ITトレンドがおすすめする製品・サービス
- ■取引先への届け方別
- メール送付やWebダウンロードで完結させたい：ジョブカン見積/請求書、Finto請求管理、invox発行請求書、nakao-san、ツカエル見積・請求書オンライン
- 郵送代行もあわせて使いたい：マネーフォワード クラウド請求書、Finto請求管理、invox発行請求書、nakao-san、ジムー、Misoca
- ■記載したい項目別
- 源泉徴収税額の記載に対応している：ジョブカン見積/請求書、nakao-san
- インボイスの登録番号を帳票に表示できる：ジョブカン見積/請求書、invox発行請求書
Web請求書で変わる個人事業主の請求作業
Web請求書とは、請求書を紙で郵送する代わりに、PDFなどの電子データでメールやWeb上から取引先へ届ける仕組みです。一人で事務作業も担う個人事業主にとっては、作業時間と費用の両方に変化があります。主な変化を3つ紹介します。
作成から送付までが画面上で完結する
Web請求書のサービスでは、取引先や品目を登録しておけば、画面上で金額を入力するだけで請求書を作れます。作った請求書はそのままメールで送ったり、取引先がダウンロードできる形で公開したりできます。
Excelのテンプレートで作る場合は、PDFに変換してメールソフトに添付し、送信する作業が必要です。Web請求書ではこれらの工程が1つの画面にまとまるため、添付ファイルの取り違えや送り忘れを防ぐ手段としても役立ちます。
印刷や郵送の手間と費用が減る
紙の請求書を郵送する場合、印刷と封入、切手代、ポストへの投函が毎月発生します。取引先が数社であっても、月末に作業が集中すると本業の時間を圧迫しがちです。
Web請求書に切り替えれば、印刷代や郵送代がかからず、請求書が取引先に届くまでの日数も短くなります。外出先や自宅からでも送付できるため、締め日に事務所へ戻る必要もありません。ただし、紙での受け取りを希望する取引先もあるため、すべてを一度に切り替えられるとは限りません。
取引先ごとの送付状況を把握できる
Web請求書のサービスでは、どの取引先にいつ請求書を送ったかが履歴として残ります。サービスによっては、取引先が請求書を開いたかどうかを確認できる場合もあります。
個人事業主の場合、入金が遅れていても催促しにくいと感じる方もいるでしょう。送付日や閲覧の記録があれば、届いていないのか、確認待ちなのかを切り分けたうえで、取引先に問い合わせられます。記録をもとに事実ベースで連絡できる点もメリットです。
Web請求書に入れる個人事業主ならではの記載事項
Web請求書でも、記載すべき内容は紙の請求書と変わりません。そのうえで個人事業主は、インボイスの登録状況や、報酬にかかる源泉徴収の有無によって書き方が変わります。テンプレートを設定する前に確認しておきたい項目を整理します。
登録番号と氏名・屋号の表記
適格請求書発行事業者として登録している場合は、請求書に登録番号を記載します。個人事業主の登録番号は「T」に続く13桁の数字で、税務署から通知されます。あわせて、取引年月日や税率ごとの消費税額など、インボイスとしての記載事項を満たす必要があります。
国税庁の公表サイトでは、個人事業者は原則として氏名が公表され、屋号は申出をした場合に公表されます。請求書を屋号で出すと、取引先が公表情報と照合しにくい場合があるため、氏名と屋号を併記しておくと確認がスムーズです。
インボイス未登録の場合の請求書
免税事業者などでインボイスの登録をしていない場合も、Web請求書を発行して問題ありません。ただし、登録番号のない請求書は適格請求書にあたらないため、登録番号の欄を空けておくか、表示しない設定にしましょう。
消費税の扱いは、取引先との間で事前に取り決めておくことが大切です。取引の途中で登録する場合や登録をやめる場合は、テンプレートの登録番号や税額の表示を切り替える必要があります。設定の変更を忘れないよう、登録状況が変わった時点で見直しましょう。
源泉徴収税額の記載
デザインや原稿執筆、講演などの報酬を法人に請求する場合、取引先が所得税を源泉徴収して支払うケースがあります。税率は、1回の支払金額が100万円以下の部分は10.21％です。請求書には源泉徴収税額と差し引き後の入金予定額を記載しておくと、入金額との照合がしやすくなります。
報酬額と消費税額を明確に分けて記載していれば、消費税を除いた報酬額を対象に計算できます。源泉徴収の対象になる報酬かどうかは業務の内容で異なるため、判断に迷う場合は税理士や税務署に確認しましょう。
