安否確認システムとは
安否確認システムとは、地震や津波などの自然災害やテロなどの人的災害が発生した際に、企業が従業員の安否状況を確認できるシステムです。安否確認のための一斉メール配信機能や、回答状況の確認・集計機能、情報交換ができる掲示板機能などが搭載されています。
安否確認システムの活用により迅速かつ正確な安否の確認・把握を実現できるため、いち早い事業継続可否の判断が可能になります。
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安否確認システムの必要性とは
ここでは、安否確認システムが必要とされる理由について解説します。
BCP対策の盲点だった従業員の安否確認
大規模地震や台風被害など、災害の多い日本では、多くの企業でBCP対策(事業継続計画)が取り組まれていました。ところが、東日本大震災では想定外の事態が発生。BCP対策を実行するための要となる従業員の安否が取れず、固定電話も携帯電話も不通となり機能しないという状況に陥りました。
災害時に確実に稼働できる備え
災害発生時に企業が迅速に事業を再開するうえで欠かせないのが、従業員の安否確認です。「災害発生時でも必ず全従業員に連絡が届くこと」「安否確認の回答結果を素早く集計すること」安否確認システムの利用は、BCP対策を成立させるために重要だと言えるでしょう。
また、感染症拡大の際に健康管理ツールとして活用できる機能が搭載されるなど、幅広く利用できるコストパフォーマンス向上を遂げた製品も登場しています。
安否確認システムを導入するメリット
多くの機能を備えた安否確認システムには、具体的にどのようなメリットがあるのでしょうか。
自動配信のため迅速かつ正確に安否確認ができる
安否確認システムでは、気象庁から発信される災害情報をもとにして、自動的に安否確認メールを配信する機能が搭載されています。災害発生時には管理者自身が対応できない状況に陥る場合も想定されるため、自動一斉連絡による迅速な安否確認が必須でしょう。
通信手段を確保できる
災害発生後、身近な人と連絡を取るために、すぐに電話をかけようとする人は多いでしょう。しかし、多くの人が一斉に電話を利用すると回線がパンクし、つながるまで何分も待つ必要があります。多くの安否確認システムでは、メールアドレスやSNS・電話番号など複数の連絡手段の登録が可能です。
BCPの策定に活用できる
先述したとおり、BCPは災害時の企業の復旧方法や手段を前もって決めておく計画のことです。
安否確認システムの収集・分析機能を利用することで、災害時どのように行動したかを事実にもとづいて把握できます。そのため、BCPのマニュアル作成などにも役立ちます。
普段の情報集約にも役立つ
安否確認システムは災害発生時以外の平時にも、情報集約ツールとして利用可能です。積極的に活用することで災害時以外にも多くのメリットを享受できます。
例えば、一斉送信機能やアンケート機能を活用し、会議やイベントの出欠を確認したり、従業員の健康状態を確認したりできます。自動集計ができるので、回答結果の共有もスムーズです。また、普段から定期的に利用することで、いざという際にシステム操作に困らないための訓練としても有効でしょう。
安否確認システムの代表機能
安否確認システムの代表的な機能は、以下のとおりです。
- ●一斉配信・自動再配信
- ●グループ設定
- ●一括登録・未登録者確認
- ●データ自動集計
- ●模擬訓練
- ●家族安否確認
それぞれの機能について詳しく解説します。
一斉配信・自動再配信
災害発生時には全従業員に素早く連絡が取れるよう、登録者へ一斉連絡できる機能が搭載されています。主に電子メールシステムを利用した自動送信が可能です。災害発生時には混乱が予想されるため、安否確認が必要な従業員の選定や、従業員一人ずつに連絡を取るなどの手間をかけることは困難です。また、安否確認システムの管理者が不在などの理由でシステム操作できない可能性もあります。
そのような場合に備え、地震や津波などの災害情報にあわせて、地域を絞って自動的に一斉連絡ができる安否確認システムがあると便利でしょう。例えば、東京都に震度5以上の地震があった場合に自動的に連絡するといった設定が可能です。
さらに、安否の確認が取れない従業員に対して、自動再配信を行えます。一定間隔で繰り返し実施されるため、一定時間に確認が取れなければ早急に次の行動を起こせるでしょう。
グループ設定
グループ設定機能は、システムに登録した従業員を役職・部署・拠点などでグループ化して一斉連絡ができる機能です。従業員が多い企業や営業拠点が全国各地にある企業では、安否確認の対象を絞れるため安否確認の効率化が期待できます。また、グループごとに連絡を取りあえるので、安否確認後の事業運営や出勤対応などについて相談しやすい点もメリットです。
