安否確認とはどのような取り組みか
安否確認とは、災害や事故が起きたときに従業員本人や家族の状況を確認し、被害の把握や事業継続の判断につなげる取り組みです。まずは基本的な目的を整理します。
安否確認を行う目的の整理
安否確認の目的は、従業員の生命の安全を確認し、出社の可否や業務継続の判断材料を集めることです。企業には従業員の安全に配慮する義務があり、災害時の対応体制を整えることが求められます。対応体制が整っていないと、初動対応が遅れて二次的な被害につながる恐れもあります。
あわせて、家族の被災状況や交通機関の状況も把握できると、無理な出社を避ける判断がしやすくなります。確認結果は事業継続計画（BCP、災害時にも事業を止めないための計画）の初動対応にも活用されます。人事や総務が中心となり、経営層への報告にも使える点も理解しておきましょう。
確認が必要になる場面の整理
安否確認が必要になる場面は、地震や台風などの自然災害だけではありません。火災や交通障害、感染症の拡大時にも、従業員の状況を確認する必要が生じます。海外拠点を持つ企業では、現地の政情不安や感染症の流行が確認のきっかけになる場合もあります。
場面ごとに確認したい項目は異なるため、あらかじめ「地震時」「感染症拡大時」など想定シーンごとに質問内容を整理しておくと、発生時の対応がスムーズになります。想定シーンを増やしすぎると回答が煩雑になるため、優先度の高い場面から整備するとよいでしょう。
安否確認を行う主な方法の種類
安否確認の方法には、電話やメールといった従来の手段と、安否確認システムを使う方法があります。それぞれの特徴を理解したうえで選びましょう。
電話やメールで確認する方法
電話やメールによる確認は、特別なシステムを用意しなくても始められる方法です。少人数の組織では、担当者が一人ひとりに連絡を取ることで対応できる場合があります。名簿を最新の状態に保っておけば、追加の費用をかけずに始められる点も特徴です。
ただし人数が増えると、担当者の負担が大きくなり、集計にも時間がかかります。災害時は電話回線が混雑しやすく、つながりにくくなる点にも注意が必要です。連絡がつくまで何度もかけ直す作業が発生し、他の初動対応に手が回らなくなるケースもあります。
安否確認システムで一斉配信する方法
安否確認システムは、あらかじめ登録した従業員へメールやアプリ通知を一斉配信し、回答を自動で集計する仕組みです。気象庁の情報と連動して自動配信するタイプもあります。担当者が一人ずつ連絡する手間がかからないため、対応の初速を上げやすくなります。
回答状況は管理画面でリアルタイムに確認できるため、担当者は未回答者への対応に集中できます。人数が多い組織ほど、確認にかかる時間を短縮しやすくなります。拠点や部署をまたぐ組織でも、一元的に状況を把握できる点が特徴です。
安否確認システムを導入する方法の流れ
安否確認システムを導入する際は、運用ルールを決めてからシステムを選定する順番で進めると、現場に定着しやすくなります。ここでは基本的な流れを紹介します。
導入前に整理しておく運用ルール
導入前には、誰が配信の判断をするか、どの震度や警報で配信するかといった運用ルールを整理しておく必要があります。ルールが曖昧なままだと、緊急時に配信の判断が遅れる場合があります。判断者が不在の場合の代理者も、あわせて決めておくと安心です。
あわせて、回答期限や未回答者へのフォロー方法も事前に決めておくと、運用開始後の混乱を避けやすくなります。総務や人事など関係部署とすり合わせ、誰が最終判断を行うかも明確にしておく必要があります。
配信対象者と配信条件の設定方法
システムの初期設定では、部署や拠点ごとに配信対象者を登録し、配信のトリガーとなる条件を設定します。震度いくつ以上で自動配信するかなど、地域の特性に応じて調整します。拠点が複数の地域に分かれる場合は、地域ごとに条件を分けて設定できるかも確認しておきましょう。
家族の安否も確認したい場合は、家族用の連絡先を登録できる機能があるかも確認しておくと安心です。設定内容は定期的に見直し、異動や入退社の情報を反映させましょう。登録漏れがあると、緊急時に連絡が届かない従業員が出てしまうため注意が必要です。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料を取り寄せて機能や特徴をさまざまな製品で比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）で安否確認システムの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
安否確認システムに搭載される主な機能
安否確認システムには、配信や集計を効率化する機能が搭載されています。導入時にどの機能が必要かを見極める参考にしてください。
自動配信と回答の自動集計機能
気象庁の緊急地震速報などと連動し、震度や警報の発表にあわせて自動でメッセージを配信する機能があります。従業員は選択式の回答から状況を選ぶだけで済むため、負担が少なくて済みます。
回答結果は自動で集計され、部署別や拠点別のグラフで確認できる製品もあります。手作業での集計が不要になり、初動対応にかけられる時間を確保しやすくなります。集計結果をそのまま経営層への報告資料に活用できる場合もあります。
多様な通知経路と音声通知の機能
メールが届きにくい環境に備えて、専用アプリやSMS、音声ガイダンスなど複数の通知経路を持つ製品もあります。1つの経路がつながらない場合の備えになります。
電話回線を使った音声通知は、スマートフォンを持たない従業員や高齢の従業員がいる現場でも活用しやすい方法です。導入前に自社の従業員構成にあう経路を確認しましょう。工場や店舗など、常にメールを確認できない現場を持つ企業ほど、通知経路の多さが役立ちます。
