RPAとExcelマクロの違いを徹底解説！特徴や活用事例も紹介

RPAとは

RPAとは、Robotic Process Automationの略称であり、パソコン上の定型作業を、ロボットで自動化することを指します。別名「仮想知的労働者（デジタルレイバー）」とも呼ばれ、主な目的はバックオフィス担当者の業務効率化です。

RPAには、PC１台から導入できる「デスクトップ型」、サーバ内にロボットを構築し大規模活用できる「サーバ型」、クラウド上の作業を主に自動化する「クラウド型」があり、専門知識不要で活用できたり、大量のデータ処理に対応できたりするため、近年多くの企業で導入が進んでいます。

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Excelマクロとは

Excelマクロとはマイクロソフト社のExcel機能の一つであり、一連の作業手順を記憶して、自動的に実行する機能です。記録したマクロをワンクリックするだけで、毎回一連の動作を自動で繰り返し再現します。

また、この記録された操作はプログラミング言語であるVBA（Visual Basic for Application）で記録されます。マクロを作成する手段の一つとしてVBAがあり、VBAを理解すればさらに高度な作業が行えます。

RPAとExcelマクロの違いとは

ここからはRPAとExcelマクロの違いについて、表を用いて比較し解説します。

１．処理を自動化できる対応範囲

RPAツールとExcelマクロは、自動化できる範囲が異なります。どちらも一連の作業を記憶して自動化するという点は同じですが、ExcelマクロはExcel上での作業しか自動化できません。VBAを使用した場合のみ、AccessやWordなどのOfficeアプリケーションの範囲内で活用できます。

一方RPAツールでは、Office以外のほかのアプリケーションとの連携が可能です。また操作を記録するだけではなくその操作を定義できるため、多様なアプリケーションで連携して広い範囲で操作を自動化できる特徴があります。

２．プログラミングの知識の要不要

RPAとExcelマクロの大きな違いとしてよくあげられるのが、プログラミング知識が必要か否かという点です。Excelマクロの場合、「マクロの記録」機能でカバーできるような基本的な作業であれば、プログラミングの知識は不要です。しかし、より複雑な処理を自動化したい場合は、プログラミング言語であるVBAを使用する必要があるでしょう。

それに対してRPAは、基本的にプログラミングの知識を必要としません。よくある操作のテンプレートが用意されていたり、クリックやドラッグといった簡単な操作で自動化したい手順を指定できます。

３．処理可能なデータの量

Excelマクロは作業者のPC上で動作するものであり、PCのスペックによっては大量のデータを処理しようとすると、作業に時間がかかったり、フリーズしてしまうケースもあります。

RPAは製品にもよりますが、企業のサーバ上やクラウドで動作するため、個人のPCのスペックに依存することなく膨大なデータも高速で処理できます。

４．初期費用や利用料などのコスト

コスト面を考えた場合、導入時の初期費用や継続してかかる利用料についてはExcelの方が安いでしょう。Excelはほとんどの企業ですでに導入されており、月額の利用料についても企業の予算計画に最初から組み込まれている場合が多く、新たな出費とみなされることは少ないためです。

一方のRPAは、製品にもよりますが年額100万円近くかかるものもあり、Excelよりもコストが高くつくケースがほとんどです。しかし作業の自動化によって人件費や時間を大幅に削減できた場合は、導入や利用にかかる費用以上の利益を得られるため、トータルで見ればRPAの方がコストメリットがあるかもしれません。

５．外部システムとの連携

前述したとおり、ExcelマクロはOfficeソフトの範囲内でのみ処理を自動化できます。対してRPAはより広範囲の作業に対応しているため、MicrosoftアプリケーションやそのほかのWebアプリケーションとも連携が可能です。

社内にはさまざまなベンダーのシステムが乱立していることがほとんどです。これらを横断して自動化したい処理がある場合は、RPAのデータベース連携やAPI連携、ファイル連携の機能を使えば実現できるでしょう。