一括登録・未登録者確認
一括登録機能では、システム管理者などが全従業員の連絡先の一括登録が可能です。安否確認システムを利用するためには、全従業員が自身の連絡先を各自のアカウントへ登録する必要があります。一括登録機能を活用することで、従業員数が多い企業や操作に不慣れな従業員がいる場合でも運用の手間がかかりません。
また、未登録者をひと目で確認できる機能も搭載しています。未登録者確認機能を活用することで、入社や退職といった従業員構成の変更にも迅速に対応でき、常に最新の情報に更新できます。
データ自動集計
データ自動集計機能は、一斉連絡後に従業員から返信があると自動でリアルタイムに集計を行う機能です。安否確認ができていない従業員やケガの有無、出勤の可不可といった状況をいち早く把握できます。わかりやすいグラフや一覧表などで表示できる製品もあるため、スムーズな安否状況の把握が可能になります。
模擬訓練
安否管理システムには災害発生時に備えて、メール配信などの模擬訓練機能を搭載しています。安否確認訓練の方法は製品によって異なりますが、地震や台風などの災害状況にあわせて、実際と同じ安否確認の連絡・回答方法で訓練を実施するケースが多く見受けられます。
安否確認システム導入後は模擬訓練を実施して、登録済みの連絡先は正しいか、従業員はスムーズにやり取りできるかなどを定期的に確認することで、管理者側も従業員側も緊急時に安心して活用できるでしょう。
事前に登録しておいた安否確認メールと同じ内容が訓練メールでも配信される製品や、訓練用のマニュアルやメールテンプレートが用意されている製品もあります。
家族安否確認
災害や緊急事態発生時に従業員家族の安否情報を確認するための機能です。従業員だけでなく従業員家族の連絡先もあらかじめ登録しておくことで、災害時に安否情報を共有できます。家族の安否を確認することで、従業員は安心して避難や待機、事業復旧に取り組めるでしょう。
なお安否確認システムは個人情報の保護に配慮されているため、家族の個人情報が会社に伝わる心配はありません。
安否確認システムの選定ポイント
数ある安否確認システムのなかから、自社にあった製品を選ぶのは容易ではありません。ここでは、製品を比較検討する際にチェックすべきポイントを解説します。
安否確認の対象範囲
安否確認システムで確認する対象は「従業員だけなのか」「従業員とその家族も含むのか」「外国籍の従業員もいるのか」など、確認する対象範囲によって必要な機能は異なります。
家族の安否確認も行いたい場合は、家族安否確認機能や家族間でのGPS位置情報共有機能、伝言機能を搭載している製品がおすすめです。外国籍の従業員が多い企業では、日本語だけではなく英語・中国語・ベトナム語など多言語対応している製品であれば活用しやすいでしょう。
複数の通信手段に対応しているか
安否確認システムの通信手段は、従来メールが主でした。しかしLINEなどのSNSツールとの連携や、SMS・専用アプリでの通知など、現在ではさまざまな通信手段が用意されています。対応デバイスもPCやスマートフォンのほか、ガラケーなどに対応しているものもあります。
災害発生時には通信障害が発生したり、連絡を取ろうとする人が増え混雑により電話やメールがつながらなくなったりすることも考えられるでしょう。メールや電話だけでなく、アプリやSNSなど、連絡手段が多ければ一つの手段が途絶えた場合でも対応できるため、複数の通信手段に対応しているかは重要な選定ポイントです。
災害の種類や規模に応じて自動配信できるか
機能の解説でも紹介しましたが「震度◯以上の地震が発生したら安否確認の連絡を全従業員に一斉送信する」など、震度や地域などの条件に応じて自動配信ができると、より利便性が高まるでしょう。大企業や複数拠点にまたがるグループ企業の場合は、従業員の居住地域が広範囲に渡るため、従業員ごとに配信条件を設定できる製品がおすすめです。
また、製品によっては気象庁と連動して地域・震度・警報の種類などで詳細な配信設定が可能な製品もあります。設定できる条件の細かさは製品によって異なるため、細かなグループ設定をしたい企業は自動配信機能に着目して製品選定をするとよいでしょう。
動作実績はあるか
実際の災害時に、システムが稼働するかどうかも重要な条件です。判断材料として、過去の大地震などで実際に配信していた実績があるかを確認するとよいでしょう。
具体的には東日本大震災・熊本地震・能登半島地震など、近年発生した大震災や災害時でも止まることなく稼働した実績があるかが判断基準となります。
緊急事態でもスムーズに操作できるか
