企業が緊急連絡網を作成する目的
緊急連絡網とは、災害やトラブルなどが発生した際の連絡方法や、誰がどの順番で連絡するのかといったルールをあらかじめ定めたものです。危機管理マニュアルに必要な項目でもあり、緊急時の情報共有の迅速化や安否確認のほか、BCP（事業継続計画）対策の一つとして整備する企業が増えています。緊急連絡網の具体的な作成目的は以下のとおりです。
- ●緊急時の迅速かつ正確な情報伝達や対応指示
- ●自然災害などにおける従業員の安否確認や情報収集
- ●感染症が流行した際の社内蔓延防止の呼び掛けや業務への影響確認
- ●システム障害など自社の緊急事態に関する社内周知
- ●BCP対策の一環
以下の記事では、企業から従業員へ行う安否確認の重要性について解説しています。
企業の緊急連絡網の作り方
ここからは、企業向けの緊急連絡網の作成方法について順を追って詳しく解説します。
１．緊急連絡先を登録する
まず緊急時の連絡先を登録します。事前に決めた連絡手段をはじめ、万が一に備えてできるだけ多くの連絡先を登録しておくと安心です。連絡先登録で注意しておきたいポイントは以下のとおりです。
- ■電話番号・SMS
- 通信制限や電波の届かない可能性があるため、社用携帯電話番号のほか個人用携帯電話番号や固定電話番号、さらに従業員家族の携帯電話番号も登録しておくと安心。
- ■メールアドレス
- プライベート用のメールアドレスを登録する場合、メールが受信されなかったり、迷惑メールに振り分けられたりする可能性がある。事前にテスト配信して確実に届くか確認する。
- ■チャットツール
- 業務で活用中のツールを緊急連絡用に使用する場合、緊急連絡は全従業員を対象とするため登録漏れがないように注意する。
- ■安否確認アプリ
- 連絡先の登録方法はアプリによって異なり、従業員個人が行う場合とシステム担当者が一括して登録する場合がある。従業員数の多い企業は、一括登録に対応したアプリだと便利。
２．緊急連絡時のルールを決める
連絡先の登録後は、緊急連絡時の役割や連絡順など細かなルールを決めます。
運用責任者や確認担当者などの役割を明確にする
緊急連絡網を発令する危機管理担当者、連絡状況をまとめる運用責任者、連絡の受け渡しをする中間管理者など、役割を細分化して担当者を明確にします。また、単方向の連絡だけでなく、従業員から安否状況や出社可否の返答が必要な場合には、回答結果の集計・確認担当者も必要です。部署やチームごとに任命し、回答結果をもとに迅速な判断ができるようにしましょう。
なお、緊急連絡網は一度作ったら終わりではありません。従業員の入退社や部署異動などによって、その都度連絡先やフローの更新が必要です。そのため、緊急連絡網の作成担当者も指定しておきます。
連絡する順番やフローを決める
緊急連絡網の発令後、どのような順番で連絡・報告を行うのか、具体的なフローを決めます。一般的には危機管理担当者から運用責任者、中間管理者、リーダー、一般社員へと順番に連絡します。
また緊急連絡は、いつどのようなタイミングで発令するかわかりません。出社前・勤務中・通勤中などの状況に応じて、従業員の取るべき行動は異なります。シチュエーションごとに、具体的に決めておく必要があります。
３．緊急連絡網の発動条件を決める
続いて、緊急連絡網をどのようなタイミングで使用するのか、発動条件を明確にします。発動条件は、「自発的な発動」「外部要因による発動」の２種類に分けられます。
自発的な発動
社長などの危機管理担当者が、緊急事態だと判断して指示を出す場合です。例えば、「コピー機が発火して大きな火災につながる可能性がある」「会社のあるビル内に不審者が侵入して危険」などの緊急時が考えられます。従業員からの報告を受けて、危機管理担当者が緊急連絡を発動します。
外部要因による発動
気象庁や政府の発表などに従って、緊急連絡を行う場合です。気象庁の発表する震度や警報、特別警報にもとづいて判断します。例えば、「震度６弱以上の地震が発生したら緊急連絡網を発動する」「朝５時の時点で大雨特別警報が解除されていなければ、緊急連絡を回して出勤させない」など、発動条件を明確に決めておきます。
４．想定外の事態にも対応できるルール作りを行う
緊急連絡は、予測できない場面で必要になることもあります。危機管理担当者が不在だったり、次の連絡先につながらなかったりと、緊急連絡網がスムーズに進まないことが予想されます。そのため、前もって責任者の代理を決めておくとよいでしょう。
また、「中間管理者である部長に連絡がつかなかったら、責任者は課長に連絡をする」「部長にはその後、課長から連絡をする」など、さまざまなパターンを想定した細かなルールを策定します。その際、「５分以内に連絡がとれない場合」などと具体的な時間を明記することで、関係者が迷わずに行動できるでしょう。
緊急連絡網作成時の注意点
緊急連絡網作成時に注意すべきことは、「連絡網の保管方法」と「個人情報の取扱い」です。
連絡網の保管方法
連絡網の保管方法としては、紙媒体とデジタル媒体の両方の活用が推奨されます。緊急時にスムーズな対応が取れるように、緊急連絡網はすぐ確認できる場所に掲示することが大事です。ただし、個人情報に関わるため、適切な場所での保管が求められます。
