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安否確認システムには多くの製品があります。選ぶ際にはそれぞれの特徴を把握し、自社に合ったものを選びましょう。ただしどの製品を選ぶにしても、注意点があります。その注意点を知っておかなければ、緊急時に使いこなせません。
この記事では安否確認システムの製品を紹介し、導入前に必要なことを解説します。入念な準備をして適切にシステムを活用することで、災害時の迅速な事業再開を目指しましょう。
ひとくちに安否確認システムといっても、さまざまな製品があります。それぞれの特徴を見て自社に適したものを選びましょう。
ITトレンド編集部で厳選した安否確認システムを紹介します。
スマートフォンアプリを使い、画像や音声、GPS機能を用いて安否を確認できます。社員１人当たり家族を６人まで登録でき、家族間で互いの安否を確認することも可能です。
また社員１人当たりメールアドレスを６つ登録することができるため、連絡手段が限られる災害時にも、より確実に連絡を取ることができます。
パスワード不要のログインや使いやすい画面設計により、「回答率100 パーセント」を目指す製品です。ユーザビリティが高く、緊急時でも使い方に困ることなく利用できます。
実際に使った企業からは、「管理の手間が減った」「回答率が向上した」などの声が上がっています。
３大SNSであるLINE／Twitter／/Facebookのすべてに対応しています。人によって得意とする連絡手段は異なりますが、幅広く対応していることでより確実に連絡を取れるでしょう。
また業務連絡や訓練メール機能など、有用な機能を多く備えています。
緊急時には自動配信メールを送信しても届かないことがあります。しかし、マージェンシーコールはつながるまで何度も送信をリトライしてくれるため、より確実に安否確認を行えます。また管理者の権限や人数の設定は自由度が高く、グループ会社をまとめて管理可能です。
上記のシステムの他にも、まだまだ多様な製品があります。それでは見ていきましょう。
24時間365日体制で専門のスタッフからのサポートを受けられます。災害時には冷静を保つのが難しいですが、このサービスにより専門スタッフの支援を受けることで安心して行動に移せるようになるでしょう。
主にメールと電話を用いたシンプルな安否確認システムです。責任者はパソコンや携帯で速やかに安否の確認をとることができます。また普段の業務連絡にも利用できます。
平常時から電車の運行状況や気象警報の情報を確認可能です。地震発生時には連携している機器に通報し、その後の安否確認へとつなげます。そして地震後には安否情報を速やかに集計し、見える化します。
携帯電話やスマートフォンなど多彩なデバイスに対応し、迅速に安否確認ができます。またそれらを組織別、地域別など多角的にデータとしてまとめ、速やかな状況把握が可能になります。
緊急時にアンケート形式の簡単な安否確認をとることができます。メールが届かないときに備えてあらかじめアンケート回答URLを送付することもできるので、確実に安否確認をとるれるでしょう。
少ないステップで安否確認をとれるので、余裕がない緊急時でも使いやすい仕様になっています。管理者側もスマートフォンやパソコンで簡単に社員に安否確認メールを送信できます。
災害時に速やかに対応できるように、訓練機能を備えています。本番と同じように安否確認のメールを送り集計する訓練を行うことで、万が一に備えることができます。
メールや電話ではなくインターネットをベースとしたシステムです。「I’m HERE」というボタンを１つ押すだけで、GPS情報とともに自らの無事を伝えられます。またデバイスを持たない人は「ココいるカード」を持つことで代理安否確認ができます。
災害時にはメールが届かないことがあります。しかし、この災害時安否確認サービスは緊急地震速報と連動していち早くメールを送信するため、混雑の影響を受けにくいという特徴があります。
インターネットと携帯電話を利用したシンプルな安否確認システムです。日ごろ使っている携帯電話を用いるため、パニックに陥りがちな災害時にも落ち着いて利用できます。 官公庁での導入・運用実績もあり、信頼性の高いシステムといえるでしょう。
プライバシーを徹底したシステムです。登録者のメールアドレスは管理者にも公開されません。さらにSSL通信にも対応しています。個人情報の流出を心配してシステムの導入をためらっている場合におすすめです。
操作が簡便で、集計データも円グラフ表示という使いやすさが魅力です。さらに、30日間の無料トライアルも実施しています。本当に手軽に使えるのか不安という場合にも、まず試してみることができます。
安否確認メールの返信に伴ってGPS情報も送信できます。これにより、その後の的確な避難・退避の指示を行えます。またライトプランとプロプランがあり費用と機能が異なるため、自社に適したものを選べます。
クラウド型の安否確認のシステムです。やり取りをインターネット上で行うため回線の混雑の影響を受けにくく、集計や確認もリアルタイムで行うことができます。無償版から利用できるため、まずは使って使用感を確かめてみましょう。
