RPAとエクセルの違いは？AIやbotなど他システムとの違いも徹底解説！

おさらい！RPAの基本

RPAと他のシステムの違いを見ていくうえで、まずはRPAツールの定義やメリットについて、おさらいしましょう。

RPAツールとは

RPAとは、Robotic Process Automationの略称。RPAツールとは、単純なパソコン業務を自動化するツールです。企業の事務作業をロボットにより自動化することで、主にバックオフィス担当者の業務効率化で活用されています。

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RPAツール導入のメリット

RPAツールを導入して単純作業を自動化すると、どんなメリットがあるのでしょうか。

ルーティン作業をロボットに任せられる

ある程度ルールやフローが決まっている単純作業をRPAツールで自動化できます。例えば、領収書・請求書などのデータ入力処理や顧客管理分析、メールの応答処理などがそれに当たります。

業務の自動化によって生産性の向上や人的ミスも少なくなりますし、業務の一部をRPAツールが担うことで、その分の時間を他の業務に回すことができ、新たな経営戦略を立てることも可能です。

一般的なシステム開発よりも工数やコストが少なく済む

他のシステムと違いプログラミングの必要がないため、システム構築の時間とコストを大幅に減らすことができます。さらに、RPAツールはシステムなので、人と違って、休まず作業を続けることができます。

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RPAとExcelマクロとの５つの違い

RPAツールを導入検討している担当者であれば、Excelマクロと何が違うのか？と疑問に思ったことがあるのではないでしょうか。

Excelマクロとはマイクロソフト社のExcelの機能の一つであり、一連の複数の作業手順を記憶して、自動的に実行する機能です。記録したマクロをワンクリックで実行するだけで、毎回一連の動作を自動で繰り返すことができるのです。

また、この記録された操作はプログラミング言語「VBA（Visual Basic for Application）」で記録されるため、VBAを理解すればもっと高度な作業が可能になります。

ここからは、RPAとExcelマクロの５つの違いを解説していきます。

１．処理を自動化できる対応範囲

RPAツールとExcelマクロは、自動化できる範囲が異なります。どちらも一連の作業を記憶して自動化するという点は同じですが、ExcelマクロはExcel上での作業しか自動化できません。VBAを使用した場合のみ、AccessやWordなどのOfficeアプリケーションの範囲内でのみ活用することもできます。

一方RPAツールでは、Office以外の他のアプリケーションとの連携を簡単に行うことができます。また操作を記録するだけではなく、その操作を定義できるため、多様なアプリケーションで連携して広い範囲で操作を自動化することも可能です。

２．プログラミングの知識の要不要

RPAとExcelマクロの大きな違いとしてよく上げられるのが、プログラミング知識が必要か否かという点です。Excelマクロの場合、「マクロの記録」機能でカバーできるような基本的な作業であれば、プログラミングの知識は不要です。しかし、より複雑な処理を自動化したい場合は、プログラミング言語であるVBAを使用する必要があります。

それに対してRPAは、基本的にプログラミングの知識を必要としません。よくある操作のテンプレートが用意されていたり、クリックやドラッグといった簡単な操作で自動化したい手順を指定することができます。

３．処理可能なデータの量

Excelマクロは作業者のPC上で動作するものであり、PCのスペックによっては大量のデータを処理しようとすると、作業に時間がかかったり、最悪フリーズしてしまうこともあります。

RPAは製品にもよりますが、企業のサーバー上やクラウドで動作するため、個人のPCのスペックに依存すること無く膨大なデータも高速で処理できます。

４．初期費用や利用料などのコスト

コスト面を考えた場合、導入時の初期費用や継続してかかる利用料についてはExcelの方が安いでしょう。Excelはほとんどの企業で既に導入されており、月額の利用料についても企業の予算計画に最初から組み込まれていることが多いため、新たな出費とみなされることは少ないためです。

一方のRPAは、製品にもよりますが年額100万円近くかかることもあり、Excelよりもコストがかかることがほとんどです。しかし作業の自動化によって人件費や時間を大幅に削減できた場合は、導入や利用にかかる費用以上の利益を得ることもできるため、トータルで見ればRPAの方がコストメリットがある場合もあるのです。

５．外部システムとの連携

自動化できる対応範囲でも述べたように、ExcelマクロはOfficeソフトの範囲内でのみ処理を自動化できます。RPAはMicrosoftアプリケーションやその他Webアプリケーションとも連携が可能です。