複数システム間で大量のデータを処理するならRPAが有利

ここまでRPAとExcelマクロの違いを解説しました。個人のPC上での簡単なデータ処理であればExcelマクロやVBAで事足りるかもしれません。

しかし、生産管理システムと販売管理システムなど複数のシステム間で大量のデータをやり取りする場合は、Excelマクロではパワー不足であり、他システムのデータをCSVでインポートするなどの手間もかかるでしょう。

RPAツールであれば、ツール内にある機能一覧から必要な作業を選択するだけで簡単に作業を実行できます。また複雑な作業であってもプログラミングは不要です。複数システム間にまたがって、大量のデータに対する定型作業を自動化したいなら、RPAの導入がおすすめといえるでしょう。

以下の記事では、規模や特徴、得意な作業などに分類しておすすめのRPAツールを紹介しています。

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RPAツール導入のメリット

ここからはRPAツールを導入して単純作業を自動化すると、どのようなメリットがあるのかを説明します。

ルーティン作業をロボットに任せられる

ある程度ルールやフローが決まっている単純作業をRPAツールで自動化できます。例えば、領収書・請求書などのデータ入力処理では、Excelマクロの場合データをシステムに転記する必要がありますが、RPAならばシステムをまたぐ処理が可能です。

また自動化によって生産性の向上が期待できるほか、人的ミスも少なくなるでしょう。さらに業務の一部をRPAツールが担うことで、その分の時間をほかの業務に回せるため、新たな経営戦略を立てられます。

一般的なシステム開発よりも工数やコストが少なく済む

ほかのシステムと違いプログラミングの必要がないため、システム構築の時間とコストを大幅に減らせます。製品によってはロボット作成などの導入支援を提供しているものもあるので活用してみてもよいでしょう。

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RPAツール導入の成功事例

RPAツールを導入したことでかなりの工数削減に成功した事例を紹介します。
（導入製品「ニスコム株式会社のRPAロボアシスタントサービス」事例より）

交通費精算での成功事例

交通費精算では、営業社員20名が毎月２時間入力作業に時間を割いていました。しかしRPAの活用により、Excelに入力するだけで、Web上から最新情報を取得し生産システムに自動で転記してくれるようになったため、全体で480時間の削減に成功したそうです。

経費精算での成功事例

経費精算処理では、RPA導入により、ワークフローシステムからデータ転記で生産システムに入力するまでを自動化させました。結果360時間の事務作業時間が削減できたそうです。

ニスコム株式会社のRPAロボアシスタントサービスの価格・評判は？製品詳細ページはこちら

そのほかの製品でも事例が紹介されているものや、口コミで実際の導入企業の声が聞ける製品もあるので、興味のある方はこちらの最新ランキングも参考にしてください。

RPAと組み合わせるとより有効なシステム

最後に、RPAと同一視されがちなBPMとERPについて説明します。実は同じ役割を担っているわけではなく、RPAと組み合わせることで、より効果を高められます。

BPMで可視化しRPAで効率化

BPMとは、Business Process Managementの略称で、業務プロセスを可視化してPDCAを回し効率化を図るシステムです。

RPAが実作業の効率化・自動化をするのに対し、BPMは作業フローの可視化・モニタリングに優れています。BPMでフローを可視化し、その実作業をRPAが担うことで、より業務の効率化を図れます。

BPMの詳細は以下の記事で解説しています。

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ERPの連携をRPAで支援

ERPとは統合基幹業務システムのことで、企業のヒト・モノ・カネといった資源を一元管理し、社内の情報を素早く正確に把握できるシステムです。

しかしERPとAPI連携ができないシステムもあり、そのデータ入力は手動になってしまいます。RPAはその人的作業を補えます。

ERPの詳細は以下の記事で解説しています。

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自動化する範囲やデータ量を明確に！

RPAとExcelマクロは、どちらもパソコン上の作業を自動化し業務効率化できるメリットがあります。しかし専門知識をもつ従業員がいない場合や、大量のデータ処理を行いたい場合などはRPAが適しているでしょう。