RPAとExcelマクロ（VBA）の違いは？使い分けるポイントも解説

RPA・Excelマクロ（VBA）の特徴

RPA・Excelマクロについて、それぞれの特徴を簡単に解説します。

RPAとは

RPAとは、Robotic Process Automationの略称であり、主にパソコン上の定型作業をロボットで自動化することを指します。別名「仮想知的労働者（デジタルレイバー）」とも呼ばれ、主な目的はバックオフィス担当者の業務効率化です。

RPAには、PC１台から導入できる「デスクトップ型」、サーバ内にロボットを構築し大規模活用できる「サーバ型」、クラウド上の作業を主に自動化する「クラウド型」があります。専門知識不要で活用できるうえ、大量のデータ処理に対応するため、近年多くの企業で導入が進んでいます。

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Excelマクロ（VBA）とは

Excelマクロとはマイクロソフト社のExcel機能の一つであり、一連の作業手順を記憶して、自動的に実行する機能です。記録したマクロをワンクリックするだけで、毎回一連の動作を自動で繰り返し再現します。なお「マクロ機能」はExcelに限らずWordやPowerPoint、Accessなどにも備わっています。

また、VBA（Visual Basic for Application）とはマクロを作るためのプログラミング言語です。Excelマクロで記録された操作は、プログラミング言語であるVBAで保存されます。マクロを作成する手段の一つとしてVBAがあり、VBAを理解すればより高度な作業の自動化が実現できるでしょう。

RPAとExcelマクロの違いとは

両者に共通しているのは、定型作業を自動化できる点です。特にマイクロソフト社のOffice製品に関連する業務を自動化したい場合は、RPA・Excelマクロのどちらでも対応できます。

RPAとExcelマクロにはどのような違いがあるのでしょうか。

自動化できる作業範囲

RPAツールとExcelマクロは、自動化できる範囲が異なります。どちらも一連の作業を記憶して自動化するという点は同じですが、ExcelマクロはExcel上での作業しか自動化できません。VBAを使用した場合のみ、AccessやWordなどのOfficeアプリケーションの範囲内で活用できます。

一方RPAツールでは、Office以外のほかのアプリケーションとの連携が可能です。また操作を記録するだけではなく特定の操作を定義できるため、多様なアプリケーションと連携して広い範囲で操作を自動化できます。

また、近年ではAI技術とRPAを活用した非定型業務の自動化が進められています。RPAにより、自動化できる業務の範囲は今後さらに拡大していくといえるでしょう。

プログラミングスキル

RPAとExcelマクロの大きな違いとしてあげられるのが、プログラミング知識が必要か否かという点です。Excelマクロの場合、「マクロの記録」機能でカバーできるような基本的な作業であれば、プログラミングの知識は不要です。しかし、より複雑な処理を自動化したい場合は、プログラミング言語であるVBAを使用する必要があります。

対してRPAは、基本的にプログラミングの知識を必要としません。よくある操作はテンプレートが活用できるほか、クリックやドラッグといった簡単な操作で自動化したい手順を指定できます。

データの処理速度・量

Excelマクロは作業者のPC上で動作するため、PCのスペックによって処理能力に違いが出ます。スペックの低いPCで処理すると、動作の遅延や停止など、不具合が起こる可能性もあるでしょう。

RPAはデスクトップ型製品であれば、Excelマクロと同じくPCでのスペックに左右されます。サーバ型やクラウド型であれば、個人のPCのスペックに依存せずに膨大なデータも高速で処理できます。

初期費用や利用料などのコスト

Excelはほとんどの企業ですでに導入されています。そのため、自社でExcelマクロを開発する場合は費用をかけずに導入できます。ただし、VBAを専門業者に依頼する場合は数万円～100万円程度の予算が必要です。

一方、RPAツールは有料のものと無料のものがあります。有料製品の場合、100万円近くかかるものから月額数万円で利用できるものまで、導入形態や利用できる機能によりさまざまです。