災害時は、冷静な判断や対処が難しくなることが予想されるため、緊急事態でも従業員全員がスムーズに操作できることが非常に重要です。また、管理者が情報の回収を容易に行えるかどうかも確認しておく必要があります。
災害時や緊急事態では、迅速な情報収集が不可欠です。自動でデータを収集・分析し、迅速かつ効率的に安否データ確認が行えるシステムや、回収した情報を報告に活用できる形式に自動で整理されるシステムが望ましいでしょう。
さらに、従業員や管理者が安否確認システムを適切に利用するためには、定期的な訓練やトレーニングが欠かせません。訓練機能が備わっている安否確認システムを活用すれば、システムの利用方法や機能を継続的に学べるため、災害時に混乱するリスクを低減できます。
【比較表】おすすめの安否確認システムランキング
ITトレンドおすすめの安否確認システムを年間ランキング順に比較表にまとめました。また、この記事で紹介している主要な製品を細かく調査して見えてきた、安否確認システムの特徴や傾向を以下にまとめています。ぜひ製品の比較検討にお役立てください。
- ●自動一斉配信機能、自動集計機能はすべての製品に搭載されている
- ●掲示版機能、自動再配信機能は多くの製品で搭載されている
- ●家族安否確認機能が搭載されている製品も多い
- ●ほとんどの製品が多言語に対応している
- ●LINE連携とアプリに対応している製品は半数ほど
- ●SMS配信に対応している製品は少ない
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SMS配信に対応した安否確認システム
まずは、SMS配信に対応した安否確認システムを紹介します。携帯電話番号宛てに送信するSMSなら、メールアドレス変更や迷惑メール判定により届かないといった問題を防止できるため、到達率や開封率の高い点がメリットです。また、インターネットではなく電話の信号線を使うSMSは災害に強いため、実際に東日本大震災の際にも問題なくつながった実績があります。
《Cuenote安否確認サービス》のPOINT
- 地震・気象データと連携し、警報等の発令時に自動通知が可能
- 回答状況はリアルタイムで反映、マルチデバイス対応
- 受信用アドレスは管理者に知られずに登録可能
ユミルリンク株式会社が提供する「Cuenote安否確認サービス」は、地震・気象データと連携して安否確認メールを自動配信できるサービスです。管理側も回答側もマルチデバイスに対応しており、PC・スマートフォン・フィーチャーフォンから操作できます。なお、登録した受信用アドレスは管理者から閲覧できないため、従業員のプライバシーも守られます。
参考価格 |
初期費用無料 月額3,500円~ |
通信手段 |
メール / SMS(オプション) |
主な機能 |
業務連絡 / 自動一斉配信 / 自動再配信 / 自動集計 / 掲示板 / 家族安否確認 / 多言語対応 / 地震・気象データ連動自動通知など |
改善してほしい点 卸売・小売業・商業(商社含む) 10名以上 50名未満
《バーズ安否確認+(プラス)》のPOINT
- アンケート選択式と空メール送信式の2種類で簡単集計
- 状況確認から対応策までを掲示するホワイトボード機能
- メールやショートメールで一般の連絡網として利用可能
「バーズ安否確認+(プラス)」は株式会社バーズ情報科学研究所が提供しており、さまざまなデバイスや連絡手段を利用できるクラウド型連絡網サービスです。Google App Engineで運用しているため、アクセスが集中する災害時にもアクセスしやすい点が特徴です。ホワイドボード機能では、メッセージやファイルなど自由な書き込みができるため、緊急時に加え平時の情報共有としても利用できます。
参考価格 |
月額1,250円~/~50ID |
通信手段 |
メール / SMS / LINE |
主な機能 |
業務連絡 / 自動一斉配信 / 自動再配信 / 自動集計 / 家族安否確認 / 多言語対応 / ホワイトボードなど |
いい点 卸売・小売業・商業(商社含む) 100名以上 250名未満
改善してほしい点 運輸 1,000名以上 5,000名未満
LINE連携可能な安否確認システム
続いて、LINE連携可能な安否確認システムを紹介します。LINEは多くの人が普段から使っているチャットツールのため、緊急時でもスムーズに操作できる点がメリットです。また、たとえ返事がない場合でも、既読マークが付けば少なくともLINEを開ける状態であることが確認できます。
《エマージェンシーコール》のPOINT
- 24時間365日、安否確認はシステム任せ。連絡つくまで繰返し連絡
- 大手企業や官公庁を中心に幅広い業種で4,900社以上の導入実績!