導入後に運用を定着させる工夫
安否確認システムは導入して終わりではなく、実際に使える状態を維持することが重要です。定着に向けた工夫を紹介します。
定期的な訓練配信の実施
年に数回、実際の災害を想定した訓練配信を行うことで、従業員が操作方法に慣れておけます。訓練を行わないと、いざというときに回答方法がわからず、回答率が下がる恐れがあります。
訓練後は回答率や回答までの時間を確認し、周知方法や質問内容を見直す機会にすると、運用の改善につながります。結果は防災担当部署内で共有し、次回の訓練計画にも反映させましょう。
未回答者へのフォロー体制の整備
訓練や本番配信で回答がなかった従業員には、上長やチームメンバーが個別に連絡を取れる体制を整えておく必要があります。担当者一人に対応を集中させると、確認漏れが起こる可能性があります。
連絡担当を複数人で分担し、対応状況を共有できる仕組みにしておくと、特定の担当者が不在の場合でもフォローを継続できます。対応履歴を記録しておけば、後日の振り返りにも役立ちます。誰がいつ連絡を取ったかが分かる状態にしておくと、二重対応や確認漏れを防ぎやすくなります。
安否確認システムを選ぶ際に確認したいポイント
製品によって対応できる配信経路や料金体系は異なります。自社の従業員数や拠点数にあわせて確認したいポイントを整理します。
配信手段の種類と通信経路の確認
メールのみに対応した製品もあれば、アプリやSMS、音声通知まで幅広く対応した製品もあります。従業員の年齢層や利用端末にあわせて、必要な配信手段が用意されているかを確認しましょう。
あわせて、通信障害時の代替経路や、海外拠点がある場合は海外からの利用可否も確認しておくと、実際の運用で困る場面を減らせます。海外の電話番号や現地サービスとの連携可否は、契約前に個別に確認するとよいでしょう。
料金体系と利用人数の確認
料金体系は登録人数に応じた月額制が一般的ですが、初期費用の有無や、上限人数を超えた場合の追加費用は製品によって異なります。見積もりを取る際に確認しておきましょう。
無料トライアルや訓練配信の回数制限がある製品もあるため、契約前に運用イメージに合うかを確かめておくと、契約後のギャップを防ぎやすくなります。複数社の資料を比較し、自社の従業員数に見合う料金プランかを見極めましょう。既存の勤怠管理システムなどと連携できるかも、あわせて確認しておくと運用の手間を減らせます。
安否確認システムの導入で候補になる代表的な製品
安否確認システムは配信トリガーや連絡手段、対応言語など製品ごとの特色があります。自社の従業員規模や運用体制に合った製品を検討する参考として紹介します。
トヨクモ 安否確認サービス2
- 【カンタン】シンプル・直感的な操作性で災害時でも安心
- 【リーズナブル】月額6800円〜、初期費用/解約料金は無料
- 【連携】SmartHR、freee人事労務、cybozu.com、Google Workspace
トヨクモ株式会社が提供する「トヨクモ 安否確認サービス2」は、気象庁の災害警報に連動して自動で安否確認を配信できるクラウド型システムです。回答結果を自動集計する機能に加え、従業員同士が状況を報告し合える掲示板機能を備え、「緊急時のグループウェア」として災害対応の議論や指示出しにも活用できます。管理者はスマートフォン画面から集計状況をリアルタイムに確認できます。
セコム安否確認サービス スマート
- 初期費用0円！1ID200円（税別）から！
- LINE連携機能を無料でご提供
- 従業員数300人以下のお客様向けに厳選した機能
セコムトラストシステムズ株式会社が提供する「セコム安否確認サービス スマート」は、300人以下の中小規模企業を想定したシンプルな設計の安否確認システムです。マニュアルなしでも操作できる画面構成で、LINEやメール、専用アプリのプッシュ通知で安否報告ができます。セコムの専門スタッフが24時間365日体制で災害情報を確認してから通知を送信するため、誤報の防止にもつながります。
エマージェンシーコール
- 【その時、何千人を守れるか】99%超回答の企業も。選ばれる理由
- 【ツール提供で、終わらない】BCP策定〜復旧まで全フェーズ伴走
- 【業界が違えば、危機対応も違う】業界特有の制約・実務を熟知
インフォコム株式会社が提供する「エマージェンシーコール」は、メールやスマホアプリ、電話の音声通知など複数の連絡手段で安否確認を行えるシステムです。従業員一人につき緊急連絡先を最大10件登録でき、繰り返し通知は最大100回まで自動送信されます。回答結果は災害対応組織の立場に応じた設定で確認でき、あらかじめ設定した権限に応じて安否回答の状況を把握できます。
Safetylink24 （株式会社イーネットソリューションズ）
- 月額98円で家族6名まで登録可能。
- 国内サーバーで開発から運用まで一貫体制、24時間監視。
- 気象庁データ連動で、設定条件に基づきメッセージを自動配信。
ステータスChecker （株式会社レスキューナウ）
- 地震や警報に連動して状況確認を一斉配信。
- アンケートで被害・復旧状況を可視化。
- 拠点・取引先の影響一覧化と課題管理
まとめ
安否確認の方法には、電話やメールによる確認と、安否確認システムによる一斉配信があります。従業員数が多い企業ほど、自動配信と自動集計ができるシステムの活用が有効です。導入時は運用ルールを整理したうえで、配信経路や料金体系を比較し、自社にあう製品を資料請求などで比較検討してみてください。訓練配信を重ねて操作に慣れておくことも、いざというときの初動対応を支える大切な備えになります。
