RPAとは？仕組みや導入手順、効果をわかりやすく解説

RPAとは

RPAとは「Robotic Process Automation」の略であり、ロボットによる業務自動化という意味です。

RPA市場は年々拡大しており、導入が進む背景には、働き方改革の施行や新型コロナウイルスによる影響があるとされています。詳細は後述しますが、RPAの導入効果として「業務効率化・生産性向上」「労働環境の改善・人員やコストの削減」が挙げられます。日本社会の課題でもある「労働人口減少による人手不足や生産性の低下」「長時間労働問題」への有効的手段と考えられるほか、新型コロナウイルス対策としての「省人化」ができる点などが、導入の後押しにつながっているようです。

参考：ガートナー、世界におけるRPAソフトウェアの売上高が2021年には20億ドル近くに達する見通しを発表｜ガートナージャパン
参考：RPA（働き方改革：業務自動化による生産性向上）｜総務省

では、RPAとは具体的にどのようなものなのか、概要や従来の業務自動化ツールとの違いについて説明します。

業務を自動化するツールのこと

RPAは業務を自動化するツールです。人間が作業手順を指示すると、「ロボット」と呼ばれる作業員がRPAシステムの中で動き回り、業務が自動的に進んでいきます。誰でもできるような単純作業がRPAの得意分野であり、定型業務やルーチンワークを優先的にロボットに任せることで、企業全体で業務の効率化が図れるのです。

なお、RPAで自動化できる業務には以下のようなものがあります。

• ●請求書や経費の処理、発注・納品処理（手順やルールが決まっている場合）
• ●電話やメール対応などのサポート業務
• ●データの収集・分析業務

詳細については、以下の記事を参考にしてください。

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では、RPAは従来の業務自動化ツールとは何が違うのでしょうか。RPAを正しく理解するために、他のツールとどのような違いがあるのか知っておくとよいでしょう。

Excelのマクロ機能との違いは「自動化の範囲」

ビジネスシーンにおける最も身近な自動化ツールといえばExcelのマクロ機能でしょう。Excelのマクロ機能も自動化するプロセスを設計すれば、指示どおりに自動計算させられますが、RPAとの違いは自動化できる範囲にあります。

Excelのマクロで自動化できる範囲は、ExcelやOfficeドキュメント内での作業に限定されます。対してRPAの自動化の範囲は、Officeに限らず社内で利用している複数のアプリケーションまで広がるのです。

例えば、売上データを計算してPDF化し関係者にメール配信する過程で比べてみましょう。

例えば、RPAを活用すればデータ入力・自動計算・該当するシートをPDF化・ファイル名の変更・関係者へメールを送信といったプロセスをすべて自動化できます。Excelマクロであれば、PDF化やメール送信は人の手で行わなければなりませんが、RPAはすべて自動化できるのです。

また、Excelマクロで複雑な自動化処理を行う場合、プログラミング知識が必要になりますが、RPAは基本的にプログラミングの知識を必要としません。違いについて、より詳細を知りたい方は、以下の記事を確認しましょう。

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AIとの違いは「自律的に物事を判断できるか」

業務を自動化するツールといえば、Excelマクロと並び、AIを思い浮かべる人もいるのではないでしょうか。AIとRPAの違いは、自律的な判断ができるかどうかです。RPAは指示された作業を迅速にミスなく行えますが、指示のない作業はできません。一方AIは自主学習機能を使い、例外や予期せぬ変更などが起きた際も、自ら業務の見直しや改善が行えます。

最近はRPAとAIを連携させたツールも登場しており、より高度な自動化を実現できると注目を浴びています。興味のある方、詳細について知りたい方は、ぜひ以下の記事をご確認ください。

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産業用ロボットとの違いは「作業内容」

「ロボット」と聞くと工場などで機械の組み立てを行う産業用のロボットをイメージする人も多いでしょう。産業用のロボットとRPAの大きな違いは、実施する作業内容です。

産業用ロボットは人間の手や足など体の動きを代行します。つまり工場で働く人の業務を代行しますが、RPAはデスクで働く人がPCで行う業務を代行するのです。RPAは体の動作の代わりに、キーボードやマウスによるシステムの操作・処理を自動化できます。

ほかツールとの違いがわかったところで、実際のRPA製品がどんなものか興味が湧いた方は、以下のボタンを押して人気製品を確認してみましょう。

RPAの仕組み

ここからは、RPAがどのような仕組みで業務を自動化するのかを説明します。RPAで業務を自動化するためには、まず人間が現状の業務手順をRPA用にシナリオ化しなければなりません。RPAはシナリオにもとづいて業務を進めていきます。詳しく見ていきましょう。

人間が自動化したい業務をシナリオ化する

RPAに業務を遂行してもらうためには、業務手順を記したシナリオが必要になります。現状の作業手順を細かく整理するようにしましょう。また、シナリオ作成には注意点があります。作業手順に変更が生じたり、利用しているシステムがアップデートされた場合は、それにあわせてシナリオを修正（再登録）しなければなりません。シナリオが間違っていると、RPAは間違った手順のまま作業を進めてしまうため、注意が必要です。