作業の自動化によって、人件費や作業工数がどの程度削減できるかを事前に計算したうえで予算を見積もるとよいでしょう。

外部システムとの連携

Excelマクロはマイクロソフト製品のみ連携できます。対して、RPAはMicrosoftアプリケーションやそのほかのWebアプリケーションとも連携が可能です。

社内にはさまざまなベンダーのシステムが乱立していることでしょう。これらを横断して自動化したい処理がある場合は、RPAのデータベース連携やAPI連携、ファイル連携の機能を使えば実現可能です。

RPA・Excelマクロに適した業務

RPAとExcelマクロ、自社の業務はどちらを活用して自動化させればいいのか迷ったら、以下を参考にしてみてください。

Excelマクロはマイクロソフト製品だけで完結する業務向け

Excelマクロは、マイクロソフト社製品やInternetExplorerを用いた業務の自動化に対応できます。Webサイトやアプリを介すような複雑な処理は不可能です。

Excelマクロ（VBA）は、パソコンに負荷がかかり過ぎない簡単なデータ処理に用いるのが無難でしょう。データ集計やメール送信の自動化、Officeソフトをまたいだ業務の自動化などに最適です。

また、プログラミング言語に精通する人がいて、導入コストを抑えて業務の自動化を進めたい場合などにも、検討する価値があるでしょう。

RPAは複数システム間で大量のデータを処理する業務向け

一方、生産管理システムと販売管理システムなど複数のシステム間で大量のデータをやり取りする場合は、Excelマクロではパワー不足であり、他システムのデータをCSVでインポートするなどの手間もかかるでしょう。

RPAツールであれば、ツール内にある機能一覧から必要な作業を選択するだけで簡単に作業を実行できます。また複雑な作業であってもプログラミングは不要です。複数システム間にまたがって、大量のデータに対する定型作業を自動化したいなら、RPAの導入がおすすめといえるでしょう。

以下の記事では、規模や特徴、得意な作業などに分類しておすすめのRPAツールを紹介しています。

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RPAツール導入のメリット

ここからはRPAツールを導入して単純作業を自動化すると、どのようなメリットがあるのかを説明します。

ルーティン作業をロボットに任せられる

ある程度ルールやフローが決まっている単純作業をRPAツールで自動化できます。例えば、領収書・請求書などのデータ入力処理では、Excelマクロの場合データをシステムに転記する必要があります。しかし、RPAならばシステムをまたぐ処理が可能です。

また自動化によって生産性の向上が期待できるほか、人的ミスも少なくなるでしょう。さらに業務の一部をRPAツールが担うことで、その分の時間をほかの業務に回せるため、新たな経営戦略を立てられます。

一般的なシステム開発よりも工数やコストが少なく済む

ほかのシステムと違いプログラミングの必要がないため、システム構築の時間とコストを大幅に減らせます。製品によってはロボット作成などの導入支援を提供しているものもあるので活用してみてもよいでしょう。

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RPAツール導入の成功事例

RPAツールを導入したことでかなりの工数削減に成功した事例を紹介します。
（導入製品「ニスコム株式会社のRPAロボアシスタントサービス」事例より）

交通費精算での成功事例

交通費精算では、営業社員20名が毎月２時間入力作業に時間を割いていました。しかしRPAの活用により、Excelに入力するだけで、Web上から最新情報を取得し生産システムに自動で転記されるようになったため、全体で480時間の削減に成功したそうです。

経費精算での成功事例

経費精算処理では、RPA導入により、ワークフローシステムから生産システムへの転記・入力作業を自動化させました。結果的に360時間の事務作業時間が削減できたそうです。

自動化したい業務を明確にして適したツールを導入しよう

RPAとExcelマクロは、どちらもパソコン上の作業を自動化し業務効率化できるメリットがあります。しかし専門知識をもつ従業員がいない場合や、大量のデータ処理を行いたい場合などはRPAが適しているでしょう。

RPAかExcelマクロかで選択に迷ったら、まず自動化したい業務の洗い出しを行い、扱う範囲やデータ量、コストなどを考慮して自社に適しているものを選びましょう。