目標管理システムの導入条件を決める前提
導入条件は、製品を探し始める前に自社の状況から決めておくと、比較の軸がぶれにくくなります。ここでは、運用する制度、対象とする範囲、担当する体制の3つが確認の対象です。この3点が決まると、提供会社への質問を具体的に絞れます。
| 前提の項目 | 整理する内容 |
|---|---|
| 評価制度 | 目標の立て方、評価期間、評価者の段階 |
| 対象範囲 | 利用する人数、部門、雇用形態 |
| 運用体制 | 管理者、問い合わせ先、設定変更の担当 |
運用する評価制度を言語化する
目標管理システムは、自社の評価制度を画面上で運用するための道具です。MBO（目標による管理）やOKR（目標と成果指標で進める手法）など、採用している目標の立て方と評価の流れを、先に文章で整理しておきましょう。
評価の期間、評価者の段階、点数やランクのつけ方が決まっていれば、製品側で再現できるかを確認できます。制度が固まっていない場合は、導入と並行して見直せるよう、設定の変更に対応しやすい製品を選ぶ必要があります。制度の見直しを行う時期も決めておくと、設定の変更漏れを防ぎやすくなります。
利用する対象者と範囲を決める
最初に決めたいのは、誰が目標を入力し、誰が評価するのかです。全社で一斉に始めるのか、特定の部門から試すのかによって、必要な機能や契約の範囲が変わります。
正社員のほか、契約社員やパートなど雇用形態が異なる人を含める場合は、同じ画面や評価項目で運用できるかを確かめましょう。利用者が増えたときに契約を見直せるかも、あわせて整理しておくと安心です。対象者の範囲は費用にも影響するため、見積もりの前に人数を確定させておきましょう。
導入の目的と成果の基準をそろえる
目標の進捗を見える化したいのか、評価の公平性を高めたいのか、面談の準備を効率化したいのかで、重視する機能は異なります。目的が複数ある場合は、優先順位を決めておきましょう。
導入後に何を確認すれば成果といえるのかも、あらかじめ決めておくと判断しやすくなります。例えば、目標の入力率や面談の実施状況など、画面から確認できる項目を基準にする方法があります。目的と基準がそろうと、導入後の振り返りも進めやすくなります。
機能面で確認する目標管理システムの導入条件
機能面の導入条件は、評価制度をそのまま設定できるかが出発点です。項目や帳票の設計、評価の流れ、言語の対応について、必要な条件を整理します。現場の運用に直結する点から順に見ていきましょう。いずれも、導入後の使い勝手を左右する項目です。
評価項目と帳票を自社にあわせられるか
目標管理システムには、目標シートや評価シートの項目を設定する機能を備えた製品があります。自社の評価制度にある項目名、配点、コメント欄を再現できるかを確認しましょう。
項目の追加や並べ替えを管理者が自分で行えるのか、提供会社への依頼が必要なのかも比較したい点です。紙やExcelで使ってきた帳票に近い形で出力できるかも、現場の受け入れやすさに影響します。現場の管理職に実際の帳票を見てもらうと、不足している項目に気づけます。
承認や評価の流れを設定できるか
目標は、本人の入力から上長の承認、期末の評価、最終的な確定まで、段階を踏んで進みます。この流れを自社の組織構造にあわせて設定できるかが、導入条件の一つです。
兼務者がいる場合や、評価者が複数になる場合の扱いも確認が必要です。異動や組織変更があった際に、評価者の設定を修正できるか、過去の履歴が残るかもあわせて確かめておきましょう。承認の段階が多すぎると運用が滞る場合もあるため、必要な段階に絞る検討も有効です。
日本語や多言語への対応範囲を確かめる
海外拠点や外国籍の社員が利用する場合は、画面表示や入力欄が多言語に対応しているかが条件の一つです。対応している言語の種類は、製品によって異なります。
画面だけでなく、通知メールやマニュアル、問い合わせ窓口の言語も確認しておくと安心です。国内の商習慣にあわせた用語や、等級制度に対応した設定ができるかも、日本語環境での運用では見ておきたい点です。言語の切り替えを利用者ごとに設定できるかも、確認しておきましょう。
目標管理システムの導入条件に含めるセキュリティ要件
目標管理システムには、評価結果や個人の目標など、取り扱いに注意が必要な情報が集まります。セキュリティの導入条件は、情報システム部門とも相談しながら決めましょう。権限、認証、データ保管の3つの観点で確認点を紹介します。
閲覧できる範囲を制御する権限設定
評価情報は、本人、上長、人事部門など、立場によって見てよい範囲が異なります。役職や部門に応じて、閲覧や編集の権限を細かく設定できるかを確認しましょう。
他部門の評価が見えてしまう状態を避けるため、権限の設定を変更したときの影響範囲もたしかめたい点です。権限の変更履歴や、誰がいつ閲覧したかを記録するログの有無も、運用前に聞いておくと安心です。管理者に権限が集中しすぎない設計かも、あわせて見ておきましょう。
第三者認証や情報管理体制の確認
情報管理の取り組みを確かめる材料として、ISMS（ISO/IEC 27001）などの第三者認証があります。認証の取得状況は、提供会社の公式サイトや資料で確認できる場合があります。
