今さら聞けない安否確認とは？安否確認に役立つシステムも紹介

企業における安否確認とは

地震などの災害が発生すると、企業は社員に対して安否確認を行います。営業のように外出している者から事務職などの内勤者まで、全従業員が今どこにいるか、怪我はないか、業務の継続は可能かなどを確認するのです。企業によっては、従業員の家族も含めて身の安全を確認することもあります。

近年、日本では地震や台風などの災害が相次いでおり、企業における安否確認の在り方について見直される機会が増えつつあります。

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企業が安否確認を行う目的は？

企業が安否確認を行う第一の目的はもちろん従業員の身の安全の確認ですが、それだけではなく、企業として事業を継続できるかを判断するための第一歩として安否確認を行う必要があるのです。

災害の発生場所や規模によっても状況は変わってきますが、医療機関やインフラ関係など社会貢献的な意味合いで事業継続を求められたり、企業の存続のために経済活動をやめるわけにはいかない、という場合も実際に災害が起きると多いのではないでしょうか。

企業は「人」で成り立っている組織です。企業として事業継続を実施するか否かは、構成員である人次第ということになります。そのため、災害発生の混乱の中においても、企業は速やかに従業員の安否確認を行わなければならないというやむを得ない事情があると言えるでしょう。

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安否確認を行う具体的な方法

では、災害時に企業はどのような方法で従業員の安否確認を行うべきなのでしょうか。従業員数が少ない企業や、災害時の具体的な安否確認方法を決めていなかった企業が行いがちなのが「電話による安否確認」です。

電話は最も身近な安否確認方法ですが、災害時は回線の混雑で繋がりづらくなること、一人ずつしか連絡が取れないことから、災害時は推奨されていません。

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では企業はどんな方法で従業員の安否確認を行うべきなのでしょうか。最近注目を浴びているのが、企業向けに開発された「安否確認システム」というITシステムです。災害が多発する中、導入する企業が増えているのです。

安否確認システムとは

安否確認システムとは、災害時に企業が社員の安否を確認するためのシステムです。このシステムは1995年の阪神淡路大震災をきっかけに導入する企業が増えたと言われています。また、2011年の東日本大震災の際に、あらゆるインフラやライフラインが崩壊したため、社員の安否が数日間も確認できないという事象が発生しました。その結果、さらに安否確認システムの需要が高まり、今日に至ります。

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安否確認システムの機能

安否確認システムには、主に以下のような機能が搭載されています。一定規模以上の災害発生時に、システムから従業員向けに安否を問うメールが一斉に自動配信され、従業員が怪我の有無や出勤の可否を回答、回答は自動集計されグラフ等で可視化された結果が表示されます。

一斉メール送信機能

社員の１人１人に送るのではなく、全員にメールの一斉送信ができる機能です。メール文のテンプレートを登録することもでき、緊急時に早急な連絡をとることができます。

自動メール送信機能

災害時は、管理責任者の安否も不明になりかねません。また、ライフラインの関係で必ずしも安否確認のメールを送れるとは限りません。この機能は、地震発生に合わせてシステム登録者全員に安否確認のメールを送ることができる機能です。

リアルタイムでの安否確認データの集計

安否確認メールの回答状況をリアルタイムで自動集計し、状況を把握することができます。企業の事業継続の可否の素早い判断にも生かせるでしょう。

これらは安否確認システムの機能のほんの一部です。詳しく知りたい方は、こちらもチェックしてみてください。

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安否確認システム選定のポイント

安否確認システムは製品によって機能が多岐に渡ります。自社で導入を検討する際は、特に以下の２点を踏まえた製品選定を行いましょう。

• ・緊急時でも使い方に迷わないシンプルな操作が可能か
• ・大災害でもシステムダウンせずに利用できるか

災害発生時は緊急事態であり、身の安全を確保しながら安否確認作業をしなければならない場面も多いでしょう。そのような場面でいちいちシステムの使い方が分からず、サポートに問い合わせている時間はありません。直感的に操作できるものを選びましょう。

安否確認システムの出番は災害時です。災害による電気不通などにも耐えられる環境で構築されていないシステムでは本末転倒でしょう。クラウドシステムの場合は、導入の前に必ずベンダーに対して過去の災害時の稼働実績を聞くようにしましょう。自社で構築するオンプレミス型の場合は、データセンターを利用するなどして、安定して稼働できる環境を十分に整えておく必要があります。

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企業にとっての安否確認とは何か正しく理解しよう

企業における安否確認とは何かについて解説してきました。企業にとっての安否確認は、従業員の身の安全を確認することから始まり、自社の事業継続の可否を判断することを目的としています。素早く正確な安否確認の方法として、安否確認システムを導入する企業が増えつつあり、今後もますます導入ニーズは高まっていくでしょう。

ぜひこの機会に自社の安否確認方法の見直しを検討してはみてはいかがでしょうか。

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