RPAツールとは？仕組みや活用事例をわかりやすく解説

RPAツールとは

RPAとは「Robotic Process Automation」の略であり、ロボットによる業務自動化と訳します。作業手順を指示すると、「ロボット」と呼ばれる作業員がRPAツールで動き回り、自動的に作業を進める仕組みです。なおRPAの得意分野は単純作業です。定型業務やルーチンワークを優先的にロボットに任せると、業務の効率化につながるでしょう。RPAツールで自動化できる業務の一例は以下のとおりです。

• ●請求書や経費の処理、発注・納品処理（手順やルールが決まっている場合）
• ●電話やメール対応などのサポート業務
• ●データの収集・分析業務

RPAツールが業務を遂行するには、業務手順を記したシナリオが必要です。従来RPAの設定にはプログラミング知識が不可欠でした。しかし、今やRPAツールの多くがマウス・キーボード操作から普段の業務手順を記憶して簡単に再現できます。なおシステムのアップデートやフロー変更時にはメンテナンスが必要なものの、一度設定すれば業務の自動化が永続的に可能です。

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マクロ・AI・産業用ロボットとの違い

ここでは、マクロ機能（VBA）やAI、産業用ロボットとの違いについて解説します。

マクロ機能（VBA）との違い

ビジネスシーンにおける最も身近な自動化ツールといえばExcelなどのマクロ機能でしょう。マクロ機能も自動化するプロセスを設計すれば、指示どおりに自動で計算できます。RPAとの違いは自動化できる業務の範囲です。

マクロで自動化できる範囲は、ExcelなどOfficeドキュメントの作業に限定されます。対してRPAツールは、Office以外のアプリケーションと連携するため、広い範囲で業務の自動化が可能です。例えば、売上データを計算してPDF化し、関係者にメール配信する過程においては、データ入力・集計からメール送信までの一連の作業をすべてRPAツールが代行可能です。しかしマクロ機能の場合、データ集計は自動化できますが、PDF化やメール送信は人の手で行わなければなりません。また、マクロ機能で複雑な自動化処理を行う場合、プログラミング知識が必要です。しかし、RPAは基本的にプログラミングの知識は不要です。

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AI（人工知能）との違い

業務を自動化するツールといえば、AI（人工知能）を思い浮かべる人もいるでしょう。AIとRPAの違いは、トラブルや予想外の事態が起きた際に自律的な判断ができるかです。RPAツールは指示がある場合、業務を迅速にミスなくできますが、指示がない場合はできません。一方AI（人工知能）は、自主学習機能で予期せぬ変更が起きた際も、業務の見直しや改善が可能です。

最近はRPAとAIを連携させたツールも登場しており、非定型業務の分野においても、RPAが進出するようになっています。

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産業用ロボットとの違い

「ロボット」と聞くと、工場などで機械の組み立てを行う産業用のロボットをイメージする人も多いでしょう。産業用のロボットとRPAの大きな違いは、実施する作業内容です。産業用ロボットは、人間の手や足など体の動きを代行します。RPAはデスクで働く人がPCで行う業務を代行する点に違いがあります。

RPAツール市場の現状

近年、働き方改革や新型コロナウイルス流行によるリモートワークの促進、労働人口の減少などさまざまな課題のなか、RPA市場が拡大しています。RPAの導入効果として「業務効率化・生産性向上」「労働環境の改善・人員やコストの削減」が挙げられるため、課題解決に適しているといえます。そのため、日本社会の課題でもある「労働人口減少による人手不足や生産性の低下」「長時間労働問題」への有効的手段と考えられるほか、新型コロナウイルス対策としての「省人化」ができる点などが、導入の後押しにつながっているようです。

参考：ガートナー、世界におけるRPAソフトウェアの売上高が2021年には20億ドル近くに達する見通しを発表｜ガートナージャパン
参考：RPA（働き方改革：業務自動化による生産性向上）｜総務省

RPAツール導入のメリット

RPAツールを導入した際の注目すべきメリットは、人間に代わって業務を自動化する点です。ブラウザやクラウド上のアプリケーションを横断した広範な作業が可能なため、従業員はより付加価値の高い業務へリソースを割けるでしょう。

またRPAの強みは、連続稼働が可能であることと、作業ミスをしないことです。人の手で作業するよりも正確かつ迅速に業務を遂行します。RPAツールの導入には費用がかかるものの、人件費の削減や業務効率化による利益拡大など、費用対効果も期待できます。

RPAツール導入のデメリット

RPAツールの導入には、セキュリティリスクがあげられます。システムへ不正アクセスされないためにも、権限の制限・暗号化・ログ管理など、社内のセキュリティ対策を見直しましょう。セキュリティに強みをもつRPAツールの導入もおすすめです。

また、サーバやネットワークなどで障害が発生した際、RPAツールに指示した業務が停止する可能性もあります。あらかじめRPAツールによる業務停止が起こった場合のマニュアルや、データバックアップを用意しておきましょう。