ただし、認証があるだけで安全と判断することはできません。認証の対象範囲がサービスの運用部門を含んでいるか、自社のセキュリティ基準と照らして不足がないかを、情報システム部門とあわせて確認しましょう。確認した内容は、社内の稟議資料にも活用できます。
データの保管場所と契約終了時の扱い
クラウド型の場合は、データがどこに保管され、どのようにバックアップされるのかを確認しましょう。社内規程で国内保管を求めている企業にとって、この点は欠かせない導入条件です。
契約を終了するときに、蓄積した評価データを取り出せるかも重要です。出力できる形式や、削除の依頼方法、削除までの期間を契約前に確認し、社内の保管ルールとあわせて整理しておきましょう。保管場所の情報は、提供会社の資料や契約書類で確認できます。
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利用環境とデータ移行にかかわる導入条件
機能やセキュリティが条件を満たしても、実際の利用環境にあわなければ定着しません。端末、既存データの移行、拡張の必要性の3つを確認します。導入後の手戻りを防ぐため、準備の段階で確かめておきましょう。端末や既存データの状況は、部署ごとに異なる場合があります。
社員が使う端末とブラウザの条件
目標の入力は、パソコンだけでなく、スマートフォンやタブレットから行いたい場合もあります。外出が多い営業職や、店舗で働く社員が使う場合は、モバイル対応の有無が条件の一つです。
利用できるブラウザの種類やバージョンも、製品ごとに定められています。社内で使用している端末に制限がある場合は、事前に動作環境を確かめ、必要に応じて情報システム部門に相談しましょう。古い端末が残っている部署がないかも、洗い出しておくと安心です。
過去の目標や評価データの移行
これまで紙やExcelで管理してきた目標や評価の履歴を、新しいシステムに引き継ぎたい場合があります。取り込めるデータの形式と、項目の対応づけが可能かを確認しましょう。
移行作業を自社で行うのか、提供会社の支援を受けられるのかによって、準備にかかる負担が変わります。全期間の過去データを移す必要があるのかも検討し、直近の期間に絞る選択肢も考えておきましょう。移行の作業日程は、評価期間の切り替え時期を避けて組むと、現場の混乱を抑えられます。
API連携やカスタマイズの要否の見極め
API（システム同士をつなぐ仕組み）による連携は、人事情報の自動反映などに役立ちますが、すべての企業に必須とは限りません。まず、手作業で困っている業務があるかを整理しましょう。
カスタマイズも、標準機能で足りる範囲を確認してから判断すると、費用の増加を抑えられる場合があります。連携先ごとの確認点は、目標管理システムの連携性を扱う記事も参考にしてください。連携やカスタマイズの追加費用の考え方も、事前に聞いておきましょう。
社内体制と検証から考える導入条件
導入条件は、製品の仕様だけでなく、自社が運用を続けられる体制かどうかにもかかわります。体制、費用、検証の3点から条件を固めましょう。条件を決めたあとは、実際に試して確かめることが重要です。数値で測れない部分は、現場の声も集めましょう。
- ■体制
- 管理者と問い合わせ窓口、変更時の承認者を決めておく
- ■費用
- 初期費用と月額、追加オプションの範囲を見積もりで確認する
- ■検証
- トライアルやデモで、現場の入力や承認の流れを試す
運用を担う管理者と関係部署を決める
導入後は、評価期間の設定、組織変更の反映、利用者からの問い合わせ対応などの作業が発生します。担当者を1人に限定せず、複数人で対応できる体制にしておきましょう。
人事部門だけでなく、情報システム部門や現場の管理職にも関与してもらうと、導入条件の見落としを減らせます。担当者が異動しても運用を続けられるよう、設定内容や手順を文書に残すことも大切です。担当者の負担が偏っていないかを定期的に点検すると、運用の継続に役立ちます。
費用と契約条件を見積もりで確かめる
費用は、初期費用と月額費用、ID数に応じた課金、オプションの有無などで構成されます。製品によって料金の仕組みが異なるため、同じ条件で見積もりを依頼して比較しましょう。
契約期間や、利用人数の増減に対応できるか、サポートの範囲に含まれる内容は何かも確認が必要です。導入の設定支援が標準なのか有償なのかによって、総額が変わる場合があります。更新時に料金が変わる条件がないかも、契約前に確かめておくと安心です。
トライアルで現場の使い勝手を検証する
条件を満たしているかを確かめるには、実際の画面を触る方法が有効です。トライアルやデモがあれば、目標の入力から承認までを、現場の担当者に試してもらいましょう。
検証では、自社の評価項目を設定できたか、入力に迷う箇所がなかったかを記録します。本番のデータを使う場合は、社内の規程やベンダーの利用条件を確認し、検証用のデータで進めるのが安全です。検証の結果は、導入可否を判断する社内会議の資料としても使えます。
