SFAとは？機能や効果、CRMとの違いを解説

SFAとは

SFA（Sales Force Automation）とは、営業を可視化し、業務を支援するツールです。顧客情報や営業プロセスを管理・共有することで、業務の効率化に貢献します。SFAの活用により、見込み度の高い顧客に適切なアプローチができるため、担当者が設定した売上目標を達成しやすくなります。個々の営業担当者が売上目標を達成することで、部署や企業の目標達成にも貢献できるでしょう。

機能

SFAの主な機能は以下のとおりです。

■顧客管理

担当者の名前や決裁者の情報を登録できます。商談・名刺交換した場合は、名刺情報や企業情報も管理可能です。

■案件管理

進捗状況・受注見込み・受注予定日・受注見込み額などの項目で、営業案件の詳細情報を管理可能です。

■商談管理

個々の案件のフェーズや提案中の商品、競合の状況などの各データに反映できます。

■活動管理

営業担当者の行動・結果をすべて数値化して管理できます。営業部署全員の営業活動を管理できるため、各社員の定量的な比較も可能です。

■日報管理

営業担当者の活動と同様に、日報を管理できます。報連相が効果的に行えるほか、リアルタイムの情報共有が可能です。

■ToDoリスト/通知機能

顧客ごとの最終訪問日や次回アプローチ日程、請求書の作成や問い合わせ対応のスケジュールなどを登録できます。社内共有に加え、自動通知も可能です。

■データ分析レポート

ダッシュボード機能により進捗率を可視化します。現状を把握し、適切な行動計画が立てられます。営業部門全体の分析だけでなく、個人の強みや課題の把握にも対応可能です。

SFAは個人の進捗把握だけでなく、部署全体の動きを把握できます。チームとしての結果を出しやすいシステムといえるでしょう。また、顧客の情報管理に加え、流動的な情報まで管理・共有することで、日々の営業活動を充実させられます。

メリット

SFAの導入により期待できる効果は大きく３つあります。

■営業活動の可視化

日々の営業情報やプロセスに関連するデータの蓄積・保存・共有ができるため、営業活動の見える化が可能です。営業情報やプロセスが把握できることで、指導やフィードバックも的確に行えるでしょう。最適な営業プロセスの構築や戦略立案にもつながります。

■営業活動の標準化

営業担当者が個別に管理していた情報資産を一元管理できます。またナレッジやノウハウの共有により、類似案件への対策や効果的アプローチを検討できるでしょう。機会拡大や営業力の底上げに効果的です。異動や退職による情報の損失も避けられるでしょう。

■営業活動の効率化

マルチデバイス対応のSFAであれば社外からもアクセスでき、時間や場所を問いません。情報入力の時間と手間を削減でき、本来のコア業務に集中できるでしょう。また、上司への報告・連絡・相談もリアルタイムにデータを用いて行えるため、より的確な助言が得られます。

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SFAとCRMとの違い

営業力を強化するツールとしてSFAと比較されるのがCRMです。ここからは、SFAとCRMの違いについて解説します。

CRMとは

CRM（Customer Relationship Management）とは、顧客管理を意味します。SFA同様、顧客情報を管理しますが、目的が異なります。

■SFA（目的：営業支援）

営業のサポートが主な目的であり「営業部署」のためにあるシステムです。基本的に成約するまでの営業活動を総合的にサポートします。

■CRM（目的：顧客管理）

顧客満足度を上げるため、「マーケティング部署」あるいは「顧客」のためにあるシステムです。営業活動で獲得した顧客に対してのフォローを充実させます。

また、目的が異なるため機能にも違いがあります。SFAは、営業活動の効率化や見込み顧客への適切なアプローチに役立つ機能（営業活動管理や案件・商談の管理など）が搭載されています。

■CRMの主な機能

• ・顧客情報の管理・分析機能
• ・顧客対応履歴の管理機能
• ・メールマガジン自動配信機能
• ・顧客サポート支援機能
• ・フォーム自動生成機能

SFAとCRMのどちらを選択すべきか

企業の業種によってもSFAとCRMの活用は大きく異なります。「法人営業がメイン業務」の企業であれば、SFAが重要です。

また、SFAは営業効率の向上や、営業担当のスキルアップに課題がある企業におすすめです。営業日報をアナログで管理しているため、入力や管理の手間が煩雑などの課題を解決できます。加えて、働き方の多様化にあわせて、営業担当者の直行直帰を推進したいという目的がある場合にも効果的でしょう。

一方、CRMは小売業などに適しています。会員や通販で買い物をした顧客の情報を分析することで、効果的なプロモーションが実現するでしょう。メーカーにおいても、顧客情報の活用で、新商品の開発に役立ちます。コンタクトセンターなど、対応履歴を素早く残し、対応にスピードが求められる場合にもCRMシステムはおすすめです。

