SFAの使い方まとめ|できる営業担当者はSFAを使いこなす

SFAとは

SFAとは、「Sales Force Automation」の略で、営業支援システムとして広く認識されています。営業にまつわる顧客情報を管理し、営業業務の可視化・効率化を図る営業支援ツールです。SFAで管理するものは商談やお客様の情報だけではなく、日々の営業活動でのこまめな状況を入力することで、営業のプロセスも管理していきます。また、SFAは、クラウド型での導入が主流で、必要に応じて金額は月額で発生する料金体系を有しています。

SFAでできること

SFAは営業支援システムであることは先にお話しましたが、次に具体的に何ができるのか。が知りたいところだと思います。そこで、SFAでできうことを大きく2つご紹介していますので参考にしてみてください。

1.経営に必要な営業情報をリアルタイムで可視化する

レポート機能や売上管理機能で営業活動の可視化を図ります。例えば、営業の案件単位で想定される受注金額を入力することで、今まで専用のソフトやExelなどで管理していた、月間売上の落着見込みをリアルタイムで共有することが可能になります。受注の見込み度合いに分けて管理ができるので、トラブルや事態に備えることができます。一方で管理者側では、売上状況に合わせた人員配置や柄データ収集による受注確度の高いリードソース（新規顧客獲得施策）を分析して、営業戦略を練ることが可能になります。

2.商談の内容を共有し、進捗状況やフローを管理する機能

SFAでの商談状況を共有する機能について解説します。営業担当者が入力したリアルタイムな商談の進捗状況はSFA内のデータに反映されます。この機能を使えば、別の営業担当者が、どうやって案件が受注につながったのかを進捗状況で共有することができます。さらに、情報を共有するたに、社内SNSやもあわせて搭載されています。これにより、リアルタイムで迅速に外部要因や内部戦略の変更に対応できるようになります。一方で管理者側では、営業成績が芳しくない担当者と成果をあげているの担当者の行動を定量的に比較することで、ボトルネックを捉え、営業担当者の成長につなげることも可能です。

SFAでできることをざっくりと2つご紹介しましたが、各提供会社のオプション機能によってさらにできることが広がっていきます。次に実際に日々の営業担当者がどのようにSFAを使いこなしているのかを具体的にご紹介していきます。

営業担当者向けのSFAの使い方

営業活動に欠かせない、日報作成、スケジュール管理、顧客対応の具体的な使い方を見ていきましょう

外出先で日報作成・提出。素早い情報共有でアクションにつなげる

営業担当者にとって負担となっている業務の1つに日報の記録があります。外出先での用事が遅い時刻に終わっても、営業日報を提出するためにわざわざ帰社する必要がある人もいるでしょう。仮に直帰した場合は、翌朝早く出社して日報を提出できればいいのですが、直行の予定が入っていたりすれば、やはり日報を書いて提出することができなくなります。日報は、自分がきちんと活動していることの報告であり、上司にとっては部下の仕事を把握し、営業部全体の状況を把握するために必要な情報です。

このような課題には、スマートフォンやタブレットなどのモバイル端末と連携したSFAを活用することが有効です。具体的には外出先の空き時間や移動時間にスマートフォンやタブレットから、SFAの日報フォームにアクセスし、その日の成果を入力し、提出するのです。これにより、営業担当者は、日報を作成・提出するために帰社することを気にせずに予定を組めます。管理する上司は、提出された報告書をオンラインで確認することができるため、スピーディーに部下の活動状況を把握でき、必要に応じて迅速に助言や指示を与えることができます。

外出先でスケジュールと顧客情報を確認する

営業担当者は、スケジュールが詰まっており、外出している時間も長いものです。そのため、SFAとモバイル端末を連携し、オフィスのパソコンで登録したスケジュールを外出先でも利用できるようにしておくと生産性が向上します。スマートフォンと連携することで外出先で新たな予定が発生した際にも、場所を問わず迅速に記録が可能です管理する上司やチームのメンバーは、営業部全員のスケジュールを効率よく把握します。最近導入が進んでいるインサイドセールスの担当者とのスケジュールの共有も便利になります。

また予定が近付くとスマートフォンに通知する機能を使うのも有効です。例えば、次に訪問する顧客情報を通知する設定にしておけば、移動時間に前回の打ち合わせ内容をスマートフォンで復習することも可能です。

必要な時に迅速に資料を作成し、顧客への対応を強化する

営業担当者にとって、提案資料の作成などは重要な業務ですが、資料作成やオフィスに戻る移動時間が営業のコアタイムを削ってしまうことも大きな課題となります。こうした課題に対しては、SFAとスマートフォンやタブレットを連携し、過去の類似案件の提案資料をすぐに確認できる環境を構築しておくことで時間の短縮になります。商談内容をSFA上に登録を行うことで、顧客の要望をチーム内に共有し、提案資料の作成をチームのメンバーに手配することも可能です。

また、顧客との打ち合わせの後、すぐに見積額を知りたいと要求された場合でもSFAが提供する見積書作成フォームを使うことで、いつでもどこでも必要な時にスピーディーに見積書を作成し、対応することができます。見積りについては、管理者の承認もオンライン上で行えます。営業担当者が、上司の承認印を得るために帰社する手間が省け、業務の効率化が図れます。また、上司がオフィスに不在でも、外出先で見積書を承認することができるので、両者がオフィスで顔を合わせるまで承認手続きが進められないという事態を回避できます。

まとめ　

SFAを導入してから使いこなすまでにはそれなりの時間が必要です。規模の大きい企業で一斉に導入させると失敗する恐れがあります。まずは、スモルスタートで導入して徐々に広げていくようにしましょう。SFAとモバイル端末の連携は、営業担当者や管理者を、営業日報の記入や承認などの特定の業務のためにデスクに拘束されることから開放し、営業のワークスタイルを変えると共に、業務の効率化を図ることにも役立ちます。

効率化によって生み出された時間を、本来営業が集中するべき顧客への提案に使うことができれば、提案力、受注力を向上させることにつながるはずです。SFAの導入は、スマートフォンなどのモバイル端末と連携をぜひ検討してください。