには、自動化する作業の手順について細かく整理しておかなければなりません。

RPA導入のメリット

RPAを操作するには専門的な知識や技術が必要になることが多いですが、その分業務を自動化できる効果は大きいです。自社でRPAの活用を考えるときは、得られるメリットを知っておくと良いでしょう。では、RPA導入のメリットにはどのようなものがあるのでしょうか。

ここからはRPA導入のメリットを説明していきます。

業務の自動化による効率と品質の向上

RPA導入の目的であり最大のメリットは「自動化による業務の効率化」です。与えた指示（シナリオ）の通り業務を行うことができるため、業務に必要な時間を削減できます。

また、人間が行う業務の量が多いと、簡単なミスが発生してしまう可能性も否めません。その場合、RPAを使うと効率化するだけでなくヒューマンエラーの防止もできるため、業務の品質を高められます。さらに、人間と違いRPAは24時間365日休むことなく処理を行えるため、人間が処理を行うよりも短期間で処理を完了できます。

労働環境の改善や人件費などのコスト削減

RPAを導入すれば、今まで時間がかかっていた業務を短縮できます。無駄に発生していた残業を削減することが可能であり、労働環境の改善を実現します。

また、地味で単純な作業を日々繰り返していると、従業員のモチベーションも下がってしまいます。単純作業を自動化することで、人間が本来やるべき仕事に集中できるため、従業員のモチベーションも保ちやすくなるでしょう。また、それだけでなくRPAのコストは人件費と比較するとかなり小さいため、コスト削減にも貢献します。

RPA導入の活用事例

よりRPAツールを理解するためには、仕組みやメリットだけでなく、具体的にどのような事例があるか知っておくと良いでしょう。自社と同じような業界の事例があれば、RPAツール導入の良い参考になります。

ここからはRPAの活用事例について説明していきます。

業務レベルの均一化と人件費の大幅削減（大手通信会社の例）

大手通信会社のA社は以下の課題を感じていました。

• 【A社の課題】
• ●顧客の情報を変更するためにはシステムで複雑な処理を行う必要がある
• ●問い合わせ内容の入力に１件20分近くかかる
• ●選択肢が多く、ミスが多い
• ●業務を行う担当者によって処理に要する時間が大きく異なる

• 【A社の効果】
• ●複雑な業務の自動化に成功、担当者の業務負担を軽減
• ●情報入力を自動化することで１件あたりの処理時間を１分に短縮
• ●ロボットが処理を行うため、担当者による差異を解消
• ●ミスの削減を実現することで業務品質が向上

このように、RPAツールを導入することで業務レベルを均一にしました。そして、業務時間を短縮することにより人件費削減を達成しています。

業務品質の改善（国内生命保険会社の例）

国内生命保険会社のB社は以下の課題を感じていました。

• ●【B社の課題】
• ●解約返戻金の算出などの計算や事務処理の時間が膨張している
• ●処理する件数が多く人手が不足している
• ●事務処理に取られる時間が多く業務を圧迫している

そこでB社はRPAを導入することで以下の効果を得ました。

• 【B社の効果】
• ●複雑な計算を自動化、ミス業務時間の削減に成功
• ●人が行っていた業務の自動化により人手不足を解消
• ●本来やるべき業務に集中できる

このようにRPAを導入することで業務のスピードが上がり、業務品質を大幅に改善できました。B社は時間削減と品質向上を実現した業務環境の構築に成功しています。

まとめ　RPAを有効活用してビジネスを改善しよう！

いかがでしたか。今回はRPAの仕組みについて紹介してきました。ここではRPAの中でも比較的単純な仕組みのツールについてご紹介しましたが、中には高性能なRPAもあります。性能が良いRPAツールはAIを搭載しており、単純な業務を自動化するだけでなく、経営に関わる重大な意思決定を行うことも可能です。

RPAツールは日々進歩しており、20年後には世界の47％の仕事がロボットによって行われるといわれています。それに応じて自動化できる業務の幅は広がっていくため、早い段階から情報収集を行うと良いでしょう。 自社に合ったRPAツールを導入し、ビジネスを改善していきましょう。