従来のRPA製品はシナリオ作成の際にコードを書き込むなどの作業が必須であり、専門的な知識やスキルがないと活用しづらいものでした。しかし近年リリースされているRPA製品は、プログラミングを行うプロセスが省略され、人によるマウス・キーボード操作を認識して自動化するものが一般化し、一気に導入しやすくなりました。普段の業務手順をそのままRPAに記憶させられるため、簡単にシナリオを作成できるでしょう。

RPAツールがシナリオにもとづいて業務を行う

RPAは作成されたシナリオにもとづいて作業を行います。一度作業開始の指示を与えれば、想定外のトラブルやエラーが起きない限りは継続して作業を進めます。

人間と違って24時間365日稼働できるため、大量の入力作業などを任せれば一気に業務を効率化し、残業時間の短縮などの効果も得られるでしょう。

想定外のトラブルなどイレギュラー発生時には、その都度エラー対応を人間が行い、シナリオを定期的にメンテナンスしましょう。トラブル発生時のマニュアルやRPAの担当者をあらかじめ決めておくと、スムーズに対応できます。

RPAにセキュリティ上のリスクはあるか

RPAは人間が作ったシナリオのとおりに業務を遂行します。つまり、人間の代わりにパスワードを入力してシステムにログインしたり、アクセス権限を使って社外秘の情報にアクセスできるということです。

RPAの利用によって得られるメリットは非常に魅力的ですが、その分情報漏えいなどのセキュリティリスクを低減するために、社内のセキュリティ対策を見なおす必要があります。とはいえ、RPA導入前に比べてセキュリティ対策を何倍も強める必要はなく、企業が一般的に求められるセキュリティ対策のレベルを維持すれば十分であるといえます。例えば権限の制限や、ID・パスワード・使用するファイルの暗号化、ログ取得なども有効な対策となるでしょう。

またセキュリティ面の強さを売りにしたRPA製品もあるため、優先的な導入を検討するのもいいでしょう。

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RPA導入の活用事例

RPAをより深く理解するために、具体的にどのような活用事例があるか知っておくとよいでしょう。自社と同じような業界の事例があれば、RPAツール導入のよい参考になります。

業務レベルの均一化と人件費の大幅削減（大手通信会社の例）

大手通信会社のA社は以下の課題を感じていました。

• 【A社の課題】
• ●顧客の情報を変更するためには、システムで複雑な処理を行う必要がある
• ●問い合わせ内容の入力に１件20分近くかかる
• ●選択肢が多く、ミスが多い
• ●業務を行う担当者によって処理に要する時間が大きく異なる

• 【A社の効果】
• ●複雑な業務の自動化に成功、担当者の業務負担を軽減
• ●情報入力を自動化することで１件あたりの処理時間を１分に短縮
• ●ロボットが処理を行うため、担当者による差異を解消
• ●ミスの削減を実現し業務品質が向上

RPAツールを導入することで上記のような改善を遂げ、業務品質を均一にしました。また、業務時間の短縮により人件費削減も実現できたのです。

業務品質の改善（国内生命保険会社の例）

国内生命保険会社のB社は以下の課題を感じていました。

• 【B社の課題】
• ●解約返戻金の算出などの計算や事務処理の時間が膨張している
• ●処理する件数が多く、人手が不足している
• ●事務処理に取られる時間が多く業務を圧迫している

• 【B社の効果】
• ●複雑な計算を自動化、ミス業務時間の削減に成功
• ●人が行っていた業務の自動化により人手不足を解消
• ●本来やるべきコア業務に集中できる

RPAの導入により業務スピードが上がり、業務品質を大幅に改善できました。残業時間削減と品質向上を両立した業務環境の構築に成功したのです。

なお、RPAを導入したものの、うまく活用できずに失敗してしまうケースもあります。失敗事例も参考に効果的な導入を目指しましょう。

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RPA導入のメリット

活用事例を確認したところで、あらためてRPA導入によって得られるメリットを確認しておきましょう。

業務の自動化による効率と品質の向上

RPA導入の目的であり最大のメリットは「自動化による業務の効率化」です。RPAロボットが人間に代わってシナリオ通り業務を自動で行うため、作業スピードは向上し時間や人員配置にも余裕が生まれるでしょう。

また、人間は業務量が多いとどうしてもミスをしがちですが、RPAを活用すれば業務を効率化するだけでなくヒューマンエラーの防止もできるため、業務の品質を高められます。さらに、RPAは24時間365日休むことなく処理を行えるため、人間が処理を行うよりも短期間で処理を完了できます。生産性も高まるでしょう。

