安否確認とは？目的・方法・システムの概要や機能も紹介

企業における安否確認とは

地震などの災害が発生すると、企業は社員に対しての安否確認や事業継続の迅速な判断が求められるでしょう。営業のように外出している者から事務職などの内勤者まで、全従業員の居場所、怪我の有無、業務の継続は可能かなどを確認します。企業によっては、従業員の家族も含めて身の安全を確認するケースもあります。

近年、日本では地震や台風などの災害が相ついでおり、企業における安否確認の在り方について見直される機会が増えつつあります。

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企業が安否確認を行う目的は？

企業が安否確認を行う第一の目的は従業員の身の安全の確認ですが、それだけではなく、企業として事業を継続できるかの判断材料として、安否確認を実施する必要があります。

実際に災害が発生した場合、場所や規模によっても状況は変わりますが、医療機関やインフラ関係など、社会貢献的な意味合いで事業継続を求められることや、企業の存続のために経済活動を続けざるをえないケースもあるかもしれません。

企業は「人」で成り立っている組織です。企業として事業継続を実施するか否かは、構成員である人次第といえるため、災害発生の混乱の中においても、企業は速やかに従業員の安否確認を行わなければならないのです。

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安否確認を行う具体的な方法

では災害時に企業は、どのような方法で従業員の安否確認を行うべきでしょうか。

■安否確認システム

一定の震度の地震が発生した場合は、自動で多くの従業員に安否確認のメールを送信したり、結果をリアルタイムで集計したりできる。

■緊急連絡網（電話連絡）

災害時の緊急連絡先を決め、緊急連絡網を作成する。しかし災害時は回線混雑でつながりづらくなること、一人ずつしか連絡が取れないことから、災害時は推奨されていない。

■安否確認の体制構築

安否確認の対策チームをあらかじめ作成する。安否確認が取れない従業員には、捜査チームを派遣するなどして対応する。

■災害用伝言板ダイヤル「171」

NTT東日本が運営しているサービスで「171」にダイヤルし、安否確認したい相手の番号を入力して、伝言を残す。

■災害用伝言板web171

web版の災害用伝言ダイヤルで、安否確認したい相手のメールアドレスを事前登録し、伝言板に入力する。

そのほか、各通信キャリアが提供する災害伝言版やアプリを活用するのもよいでしょう。またLINE・Facebook・TwitterなどのSNSは、音声通話よりもつながりやすく、自治体や報道機関の情報を入手しやすいようです。

参考：災害時の安否確認｜東京都防災ホームページ
参考：中小企業BCP策定運用指針｜中小企業庁

安否確認システムとは

安否確認システムとは、災害時に企業が社員の安否を確認するためのシステムです。このシステムが普及した背景や重要性、機能について解説します。

安否化管理システムの重要性

安否確認システムは、1995年の阪神淡路大震災をきっかけに導入する企業が増えたといわれています。また、2011年の東日本大震災の際に、あらゆるインフラやライフラインが崩壊したため、社員の安否が数日間も確認できない事象が発生しました。その結果、さらに安否確認システムの需要が高まり、今日に至ります。

安否確認システムの機能

安否確認システムには、主に以下のような機能が搭載されています。一定規模以上の災害発生時に、システムから従業員向けに安否を問うメールが一斉に自動配信され、従業員が怪我の有無や出勤の可否を回答、回答は自動集計されグラフ等で可視化された結果が表示されます。

一斉メール送信機能

社員の一人ひとりに送信するのではなく、全員にメールの一斉送信ができる機能です。メール文のテンプレートを登録することもでき、緊急時に早急な連絡をとることができます。

自動メール送信機能

災害時は、管理責任者の安否も不明になりかねません。また、ライフラインの関係で必ずしも安否確認のメールを送信できるとは限りません。この機能は、地震発生にあわせてシステム登録者全員に安否確認のメールを送る機能です。

リアルタイムでの安否確認データの集計

安否確認メールの回答状況をリアルタイムで自動集計し、状況を把握することができます。事業継続の可否など、素早い判断にも生かせるでしょう。

法人向けIT製品の中で、認知度・利用経験率No.１のITトレンドでは、さまざまな機能を搭載した安否確認システムを取り扱っています。以下の赤いボタンから無料で資料請求できるので、比較検討する際にぜひご利用ください。

安否確認システム選定のポイント

安否確認システムは、製品によって機能が多岐に渡ります。自社で導入を検討する際は、特に以下の２点を踏まえた製品選定を行いましょう。

• ・緊急時でも使い方に迷わないシンプルな操作が可能か
• ・大災害でもシステムダウンせずに利用できるか

災害発生時は緊急事態であり、身の安全を確保しながら安否確認作業をしなければならない場面も多いでしょう。そのような場面で使い方が不明で、サポートに問い合わせる時間はありません。直感的に操作できるものを選びましょう。

安否確認システムの出番は災害時です。災害による電気不通などにも耐えられる環境で構築されていないシステムでは、本末転倒でしょう。クラウドシステムの場合は、導入の前に必ずベンダーに過去の災害時の稼働実績を問い合わせるとよいでしょう。自社で構築するオンプレミス型の場合は、データセンターを利用するなどして、安定して稼働できる環境を十分に整えておく必要があります。

ITトレンドでは、災害時に利用しやすい安否確認システムを多数取り扱っています。導入製品にお悩みで、まずは最新の人気製品から検討してみたい、という方はこちらのランキングも参考にしてください。

企業にとっての安否確認とは何か正しく理解しよう

企業にとっての安否確認は、従業員の身の安全を確認することから始まり、自社の事業継続の可否を判断することを目的としています。素早く正確な安否確認の方法として、安否確認システムを導入する企業が増えつつあり、今後もますます導入ニーズは高まっていくでしょう。

ぜひこの機会に自社の安否確認方法を見直し、システム導入を検討してはみてはいかがでしょうか。

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