紙媒体の場合、オフィス内の安全な書庫やロッカーなどに保管しましょう。デジタル媒体の場合、パスワード保護されたオンラインストレージサービスや、安全性の高いクラウドベースの安否確認システムを利用するのがおすすめです。また、定期的にバックアップを取り、データの消失を防ぐことも重要です。
個人情報の取扱い
緊急連絡網を導入する際に、ビジネス用の連絡先ではなくプライベートの連絡先やアカウントを登録するケースもあるでしょう。このような場合は、事前に従業員の同意を得る必要があります。
また、緊急連絡網に記載されている名前や連絡先などの個人情報は厳重に管理し、関係者以外がアクセスできないように保護する必要があります。情報の共有や保管には安全な手段を選び、暗号化やパスワード保護を利用してデータを守ることが重要です。緊急連絡網を作成する際は、個人情報の取扱いについて慎重に協議し、従業員の理解を得ましょう。
緊急連絡網の管理にかかる負担やリスクを考慮すると、セキュリティ性能の高い専用の安否確認システムを導入することが望ましいといえます。システムの導入により、一定のセキュリティ性が担保されるだけでなく、緊急時の連絡を効率化できます。以下のボタンから安否確認システムの資料請求が可能なため、導入を検討したい方はぜひご利用ください。
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緊急連絡網の連絡手段
従来の連絡手段は電話連絡が一般的でしたが、今はメールやチャット、専用システムやアプリなどさまざまな方法を選べます。それぞれにメリットとデメリットがあるため、以下を参考にして自社にあう連絡手段を見つけてください。
携帯電話
会社用の携帯電話のほか、緊急連絡用として個人の携帯電話も活用されています。
- ■メリット
- 新たにシステム導入せずとも運用できる。メールやSNSに比べて通知に気付いてもらいやすい。
- ■デメリット
- 全従業員に連絡が行き渡るのに時間がかかり、対応が遅くなる。地震などの災害時には、通信制限や電波の届かないことが原因で電話がつながらず、情報の到達率が低くなる可能性も。
メール
社用のパソコンまたは個人のメールアドレスも、緊急連絡先として有効です。
- ■メリット
- 一斉送信が可能なうえ、文字数などの制限もないため確認事項や連絡内容が多くても対応できる。
- ■デメリット
- LINEやSNSと違って既読機能がないため、メールへの返信やメール内のフォームから安否状況を回答するなど受信側でのアクションが必要。前もって送信テストをしておかないと、緊急時に迷惑メールと判断されたり、受信拒否設定になっていたりして届かないケースがある。
SMS（ショートメッセージ）
携帯電話番号を利用するSMSも、緊急連絡手段として活用できます。
- ■メリット
- 電話番号宛のため、スマホだけでなくガラケーにも安否確認メッセージを送信できる。
- ■デメリット
- 送信できるメッセージの文字数に制限がある。一人ひとりに個別送信しなければならない。メールと同様に既読・未読の確認ができない。
チャットツール
LINEなどのSNSや社内で導入しているビジネスチャットツールも、企業向けの緊急連絡ツールとして利用されています。また、「LINE安否確認」など安否確認機能を有しているツールもあります。
- ■メリット
- すでに利用しているツールを活用すれば導入コストがかからない。電話のように相手の着信が必要ないため、好きなタイミングで一方的に緊急連絡や安否状況を伝えられる。既読・未読の確認もでき、全従業員への一斉連絡も可能。
- ■デメリット
- 社内に適した既存システムがない場合、導入コストや各端末へのアプリインストールなどの工数がかかる。
安否確認システム・アプリ
安否確認システムとは、人的災害や自然災害が発生した際に、安否状況の確認や情報の伝達が行えるシステムです。安否確認システムの一機能として、スマホで利用できるアプリも提供されています。
- ■メリット
- 気象庁から発信される災害情報をもとに、システムが自動的に安否確認配信を行うため、従業員の安否をいち早く確認できる。安否確認の自動配信や安否情報の自動集計機能により、管理者はトラブル対応に専念可能。
- ■デメリット
- 導入にはコストがかかる。システムの操作方法など従業員へのレクチャーも必要。
上記手段のなかでも、自動で安否確認メールを一斉送信したり、安否連絡の結果を自動集計したりできる安否確認システムは、正確性や迅速性が欠かせない緊急連絡において非常に有効です。以下の記事では、さまざまな安否確認システムを比較紹介しています。機能や選び方についても解説しているので、詳しく知りたい方はぜひご覧ください。
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まとめ
災害時や緊急事態では、迅速かつ正確な情報伝達が不可欠です。しかし、緊急時で冷静さを失ったなかで、適切な判断を下すことは容易ではありません。多少のコストはかかりますが、安否確認システムを導入することで従業員の安全確認を素早くでき、その後の判断までのスピードを高められます。
無料トライアルが可能な製品も多いため、前もって資料請求を行い、試してみたい製品を絞っておくことをおすすめします。
