テレビ会議を導入する主な目的
テレビ会議の導入目的は企業によって異なりますが、共通して挙げられるのが移動負担の軽減と情報共有の質の向上です。まずは代表的な目的を確認し、自社の課題と照らし合わせてみましょう。
移動時間とコストの削減
複数拠点を持つ企業では、会議のたびに移動する時間や交通費、宿泊費が発生します。テレビ会議を使えば、離れた拠点や取引先とも移動せずに顔を見ながら話し合いができ、その分の時間を本来の業務にあてられます。
移動が減ることで担当者の負担が軽くなるだけでなく、出張旅費や会議室の確保にかかる費用も抑えられる場合があります。頻繁に往来している拠点があるなら、まずはその区間から導入を検討するとよいでしょう。移動にあてていた時間を商談や資料作成にまわせるようになったという声もあり、間接的な業務効率の改善につながる場合があります。会議の頻度が高い部門から段階的に導入すると、費用対効果を確認しながら社内に広げやすくなります。
拠点間の情報格差の解消
本社と支社、あるいは複数の営業所を持つ企業では、対面で得られる情報が拠点によって偏ることがあります。テレビ会議を定例化すると、資料や表情を見ながら同じ情報を同じタイミングで共有でき、伝達漏れを防ぐことにつながります。
音声だけの電話会議と異なり、資料の画面共有や表情の確認ができる点も特徴です。認識のずれが起きやすい込み入った説明や、複数人での意思確認が必要な場面で活用しやすくなります。文字だけのメールや議事録では伝わりにくいニュアンスも、映像と音声を通じて共有しやすくなる場合があります。
意思決定のスピードを上げる使い方
テレビ会議は、承認や確認を急ぎたい場面での意思決定を後押しする手段にもなります。招集のしやすさと即時性を活かした使い方を見ていきましょう。
急な確認事項にすぐ対応する
取引先からの急な問い合わせや、社内の承認待ちが発生した際、関係者を一堂に集めるのは容易ではありません。テレビ会議であれば、各自が自席や外出先からそのまま参加でき、招集にかかる時間を短縮できます。
予定の調整だけで数日かかっていたやり取りが、オンラインでの短時間の打ち合わせに置き換わるケースもあります。緊急度の高い案件ほど、招集の手軽さが判断のスピードに影響するため、日常的に使える体制を整えておくことが重要です。
経営層と現場の距離を縮める
経営層が全拠点を頻繁に訪問するのは現実的に難しく、現場の状況把握が遅れる場合があります。テレビ会議を使えば、経営層が定期的に各拠点の責任者と顔を合わせて状況を確認する機会をつくりやすくなります。
資料を画面共有しながら報告を受けられるため、文章だけの報告書よりも状況を把握しやすいという声もあります。現場からの相談も対面に近い形で伝えられるため、経営判断に必要な情報が現場から上がりやすくなる効果が期待できます。
採用面接や研修でのテレビ会議の活用目的
テレビ会議は社内会議だけでなく、採用や人材育成の場面でも活用が広がっています。ここでは人事領域での目的別の使い方を紹介します。
遠方の候補者との面接に使う
遠方に住む候補者や、在職中で来社が難しい候補者との一次面接にテレビ会議を活用する企業が増えています。候補者の移動負担がなくなることで、選考機会そのものを広げられる場合があります。
企業側も面接会場の確保が不要になり、日程調整の自由度が上がります。ただし、実際の職場環境や雰囲気を伝えにくい面もあるため、最終選考は対面と組み合わせるなど、選考段階に応じた使い分けを検討するとよいでしょう。
複数拠点への研修を同時に実施する
新入社員研修や制度説明会などを拠点ごとに個別開催すると、講師の移動や日程調整に手間がかかります。テレビ会議を使えば、複数拠点の参加者に同じ内容を同じタイミングで届けられます。
録画機能を備えた製品であれば、参加できなかった社員への後日共有もしやすくなります。研修内容や対象人数にあわせて、質疑応答がしやすい双方向の形式を選ぶことが、研修効果を高めるうえでのポイントです。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料を取り寄せて機能や特徴をさまざまな製品で比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）でテレビ会議システムの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
目的にあわせたテレビ会議の選び方
導入目的が明確になったら、その目的を実現できる機能を備えているか確認する段階に移ります。ここでは選定時に確認したい基準を紹介します。
接続方式と参加人数の確認
テレビ会議には、専用端末を使う方式とパソコンやタブレットで参加するソフトウェア方式があります。同時に接続できる拠点数や参加人数の上限は製品によって異なるため、自社の会議規模にあうかを確認しましょう。
大人数の拠点間会議を想定している場合は、映像・音声の安定性や、複数画面表示への対応状況もあわせて確認すると、導入後の使い勝手にかかわる部分を事前に把握できます。小規模な打ち合わせが中心であれば、手軽に使えるソフトウェア方式のほうが定着しやすい場合もあります。
既存の会議室設備との連携
すでにプロジェクターやマイクスピーカーを設置している会議室では、新しいテレビ会議システムがそれらの機器と連携できるかが導入のしやすさを左右します。既存設備を活かせれば、初期費用を抑えられる場合があります。
