RPA・Excelマクロ（VBA）の特徴
RPA・Excelマクロについて、それぞれの特徴を簡単に解説します。
RPAとは
RPA（Robotic Process Automation）とは、パソコン上で行う定型的な業務をソフトウェアロボットによって自動化する仕組みです。
データの入力・転記、Webサイトからの情報取得、ファイルの作成・保存、メール送信など、一定のルールに沿って繰り返す業務の自動化に活用されます。
RPAの特徴は、Excelだけでなく、Webブラウザや業務システムなど複数のアプリケーションをまたいだ処理を自動化できる点です。
また、画面上で処理の流れを設定できるノーコード・ローコード型の製品も多く、専門的なプログラミングを行わずに自動化シナリオを作成できる場合があります。ただし、複雑な処理や外部システムとの高度な連携では、プログラミングやAPIなどの知識が求められることもあります。
Excelマクロとは
Excelマクロとは、Excel上で繰り返し行う操作を記録・実行し、作業を自動化する機能です。
例えば、データの並べ替えや集計、セルの書式設定、表・グラフの作成など、毎回同じ手順で行うExcel作業を自動化できます。
Excelには操作内容を記録してマクロを作成する「マクロの記録」機能があり、簡単な処理であればプログラミングをせずに作成できます。
VBAとは？マクロとの違い
VBA（Visual Basic for Applications）とは、ExcelなどのMicrosoft Officeアプリケーションでマクロを作成・制御するために利用されるプログラミング言語です。
「マクロ」は処理を自動化する仕組みを指し、「VBA」はそのマクロを記述するために利用できる言語という違いがあります。
Excelの「マクロの記録」で作成された処理もVBAコードとして保存されます。VBAを利用すれば、条件分岐や繰り返し処理などを追加できるほか、WordやOutlookなどほかのOfficeアプリケーションを操作することも可能です。
RPAとExcelマクロの違い
両者に共通しているのは、定型作業を自動化できる点です。特にマイクロソフト社のOffice製品に関連する業務を自動化したい場合は、RPA・Excelマクロのどちらでも対応できます。
RPAとExcelマクロにはどのような違いがあるのでしょうか。
| 項目 | RPA | Excelマクロ |
|---|---|---|
| 自動化できる作業範囲 | パソコン上の作業全般 | Excelを中心とした業務 |
| プログラミング知識 | 基本的な処理では不要な製品が多い | 簡単な作業は不要 複雑な作業はVBAが必要 |
| コスト | 年額100万円以上かかるケースもある ※製品による | すでに導入済みであれば費用はかからない |
| 他システムとの連携 | 可能 | VBAなどを用いて外部連携も可能 |
自動化できる作業範囲
RPAツールとExcelマクロは、自動化できる範囲が異なります。どちらも一連の作業を記憶して自動化するという点は同じですが、Excelマクロは、Excel内のデータ集計や加工などの自動化を得意とします。また、VBAを利用すれば、WordやOutlookなどほかのOfficeアプリケーションを操作したり、外部システムと連携したりすることも可能です。
一方RPAツールでは、Office以外のほかのアプリケーションとの連携が可能です。また操作を記録するだけではなく特定の操作を定義できるため、多様なアプリケーションと連携して広い範囲で操作を自動化できます。
また、近年ではAI技術とRPAを活用した非定型業務の自動化が進められています。RPAにより、自動化できる業務の範囲は今後さらに拡大していくといえるでしょう。
プログラミングスキル
RPAとExcelマクロの大きな違いとしてあげられるのが、プログラミング知識が必要か否かという点です。Excelマクロの場合、「マクロの記録」機能でカバーできるような基本的な作業であれば、プログラミングの知識は不要です。しかし、より複雑な処理を自動化したい場合は、プログラミング言語であるVBAを使用する必要があります。
対してRPAは、基本的な処理であればプログラミングをせずに構築できる製品が多くあります。よくある操作はテンプレートが活用できるほか、クリックやドラッグといった簡単な操作で自動化したい手順を指定できます。
データの処理速度・量
Excelマクロは作業者のPC上で動作するため、PCのスペックによって処理能力に違いが出ます。スペックの低いPCで処理すると、動作の遅延や停止など、不具合が起こる可能性もあるでしょう。
RPAはデスクトップ型製品であれば、Excelマクロと同じくPCでのスペックに左右されます。サーバ型やクラウド型であれば、個人のPCのスペックに依存せずに膨大なデータも高速で処理できます。
