SFAの６つの基本機能
SFAを使用する際は、状況に応じて使う機能が異なってきます。ここでは、「顧客管理」「案件管理」「商談管理」「プロセス管理」「外出先での営業活動」「予実管理」という実際の業務に分けて、SFAの基本的な機能を紹介します。
１．顧客情報を管理する機能
先程の外出先での営業アシスト向けの機能と同様に組織営業を行う上で以下の機能もよく使われています。
- ・名刺管理機能
- ・顧客情報管理機能
SFAでは、営業担当者の行動量や商談内容を見える化できるので、営業スキルの底上げや平準化に役立ちます。
その他にも、顧客の情報や接触の履歴をSFA内に一元管理できるので、社内メンバーの異動や退職に備えることもできます。今まで、顧客の名刺は営業担当者が個々にファイリングしていたという場合には、退職後にそのデータごとなくなってしまうというリスクや、過去に重大なトラブルが発生した顧客の情報が引き継がれず、再びトラブルになってしまうというリスクを防ぐことができます。
２．案件を管理する機能
SFAには案件を管理するのに役立つ機能があります。
案件管理とは、見込顧客からの引き合いを受注につなげるために案件情報を適切に管理することです。SFAでは、営業先企業、営業担当、提案商品・サービス、進捗状況、受注見込み、受注予定日、受注見込み額などの項目で営業案件の詳細情報を管理できます。
営業マネージャーはSFAで現在の状況が一目でわかるため、個々の営業パーソンにフェーズごとに適切な指示が出せます。また、営業会議における案件情報の報告がスムーズになり、会議の質が高まるメリットもあります。
３．商談を管理する機能
商談の進捗管理に効果的な機能があります。
SFAは、商談の進捗状況を共有する機能を搭載しています。営業担当者が空き時間に入力した活動内容は、個々の案件のフェーズ（進捗状況）や提案中の商品、競合の状況などの各データに自動反映されます。
SFAの商談管理機能を使えば、、商談の進捗状況を営業チーム内で共有したり、マネージャーがリアルタイムで把握したりすることができます。
４．営業パーソンの行動を管理する機能
営業パーソンのプロセス管理や行動管理には下記の機能が活用できます。
- ・営業活動管理機能
- ・社内SNS機能
営業活動管理機能では、営業プロセスの管理ができます。テレアポのコール数、アポイント数、訪問数、提案商材数、受注数などの項目で、営業パーソンの行動・結果をすべて数値化して管理できます。
営業マネージャーはSFAで営業パーソンを定量的に比較できるため、効果的な営業方法の発見や、個々の社員の目標設定の助けになります。また、PDCAを回すことで部署全体のパフォーマンス向上につなげられます。
また、情報を共有するためのツールとしては、社内SNSや社内掲示板なども提供されています。製品に関連するニュースや、取引先から聞いた競合製品の情報などの共有に活用されています。
５．営業パーソンの外出先での活動をサポートする機能
SFAで最もよく使われる機能ではないでしょうか。以下の機能が営業担当者を支援します。
- ・モバイル端末対応
- ・予定表（スケジューラー）管理機能
- ・ToDoリスト管理機能
- ・ファイル共有機能
- ・申請や承認のワークフロー機能
- ・ターゲットリスト機能
- ・付近の顧客を表示する地図機能
SFAの、特にクラウドを活用したシステムの場合、外出先でも顧客情報やスケジューラー、ファイルにアクセスする機能を搭載しています。スマートフォンやタブレット端末と連携している場合には、スマートフォンでSFA内の顧客情報を表示して、顧客に電話をかけたりメールを送ったりということが簡単にできます。
見積作成の承認や申請についてもSFA上で実施できるので、営業担当者が上司の承認印をもらうためだけに、外出先から帰社するといった手間がなくなります。見積書のテンプレートパターンなどの登録によって、ミスがなくなる点もメリットといえます。
また、SFAを活用することで、「半年間訪問していない顧客」を抽出したり、「案件が長期化している顧客」を見つけることができるので、営業のターゲットリストの作成が可能です。地図情報と顧客情報を結びつける機能では、近くにある顧客の事務所に効率的に立ち寄るなどの活用が可能です。
６．売上予想や予実を管理する機能
情報の効率的な管理を実現するために以下の機能が活用できます。
- ・レポート管理機能
- ・売上管理機能
- ・カスタマイズ機能
例えば、営業の案件ごとに受注金額の想定などをいれることで、今までエクセルや専用ソフトで管理していた、月間売上の見通しなどをリアルタイムで共有することが可能になります。 受注の見込み度別に管理ができるので、営業部で、月末や期末になってから、「あと◯◯万円売上が足りない！」「営業担当からは今月受注可能と聞いていたのに、来期にペンディングしてしまって予算が達成できなくなった！」などの事態に備えることができます。
管理者側では、売上状況に合わせて早期に人員配置の施策を検討したり、受注確度の高いリードソース（新規顧客獲得施策）を分析して、営業施策を練ることが可能になります。
SFAの機能をおさえて製品を選ぼう！
SFAには、営業活動の各フェーズごとに、パフォーマンス向上に効果的な機能があります。大きく分けて顧客管理、案件管理、商談管理、行動管理、外出先のサポート、予実管理管理の機能があり、営業マネージャーと個々の営業パーソンの活動支援ができます。
特に顧客管理の機能については、CRMなど他のシステムに含まれていることもあります。自社にあったシステムを選ぶには、自社の課題に合わせて、必要な機能を選ぶことが大切です。SFAの機能をしっかりおさえて製品選びを行いましょう。
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