総務・人事におけるRPA活用方法！自動化に適した業務事例を紹介

RPAツールとは

RPAツールとは定型作業や単純業務を自動化できるツールのことであり、業務効率化や人件費の削減につながるとして近年注目を集めています。また、RPAは人間の判断を必要としない以下のような業務に向いています。

• ・ルールにもとづいた単純な定型作業
• ・データ化されている作業
• ・定型フォーマットの文書を社内システムに入力する作業
• ・システムから決められた項目をもとにレポートを作成する作業
• ・交通費精算業務などの申請内容を確認する作業

RPAでの自動化に向いている作業の例としては、単純な入力業務やデータチェックなどがあげられます。総務や人事領域においてもRPAに代替できる事務的な業務は少なくないでしょう。RPAツールにはOCR連携や分岐処理、繰り返し処理などの機能が備わっており、これらの活用により人間の手で行われていた業務を自動化できます。

とりあえず「人事や総務などに適したRPA製品を把握したい」という方には以下の記事がおすすめです。数あるRPA製品の中でも『人事/経理/そのほかの事務作業を効率化する』強みをもった製品を紹介しています。

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総務・人事におけるRPA活用事例

RPAツールを導入すると、どのような業務を効率化できるのでしょうか。ここでは、総務・人事での活用事例を紹介します。

備品購入の情報収集や管理

RPAはあらかじめデータ化しておいたリストの中から、オフィシャルサイトへアクセスし、指定した条件で最適な情報を自動収集できます。そのため備品を購入する際、商品情報を収集したり比較したりすることも任せられるでしょう。また注文した備品は備品管理台帳へ自動入力できるほか、更新作業も可能です。

勤怠管理における基幹システムへのデータ転記

勤怠管理では社員のタイムカードを確認し、データをダウンロードした後に基幹システムに転記するケースもあるでしょう。しかしRPAを導入すれば、データチェック、ダウンロード、システムへのデータ転記までのすべてのフローを自動化できます。さらに有給申請の内容確認や承認といったワークフローも対応可能です。

過重労働対象者の検知

勤怠管理では、過重労働対象者の検知などにも活用できます。例えば膨大な出退勤データの中から、人事担当者の手で長時間労働者を探そうとすると、一人ずつチェックしなければなりません。しかしRPAを活用すれば、月内の労働時間の落着を予想しながら、規定以上労働しそうな従業員を検索して見つけ出す作業を自動化できます。

人事考課表の作成

人事評価に関する業務においては、評価表を作成したりメールで対応を促したりとさまざまな事務作業が発生します。RPAに任せる業務と、人事担当者自らが実施する業務とうまく分担しながら進めていくのがよいでしょう。

なお今現在、人気の高いRPAツールは以下ボタンから確認できます。実際に導入した人の口コミなども見られるので、人事や総務部での評判などもぜひチェックしてみてください。資料請求はすべて無料です。

RPA導入のメリット

RPAを導入するメリットは主に以下の３点にまとめられるでしょう。

コスト削減

単純業務をRPAに任せることで残業時間の短縮につながり、人件費削減の効果がある。

生産性の向上

企画立案などの付加価値の高い業務に集中しやすくなり、企業全体での生産性向上につながる。

ヒューマンエラーの防止

設定された作業手順をロボットが機械的に実行していくため、人間とは違い長時間連続稼働してもミスが起きない。

これらのメリットは多くの企業にとって非常に価値の高いものであり、人材の売り手市場化や長時間労働の是正が求められる中、企業がRPA導入に踏み切る理由の一つとなっています。

RPAをうまく活用するためのポイント

RPAを有効活用するには、どのような点に留意すればよいのでしょうか。３つのポイントを紹介します。

対象業務を明確にする

各部門にヒアリングを行ったり社内アンケートを取ったりして、RPAで自動化すべき対象業務を明確にしましょう。導入担当者が把握できていない、小さな業務が出てくるはずです。また自動化したい業務の中でも、ルールやフローを定義しやすく、現場が「面倒くさい」と感じている業務から自動化することをおすすめします。

時間がかかる日々の単純作業からはじめる

では洗い出した業務の中から、どのような業務が自動化に向いているのでしょうか。以下にポイントをまとめました。

• ・日次など、高頻度で行っている
• ・多くの時間を割いている
• ・時間と工数をかけてでも、行わなければならない
• ・マニュアルやルールが存在する

ルールやマニュアルがあり、人間が多くの時間を割いて対応している単純作業があれば、それをRPA化することで効果をより実感しやすくなるでしょう。

まずはスモールスタートで

RPAを導入して劇的な効果を狙いたいところですが、まずは小さな成功の積み重ねが大切です。たくさんの業務を一度に自動化するのではなく、洗い出した業務一つずつを効率化させていけば、現場の生産性向上も期待できます。PC１台から導入可能なデスクトップ型や初期導入費用のかからないクラウド型など、小規模導入に適したタイプも多くあるので問い合わせてみましょう。

これらのポイントを踏まえて業務選定を行い、実際にRPAツールを稼働させていくことで、自動化によるメリットを感じやすくなるでしょう。

総務・人事における事例から自社での活用イメージを持とう

総務・人事における活用事例を見て、自社での具体的な活用イメージは湧いてきたでしょうか。どのような業務に活用したいかが決まったら、次に自社にとってどんなRPAツールなら自動化しやすいか考えていきましょう。