SFA導入の注意点

ここからは、SFAを導入する際の注意点を紹介します。

導入して終わりではない

SFAは売上を自動的に生成する魔法のツールではありません。現状の営業活動をSFAが効率的に支援しても、効率以外の部分が要因で結果につながらない可能性もあります。営業活動の成果は地道な努力によるものであり、ツールに依存していては結果につながりません。ツールを導入して満足するのではなく、業務フローの改善や体制の見直しも含めて運用する必要があります。

目的を明確化し、KPIを設定する

SFAの導入前に、現状の営業活動の課題点を洗い出し、導入目的を明確にしましょう。顧客に効果的なアプローチができていない・情報共有に時間がかかる・会議資料作成に時間をとられるなど、課題の見直しが大切です。そのうえで、「SFAの活用でどのように改善できるか」を見極め、優先順位を明確にしたうえで検討を進めましょう。

また、目標の達成度合いを評価するためにKPIを設定しましょう。KPIで効果測定を実施し、PDCAサイクルを回すことで、改善すべき点が見えてきます。

SFAを定着させるためのポイント

SFAは定着化が難しいともいわれています。ここからは、導入したSFAを活用するためのポイントについて解説します。

導入目的の共有

SFAの導入目的を社内に共有しましょう。SFAは営業担当者の業務支援ツールである一方、営業担当者の活動状況や進捗を把握できるため、監視と捉えられかねません。また、SFAへの入力作業や導入に伴う研修などを、負担に感じる営業担当者もいるでしょう。現状の課題に対してSFA導入で得られる効果などを説明し、利用意義を感じてもらいましょう。

営業部門の多くは自分の成果に応じてインセンティブが発生します。見込みが高い顧客情報を社内で共有すると、インセンティブを獲得するチャンスがなくなると考える従業員が出てくる可能性もあります。見込み顧客の情報を私物化しないためにも、事前に情報共有のメリットを伝えておくことが大切です。

データの分析・活用ができる体制の構築

SFAで収集したデータを分析・活用することで、営業プロセスの課題発見や改善が実現します。データを活用できる人材の配置や体制整備が必要不可欠です。データの分析・活用に不安がある場合、勉強会や研修を実施する導入支援の手厚いベンダーを選ぶなどの方法もあります。

SFA導入で失敗しないための選定ポイント

SFAの導入を検討するときには、製品の比較検討が重要です。ここからは、SFAの選定ポイントについて説明します。

機能と価格のバランス

自社の目的や課題に応じて、必要機能を想定する必要があります。以下、課題と対応機能の一例です。

営業の移動時間を有効活用したい

→スマートフォンやタブレットで操作ができるアプリ版をリリースしている製品

顧客に対する適切なフォローができていない

→スケジュール機能や通知機能を搭載した製品

一般的に、多機能であればあるほど高価になりがちです。自社にとって本当に必要な機能なのか、活用できるリソースを含め検討しましょう。単に価格だけで比較するのではなく、費用対効果を考えて選ぶようにしましょう。そのためには、SFAの活用によって得られる効果を明確にする必要があります。

操作性

SFA導入の失敗事例で多いのが、営業担当者にシステム活用が定着しないケースです。主な原因は操作性にあります。

すべての営業社員がシステムに強いわけではありません。高機能で品質が高いシステムだとしても、使いこなせなければ宝のもち腐れです。

また、操作性が悪く入力項目も多いSFAだと、導入前よりも入力作業や雑務時間が増えてしまいます。手間に感じるとデータ入力が定着せず、SFAの恩恵を享受できないでしょう。誰でも活用しやすい、操作性のよいツールを選ぶことが重要です。

システム連携

SFAは商談などのフェーズにおいて有効活用できますが、前段階の見込み顧客の獲得は専門外です。見込み顧客の獲得にはMA（Marketing Automation：マーケティング活動を自動化するツール）が有効でしょう。SFAと連携することで、リードの獲得・育成・選別・フォローまでが自動化できます。

ほかにも、受発注システムや在庫管理システムなどと連携することで、業務効率化や相乗効果が期待できます。連携性が高いSFAを選定すれば、既存システムのデータ活用の幅も広がるでしょう。

ベンダーのサポート力と実績

SFAの運用が軌道に乗るまでには、時間を要します。機能や操作方法に関する質問はもとより、トラブル発生時の問い合わせなど、ベンダーのサポート範囲や内容について確認しましょう。

また、導入実績も大事なポイントです。導入実績が多ければ、システムについての知見も豊富であると考えられます。自社と同じ業界・企業規模での導入事例を参考にしましょう。

SFAの導入事例

SFAを導入した企業の事例を紹介します。導入の目的・効果・選定ポイントを参考にしてください。

以下のランキングページの「導入事例」タブから確認できます。

SFAの利用で営業活動の効率化や利益の最大化を目指そう

SFAとは「営業部署」のためにある営業支援ツールです。導入によって、営業活動の可視化・標準化・効率化が期待できます。

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