RPAツールとは？自動化の仕組みや導入事例をわかりやすく解説

RPAツールとは

RPAとは「Robotic Process Automation」の略であり、簡単にいえば「ロボットによる業務自動化」と訳します。一般的には、RPAは定型的な業務プロセスを人の手を介さず、ソフトウェアロボットが自動で実行するツールのことを意味します。

RPAができること

RPAの得意分野は、わかりやすくいえば単純作業です。定型業務やルーチンワークを優先的にロボットに任せて、業務を効率化します。RPAツールで自動化できる業務の一例は以下のとおりです。

• ●請求書や経費の処理、発注・納品処理（手順やルールが決まっている場合）
• ●電話やメール対応などのサポート業務
• ●データの収集・分析業務

以下の記事では、RPAでできることについて詳しく解説しています。

RPAの作成方法

RPAツールで業務を自動化するには、まず「シナリオ」と呼ばれる業務手順の流れを定義する必要があります。これは、対象となる業務をどのような順序で、どの画面・ソフトを使って実行するかをロボットに伝える設計図のようなものです。

近年のRPAツールは、専門知識がなくても作成が可能なノーコード設計が主流となっており、多くの製品でマウス操作やキーボード入力をそのまま記録・保存してシナリオ化できます。なおシステムのアップデートやフロー変更時にはメンテナンスが必要なものの、一度設定すれば業務の自動化が永続的に可能です。

マクロ・AI・産業用ロボットとの違い

ここでは、マクロ機能（VBA）やAI、産業用ロボットとの違いについて解説します。

マクロ機能（VBA）との違い

ビジネスシーンにおける最も身近な自動化ツールといえばExcelなどのマクロ機能でしょう。マクロ機能も自動化するプロセスを設計すれば、指示どおりに自動で計算できます。RPAとの違いは自動化できる業務の範囲です。

マクロで自動化できる範囲は、ExcelなどOfficeドキュメントの作業に限定されます。対してRPAツールは、Office以外のアプリケーションと連携するため、広い範囲で業務の自動化が可能です。例えば、売上データを計算してPDF化し、関係者にメール配信する過程においては、データ入力・集計からメール送信までの一連の作業をすべてRPAツールが代行可能です。しかしマクロ機能の場合、データ集計は自動化できますが、PDF化やメール送信は人の手で行わなければなりません。また、マクロ機能で複雑な自動化処理を行う場合、プログラミング知識が必要です。しかし、RPAは基本的にプログラミングの知識は不要です。

AI（人工知能）との違い

業務を自動化するツールといえば、AI（人工知能）を思い浮かべる人もいるでしょう。AIとRPAの違いは、トラブルや予想外の事態が起きた際に自律的な判断ができるかです。RPAツールは指示がある場合、業務を迅速にミスなくできますが、指示がない場合はできません。一方AI（人工知能）は、自主学習機能で予期せぬ変更が起きた際も、業務の見直しや改善が可能です。

最近はRPAとAIを連携させたツールも登場しており、非定型業務の分野にも、RPAが活躍の場を広げつつあります。RPAとAIの違いを詳しく知りたい方は、以下の記事もあわせてご覧ください。

産業用ロボットとの違い

「ロボット」と聞くと、工場などで機械の組み立てを行う産業用のロボットをイメージする人も多いでしょう。産業用のロボットとRPAの大きな違いは、実施する作業内容です。産業用ロボットは、人間の手や足など体の動きを代行します。RPAはデスクで働く人がPCで行う業務を代行する点に違いがあります。

ERPとの違い

業務効率化を目的とするシステムとしてはERP（統合基幹業務システム）も比較対象になりますが、RPAとERPの違いは「自動化する対象範囲」にあります。ERPは会計や人事、販売管理など企業の中核システムとしてデータを一元管理するのに対し、RPAはそのERPを含む複数のアプリケーションを横断して操作を自動化する補完的なツールです。RPAはERPの導入・運用に関わる定型作業を支援する役割を担うケースも多く、併用することでより高い業務効率化が期待できます。