- 300名まで月額10,000円で利用可能な「ライトプラン」も登場!
インフォコム株式会社が提供する「エマージェンシーコール」は、大手企業や官公庁を中心に4,900社以上の導入実績をもつ安否確認システムです。メールや電話、スマートフォンアプリに対応し、管理者数の制限がないのでグループ企業全体でも利用できます。オプションでLINEの連携や、気象庁の地震情報システムとの連動も可能です。さらに専用端末装置ハイパーマルチコマンダーで緊急時の発信がより簡単に行えます。
参考価格 |
ライトプラン:初期費用無料、月額10,000円/~30ID 通常プラン:初期費用200,000円、月額40,000円~ |
通信手段 |
メール / 携帯電話 / 固定電話 / アプリ / FAX / LINE(有料オプション) |
主な機能 |
業務連絡 / 自動一斉配信 / 自動再配信 / 自動集計 / 掲示版 / 家族安否確認 / 多言語対応など |
いい点 人材サービス 1,000名以上 5,000名未満
改善してほしい点 その他製造 250名以上 500名未満
《セコム安否確認サービス》のPOINT
- 契約社8,950社・ご利用者830万人の実績
- 災害時に従業員や家族の安否確認、事業所の被災状況確認をサポート
- 地震だけではなく特別警報や国民保護情報(弾道ミサイル落下)にも対応
セコムトラストシステムズ株式会社が提供する「セコム安否確認サービス」は、日本国内で豊富な導入実績を誇る安否確認サービスです。高度な知識と豊富な経験をもつ専門スタッフが24時間365日体制で安否確認の代行のほか、災害時の連絡や状況把握の支援を提供します。災害時に通信網が混雑した場合に備え、携帯電話会社と特定接続契約を締結。確実に連絡が取れるよう通信体制が整えられています。
参考価格 |
ー |
通信手段 |
メール / アプリ / LINE / LINE WORKS(オプション) |
主な機能 |
業務連絡 / 自動一斉配信 / 自動再配信 / 自動集計 / 掲示版 / 家族安否確認 / 多言語対応 / 緊急連絡網など |
※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。
改善してほしい点 金融・証券・保険 250名以上 500名未満
製品・サービスのPOINT
- 初期費用0円!1ID200円(税別)から!