RPAツールの人気上位製品を比較

業界トップの認知度・利用経験率を誇るIT製品トレンドにて、資料請求ランキング上位のRPAツールを紹介します。

batton

株式会社batton

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《batton》のPOINT

1. 【97％】のお客様に導入を継続いただいています！
2. スマホのようなUIで【誰でも簡単に】ロボットが作成できます！
3. 1ライセンス購入で【PCへのインストールは無制限】です！

WinActor(スターティアレイズ株式会社)

スターティアレイズ株式会社

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製品・サービスのPOINT

1. パソコン1台からのミニマムスタートで導入が簡単
2. 時間がかかる大量の処理を行いたいときにぴったり
3. RPA技術者検定保有者による勉強会を定期的に開催

Robotic Crowd

株式会社チュートリアル

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《Robotic Crowd》のPOINT

1. ブラウザでロボット起動が可能！テレワークでもアクセスOK！
2. 様々なツールやサービスとのコネクションが充実！
3. 5分で回答するサポート体制！フローの代理構築も可能です。

より多くの製品の費用や特長、口コミなどを比較したい方は、こちらの記事をご覧ください。

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RPAツールの導入手順

では実際にどのような流れでRPA導入を進めていけばよいのか、フローとやるべきことを解説します。

１．導入目的や数値目標の設定

社内でRPAツール導入を推進するプロジェクトチームの立ち上げをして、解決したい課題や目的、効果を明確にしましょう。何のために導入し、どの業務でどれくらい効果を得たいのか、現状を把握したうえで具体的な数値を設定しましょう。目的や目標が明確なほど、次に行う業務選定やツール選定も適切かつスムーズに行なえます。

２．自動化したい業務の選定

次にRPAツールで自動化したい業務の選定を行います。前提としてRPAツールには適した業務と適さない業務があります。不向きな業務に適用してしまうと、逆に工数が増えたり業務効率が低下したりする恐れがあるので注意しましょう。

■RPAツールによる自動化に適さない業務

• ・人による判断が必要な業務
• ・ルール変更や追加が頻発する業務

現場社員と「自動化できる業務」「自動化したい業務」を絞り込みましょう。RPAツールを導入する業務が決定した後は、手順や作業内容を洗い出し、フローを可視化させます。無駄や重複している作業がないか、順序は効率的かなどを見直し、自動化させる部分を見極めましょう。

３．製品の選定

自社の課題解決や目標実現につながるRPAツールを選びましょう。以下の選定ポイントも参考にしてください。

【RPAツールの選定ポイント】

■搭載機能

製品によっては自動化対応したい機能を実装できなかったり、業務規模に対応できなかったりすることがあります。自動化したい業務・規模に適しているか注意しましょう。

■拡張性の有無

自社仕様のカスタマイズも可能な「汎用型」と拡張性の低い「特化型」があります。一般的に、特化型は特定の部署への導入で業務範囲が狭い場合に適しています。

■導入形態

導入形態は「オンプレミス型」と「クラウド型」のほか、「デスク型」「サーバ型」といったタイプにも分類可能です。自社の利用規模や予算、対象業務によって選択肢が変わるでしょう。

■操作・メンテナンス性

社内への浸透を早めるためにも、専門知識がなくても設定可能か扱いやすいかなど、操作性を確認しましょう。

■サポート体制

土日や深夜にも稼働するRPAツールの場合、ベンダーによるサポートが受けられる時間帯や曜日にも注意が必要です。またRPAツールは、業務選定が一番重要かつ難しい部分です。対象業務の分析検証やシナリオ作成などの代行ができるベンダーを選ぶなど、サポート範囲も考慮しましょう。

無料トライアルを設けている製品もあるので、ぜひ有効活用しましょう。また、初期費用と運用費用を合算し、自動化による費用対効果と見合っているかも算出しましょう。

RPAツールの選定ポイントや基準について、より深く知りたい方は以下のページをご覧ください。

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４．運用ルールの整備

RPAツールは、業務内容やルール変更に伴う再設定など、メンテナンスが必要不可欠です。また、システム障害などが起きる可能性もゼロではありません。迅速に対処できるよう、対応部署や担当者を決め、ガイドラインの作成や対応フローのマニュアル化を行いましょう。

５．スモールスタート

全社規模での大掛かりな導入の前に、まずは小規模で難易度の低い業務からテスト運用をはじめましょう。自動化した業務に不具合はないか、使い勝手はいいかなどを確認し、問題点の分析や改善点があれば修正しましょう。小規模運用でチェックや調整を重ねておけば、大規模運用で問題が生じた場合もスムーズに対応でき、リスクを最小限に抑えられます。

RPAツール運用を成功させる鍵は、自社に適した製品を選び、導入時にやることを明確にすることです。そのためには、一定数の製品を比較しながら、自社にあう条件についてベンダーへ相談しましょう。

RPAツールを活用して効果的な運用をしよう

RPAツールは、これまで従業員が行っていた定型業務を簡単に自動化できます。人材不足や長時間労働の是正といった世論の後押しもあり、RPAツールを導入する企業は増加傾向にあります。RPAツールの特徴を理解し、最大限活用をして企業全体の業務効率を改善しましょう。