安否確認システムの導入事例を見る前に整理したい基礎知識
安否確認システムとは、災害や緊急事態が発生した際に、従業員の安否状況をまとめて把握するための仕組みです。事例を確認する前に、まず基本的な役割を押さえておきましょう。
安否確認システムが担う役割
安否確認システムは、地震や台風などの発生時に、従業員へ一斉にメッセージを送り、回答結果を自動で集計する役割を担います。電話やメールで個別に連絡を取っていた場合と比べて、状況の把握にかかる時間を短縮できる場合があります。
気象情報や地震情報と連動して自動でメッセージを配信する機能を備えた製品もあり、担当者が発生に気づく前に一斉送信できる点を目的に導入されるケースが見られます。回答状況を一覧で確認できる画面があれば、未回答者への対応もしやすくなります。家族の安否をあわせて登録できる機能を用意している製品もあり、従業員の不安を軽減する目的で活用する企業も見られます。
導入事例を参考にする際の確認軸
導入事例を参考にする際は、自社の従業員数や拠点数、想定している災害の種類が近いかどうかを確認することが大切です。同じシステムでも、組織の規模や事業内容によって活用の仕方は変わります。
他社の事例をそのまま当てはめるのではなく、自社の勤務形態やテレワークの利用状況、拠点の分布状況を踏まえて、必要な機能や運用体制を見極める観点で参考にすることが望ましいです。事例で紹介される効果は前提条件によって変わるため、数値だけでなく取り組みの進め方にも注目するとよいでしょう。導入後の訓練頻度や、平常時の運用ルールについてもあわせて確認しておくと参考にしやすくなります。
発生シーン別に見る安否確認システムの活用事例
安否確認システムは、想定する災害や緊急事態の種類によって求められる機能が異なります。ここでは地震発生時と感染症拡大時の2つを例に活用のパターンを紹介します。
地震発生時の活用パターン
震度に応じて自動でメッセージを配信する機能を活用し、担当者が手動で送信する前に安否確認を開始する事例が見られます。発生直後は電話回線が混雑しやすいため、システムを介した連絡手段を用意しておくことが役立つ場面があります。
拠点が複数の地域にまたがる企業では、地域ごとの震度情報にあわせて対象者を絞り込んで送信する運用を取り入れる事例もあります。全社員に一律で送るのではなく、影響が想定される地域の従業員に絞って確認することで、回答の集計をしやすくする狙いがあります。回答が得られない従業員に対して、あらかじめ設定した時間で再送する機能を活用する企業も見られます。
感染症拡大時の活用パターン
体調やテレワークの実施状況を定期的に報告してもらう用途で安否確認システムを活用する事例が見られます。緊急時だけでなく、平常時の健康状態の把握にも活用範囲を広げる企業があります。
感染症の拡大局面では、発熱や体調不良の報告をきっかけに、出社の可否を判断する運用と組み合わせるケースもあります。報告内容を人事部門や産業医と共有できる機能があると、健康管理の体制づくりに役立てやすくなります。定期報告の結果を蓄積し、部署ごとの傾向を確認する材料として活用する企業も見られます。
組織規模別に見る安否確認システムの活用事例
安否確認システムの活用パターンは、組織の規模によっても特徴があります。ここでは拠点が分散する企業と中小企業を例に紹介します。
拠点分散企業での活用パターン
全国に拠点を持つ企業では、拠点ごとの被災状況を本社が一元的に把握する活用が見られます。拠点責任者が現地の状況をシステム上で報告し、本社が全体の状況を集約する運用を取り入れる企業もあります。
拠点数が多いほど、回答の集計や未回答者へのフォローに時間がかかりやすくなるため、集計結果をグラフや一覧で自動表示する機能を活用する企業もあります。関係部署が同じ画面を見ながら対応方針を検討できる点も、拠点が分散する組織にとっての利点です。拠点ごとに異なる連絡体制を整理し、平常時から誰が集計を確認するかを決めておく企業も見られます。
中小企業での活用パターン
専任の担当者を置きにくい中小企業では、設定や操作が簡単な製品を選び、限られた人員でも運用できる体制を整える活用が見られます。導入や運用にかかる費用を抑えた製品を選ぶ企業も見られます。
従業員数が比較的少ない場合でも、経営者自らが安否状況を把握し、事業の継続可否を早期に判断する材料として活用する事例があります。専任の情報システム担当者がいない企業では、サポート体制が整っている製品を選ぶことで、設定や運用面の不安を減らしやすくなります。従業員数が少ない分、経営者から直接連絡を取れる体制とシステムを併用する企業も見られます。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料を取り寄せて機能や特徴をさまざまな製品で比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）で安否確認システムの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
安否確認システム導入で得られる効果を事例から考える
安否確認システムを導入した企業の事例からは、初動対応の迅速化や事業継続計画の実効性向上につながったという声が聞かれます。ここでは代表的な効果と、効果を得るための前提を整理します。