取引先にあわせたWeb請求書の届け方
個人事業主の取引先は、大企業から個人まで幅広く、請求書の受け取り方もそれぞれ異なります。Web請求書の届け方は1つに決めず、取引先の希望にあわせて使い分けることが大切です。代表的な届け方と注意点を紹介します。
メール送付とダウンロード方式
Web請求書の基本的な届け方は、請求書のPDFを添付してメールで送る方法と、取引先がWeb上から請求書をダウンロードする方法です。ダウンロード方式では、メールにはURLだけを記載するため、添付ファイルを開けない環境の取引先にも対応できる場合があります。
どちらの方法でも、送付先メールアドレスの誤りは情報の漏えいにつながります。初回の送付前に、宛先を取引先の担当者と確認しておきましょう。担当者が異動した場合に備え、経理部門の共通アドレスを送付先にしてもらう方法もあります。
郵送を希望する取引先への対応
取引先によっては、社内ルールの都合から紙の請求書を求められることがあります。その場合は、Web請求書と郵送を併用する形が現実的です。
Web請求書のサービスには、画面上の操作で印刷から投函までを代行する郵送代行に対応しているものもあります。1通ごとに料金がかかるサービスもありますが、自分で印刷して封入する時間を減らせます。取引先ごとに送付方法を登録しておけば、郵送分の送り忘れも防ぎやすくなります。
取引先が指定する受取システムへの提出
企業の取引先のなかには、請求書の受け取りを自社のシステムに一本化しているところがあります。この場合は、取引先から案内されたWeb画面に請求書のPDFをアップロードしたり、指定の項目を入力したりして提出します。
受取システムへの提出は取引先ごとに手順が異なるため、ログイン情報や提出期限をまとめて管理しておくと安心です。自分のWeb請求書サービスで作った請求書のPDFを、そのまま提出に使えるかも確認しておきましょう。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料請求して、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）でWeb請求書・クラウド請求書の一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
個人事業主が保存するWeb請求書の控え
Web請求書を発行した側も、送った請求書の控えを保存する義務があります。電子データで送った請求書は、紙に印刷して保存するのではなく、電子データのまま保存するのが原則です。個人事業主が押さえておきたい保存のルールを解説します。
電子取引データとしての保存
メールやWebで送った請求書は、電子帳簿保存法の「電子取引」にあたり、データのまま保存する必要があります。保存の際には、データが改ざんされていないことを示す要件と、必要なときにすぐ表示できる要件を満たさなければなりません。
改ざん防止の方法には、訂正や削除の履歴が残るシステムを使う方法や、事務処理規程を作って運用する方法などがあります。Web請求書のサービスを使う場合は、送付した請求書がどのような形で保存されるかを確認しておきましょう。
売上高5,000万円以下の場合の検索要件
電子取引データの保存では、取引年月日や取引金額、取引先で検索できる状態にしておくことが求められます。ただし、基準期間（個人事業主は前々年）の売上高が5,000万円以下で、税務職員からデータのダウンロードを求められた際に応じられる場合は、この検索の要件が不要とされています。
この条件に当てはまり検索の要件が不要になる場合でも、データ自体の保存は必要です。ファイル名に日付や取引先名を入れるなど、後から探せる状態にしておくと安心です。詳しくは国税庁の公表資料で確認しましょう。
確定申告に向けた請求データの整理
Web請求書で発行した請求データは、確定申告で売上を集計する際の資料にも使えます。会計ソフトと連携できるサービスであれば、請求書の発行にあわせて売上の記録を作る使い方も可能です。
連携しない場合も、月ごとの売上を定期的にCSVで書き出しておくと、申告時期の作業を減らせます。年末に請求書を1枚ずつ見返す必要がなくなり、入力ミスも防ぎやすくなります。税理士に記帳を依頼している場合は、データの渡し方を事前に相談しておきましょう。
一人でWeb請求書の業務を回すための工夫
個人事業主は、請求書の作成から入金の確認までを一人で担うことが少なくありません。Web請求書を導入しても、運用のルールがないと請求漏れや確認不足が起こる場合があります。一人でも続けられる運用の工夫を紹介します。