- LINE連携機能を無料でご提供
- 従業員数300人以下のお客様向けに厳選した機能
セコムトラストシステムズ株式会社が提供する「セコム安否確認サービス スマート」は、専用アプリのプッシュ通知やLINE、メールで安否確認が可能な安否確認サービスです。安否報告結果や応答率は自動集計され、管理画面より一目で確認できます。また、災害時以外にも利用できる連絡網機能も搭載されているため、防災訓練として活用できるでしょう。
参考価格 |
初期費用無料 月額200円/1~50ID |
通信手段 |
メール / アプリ / LINE |
主な機能 |
業務連絡 / 自動一斉配信 / 自動再配信 / 自動集計 / 掲示版 / 多言語対応 / 連絡網など |
製品・サービスのPOINT
- 【カンタン】シンプル・直感的な操作性で災害時でも安心
- 【リーズナブル】月額6800円〜、初期費用/解約料金は無料
- 【連携】SmartHR、freee人事労務、cybozu.com、Google Workspace
トヨクモ株式会社が提供する「トヨクモ 安否確認サービス2」は、シンプルなUIで緊急時にも直感的に使える安否確認支援サービスです。安否確認メールへの返信にはログイン不要で、URLをクリックして回答するだけの簡単操作です。ガラケーにも対応しています。大災害が発生した場合にも稼働を続けられる強固なセキュリティ環境を有し、アクセス増加に伴う通信障害を回避します。
参考価格 |
初期費用無料 月額6,800円~/~50ID |
通信手段 |
メール / アプリ / LINE(オプション) |
主な機能 |
業務連絡 / 自動一斉配信 / 自動再配信 / 自動集計 / 掲示版 / 家族安否確認 / 多言語対応など |
低コストで使える安否確認システム
ここでは、低コストで利用できる安否確認システムを紹介します。「起こるかわからないリスクに多くの予算はかけられない」「できるだけ導入費用を抑えたい」という企業におすすめです。
《ANPIC》のPOINT
- 【LINEへ通知】追加料金0円!通知に気づきやすく報告率UP!
- 【無料サポート充実】説明会・ユーザー登録代行・配布資料など!
- 【業界最安価格帯】国立大学発!安価でココまで使える!
株式会社アバンセシステムが提供する「ANPIC」は、産学連携により静岡大学と共同開発した低価格で利用できる安否確認システムです。米国のサーバーであるAWSを使用しているので、日本での災害時に影響を受けない点が強みです。通知はメールだけでなく、LINEやアプリにも対応。送信状況表示機能や代理報告機能があるほか、アンケート機能で社内連絡ツールとしても活用できます。
参考価格 |
初期費用25,000円〜 月額5,130円~/ ~50ID |
通信手段 |
メール / LINE / アプリ |
主な機能 |
業務連絡 / 自動一斉配信 / 自動集計 / 掲示版 / 多言語対応など |
いい点 食品、医薬、化粧品 50名以上 100名未満
改善してほしい点 放送・広告・出版・マスコミ 10名以上 50名未満
《ANPiS》のPOINT
- 【お手頃価格】初期費用は無料!月額6,600円からのお手頃価格
- 【気象庁と連携】気象庁の地震・津波・特別警報と自動連携
- 【豊富な導入実績】自治体や民間企業を問わず、16万人がご利用
関西電力株式会社が提供する「ANPiS」は、気象庁の災害情報にもとづき安否確認メールを自動送信する安否確認システムです。未回答者へのリマインドも自動で行い、回答率アップをサポートします。回答フォームは自由に設定できるため、感染症などの緊急事態のほか、社内アンケートや会議の出欠確認などさまざまなシーンで活用できます。メールに加え、LINE配信も有償オプションとして追加可能です。
参考価格 |
初期費用無料 月額6,600円~/~50ID |
通信手段 |
メール / LINE(オプション) |
主な機能 |
業務連絡 / 自動一斉配信 / 自動再配信 / 自動集計 / 掲示版 / 家族安否確認など |
いい点 公務員(教員を除く) 1,000名以上 5,000名未満
改善してほしい点 公務員(教員を除く) 1,000名以上 5,000名未満
《e安否》のPOINT
- GPS機能で位置情報も報告
- 平時にも使える柔軟なメール配信機能
- 堅牢な「さくらインターネット」のデータセンターで管理
株式会社ラビックスが提供する「e安否」は、緊急地震速報との連動を特徴とする安否確認システムです。気象庁から緊急地震速報を受信すると同時に、安否確認メールが自動送信されます。災害発生直前にメールが配信されるため、災害時の混線や通信規制を避けられるでしょう。なお、ライトプランでは20名まで無料で利用できます。
