RPAとエクセルの違いは？AIやbotなど他システムとの違いも徹底解説！

2018年11月01日最終更新
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単純作業を自動化できるRPAツールとExcelマクロ、AI、botなど他システムとの違いを解説。業務を効率化するシステムとしては以前からBPM・ERPなどがあり、作業を自動化するツールにはAI・botという言葉もよく耳にするでしょう。これらのシステム・ツールとRPAの違いを、他システムと連携させてより便利に活用する方法をご紹介します。

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おさらい！RPAの基本

RPAと他のシステムの違いを見ていくうえで、まずはRPAツールの定義やメリットについて、おさらいしましょう。

RPAツールとは？

RPAとは、Robotic Process Automation（ロボティックプロセスオートメーション）の略称。RPAツールとは、単純なパソコン業務を自動化するツールです。企業の事務作業をロボットにより自動化することで、主にバックオフィス担当者の業務効率化につながると期待されています。

RPAツール導入のメリットは？

RPAツールを導入して、単純作業を自動化すると、どんなメリットがあるのでしょうか。

メリット① ルーティン作業をロボットにおまかせ

ある程度ルールやフローが決まっている単純作業を、RPAツールによって自動化することができます。例えば、領収書・請求書などのデータ入力処理や顧客管理分析、メールの応答処理などがそれに当たります。

業務の自動化によって生産性の向上や人的ミスも少なくなりますし、業務の一部をRPAツールが担うことで、その分の時間を他の業務に回すことができ、新たな経営戦略を立てることも可能です。

メリット② 一般的なシステム開発よりも人的負荷が少ない

他のシステムと違いプログラミングの必要がないため、システム構築の時間とコストを大幅に減らすことができます。さらに、RPAツールはシステムなので、人と違って、休まず作業を続けることができます。

RPAとExcelマクロとの違い

よくRPAツールを導入検討している担当者は、Excelマクロと何が違うのか？という疑問を抱くことが多いです。しかし、RPAとは異なる部分もあるので、押さえておきたいものです。

Excelマクロとは？

Excelマクロとは、マイクロソフト社のExcelの機能の一つで、一連の複数の作業手順を記憶して、自動的に実行する機能です。

Excel上で更新しているデータを、毎回グラフ化するというような作業がある場合、グラフ化する対象範囲を選択し、「マクロの記録」をしておくことで、毎回一連の動作を繰り返すことができます。

この記録された操作は、プログラミング言語「VBA（Visual Basic for Applications）」で記録されるため、VBAを理解すれば、もっと高度な作業が可能になります。

Excelマクロとの違いは「対応範囲」

RPAツールとExcelマクロとの違いは、「自動化できる範囲」にあります。

Excelマクロは、一連の作業を記憶して自動化するという点で、RPAツールと機能が同じと見えます。

しかし、Excelマクロの場合、当然ながら基本的にExcel内でしか利用することができません。（VBAを使えるのであれば、Excel以外にもAccess、WordなどのOfficeアプリケーションでも活用できます。）

一方、RPAツールでは、他のアプリケーションとの連携を簡単に行うことができます。また、操作を記録するだけではなく、その操作を定義できるため、多様なアプリケーションで連携して広い範囲で操作を自動化することも可能です。

ExcelマクロよりもRPAが有利な理由とは？

簡単な事務作業を自動化するのに、Excelマクロであれば、新しくルールを決めたり、VBAという難しいプログラミング言語で設定をする必要があります。

しかし、RPAツールであれば、プログラミング言語で記述しなくても、ツール内にある機能一覧から必要な作業を選択するだけで、簡単にプログラムを書くことができます。

RPAとその他のシステムとの違い

一般的にRPAシステムは指示通りに作業を自動化するシステムですが、自動化と聞くと、AIやbotなどを思い浮かべる人もいるかもしれません。そこで、AI、botがRPAツールがどのように違うのか、簡単に解説します。

AIとの違いは「ツール自身が判断できるかどうか」

RPAは人が指示したとおりに動くのに対し、AIは自主学習機能により自ら判断やルールを見つけることができます。主体的に処理を行うことができるため、予測が容易にできるようになります。

将棋で例えると、RPAは指示通りの手しか出すことができませんが、AIであれば相手が出した手を理解した上で最善手を判断することができます。

botとの違いは「活用場面」

botとは人の会話や行動をシミュレーションするツールです。botは、RPAと重複する部分もありますが、活用場面が限定的で、人とコミュニケーションを取ることに特化しています。

例えば「明日の天気は？」とSiriで調べる場合、検索という作業を自動化しているという点でRPAですが、人とコミュニケーションをとっているという点でbotになります。

RPA導入とシステム開発の違い

さて、RPAツールを導入しなくても、システム開発で十分満たせると思うでしょう。しかし、RPAと従来のシステム開発（SI）は、要件定義や開発・運用時のポイントが異なります。

■要件定義について: RPAシステムの要件定義は、自動化する作業の、画面上での操作を洗い出すことに重きが置かれます。従来のシステム開発における要件定義は、そのシステムの目的や、そのために必要な機能などを洗い出すことを指します。

■開発について

RPAシステムの開発については、上述の通りプログラミングを必要としないため、専門知識の無い事業部の担当者でも比較的手軽に導入することができます。一方、従来のシステム開発では、専用のプログラミング言語を使用して開発しているため、専門的な知識が無ければ開発が難しいでしょう。

■運用について

RPAシステムはユーザーによる画面上の操作を記録するため、操作の対象となるシステムの画面設計が大きく変わると、うまく動作しないことが考えられます。そのため、システムの仕様変更などにより操作手順が変わる場合には、RPAシステムも併せて変更する必要があります。従来のシステム開発であれば、画面設計の変更などの影響は受けないため、外部システムの仕様変更に併せて保守を行う必要はありません。

RPAと組み合わせるとより有効なシステム

最後に、RPAと同じような目的に思われがちな、BPMとERPについて説明します。実は、同じ役割を担っているわけではなく、RPAと組み合わせることで、より効果を高めることができるのです。

BPMで可視化し、RPAで効率化

BPMとは、Business Process Managementの略称で、業務プロセスを可視化してPDCAを回し効率化を図るシステムです。

RPAが実作業の効率化・自動化をするのに対し、BPMは作業フローの可視化・モニタリングに優れています。よって、BPMでフローを可視化し、その実作業をRPAが担うことで、より業務の効率化を図ることができます。

ERPの連携強化をRPAで支援

ERPとは統合基幹業務システムのことで、企業のヒト・モノ・カネといった資源を一元管理することができ、社内の情報を素早く正確に把握することができます。

しかし、ERPとAPI連携ができないシステムもあり、そのデータ入力は手動になってしまいます。RPAはその人的作業を補うことができます。

まとめ　自社で求める機能は何かを明確にしよう

RPAは他のツールに比べて導入も比較的手軽で、生産性向上というメリットがあります。他ツールとの違いをご紹介しましたが、組み合わせることでさらなる活用ができるのではないのでしょうか。また、自社で求めている機能によっては、無理にRPAツールを導入する必要がない場合もありますので、注意深く必要な機能を洗い出すことが大切です。

とはいっても、比較的手軽に、クラウド型であれば安価に導入もできますので、気になる方は、具体的な製品や情報をより詳しく調べ、検討してみてはいかがでしょうか。