SFAの基本機能
SFAは、営業活動における顧客や案件などの情報を一元管理し、可視化するためのものです。ここでは、SFAの基本的な機能を紹介します
顧客管理
顧客管理は、顧客の企業名、部署、担当者情報、役職、連絡先といった基本情報から、過去の取引履歴や問い合わせ内容までを一元管理する機能です。
この機能により、担当者以外でも顧客の状況を正確に把握できます。担当者の異動や退職時にもスムーズな引き継ぎが可能となり、顧客との関係性を維持しやすくなるでしょう。全社で顧客情報を共有することで、組織的なアプローチを実現します。
案件管理
案件管理は、個々の営業案件に関する進捗状況、受注確度、受注予定日、提案内容などを管理する機能です。各案件がどのフェーズにあるかを可視化し、営業パイプライン全体を把握可能です。
案件の進捗が一覧でわかるため、停滞している案件や失注リスクのある案件を早期に発見できます。管理者は適切なタイミングでフォローアップの指示を出し、機会損失を防ぐことにつながります。
商談管理
商談管理は、一つひとつの商談内容を時系列で記録・管理する機能です。商談の日時や参加者、議事録、提出資料などを案件情報と紐づけて管理します。
過去の商談履歴をいつでも確認できるため、次のアクションプランを立てやすくなります。また、上司や同僚が商談内容を把握しやすくなるため、客観的なアドバイスを受けやすくなり、営業担当者のスキルアップにも貢献します。
プロセス管理（行動管理）
プロセス管理は、営業担当者の行動履歴を管理する機能です。訪問件数、電話件数、メール送信数といった日々の活動量を記録・可視化します。
各担当者の行動量と成果を分析することで、受注に至るまでのボトルネックを発見できます。また、成果を上げている営業担当者の行動パターンを分析し、組織全体の営業ノウハウとして共有することも可能です。
予実管理
予実管理は、売上目標（予算）と実績をリアルタイムで管理・比較する機能です。個人別、チーム別、事業部別など、さまざまな切り口で達成状況を可視化します。
売上予測の精度が高まり、目標達成に向けた具体的な戦略を立てやすくなります。実績が目標を下回っている場合でも、早期に課題を発見し、迅速な対策を講じることが可能です。
活動報告（日報・週報）
活動報告は、日報や週報の作成・提出・閲覧をシステム上で完結させる機能です。SFAに入力した商談内容や行動履歴をもとに、報告書を自動で作成できる製品もあります。
報告業務にかかる手間と時間を大幅に削減し、営業担当者が本来注力すべきコア業務に集中できる環境を整えます。管理者にとっても、部下の活動状況をリアルタイムで把握しやすくなるでしょう。
営業効率を加速させる便利機能
便利機能は、日々の営業活動における細かな手間を削減し、生産性を向上させるためのものです。これらの機能を活用することで、より効率的でスマートな営業スタイルを実現できます。
モバイル・スマホ対応
スマートフォンやタブレットなどのモバイル端末から、SFAの各機能を利用できる機能です。専用のアプリが提供されている製品も多くあります。
移動中や外出先で簡単に見積もりの確認や日報の入力ができるため、オフィスに戻ってから作業する必要がありません。情報の入力漏れや報告の遅れを防ぎ、業務のリアルタイム性を高めます。
スケジュール・タスク管理
個人のスケジュール管理や、チーム内でのタスク共有を行う機能です。GoogleカレンダーやOutlookカレンダーなど、外部のスケジューラーと連携できる製品もあります。
自分自身のタスク管理はもちろん、チームメンバーの空き時間も把握しやすくなるため、アポイントの調整や会議設定がスムーズになります。タスクの対応漏れを防ぎ、計画的な営業活動を支援します。
アラート・通知機能
設定した条件にもとづいて、システムが自動で通知を送る機能です。例えば、「最終接触から一定期間が経過した案件」や「タスクの対応期限が近づいている案件」などを担当者に知らせます。
重要な案件の放置や対応漏れを防ぎ、機会損失のリスクを低減します。管理者は、部下の活動状況を細かくチェックしなくても、システムが自動でフォローを促してくれるため、マネジメントの効率も向上します。
レポート・ダッシュボード（分析）
SFAに蓄積された営業データを自動で集計・分析し、グラフや表形式で可視化する機能です。売上実績や案件の進捗状況などを一目で把握できるダッシュボードが用意されています。
会議資料の作成にかかる時間を大幅に短縮できる点が大きなメリットです。データに基づいた客観的な分析が可能になり、より精度の高い営業戦略の立案や意思決定を支援します。
他ツールとつなぐ連携機能
連携機能は、SFAを他のITツールとつなぎ、データの活用範囲を広げるためのものです。部門間の情報共有をスムーズにし、会社全体の業務効率化に貢献します。
名刺管理ツール連携
名刺管理ツールでスキャンした名刺情報を、SFAの顧客データとして自動で取り込む機能です。名刺情報を手入力する手間が不要になり、入力ミスも防げます。最新かつ正確な顧客データベースを効率的に構築でき、営業活動の基盤を強化します。
MA（マーケティングオートメーション）連携
MAツールと連携し、Webサイトからの問い合わせや資料請求などで獲得した見込み客（リード）の情報を、SFAに自動で引き継ぐ機能です。
マーケティング部門が獲得・育成した質の高いリードを、スムーズに営業部門へ共有できます。見込み客のWeb上の行動履歴などもあわせて共有できるため、より顧客の関心に沿ったアプローチが可能です。
グループウェア・チャット連携
Microsoft 365やGoogle Workspaceといったグループウェア、またはSlackやMicrosoft Teamsなどのビジネスチャットツールと連携する機能です。
SFA上の更新情報がチャットツールに自動で通知されたり、スケジュール情報が同期されたりします。情報伝達が迅速になり、コミュニケーションロスを防ぐことで、チーム全体の連携を強化します。
自社に合ったSFAを選定するためポイント
SFAには多種多様な機能がありますが、自社の課題や目的に合わない機能は活用されず、コストの無駄になる可能性があります。SFAを効果的に活用するためには、製品の選び方が重要です。
必要な機能と不要な機能を見極める
まずは自社の営業活動における課題を洗い出しましょう。「情報共有ができていない」「報告業務に時間がかかりすぎている」「売上予測の精度が低い」など、具体的な課題を明確にすることが第一歩です。
その課題を解決するために、どの機能が不可欠かを検討します。多機能な製品ほど高価になる傾向があるため、はじめは必要最低限の機能を備えたシンプルな製品から試すのも一つの方法です。
ITトレンドで製品を比較する
自社に必要な機能の要件が固まったら、製品比較を始めましょう。ITトレンドでは、多種多様なSFA製品を比較検討できます。気になる製品があれば、無料で資料請求も可能です。自社の課題解決に最適なSFAを見つけるために、ぜひご活用ください。
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まとめ
SFAには、営業活動の各フェーズごとに、パフォーマンス向上に効果的な機能があります。大きく分けて顧客管理、案件管理、商談管理、行動管理、外出先のサポート、予実管理管理の機能があり、営業マネージャーと個々の営業パーソンの活動支援ができます。
特に顧客管理の機能については、CRMなど他のシステムに含まれていることもあります。自社にあったシステムを選ぶには、自社の課題に合わせて、必要な機能を選ぶことが大切です。SFAの機能をしっかりおさえて製品選びを行いましょう。
SFAの製品について詳しく知りたい方には、下記の記事がおすすめです。