参考価格 |
ライトプラン:月額0円~/20ID~ プロプラン:月額11,000円~/20ID~ |
通信手段 |
メール |
主な機能 |
自動一斉配信 / 自動再配信 / 自動集計 / 掲示版 / 家族安否確認 / 組織図構築など |
改善してほしい点 電気、電子機器 5,000名以上
平時にも使える安否確認システム
ここでは、「有事や災害時だけでなく日常の連絡ツールとしても活用したい」という企業向けに、平時でも活用できる安否確認システムを紹介します。体調管理や在宅療養中の連絡ツールとしても使える製品があります。
《Biz安否確認/一斉通報》のPOINT
- 【高信頼なシステム】有事の際に使う為、信頼のシステム設計
- 【社員の健康管理】毎朝の健康状態を問い合わせ、自動集計します
- 【複数の通信手段】 メール・電話・スマホアプリでユーザに通知
エヌ・ティ・ティ・コミュニケーションズ株式会社が提供する「Biz安否確認/一斉通報」は、安否確認の発動条件や質問項目などを柔軟にカスタマイズできる安否確認システムです。通常プランやお手軽導入プラン、ライトプランの3プランから選べるため、予算や使用したい機能などにあわせて導入可能です。メールや電話のほか、スマートフォンアプリでの通知も行います。災害時以外にも、日々の健康管理報告として活用できます。
参考価格 |
ライトプラン:初期費用無料、月額10,000円/~1000ID 通常プラン:初期費用200,000円、月額10,400円~/10ID |
通信手段 |
メール / 電話 / アプリ |
主な機能 |
業務連絡 / 自動一斉配信 / 自動再配信 / 自動集計 / 掲示版 / 家族安否確認 / 多言語対応 / 設備確認など |
いい点 情報処理、SI、ソフトウェア 50名以上 100名未満
改善してほしい点 放送・広告・出版・マスコミ 100名以上 250名未満
《PHONE APPLI PEOPLE》のPOINT
- 管理工数を抑えながら災害時に備える安否確認
- 顔写真と居場所が表示されるため誰がどこにいるかが即座に分かる
- 名刺はスマホで撮影するだけで登録でき、ペーパーレスを促進
株式会社 Phone Appliが提供する「PHONE APPLI PEOPLE」は、従業員数500名以上の企業を対象とした大企業向けコミュニケーションポータルシステムです。人材データベースと連動し、安否確認を効率化します。そのほか名刺・Web電話帳の連絡先管理や人材・スキルの可視化、居場所表示、サンクスカードなどの機能も有します。
参考価格 |
ー |
通信手段 |
メール / アプリ |
主な機能 |
業務連絡 / 自動一斉配信 / 自動集計 / 多言語対応など |
※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。
《オクレンジャー》のPOINT
- 使いやすい専用アプリで安否確認の連絡ができる
- 管理者がユーザーの個人情報を管理しなくても運用可能
- 手動配信と自動配信を使い分け、状況に合わせた対応が可能
株式会社パスカルが提供する「オクレンジャー」は、災害時に必要な安否確認連絡や緊急連絡を、専用アプリで運用できるクラウド型安否確認ツールです。一つのIDで複数の端末に登録できるため、スマートフォンやパソコンなどさまざまなデバイスから確実にメッセージを受け取れます。また、掲示板機能もあり、社内報やイベント情報共有など緊急時以外の日常業務でも活用しやすいでしょう。
参考価格 |
ー |
通信手段 |
メール / アプリ |
主な機能 |
業務連絡 / 自動一斉配信 / 自動再配信 / 自動集計 / 掲示版 / 家族安否確認 / 多言語対応など |
※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。
改善してほしい点 金融・証券・保険 250名以上 500名未満
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万が一に備えて自社に最適な安否確認システムを導入しよう
BCPと呼ばれる事業継続計画を策定している企業も多いでしょう。しかし、いざ災害が発生するとBCPを実行するための従業員と連絡が取れず、安否が不明で事業を再開できないといった問題が起こるかもしれません。
安否確認システムを活用すると、従業員の安否確認を迅速かつ正確に行え、その後の判断までのスピードも高められるでしょう。自社に最適な製品を導入するために、まずはどのような安否確認システムがあるか、製品の資料請求をして詳しく知ることからはじめてみてはいかがでしょうか。