社内には様々なベンダー製のシステムが乱立していることがほとんどです。これらを横断して自動化したい処理がある場合は、RPAのデータベース連携やAPI連携、ファイル連携の機能を使えば実現することができるでしょう。

【結論】複数システム間の大量のデータを処理するならRPAが有利

ここまでRPAとExcelマクロに違いを紹介してきました。個人のPC上での簡単なデータ処理であればExcelマクロやVBAで事足りるかもしれません。

しかし、生産管理システムと販売管理システムなど複数のシステム間でやり取りするような大量のデータを処理する場合は、Excelマクロではパワー不足であり、他システムのデータをCSVでインポートするなどの手間も必要になります。

RPAツールであれば、ツール内にある機能一覧から必要な作業を選択するだけで簡単に作業を実行できます。また複雑な作業であってもプログラミングは不要です。複数システム間にまたがる大量のデータに対する定型作業があるのであれば、RPAの導入がおすすめと言えるでしょう。

RPAとその他のシステムとの違い

Excelマクロ以外にも作業を自動化できるシステムがあります。一般的にRPAシステムは指示通りに作業を自動化するシステムですが、自動化と聞くとAIやbotなどを思い浮かべる人もいるかもしれません。ここでは、AIやbotがRPAツールとどのように違うのか、簡単に解説します。

AIとの違いは「ツール自身が判断できるかどうか」

RPAは人が指示したとおりに動くのに対し、AIは自主学習機能により自ら判断やルールを見つけることができます。主体的に処理を行うことができるため、予測が容易にできるようになります。

将棋で例えると、RPAは指示通りの手しか出すことができませんが、AIであれば相手が出した手を理解した上で最善手を判断することができます。

botとの違いは「活用場面」

botとは人の会話や行動をシミュレーションするツールです。botはRPAと重複する部分もありますが、活用場面が限定的で、人とコミュニケーションを取ることに特化しています。

botもRPAも予め想定される多くの会話のパターンを準備しておき、質問に対してふさわしいと思われる回答をすることで会話を成立させます。そのため想定外の質問には上手く答えることができず、本物の人間と会話しているような品質を維持するには、常にメンテナンスが必要になるでしょう。

RPA導入とシステム開発の違い

RPAツールを導入しなくても、システム開発で十分対応できるだろうと考える方もいるのではないでしょうか。しかし、RPAと従来のシステム開発（SI）は、要件定義や開発・運用時のポイントが異なります。どのような点が異なるのか解説していきます。

要件定義

RPAでは自動化したい作業の画面上での操作を洗い出すことを指しますが、システム開発においては、開発目的や必要な機能などを検討することを指します。

開発

RPAではプログラミングが不要であるのに対して、システム開発では専用のプログラミング言語についての知識が不可欠です。

運用

RPAは画面上の操作を記録するため、画面設計が大きく変わるとうまく動作しませんが、システム開発では画面設計の変更の影響は受けないため、外部システムの仕様変更に併せて保守を行う必要はありません。

RPAと組み合わせるとより有効なシステム

最後に、RPAと同一視されがちなBPMとERPについて説明します。実は同じ役割を担っているわけではなく、RPAと組み合わせることで、より効果を高めることができるのです。

BPMで可視化しRPAで効率化

BPMとは、Business Process Managementの略称で、業務プロセスを可視化してPDCAを回し効率化を図るシステムです。

RPAが実作業の効率化・自動化をするのに対し、BPMは作業フローの可視化・モニタリングに優れています。BPMでフローを可視化し、その実作業をRPAが担うことで、より業務の効率化を図ることができるのです。

ERPの連携強化をRPAで支援

ERPとは統合基幹業務システムのことで、企業のヒト・モノ・カネといった資源を一元管理し、社内の情報を素早く正確に把握することができるシステムです。

しかしERPとAPI連携ができないシステムもあり、そのデータ入力は手動になってしまいます。RPAはその人的作業を補うことができます。

自社で求める機能は何かを明確にしよう

RPAとExcelマクロなどの似たツールとの違いを紹介してきました。これらは組み合わせることでさらなる活用ができる場合もあります。また自社で求めている機能や扱うデータ量によっては、無理にRPAツールを導入する必要がない場合もあるため、自社でどんな業務を効率化したいのか洗い出すことが大切です。

以下の記事で実際のRPA製品の比較をしていますので、自社に導入する製品を探している場合は是非参考にしてください。

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