メールとスマートフォンアプリのプッシュ通知機能で、確実に連絡を取ります。回答状況はGPS機能を利用して地図上に表示され、視覚的に社員の居場所を把握できます。
クラウド型のシステムです。企業内のパソコンから従業員の端末に一斉メールを送れます。また平常時は業務連絡の手段として使えるので、普段から慣れておけば緊急時にも対応しやすいでしょう。
東日本大震災発生時にも安定して作動した実績を誇るサービスです。気象庁の情報と連動して自動でメッセージを送信するだけでなく、簡単な操作から手動で情報をやり取りすることも可能です。
教育機関や医療機関など幅広い場所で使われているシステムです。また50名以上の従業員がいる現場で義務付けられているストレスチェック制度にも、オプションで対応できます。
１分間に１万通のメールを一斉送信できる性能で、迅速に社員にメッセージを送れます。また、送信する安否確認メッセージの内容は任意で変更できるため、自社にあった形にカスタマイズできます。
ICカードで安否を確認できるシステムです。最初に一般的に使われている交通系を含むICカードをあらかじめ登録します。それを緊急時にカードリーダにかざすだけで、安否の情報を伝えられます。
気象庁の発信する情報をもとに素早く安否確認メールを送信します。実際に地震の揺れが来る前に送信するため、混雑の影響を受けることがありません。また社員の登録や一括管理が容易なのも特徴です。
設定しておいた規模以上の地震や津波警報が発生すると、安否確認メールが自動で社員に送信されます。オプション機能を付けると、従業員だけでなくその家族にも安否確認メールを送信できます。
強固なサーバ設備により、緊急時のアクセスの負荷に大変強くなっています。またメール送信による安否確認だけでなく、その後の指示にも対応しているため、単なる確認で終わらない実用的なシステムです。
インターネットで安否情報を登録することで、管理者は一覧化された分かりやすいデータによって社員の安否を知ることができます。スマートフォンだけでなく、パソコンや従来の携帯電話でも利用可能です。
製品により差異はありますが、基本的な機能は共通しています。その機能について見ていきましょう。
大抵の場合、安否確認は一斉メールの送信により行われます。あらかじめ社員のアドレスを登録しておき、そこに向けてメールを同時に送信します。
ただ他にもメールではなくクラウド上にアクセスして安否確認を行うものや、スマートフォンアプリを利用するシステムもあります。
手動でメールを送信するシステムの他にも、気象庁の情報をもとにメールを自動送信するシステムもあります。地震の場合には実際に大きな揺れが来る前に送ることができ、より確実な安否確認ができるでしょう。
多くの従業員の情報を一括で登録できます。安否情報が送られてきたときに、管理者は俯瞰的に従業員の安否を把握できるでしょう。また登録人数が多い場合には、グループ分けも可能です。地域や部署ごとに分けることで、緊急時のやり取りがスムーズになるでしょう。
従業員の中にシステムに登録していない人がいれば、それを確認することができます。異動や新規採用に伴う従業員の変化にも対応でき、いざというとき漏れなく連絡できます。
従業員たちが一斉メールに返信すると、その安否情報はシステムによって集計されます。そしてグラフや一覧など、視覚的に確認しやすい状態になって管理者に提示されます。
さまざま機能を持った安否確認システムを具体的に選ぶとき、どのようなことに気を付ければよいのでしょうか。
利用可能端末の確認は必須です。従業員が所有している端末に対応していなければ、意味がありません。スマートフォンや従来の携帯電話、パソコンなど、どの端末に対応しているのかを確認しましょう。
安否確認システムを導入しても、組織の体制が整っていなければ意味がありません。安否確認情報は誰が管理するのか、またその後の指示は誰が行うのかなどを決めておく必要があります。また、決めただけでは効果を発揮しません。安否確認システムの利用を組み込んだ対策マニュアルを作成したり、定期的な訓練を行いましょう。実用できる段階まで準備を整えておくことが大切です。
管理者はメールの送信に加え、その回答を確認して状況を把握しなければなりません。従業員の人数が多いと、管理者の負担は非常に大きくなるでしょう。そこでシステムによっては、従業員を部署や階層ごとに分類し、個別に管理者を設けることもできます。このように、管理者に負担が集中しすぎないシステムを選ぶことも大切です。
安否確認システムの製品情報や選び方、導入前の注意点について解説しました。製品ごとに特徴とする機能は異なります。その機能が自社に合っているかを確認し、さらにシステムを最大限に活用するための準備を整えておくことが大切です。
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| 12月10日(月) 更新 | |
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