導入条件にあわせて確認したい目標管理システム
規模や評価制度の再現、情報の取り扱いといった導入条件に関係する特徴を、製品ページの情報から取り上げました。
Talentify
- OKR・MBOに対応した柔軟な目標設定
- 目標進捗率可視化で、目標達成率の向上を継続的にサポート
- AIが目標文章を自動生成し、具体的な目標設定を誰でも手軽に実現
株式会社kickflowが提供する「Talentify」は、クラウド型の目標管理・人事評価システムです。OKRとMBOの両方に対応し、管理者がサイクルごとに目標の項目名を設定できるため、自社の評価制度にあわせた運用を検討できます。承認は組織の階層にあわせた複数段階で設定でき、進捗率を入力すれば評価者が状況を確認できます。PCとスマートフォンから利用でき、評価制度の再現や承認の流れが条件にあうかを確認したい場合の候補です。
HRBrain
- 人事評価をクラウドで効率化！プロセスの透明化で納得度も向上
- 管理者・現場メンバーともに使いやすいシンプルなUI
- 専任のサポートが導入から運用定着化までを手厚くサポート
株式会社HRBrainが提供する「HRBrain」は、クラウド型の人事評価・タレントマネジメントシステムです。OKRやMBO、1on1などのテンプレートがあり、目標や面談記録をクラウドで管理でき、進捗が遅れているメンバーへの催促も画面から行えます。公開範囲を部署内や全体などで設定できる点は、情報の取り扱いに条件がある企業の確認材料です。ISO/IEC 27001、ISO/IEC 27017、プライバシーマークの認証を取得しています。
SmartHR
- 目標管理やOKRなど、制度に合わせたフローを柔軟に作成可能
- 進捗管理と自動リマインドで、設定〜回収までをスピードアップ
- パソコンを持たない従業員でもスキマ時間に目標入力・確認が可能
株式会社SmartHRが提供する「SmartHR」は、人事・労務の情報とあわせて人事評価を管理できるクラウド型のサービスです。既存の評価制度にあわせた入力シートを作成してテンプレートとして保存でき、評価者や承認者の設定には部署や役職のデータを参照できます。パソコンを持たない従業員もスマートフォンなどから目標を入力・確認できます。セキュリティ面では、ISO/IEC 27001とSOC 2が製品ページに記載されています。
カオナビ
- 目標管理から評価運用まで一元管理
- OKRやMBOなど独自の評価項目もそのままシステム上に再現
- 過去の目標や達成状況もすべて記録
株式会社カオナビが提供する「カオナビ」は、目標管理から評価運用までを一元管理できるクラウド型のシステムです。OKRやMBOなど各社の目標制度を再現でき、目標項目や評価軸を自社の運用にあわせて設計でき、目標の設定から回収まではワークフローで進められます。製品ページには、ISO/IEC 27001、ISO/IEC 27017、JIS Q 15001、プライバシーマーク、ISMAPの認証が記載されています。過去の目標や達成状況も記録できます。
Weekdone （Weekdone）
- OKRだけでなく、日次・週次の進捗を自動レポートで可視化。
- 目標ツリー表示とダッシュボードで組織全体の動きを俯瞰。
- 14日間の無料トライアルと3ユーザーまで無料プランあり。
Wistant （株式会社フルート）
- AIで1on1運用を自動化し、継続的な管理をサポート。
- マネジメントの可視化で組織課題を発見し改善を促進。
- 従業員の意欲を高め、生産性と顧客満足度の向上を図る。
目標管理システムに関するよくある質問
目標管理システムの導入条件についてよくある質問と回答をまとめました。
- ■Q1：導入条件は誰が中心になって決めるとよいですか？
- A：人事部門が中心となり、情報システム部門や現場の管理職にも加わってもらう体制が考えられます。評価制度、セキュリティ、利用環境は担当が分かれるため、関係部署で確認しましょう。
- ■Q2：評価制度が固まっていなくても導入できますか？
- A：導入自体は可能な場合がありますが、制度が変わると設定の見直しが必要です。項目や帳票を管理者が後から変更できる製品かを確認し、見直しの時期も決めておくと安心です。
- ■Q3：ISMSなどの認証があれば導入条件を満たしたといえますか？
- A：認証は確認材料の一つであり、それだけで十分とは限りません。認証の対象範囲や、自社のセキュリティ基準との違いを、情報システム部門とあわせて確認しましょう。
- ■Q4：導入条件を満たしているか、どのように試せばよいですか？
- A：トライアルやデモで、評価項目を設定し、目標の入力から承認までを実際の担当者が試す方法があります。本番のデータを使う場合は、社内の規程や提供会社の利用条件を確認しましょう。
まとめ
目標管理システムの導入条件は、評価制度、機能、セキュリティ、利用環境、社内体制の5点で整理できます。自社の制度を再現できるか、評価情報を守れるか、現場が無理なく使えるかを順に確かめることが大切です。条件を整理したうえで、複数の製品の資料を請求し、同じ基準で比較してみてください。