外部システムとの連携
Excelマクロ（VBA）でも外部アプリケーションと連携できる場合がありますが、対象システムに応じた開発知識が必要です。対して、RPAはMicrosoftアプリケーションやそのほかのWebアプリケーションとも連携が可能です。
社内にはさまざまなベンダーのシステムが乱立していることでしょう。これらを横断して自動化したい処理がある場合は、RPAのデータベース連携やAPI連携、ファイル連携の機能を使えば実現可能です。
初期費用や利用料などのコスト
Excelマクロ（VBA）とRPAでは、自動化の対象範囲や導入規模に応じてコストが大きく異なります。ここでは、ExcelマクロとRPAそれぞれの費用相場について解説します。
Excelマクロを作成依頼・VBA開発する場合
Excelはほとんどの企業で既に導入されており、追加のライセンス費用が不要なため、自社でExcelマクロを開発すればほとんどコストをかけずに導入できます。一方で、VBA開発を外部業者に依頼する場合は、内容によって料金に幅があります。簡易的なマクロ作成であれば1万～3万円程度、本格的な自動化やデータベース連携を含む複雑なものは5万～10万円以上になることもあります。
RPAを導入する場合
RPAツールには有料製品と無料製品があり、有料のものは初期費用として数十万円～100万円程度かかるケースもあります。月額課金制の場合は、月数万円から利用可能なクラウド型ツールもあります。RPAはExcelマクロよりも広範な業務に対応できる反面、費用も相応にかかる傾向があります。
RPAとマクロの共通点
RPAとマクロは異なるツールですが、共通する性質も持っています。これらの共通点を理解すると、それぞれのツールの得意分野がより明確になります。
定型業務の自動化が得意
RPAとマクロは、どちらも「ルールが決まっている繰り返しの作業（定型業務）」を自動化するためのツールです。毎月決まった手順で行うレポート作成やデータ入力など、手順が明確な業務で効果を発揮します。人の判断が必要な非定型業務の自動化は苦手です。
メンテナンスが必要
どちらのツールも、一度設定すれば終わりではありません。関連するシステムの仕様変更や、業務プロセスの見直しがあった場合、設定した自動化処理も修正する必要があります。定期的なメンテナンスを怠ると、エラーが発生したり、意図しない動作をしたりする可能性があるため注意が必要です。
RPAとExcelマクロ（VBA）はどう使い分ける？
RPAとExcelマクロのどちらが適しているかは、自動化したい業務の範囲や利用するシステム、社内のスキルなどによって異なります。代表的な使い分け方を紹介します。
ExcelマクロはExcelを中心とした業務向け
Excelマクロ（VBA）は、Excel内のデータ集計や加工、帳票作成などの自動化に適しています。また、VBAを活用すれば、WordやOutlookなどほかのOfficeアプリケーションと連携することも可能です。一方、複数のWebサービスや業務システムをまたぐ処理では、RPAのほうが構築・運用しやすい場合があります。
Excelマクロ（VBA）は、パソコンに負荷がかかり過ぎない簡単なデータ処理に用いるのが無難でしょう。データ集計やメール送信の自動化、Officeソフトをまたいだ業務の自動化などに最適です。また、プログラミング言語に精通する人がいて、導入コストを抑えて業務の自動化を進めたい場合などにも、検討する価値があるでしょう。
RPAは複数システム間で大量のデータを処理する業務向け
一方、生産管理システムと販売管理システムなど複数システムをまたぐ処理では、RPAのほうが構築・管理しやすい場合があります。
RPAツールであれば、ツール内にある機能一覧から必要な作業を選択するだけで簡単に作業を実行できます。また基本的な処理であれば、プログラミングをせずに構築できる製品もあります。複数システム間にまたがって、大量のデータに対する定型作業を自動化したいなら、RPAの導入がおすすめといえるでしょう。
以下の記事では、規模や特徴、得意な作業などに分類しておすすめのRPAツールを紹介しています。
RPAとExcelマクロを併用する方法もある
RPAとExcelマクロは、必ずしもどちらか一方を選ぶ必要はありません。それぞれの得意分野を組み合わせて利用することも可能です。
例えば、Excel内の複雑な集計・加工処理をVBAで行い、その前後のWebシステムへのログインやファイル取得、別システムへの登録などをRPAで自動化する方法があります。
Excel内部の処理を得意とするマクロと、複数システムを横断できるRPAを組み合わせることで、業務全体を効率的に自動化できる場合があります。
RPAとExcelマクロ（VBA）の活用例
RPAとExcelマクロは、自動化する業務の範囲に応じて使い分けられます。代表的な活用例を比較してみましょう。