RPAツール導入のメリット

RPAツールを導入した際の注目すべきメリットは、人間に代わって業務を自動化する点です。ブラウザやクラウド上のアプリケーションを横断した広範な作業が可能なため、従業員はより付加価値の高い業務へリソースを割けるでしょう。

またRPAの強みは、連続稼働が可能であることと、作業ミスをしないことです。人の手で作業するよりも正確かつ迅速に業務を遂行します。RPAツールの導入には費用がかかるものの、人件費の削減や業務効率化による利益拡大など、費用対効果も期待できます。

RPAツール導入のデメリット

RPAツールの導入には、セキュリティリスクがあげられます。システムへ不正アクセスされないためにも、権限の制限・暗号化・ログ管理など、社内のセキュリティ対策を見直しましょう。セキュリティに強みをもつRPAツールの導入もおすすめです。

また、サーバやネットワークなどで障害が発生した際、RPAツールに指示した業務が停止する可能性もあります。あらかじめRPAツールによる業務停止が起こった場合のマニュアルや、データバックアップを用意しておきましょう。

失敗しないRPAツールの選び方

自社に合ったRPAツールを選ぶためには、いくつかのポイントがあります。ここでは、選定時に考慮すべき３つの視点を解説します。

自社の業務規模で選ぶ

まずは、RPAをどの範囲で利用したいかを明確にしましょう。特定の部署や個人の業務からスモールスタートしたい場合は「デスクトップ型」や「クラウド型」が適しています。将来的に全社展開を目指すのであれば、集中管理が可能な「サーバー型」が選択肢になります。

予算とコスト対効果で選ぶ

RPAツールの価格体系は、初期費用、ライセンス費用、保守費用などさまざまです。単純な価格だけでなく、自動化によって削減できる人件費や時間などを算出し、コスト対効果を検証しましょう。無料トライアルなどを活用して、実際の効果を試算するのも有効です。

サポート体制で選ぶ

特に初めてRPAを導入する場合、ベンダーのサポート体制は非常に重要です。導入時のトレーニングや、運用開始後の技術的な問い合わせ窓口、学習コンテンツの充実度などを確認しましょう。日本語でのサポートが手厚い製品を選ぶと、スムーズな導入・運用につながります。

導入に失敗しないために「自社に合うRPAを診断してから資料請求したい」という方向けの診断ページもあります。
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RPAツールのおすすめ製品

ここでは、実際にどのようなRPAツールがあるのかをチェックしてみましょう。ITトレンド2025年上半期ランキング（RPAツール）で、資料請求数が多かった上位３製品を紹介します。

pengu

オムロン株式会社

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《pengu》のPOINT

1. シンプルUIとマンツーマン育成で、現場でもすぐ使えるRPA
2. ETLとOCRもセットで複雑なExcel集計作業や紙帳票読取りも自動化
3. スモールスタートから部門まるごとまで柔軟な料金プラン

AI/ナビ搭載 業務自動化RPA RKシリーズ

株式会社キーエンス

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製品・サービスのPOINT

1. 様々な業務を「ナビ機能」で、誰でもサクッと自動化できます。
2. 人による「伴走サポート」もあるから安心して使えます。
3. 充実の「AI機能」で運用から社内展開まで支えます。

ロボパットDX

株式会社FCE

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《ロボパットDX》のPOINT

1. 現場で作成するために開発されたRPAであり作成が容易
2. 導入企業には専属の担当者がつき、個別にサポート
3. コスト削減だけでなく、DX推進サービスを提供

より多くの製品の費用や特徴、口コミなどから比較したい方は、こちらの記事をご覧ください。

RPAツールを活用して効果的な運用をしよう

RPAは、企業が業務の自動化を導入するうえで注目されている手段のひとつです。特にルール化された定型作業を対象に、自動化導入の第一歩として活用されるケースが増えています。導入に迷う場合はまず、一部の業務から自動化を進めるスモールスタートがおすすめです。効果を実感したら運用する範囲を広げ、ビジネスプロセス全体の自動化を目指しましょう。

RPAツールの特徴を理解し、最大限活用をして企業全体の業務効率を改善するためには、自社にあうRPAツールの導入が大切です。製品の一括資料請求を行い、RPAツール選びの参考にしてください。