【5事例】部門別！RPAの得意業務・活用ポイントをご紹介

５部門の事例から見る！RPAの活用法

では、RPAツールを導入するとどのような業務を効率化ができるのでしょうか。ここでは、マーケティングや経理、人事・総務、情報システム、開発部門での活用事例をご紹介します。

マーケティング部門：施策レポート作成業務の自動化

マーケティング業務にも、自動化できる業務が多くあります。例えば、日々行っているレポート作成が挙げられます。改善施策を考える上で必要な業務ですが、一つのレポートを作るのに、毎回以下のような手順を踏む必要があり、時間と工数がかかります。

1. 1．アクセス解析ツールや広告運用の管理画面など、複数のWebシステムからレポートを出力
2. 2．適切な形に加工
3. 3．分かりやすく見た目を整える

さらにマーケティング施策の数が多ければ多いほど、レポートのダウンロードや集計の手間が増え、担当者の業務を圧迫してしまいます。このレポート作成をRPAで自動化することで、かけていた時間と工数をほぼゼロにすることができ、担当者が本来割くべき施策や戦略の考案に集中することができるのです。

経理部門：入金/支払消込の自動化

毎月月初月末に多忙を極める経理部門。回収予定表や支払予定表を作成するところから、入金/支払消込の作業まで、自動的に処理できるようになります。

人の手を介すと、人的ミスが発生するリスクがありますから、RPAに自動化して実行してもらうと、他の業務に時間をあてられます。

人事・総務部門：過重労働対象の検知・人事考課表の作成の自動化

月内の労働時間の落着を予想しながら、規定以上労働しそうな従業員を検索して見つけ出すことができます。RPAを活用せずに人事担当者の手でやろうとすると、一人ずつチェックしたり、さまざまな関数を組んで調べる必要が出てきます。

また、人事評価・人事考課においては、評価表を作成したりメールで対応を促したり、さまざまな事務作業が発生します。ここもRPA活用で自動的に行う部分と、人事担当者自らが着手する部分を分けるとよいでしょう。

情報システム部門：システム・サーバー運用監視業務の自動化

意外かもしれませんが、24時間稼働しているシステム・サーバーの運用監視には、実は人の手による定型作業が比較的多く含まれています。

例えば、オペレーション作業の中には定期的に行うログ確認やアプリケーションの動作確認などがあります。また、障害が発生した場合、メールでアラートをあげたりシステムを再起動することも定型作業。そしてこれらの作業は、すべて自動化することができます。

また、自動化によって確実・スピーディーに行えることで、システムの安定稼働にも繋がります。

サービス開発部門：Webサービス/システムのテスト業務の自動化

一般的に、Webシステムの動作テストは複数のブラウザで動作確認を行います。その際、一つずつ手作業でブラウザを起動し、確認している方も多いのではないでしょうか。

RPAツールを使えば、同時に複数のブラウザでテストを行い、さらにはチェックシートに結果を記入し、テスト終了を担当者に通知することも可能です。工数大幅な削減につながるでしょう。

おさらい！RPAツールでできること

RPAツールとは、AIや機械学習などによって業務効率化を図る取り組みのことを指します。では、具体的にどのような特徴があるのでしょうか。また、AIやBotとの違いについて詳しく説明していきます。

手動で行っているルーティン業務を自動化できる

これまで手作業で行っていた単純な入力業務やデータチェックなど、ルーティン業務をRPAで自動化することができます。RPAツールにはOCR連携や分岐処理、繰り返し処理などの機能が備わっており、これらを活用することで、人間の手で行われていた業務を自動化できるのです。例えば、このような業務が挙げられます。

• ・定型フォーマットの文書を社内システムに入力する
• ・システムから決められた項目をもとにレポートを作成する
• ・業務交通費など申請内容を確認する

RPAと◯◯の違いは？

RPAとよく混同されがちなのがAIやbotです。また、通常のシステム開発とどう違うのか、も気になると思います。それぞれの違いを見ていきましょう。

AIとの違いは「ツール自身が判断できるかどうか」

AIとの大きな違いは、指示された内容を受けて「分析・判断まで行うか」どうかです。RPAは人間が指示した通りの内容しか行いませんが、自己学習機能のあるAIは、自ら考え判断して行動することができます。

botとの違いは「活用場面・目的」

botとの大きな違いは「活用場面・目的」です。規定のルール通りに行動し、自動化させることが目的のRPAと違い、Botはユーザーとの会話が目的とされている点が大きな違いとなります。

システム開発との違いは「要件定義・開発運用のポイント」

「作業を自動化する仕組みなら、自社でシステム開発することもできるのでは？」と思う方もいるかもしれません。ではRPAとシステム開発では何が違うのか、主に以下２つの点からご説明します。

実施までの期間

まず第一に、利用開始できるまでの期間が違います。システム開発で業務を自動化するには、業務の全ケースを洗い出し、プログラミングしなければなりません。この要件定義・開発に多くの時間と工数が発生し、実際に実施できるまでに数か月単位の長い期間を要します。

一方、RPAは最初に実行ルールを決めてしまえばすぐに利用できます。操作性に優れた製品が多く、ルール設定も短時間で完了することができます。

設計方法

先に述べたように、システム開発には綿密なプログラミングが必須です。専門スキルや知識を要するため、専任担当者による作業がマストとなります。

一方、RPAはルール設定にプログラミングを必要としないため、利用部門の担当者でも設定することができます。

詳細は以下の記事で、エクセルとの違いについても併せて解説しています。

• 参考記事：RPAとエクセルの違いは？AIやbotなど他システムとの違いも徹底解説！

RPAをうまく活用するには？

RPAを有効活用するには、どのような点に留意すればよいのでしょうか。２つのポイントを紹介しますので、ぜひ参考にしてみてください。

まずはスモールスタートで

RPAを導入して劇的な効果を狙いたいところですが、まずは小さな成功を積み重ねることが大切です。自動化したい業務のなかでも、ルールやフローを定義しやすく、現場が「面倒くさい」と感じている小さな業務から自動化することをおすすめします。

対象業務の洗い出しには、各部門にヒアリングを行ったり社内アンケートを取るとよいでしょう。導入担当者が把握できていない、小さな業務が出てくるはずです。それらの業務を一つずつ効率化させていくことで、現場の生産性向上も期待できます。

毎日発生し、時間がかかる単純作業から任せる

では洗い出した業務の中から、どのような業務が自動化に向いているのでしょうか。以下にポイントをまとめました。

■自動化に最適な業務ポイント

• 日次など、高頻度で行っている業務である
• 多くの時間を割いている業務である
• 時間と工数をかけてでも、行わなければならない業務である
• マニュアルやルールが存在する

これらのポイントを踏まえて業務選定を行い、実際にRPAツールを稼働させていくことで、自動化によるメリットを感じやすくなるでしょう。

まとめ　各部門での単純作業を洗い出そう

いかがでしたか。RPAを活用することで、一口にバックオフィス業務といっても、システム運用からマーケティングなど、様々な業務に応用・活用することができます。限られた人員で業務の生産性を高めるためにも、単純業務で時間がかかっているものを洗い出して、RPAの導入を検討してみてはいかがでしょうか。