| 業務 | 向いている方法 | 活用例 |
|---|---|---|
| Excelデータの集計 | Excelマクロ（VBA） | 複数シート・ファイルの売上データを自動集計する |
| 帳票作成 | Excelマクロ（VBA） | 入力データから請求書やレポートを自動作成する |
| Webからのデータ収集 | RPA | Webシステムへログインして必要なデータを取得する |
| システム間の転記 | RPA | Excelのデータを基幹システムへ自動入力する |
| Excel加工＋システム登録 | RPA＋VBA | VBAでデータを加工し、RPAで別システムへ登録する |
実際には、業務内容や利用しているシステムによって最適な方法は異なります。現在人が行っている操作を整理し、どこまで自動化するかを明確にしたうえで選択しましょう。
RPAツール導入のメリット
ここからはRPAツールを導入して単純作業を自動化すると、どのようなメリットがあるのかを説明します。
ルーティン作業をロボットに任せられる
RPAは、複数のシステムをまたぐ入力・転記作業を一連のフローとして自動化しやすい点が特徴です。また自動化によって生産性の向上が期待できるほか、人的ミスも少なくなるでしょう。さらに業務の一部をRPAツールが担うことで、その分の時間をほかの業務に回せるため、新たな経営戦略を立てられます。
一般的なシステム開発よりも工数やコストが少なく済む
RPAには、基本的な処理であればプログラミングをせずに自動化できる製品もあり、システムを新たに開発する場合と比べて導入工数を抑えられる可能性があります。製品によってはロボット作成などの導入支援を提供しているものもあるので活用してみてもよいでしょう。
RPAツール導入の成功事例
RPAツールを導入したことでかなりの工数削減に成功した事例を紹介します。
（導入製品「ニスコム株式会社のRPAロボアシスタントサービス」事例より）
交通費精算での成功事例
交通費精算では、営業社員20名が毎月２時間入力作業に時間を割いていました。しかしRPAの活用により、Excelに入力するだけで、Web上から最新情報を取得し生産システムに自動で転記されるようになったため、全体で480時間の削減に成功したそうです。
経費精算での成功事例
経費精算処理では、RPA導入により、ワークフローシステムから生産システムへの転記・入力作業を自動化させました。結果的に360時間の事務作業時間が削減できたそうです。
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RPAとマクロについてよくある質問
ここでは、RPAとExcelマクロ（VBA）の違いについてよくある疑問をQ&A形式で解説します。
RPAとマクロの一番大きな違いは何ですか？
主な違いは、自動化しやすい業務範囲です。ExcelマクロはExcelを中心とした処理を得意とする一方、RPAはWebブラウザや業務システム、Excelなど複数のアプリケーションを横断する作業の自動化に向いています。
RPAとVBAはどちらが簡単ですか？
簡単な自動化であれば、画面上で処理を設定できるRPA製品やExcelの「マクロの記録」は、プログラミング経験がなくても利用できる場合があります。一方、複雑なVBAコードや高度なRPAシナリオを作成する場合は、それぞれ専門的な知識が必要です。そのため、一概にどちらが簡単とはいえません。
RPAがあればExcelマクロは不要ですか？
必ずしも不要になるわけではありません。Excel内部の複雑なデータ加工や計算などでは、VBAを活用したほうが効率的な場合があります。RPAでシステム間の操作を自動化し、Excel内部の処理をVBAに任せるなど、両者を併用する方法もあります。
ExcelマクロからRPAへ移行したほうがよいですか？
Excel内で完結する業務で問題なく運用できているのであれば、必ずしもRPAへ移行する必要はありません。一方、マクロの前後に手作業が多く残っている場合や、Webサービス・基幹システムとの転記作業が発生している場合は、RPAの導入によって業務全体を自動化できる可能性があります。
RPAとExcelマクロは併用できますか？
併用できます。例えば、RPAでWebサイトからファイルを取得し、Excelマクロでデータを加工したあと、再びRPAで業務システムへ登録するといった使い方が可能です。
まとめ
RPAとExcelマクロは、どちらもパソコン上の作業を自動化し業務効率化できるメリットがあります。しかし複数のアプリケーションやシステムをまたぐ定型業務を自動化したい場合は、RPAが適しているでしょう。
RPAかExcelマクロかで選択に迷ったら、まず自動化したい業務の洗い出しを行い、扱う範囲やデータ量、コストなどを考慮して自社に適しているものを選びましょう。
