SFA（営業支援ツール）の導入事例から失敗しない方法を考える

SFA（営業支援ツール）とは？

SFAはSales Force Automationの略であり、営業支援システムと呼ばれています。1990年前半にアメリカで提唱され、日本では20年ほど前から利用されてきたシステムです。 SFAの主な目的は、属人的であった営業プロセス全般をシステムを利用して「可視化」することで管理業務の効率化や生産性を高めることにあります。

▼SFAの機能について知りたい方はこちら
参考記事：SFAでできることは？SFAの基本機能を紹介

SFA導入の典型的な失敗事例

SFAの失敗例にはいくつかのパターンに分けられます。早速よくある失敗パターン5つを紹介しますので、導入を検討中の方は、失敗を防ぐための参考にしてみてください。

失敗１．営業担当者の利用率が上がらない

SFA(営業支援システム)の導入に失敗した理由として多く見られるのが、営業担当者の利用率が上がらず運用が軌道に乗らなかったというものです。営業日報や営業の進捗状況といった情報の入力がなければ、SFAを効果的に運用することはできません。

「入力作業が面倒」であることは、利用率が伸び悩む大きな原因の一つです。できるだけ多くの情報を入手したいと考えるのは管理者側の願いではありますが、情報の登録に手間がかかりすぎては利用頻度が低下することは想像に難くありません。厳しく義務化することもできますが、そうした負荷をかけることは従業員のストレスとなり、モチベーションの低下にもつながる恐れがあります。

解決策　入力業務を仕組み化

• ・営業日報などの必須の項目は厳選し、項目は選択式を採用するなど、入力の手間に配慮する
• ・導入初期は、入力することを業務目標に取り入れて評価を行う
• ・導入直後からフル活用を目指さずに、準備期間を設けて一定期間内での定着を目指す

SFAの導入には、労力がかかることを認識した上で、事前に調整できることは事前に十分に準備することが成功の鍵です。

失敗２．あやふやな利用目的により効果が実感できない

「使い始めてはみたものの、何のために導入したのかわからず、あまり効果が感じられない」という不満が生じるケースも、SFA導入の失敗例として一般的なものです。

SFAは便利なシステムではありますが、導入すれば営業が効率化するというわけではありません。導入の目的を明確にすることと、その達成に向けてシステムをどう活用するのかよく考えてから導入することが大切です。「SFAを使えば効率が上がるだろう」といった漠然とした意識では、メリットを引き出す運用は難しく、満足のいく結果を得ることは困難です。

解決策　課題・目的の共有

失敗しないためには、導入の検討時に、自社の課題を整理しておくことが重要です。課題と目標は企業によって様々です。「人件費の増加に対して、売上が上がっていないので、生産性を向上させるために活動を管理する」という企業もいれば、「営業ノウハウや、営業記録が各部署によってばらばらなので情報の一元化をしたい」という企業もいるでしょう。

具体的な活用の目的を明確にするために、製品の比較の際には、機能やスペックだけでなく、導入事例など具体的な活用方法も確認し導入後のイメージをしておきましょう。

失敗３．無駄な機能が多く使いこなせない

多くのシステムにおいて、機能の多さと操作の煩雑さは比例するのが一般的です。機能が多いほど効果も大きいように思えるかもしれませんが、「難しそう」、「面倒」という印象を持たれて、使いこなせないままシステムが定着しないようでは意味がありません。

解決策　オプションを外すかシンプルなSFAを導入

目標とする運用に必要な機能を見極め、不要な機能は切り捨てる判断も必要です。また、機能を厳選することは、実際には利用しない多くの機能にコストを費やす無駄を避けることにもつながります。

失敗4．情報を集めただけで活用しきれない

いざ情報を集めてみても、それを有効に活用することができなかったというケースも少なくありません。SFAを利用する目的は「情報の収集」ではなく、集めた情報を有益なデータとして活用し営業活動の強化につなげることです。

解決策　PCDAを回し、さらなるデータ収集を　

必要な情報が欠けているため分析結果の信頼性が低い、数値化が難しい情報が多く活用に手間がかかるといった状態では、せっかくの情報を活かし切れません。「どのように活用する情報か」を事前に定め、その実現に必要な情報を収集し、使い勝手よく加工できるシステムを作ることが大切です。

失敗しないために考えたい3つのこと

SFAの導入を失敗しないためにも以下の３つの点について考えることが大切です。

1.大切なのは自社の営業活動の実態調査

SFAの導入だけでは、効果を感じることは難しいといえます。SFAは営業の効率化を目指すための手段であるため、SFAの効果を感じるためには自社の営業活動の実態を改めて調査する必要があります。 自社の営業活動の内容を分解し、無駄な業務はないのか、やるべきことでやれていないことはないのか、など営業活動を１度見直すことで、自社がSFAを導入する目的を把握できます。

2.SFAが営業担当者にとって使いやすいシステムか

SFAを導入してもシステムが使いにくければ営業担当者は使用するのを敬遠してしまい、なかなかSFAが定着せず、失敗に終わるという事例が多くみられます。 営業担当者は移動時間が多いため、その移動時間を利用してスマートフォンなどで簡単に入力できる使い勝手の良いシステムであればSFAの導入がスムーズに行えるでしょう。

3.サポート体制の確認

SFAの導入が目的ではなく、導入後の運用、定着がSFA導入の目的です。 SFAが定着した後で営業プロセスの効率化を感じることができるため、SFA導入後の中長期的なサポート体制をベンダーから受けることができるのかが重要です。 SFAを売りっぱなしにせず、導入後のシステムの運用、定着に関するサポートをベンダーから提供されるのかを確認しておく必要があるでしょう。

まとめ

SFA（営業支援ツール）で実現できること、SFAの導入の失敗事例4つと、改善策についてまとめました。ランニングコストのかかるツールなので「本当に必要なのか？」「課題解決になるのか？」を改めて見つめ直してみてはいかがでしょうか。自社の目的に合った最適な手段が選択できるように、比較検討を行ってみてください。