初動対応にかかる時間の短縮
従業員の安否状況を早い段階で把握できることで、事業を継続できるかどうかの判断や、出社可否の連絡といった初動対応にかかる時間を短縮できる場合があります。状況把握にかけていた時間を対応方針の検討にあてられれば、混乱を抑えやすくなります。
ただし、効果を十分に得るには、従業員がシステムからのメッセージにすぐ気づき、回答する運用が前提です。連絡先の登録が古いままだったり、通知に気づかなかったりすると、把握が遅れる可能性があるため、定期的な訓練や登録情報の見直しを行っておくことが望ましいです。異動や入退社のタイミングで登録情報を更新する運用をあわせて整えておくと安心です。
事業継続計画の実効性向上
安否確認システムを事業継続計画の一部として位置づけることで、災害時の対応手順を具体的に整理できる場合があります。訓練で実際にシステムを使うことで、手順の課題に気づく企業もあります。
ただし、システムを導入しただけで計画の実効性が高まるわけではありません。定期的な訓練を通じて、従業員が操作に慣れておくことが重要です。訓練の頻度や内容を見直しながら、実際の災害時にも落ち着いて対応できる体制を整えていく姿勢が求められます。訓練結果をもとに対応手順を見直し、次の訓練に反映させる企業も見られます。
安否確認システム選定時に確認したいポイント
導入事例を参考にしながら自社に合う安否確認システムを選ぶ際は、いくつかの観点から比較検討することが求められます。
複数の連絡手段に対応しているかを確認する
安否確認システムの効果は、災害時に確実に従業員へ連絡が届くかどうかによって左右されます。メールだけでなく、アプリの通知やSMSなど複数の連絡手段に対応しているかを事前に確認しておくとよいでしょう。
対応できる連絡手段は製品によって異なるため、従業員の年齢層や利用しているスマートフォンの機種にばらつきがある企業ほど、対応範囲を丁寧に確認する必要があります。回線が混雑しやすい状況でも配信できる仕組みかどうかも、あわせて確認しておくとよいでしょう。家族へも情報を共有できる機能があるかどうかは、従業員の安心感につながる要素として確認しておく価値があります。
訓練機能や操作のしやすさを確認する
安否確認システムは、緊急時に誰でも迷わず回答できる操作性が求められます。平常時に訓練配信を行える機能があるかどうかは、実際の災害時に落ち着いて対応できるかを左右する要素です。
操作方法を説明するマニュアルや問い合わせ窓口が用意されているかもあわせて確認しておくと、導入後の定着がしやすくなります。訓練配信の結果を集計・分析できる機能があると、次回の訓練内容を見直す材料にもなります。
安否確認システムの導入事例を検討する際に押さえておきたい製品
安否確認システムは企業の規模や運用体制によって適した製品が異なります。ここでは代表的な製品の特徴を紹介します。
トヨクモ 安否確認サービス2
- 【カンタン】シンプル・直感的な操作性で災害時でも安心
- 【リーズナブル】月額6800円〜、初期費用/解約料金は無料
- 【連携】SmartHR、freee人事労務、cybozu.com、Google Workspace
トヨクモ株式会社が提供する「トヨクモ 安否確認サービス2」は、気象庁の災害警報と連動して安否確認メッセージを自動配信できるクラウドサービスです。回答結果を自動集計し管理者がリアルタイムで状況を把握できるほか、双方向でやり取りできる掲示板機能やガラケー・スマホに対応したマルチデバイス対応も備え、部門ごとの管理者権限設定や取引先の登録にも対応しています。
セコム安否確認サービス スマート
- 初期費用0円！1ID200円（税別）から！
- LINE連携機能を無料でご提供
- 従業員数300人以下のお客様向けに厳選した機能
セコムトラストシステムズ株式会社が提供する「セコム安否確認サービス スマート」は、中小規模企業向けに設計された安否確認サービスです。24時間365日体制のセコムの専門スタッフが災害情報の正確性を確認したうえで通知を送信するため誤報を防ぎやすく、LINEやメール、専用アプリのプッシュ通知に対応するほか、英語や中国語など多言語での安否報告にも対応しています。
エマージェンシーコール
- 【その時、何千人を守れるか】99%超回答の企業も。選ばれる理由
- 【ツール提供で、終わらない】BCP策定〜復旧まで全フェーズ伴走
- 【業界が違えば、危機対応も違う】業界特有の制約・実務を熟知
インフォコム株式会社が提供する「エマージェンシーコール」は、1995年の提供開始以来、阪神淡路大震災や東日本大震災など大規模災害時にも稼働してきた緊急連絡・安否確認システムです。メールやアプリ、電話、LINE、FAXなど複数の手段で安否確認を行え、地震情報や津波情報、気象特別警報と連動した自動連絡オプションを備えるほか、1人あたり最大10件まで連絡先を登録できます。
まとめ
安否確認システムの導入事例には、発生シーン別・組織規模別にさまざまな活用パターンがあります。他社の事例を参考にする際は、自社が想定する災害の種類や組織の規模との共通点を確認しながら、必要な機能や運用体制を見極めることが大切です。定期的な訓練まで見据えて比較検討することで、導入後の実効性も高めやすくなります。複数の製品を比較しながら、自社に合う安否確認システムの検討を進めてみてください。