労働環境の改善や人件費などのコスト削減

RPAを導入すれば、今まで時間がかかっていた業務も短時間で完了できます。無駄に発生していた残業を削減でき、労働環境の改善にもつながるでしょう。

また、地味で単純な作業を日々繰り返していると従業員のモチベーションも下がってしまいます。単純作業を自動化できれば、人間でないとできない付加価値の高い仕事に集中できるため、従業員のモチベーションを保ちやすくなるでしょう。RPAは長い目で見れば、人件費をかけるよりも低いコストで済むため、予算の節約にも貢献します。なおメリットだけでなく、デメリットも押さえておきたい方には以下の記事がおすすめです。

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RPAの導入手順

では実際にどのような流れでRPA導入を進めていけばよいのか、フローとやるべきことを解説します。

１．導入目的や数値目標の設定

社内でRPA導入を推進するプロジェクトチームを立ち上げ、RPA導入で解決したい課題や目的、効果を明確にしましょう。何のために導入し、どの業務でどの程度の効果を得たいのか、現状を把握したうえで具体的な数値を設定しましょう。目的や目標が明確なほど、次に行う業務選定やツール選定も適切かつスムーズに行なえるでしょう。

２．自動化したい業務の選定

次にRPAで自動化したい業務の選定を行いますが、前提としてRPAには適した業務と適さない業務があります。不向きな業務に適用してしまうと、逆に工数が増えたり業務効率が低下したりする恐れがありますので注意が必要です。

■RPAでの自動化に適さない業務

• ・人による判断が必要な業務
• ・ルール変更や追加が頻発する業務

現場社員と「自動化できる業務」「自動化したい業務」をすり合わせ、対象業務を絞り込みましょう。RPAを導入運用する業務が決定した後は、手順や作業内容を洗い出し、フローを可視化させます。無駄や重複している作業がないか、順序は効率的かなどを見直しながら、どの部分を自動化させるかを見極めましょう。

３．RPAツールの選定

自社の課題解決や目標実現につながる特徴をもったRPAツールを選びましょう。自動化したい業務規模に対応可能か、不具合が生じたときのサポート体制は充実しているかなども確認が必要です。無料トライアルを設けている製品もあるので、機能だけでなく操作性の確認などにもぜひ有効活用しましょう。また、初期費用と運用費用を合算し、自動化による費用対効果と見合ったものかどうかも算出しておきましょう。以下選定ポイントも参考にしてください。

【RPAツールの選定ポイント】

■自動化したい業務・規模に適した機能を搭載しているか

製品によっては自動化対応したい機能を実装できない、業務規模に対応できない場合もありますので、注意しましょう。

■拡張性の有無

RPAツールには、自社仕様のカスタマイズも可能な「汎用型」と拡張性の低い「特化型」があります。一般的に、特化型は特定の部署への導入で業務範囲が狭い場合に適しています。

■導入形態

RPAの導入形態は「オンプレミス型」と「クラウド型」の２つがあるほか、「デスク型」「サーバ型」といったタイプにも分類できます。自社の利用規模や予算、対象業務によって選択肢が変わるでしょう。

■操作・メンテナンス性

社内への浸透を早めるためにも、専門知識がなくても設定可能か扱いやすいかなど、操作性を確認しましょう。

■サポート体制

土日や深夜にも稼働するRPAの場合、ベンダーによるサポートが受けられる時間帯や曜日にも注意が必要です。またRPAは業務選定が一番重要かつ難しい部分でもあるため、対象業務の分析検証やシナリオ作成などを代行できるベンダーを選ぶなど、サポート範囲も考慮しましょう。

RPAツールの選定ポイントや基準について、より深く知りたい方は以下の記事でご確認ください。

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４．運用ルールの整備

RPAは業務内容やルール変更に伴う再設定など、メンテナンスが必要不可欠です。また、システム障害などが起きる可能性もゼロではありません。迅速に対処できるよう、対応部署や担当者を決め、ガイドラインの作成や対応フローのマニュアル化を行いましょう。

５．スモールスタート

全社規模での大掛かりな導入の前に、まずは小規模で難易度の低い業務からテスト運用をはじめましょう。自動化した業務に不具合はないか、使い勝手はいいかなどを確認し、問題点の分析や改善点があれば修正しましょう。小規模運用でチェックや調整を重ねておけば、大規模運用で問題が生じた場合もスムーズに対応でき、リスクを最小限に抑えられるでしょう。

RPAツールをチェックしてみよう

RPA導入時には多かれ少なかれコストがかかります。わざわざ導入するわけですから、費用に見合った効果を期待するのは当然でしょう。

RPA導入を成功させる鍵は、自社に適した製品を選ぶことです。そのためには一定数の製品を比較しながら、自社で導入すべきRPA製品の条件について考えましょう。以下の記事でRPA製品の比較を行っていますので、導入を本格検討する際はぜひご覧ください。

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RPAを活用して企業全体の業務効率を改善しよう

人材不足や長時間労働の是正といった世論の後押しもあり、RPAツールを導入する企業は右肩上がりに増えています。自社での導入を検討する際は、複数の製品を比較し自社に最適な製品を選びましょう。RPAを最大限活用し企業全体で業務効率を改善していきましょう。