企業が電話で安否確認することは可能か？「安否確認システム」の提案

そもそもなぜ災害時に電話は繋がりづらくなるのか？

近年、日本国内では地震や台風などの災害が相次いでいます。普段勤務しているエリアや出張先でそういった災害に遭遇すると、企業も個人も安否確認のために誰もが電話を利用しようとして、電話回線が混雑し全く繋がらないという事態が起きます。

これは、電話をかける仕組みに「回線交換網」が使用されていることが原因なのです。

理由：回線交換網は同時に利用できる数が限られている

回線交換網は通信回線の歴史の中でも古いものであり、日本では一般家庭に黒電話（固定電話）が普及してきた頃から使用されています。１つの電話機から他の電話機に１対１で接続される通信のため、共同利用や相乗りはできず、その回線を占有することで安定した通信を実現しているのです。

しかし、この仕組みにはデメリットもあります。回線数は有限であるため、同時に接続する回線数が増加すると上限数に到達し、他の人が利用できなくなってしまうのです。交換網内は別にして、日本では現在でも電話発信時にアナログの回線交換網を利用しているため、災害時に多くの人が同時に電話発信をすることで回線が埋まり、電話がかからないという事態が発生するのです。

通話アプリの電話機能も受信側の状況によっては繋がらない

一方で、最近は通話アプリの電話機能を利用する人が増えています。個人用携帯だけでなく、社用のスマートフォンにも通話アプリをインストールしている人も多いでしょう。この通話アプリは、先ほどの回線交換網とは異なる「パケット交換網」という仕組みを使っています。

パケット交換網は1980年代頃から普及したデジタル回線網で、大量のデータを「パケット」と呼ばれる小包に分けて回線に流す通信方法です。メールやSNSにも利用されており、回線交換網のように回線を占有しないため、災害時に利用者が増えても問題なく通信することが可能です。

ただし、送信側がパケット交換方式を利用していても、受信側の設定によっては回線交換式の接続になることもあり、その場合は接続できない（電話が繋がらない）状態になることが起こり得るのです。

電話での安否確認は難しい！

このように、普通の電話や通話アプリを利用しての安否確認は、災害発生時には確実性が低い手段と言えるでしょう。では企業はどのような方法で災害発生時の安否確認を行うべきなのでしょうか。

方法は２つあり、１つは通信キャリアが災害時に広く提供している安否確認サービス、もう１つは近年導入する企業が増えていている「安否確認システム」です。

通信キャリアが提供する安否確認サービスとは

まずは通信キャリア提供の安否確認サービスについて、簡単に紹介します。

災害用伝言ダイヤル「171」

災害用伝言ダイヤル「171」は、被災した人が無事を伝えるメッセージを自宅の電話番号宛てに登録しておき、同じ電話番号に問い合わせた家族などに安否情報を伝えることができるというサービスです。利用できる電話は、携帯電話、PHS、固定電話、公衆電話と多岐に渡ります。残すことのできる伝言数は20個までで、1個あたり30秒間メッセージを登録することができます。

災害用伝言板（web171）

災害用伝言板（web171）は、音声だけでなく文字・動画・静止画を伝言メッセージとして登録できるサービスです。自分の居場所や周囲の状況を動画や静止画で伝えることができるため、災害用伝言ダイヤル「171」よりも多くの情報を伝えることができるでしょう。

注意：企業向けのサービスではない

これらの安否確認サービスは、災害発生時は無料で利用することができます。しかし、これらのサービスはどちらかと言えば家族間や友人間などで利用することを想定した個人向けのサービスです。

４人家族の場合、自分以外の家族３人分のメッセージを確認するのは簡単ですが、社員数1000人の企業だったらどうでしょうか。担当者が自分以外の999人分のメッセージを確認することは現実的ではありません。個人間と企業向けの安否確認の決定的な違いは、安否確認するべき人数にあるのです。

では、企業向けに展開されている安否確認システムは一体どのようなシステムなのか、続けてみていきましょう。

企業向けに開発された「安否確認システム」とは

安否確認システムとは、災害発生時に企業が社員の安否を素早く正確に把握するためのシステムのことです。具体的には以下のような機能を搭載しています。

安否確認メール配信機能

一定規模以上の災害発生時に安否を問うメールを自動配信する機能。特定のエリア勤務の社員のみを対象に配信することもできる。

回答状況確認機能（グラフ）

社員からの回答状況をグラフなどで可視化する機能。アクセスしてすぐに回答状況が分かるダッシュボード機能もある。

掲示板機能

災害発生時に自由に書き込み出来る掲示板機能。状況に合わせた柔軟な使い方が想定される。

いわゆる緊急連絡網のような使い方が想定され、全社員に対して一斉に安否確認メールを送信し、社員からの回答をシステム上で集計するという流れが一般的です。メールは前述のパケット交換網を利用しているため、災害時でも受信することが可能であり、災害発生時はシステム管理者が不在であっても自動でメール配信することができるのです。

また、社員数が何人であっても「全体の何％が回答しているか」「自宅は倒壊していないか」「出社は可能か」などの情報を素早くグラフで可視化してくれるため、事業継続（BCP）が可能か？などの重要な企業判断の材料をすぐに用意することができます。

安否確認システムの具体的な機能について知りたい方は、こちらも合わせてチェックしてみてください。

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結論：電話での安否確認は現実的ではない

ここまで解説してきたように、電話や通話アプリを利用した安否確認を災害発生時に実施するのは難しいと言えるでしょう。またキャリアが個人向けに提供する「災害伝言板」などの安否確認サービスも、確認工数が膨大になったり、機能不足であったりと、実際に利用するのは現実的ではありません。

やはり、企業が素早く正確に社員の安否確認ができるように設計された「安否確認システム」の導入がおすすめです。日本に拠点を持つ企業である以上、地震や台風といった災害から逃れることはできません。この機会に、安否確認システム導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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