逆に対応していない場合は、機器の追加購入や配線工事が必要になることもあります。導入前に自社の会議室環境を洗い出し、対応可否をベンダーに確認しておくと、導入後の追加コストを防ぎやすくなります。
導入時に見落としやすい確認事項
目的や機能面だけでなく、運用面での確認を怠ると、導入後に使われなくなってしまう場合があります。見落としやすいポイントを押さえておきましょう。
通信環境とセキュリティ対策
テレビ会議は映像と音声を常時やり取りするため、拠点のネットワーク回線が細いと映像が乱れたり音声が途切れたりする場合があります。導入前に各拠点の通信環境を確認し、必要に応じて回線の見直しを検討しましょう。
また、外部の取引先ともつなぐ場合は、通信の暗号化やアクセス制限などのセキュリティ対策が製品に備わっているかも確認事項です。情報システム部門と連携し、社内のセキュリティ基準に沿っているかを事前に確認しておくと安心です。
社内での定着を進める工夫
導入しても、操作に慣れないうちは電話や対面での会議に戻ってしまう社員もいます。簡単な操作マニュアルを用意したり、まずは定例会議など使う場面を限定して慣らしたりすると、社内に浸透しやすくなります。
利用状況を定期的に振り返り、使われていない拠点があれば理由を確認して改善する運用も有効です。特定の担当者だけに運用を任せず、複数人で状況を把握できる体制を整えておくと、属人化を防ぎやすくなります。
テレビ会議の目的別に確認したい機能
導入目的によって重視すべき機能は変わります。ここでは目的別に、あわせて確認しておきたい機能を整理します。
資料共有と議事録の作成機能
意思決定のスピードを重視する場合、会議中に資料を共有しながら議論できる機能や、発言内容を記録できる機能があると、会議後の情報整理にかかる手間を減らせます。画面共有の操作が簡単であるかも、会議の進行に影響します。
議事録の自動作成や録画機能を備えた製品もあり、後から内容を振り返りたい場合や参加できなかったメンバーへの共有に役立ちます。自社の会議の進め方にあわせて必要な機能を絞り込むと選びやすくなります。機能が多すぎる製品はかえって操作が複雑になる場合もあるため、実際に使う場面を想定して確認することが大切です。
外部とのセキュアな接続機能
採用面接や取引先との商談など社外の相手とつなぐ機会が多い場合は、招待用のURLを発行するだけで参加できる手軽さと、アクセス制限などのセキュリティ機能の両方を確認しておく必要があります。
アカウント登録なしで参加できる製品は候補者や取引先の負担を減らせる一方、なりすまし防止のための入室制限機能が備わっているかもあわせて確認しましょう。運用ルールを社内で定めておくことも、安全な利用につながります。誰がどの会議に参加できるかを整理しておくと、社外との接続時のトラブルを防ぎやすくなります。
導入目的に応じたテレビ会議システムの選択肢
テレビ会議システムは、拠点間の定例会議から常時接続によるコミュニケーションまで、導入目的によって適した製品や周辺機器が異なります。代表的なサービスを紹介します。
LoopGate
- ワンタッチ操作で誰でも簡単に使える
- コピー機や電話機と同じく、いつでも当たり前に使える
- 国内自社開発＆毎日サポートで安心して使える
ギンガシステム株式会社が提供する「LoopGate」は、専用機やパソコン、タブレットなど複数の端末から会議に参加できるテレビ会議システムです。多地点接続サーバの導入が不要で、ワンタッチ操作を意識したシンプルな操作性を特徴とします。オンプレミス環境・インターネット環境のいずれにも対応し、AESによる通信の暗号化にも対応しているため、銀行や官公庁など高いセキュリティが求められる現場でも利用されています。
お隣オフィス・お隣デスク
- 常時接続で向こうの様子がひと目でわかりリアルタイムに話せる
- パッケージ構成のため、たったの3ステップで簡単導入！
- 声掛けしやすく報連相もスムーズになり決裁までが早くなる
ギンガシステム株式会社が提供する「お隣オフィス・お隣デスク」は、本社と支店・工場など離れた拠点をオンラインで常時接続し、空間を共有できるシステムです。在席状況の確認や声かけがしやすくなるため、拠点間のコミュニケーション不足の解消を目的に活用されています。導入は専門知識や難しい操作を必要とせず、オンプレミスや閉域網、VPNなど幅広いネットワーク環境に対応している点も特徴です。
JabraPanaCast （Jabra）
- 180°パノラマ視野とAIによる全員表示。
- USB接続で導入・運用が容易。
- 主要UCプラットフォーム対応、ハイブリッド運用支援。
ヤマハユニファイドコミュニケーションスピーカーフォンYVCシリーズ （ヤマハ株式会社）
- バッテリー搭載で、利用場所を選ばない
- 騒音に応じて利用できる2つのモード
- パソコンとのUSB接続に特化。
まとめ
テレビ会議の導入目的は、移動コストの削減だけでなく、拠点間の情報格差の解消や意思決定の迅速化、採用や研修の効率化など多岐にわたります。自社の課題を整理したうえで、目的にあった接続方式や連携機能を備えた製品を選ぶことが、導入後の定着につながります。まずは資料請求から比較検討を始めてみてください。
