企業における安否確認とは
地震などの災害が発生すると、企業は従業員に対する安否確認や事業継続の迅速な判断が求められるでしょう。営業のように外出している者から事務職などの内勤者まで、全従業員の居場所、怪我の有無、業務の継続は可能かなどを確認します。企業によっては、従業員の家族も含めて身の安全を確認するケースもあります。
近年、日本では地震や台風などの災害が相次いでおり、企業における安否確認の在り方について見直される機会が増えつつあります。
企業が安否確認を行う目的
企業が安否確認を行う第一の目的は従業員の身の安全の確認ですが、それだけではなく、企業として事業を継続できるかの判断材料のために、安否確認を実施する必要があります。
実際に災害が発生した場合、医療機関やインフラ関係など、社会貢献的な意味合いで事業継続を求められることや、企業の存続のために経済活動を続けざるをえないケースもあるかもしれません。
企業は「人」で成り立っている組織です。企業として事業継続を実施するか否かは、構成員である人次第といえるため、災害発生の混乱の中においても、企業は速やかに従業員の安否確認を行わなければならないのです。
安否確認を行う具体的な方法
では、災害時に企業はどのような方法で、従業員の安否確認を行うべきでしょうか。確認手段はいくつかあり、代表的なものは以下の６つです。
- ■安否確認システム
- 一定の震度の地震が発生した場合に、自動で多くの従業員に安否確認のメールを送信したり、結果をリアルタイムで集計したりできる。
- ■緊急連絡網（電話連絡）
- 災害時の緊急連絡先を決め、緊急連絡網を作成する。しかし、災害時は回線混雑でつながりづらくなることや、一人ずつしか連絡が取れないことから、災害時は推奨されていない。
- ■安否確認の体制構築
- 安否確認の対策チームをあらかじめ構築する。安否確認が取れない従業員には、捜査チームを派遣するなどして対応する。
- ■災害用伝言板ダイヤル「171」
- NTT東日本が運営しているサービス。「171」にダイヤルし、安否確認したい相手の番号を入力して、伝言を残す。
- ■災害用伝言板「web171」
- web版の災害用伝言ダイヤルで、安否確認したい相手のメールアドレスを事前登録し、伝言板に入力する。
- ■SNS
- インターネットが利用できる場合、LINEやFacebook、X（旧Twitter）などSNSを活用する。音声通話に比べて比較的つながりやすいほか、報道機関の公式SNSなどから正確な情報が入手できる。
LINEで安否確認する方法
最も多くの人が利用しているであろう、LINEの安否確認方法を紹介します。ステップ２からは自身の安否を報告する方法です。
- ■LINEの安否確認・安否報告手順
- １ 震度６以上の地震など大規模な災害が起こると、ホームタブに赤枠の「LINE安否確認」が出現します。
- ２ 「安否を報告」をタップします。
- ３ 「無事」または「被害あり」から安否状況を選択し、より詳細な状況を伝えたい場合はメッセージを入力し「公開」をします。
- ４ 「安否を報告」をタップするだけで、登録している友だちに状況を共有できます。
参考：災害時の安否確認｜東京都防災ホームページ
参考：中小企業BCP策定運用指針｜中小企業庁
企業が安否確認する際に気をつけるべき点
ここからは、企業における安否確認の課題点について解説します。企業はどのような点に注意が必要なのでしょうか。
大人数の安否情報を集める必要がある
多くの従業員を抱える企業では、テレワークや外回り、複数拠点など、従業員が働く場所はさまざまです。そのため、災害時に一斉に安否の確認を行うのは簡単ではありません。また災害発生時に、従業員はインターネットを利用できる環境にあるのか、携帯電話やパソコンは手元にあるのかなど、置かれている状況もさまざまです。企業は、それらを考慮した安否確認方法を検討する必要があります。
集めた安否情報を素早く集計・分析しなくてはならない
従業員全員の安否情報を集めたら、それを集計する必要があります。業務を遂行できる従業員の割合や出社が可能であるかなど、集計したデータを分析し、企業として事業を継続できるかという観点から、従業員に素早く指示を出す必要があるからです。
従業員数の多い企業は、災害時の混乱のなかで膨大な数のデータを可視化したうえで判断を求められます。普段からどのようなフローで判断をするか検討しておかなくてはなりません。
安否確認システムとは
安否確認システムとは、災害時に企業が従業員の安否を確認するために構築されたシステムです。安否状況の確認・集計・把握を自動化できるため、迅速性と正確性にすぐれています。
1995年の阪神淡路大震災をきっかけに、安否確認システムを導入する企業が増えたといわれています。また、2011年の東日本大震災の際に、あらゆるインフラやライフラインが崩壊したため、従業員の安否が数日間も確認できない事象が発生しました。その結果、安否確認システムの需要がさらに高まりました。
安否確認システム導入のメリット
災害時に役立つ安否確認システムですが、具体的にどのような点がすぐれているのでしょうか。特にお伝えしたいのは下記の２点です。
- ●自動送信メールでの安否確認が可能になる
- ●連絡が取れるまで自動でリトライコールされる
安否確認システムは、気象庁から発信される災害情報をもとにして、メールなどによる自動的な一斉確認が可能です。災害発生時には管理者が対応できない場合も想定されるため、安否確認の連絡を自動化できるのは大きなメリットです。
また、災害時は一時的にインターネット通信が不安定な場合も考えられます。安否確認用のメールを送っても、従業員にメールが到着するまで１日以上掛かる可能性もあります。安否確認がとれない場合には、連絡が取れるまで一定間隔ごとに自動リライトコールが可能です。安否確認ができるまで複数回送信されるので、インターネット環境が復旧した後に迅速に安否確認が行えるでしょう。
企業にとっての安否確認とはなにか正しく理解しよう
企業にとっての安否確認は、従業員の身の安全を確認することから始まり、自社の事業継続の可否を判断することを目的としています。迅速で正確な安否確認の方法として、安否確認システムを導入する企業が増えており、今後もますます導入ニーズは高まっていくでしょう。
一度自社の安否確認方法を見直し、システム導入を検討してはみてはいかがでしょうか。