請求日と入金予定日をまとめて管理する
取引先ごとに締め日や支払日が異なると、請求のタイミングを忘れやすくなります。取引先を登録する際に、締め日と支払条件もあわせて記録しておきましょう。
Web請求書のサービスによっては、入金予定日や入金状況を一覧で確認できるものがあります。入金予定日を過ぎた請求を月に1回確認するだけでも、未入金の見落としを減らせます。入金の遅れに気付いたら、まず請求書が届いているかを取引先に確認することから始めましょう。
送付前の確認手順を決める
一人で作業していると、金額や宛先の誤りに気付きにくくなります。送付前に、取引先名、請求金額、振込先、登録番号の4点を毎回見直すなど、確認する項目を決めておきましょう。
誤った請求書を送った場合は、元の請求書を取り消したうえで、訂正した請求書を発行し直します。修正前の請求書も控えとして残しておくと、後から経緯を説明できます。再発行の方法はサービスごとに異なるため、事前に操作手順を確かめておくと慌てずに対応できます。
税理士や家族と情報を共有する
体調不良などで作業ができなくなると、請求が止まり、資金繰りに影響するおそれがあります。請求業務を自分しか把握していない状態は避けたいところです。
Web請求書のサービスによっては、閲覧だけできるアカウントを追加できる場合があります。税理士や手伝ってくれる家族に共有しておけば、作業の状況を一緒に確認できます。取引先ごとの請求ルールを簡単なメモにまとめておくことも、引き継ぎに役立ちます。
個人事業主向けWeb請求書を比較するポイント
取引先の数や請求の頻度が限られる個人事業主が、Web請求書を比べるときの観点を整理します。
登録番号と源泉徴収の入力に対応しているか
個人事業主は、インボイスの登録番号や源泉徴収税額を請求書に入れる場面があります。比較するときは、登録番号の欄を取引先ごとに表示するかどうか切り替えられるか、源泉徴収税額と差し引き後の入金額を計算できるかを確認しましょう。免税事業者のまま使う期間や、途中で登録する場合の設定変更のしやすさも見ておくと、後から作り直す手間を減らせます。請求書の記載を毎回手で直す運用では、入力ミスのたびに再発行が必要になる点にも注意が必要です。
無料プランの範囲と費用が発生する条件
請求書の発行枚数が少ないうちは、無料プランから始める方法もあります。ただし、無料で使える発行枚数、送付方法、控えの保存期間はサービスごとに異なります。有料へ切り替えた場合の月額や、郵送代行の手数料が発生する条件も比べましょう。年間の請求件数から費用を試算しておくと、取引先が増えたときも判断しやすくなります。無料プランのまま使い続けられるかを、取引先の増え方もふまえて見通しておきましょう。
一人で回せる操作から考える選び方
請求業務を一人で担う個人事業主ならではの選び方として、スマートフォンから作成できるか、前回の請求書を複製して宛先と金額だけを直せるかを確認しましょう。確定申告に向けて、請求データを会計ソフトへ連携できるか、CSVで書き出せるかも比較の対象です。送付履歴を一覧で見られると、送り忘れの確認にも役立ちます。操作に慣れるまでの時間も、一人で担う事業では負担を左右します。無料の試用期間で実際に1通作ってみると、使い勝手を確かめられます。
個人事業主が使いやすいWeb請求書の特徴一覧
この記事で紹介するWeb請求書・クラウド請求書のサービスを、記載事項の扱いと取引先に届ける方法に注目して一覧にしました。源泉徴収や登録番号の扱い、郵送代行の有無を比べる際の目安にしてください。
| 製品名 | 特徴 |
|---|---|
| ジョブカン見積/請求書 | 源泉所得税の入力設定や消費税率の変更に対応。メールや共有リンクで請求書を送付できる |
| マネーフォワード クラウド請求書 | 郵送ボタンで印刷から発送までを依頼できる。見積書から請求書への変換にも対応 |
| Finto請求管理 | PDFかWebリンクでメール送付し、開封を確認できる。郵送代行もオプションで選べる |
| invox発行請求書 | 登録番号を設定して適格請求書を発行。メール・郵送代行・FAXから送付方法を選べる |
| nakao-san | 税区分に源泉徴収を設定可能。メール送信やURL共有、郵送代行で書類を届けられる |
| ジムー | フリーランス・個人事業主向け。スマホで作った帳票をメールやFAX、郵送で送付できる |
| Misoca | 作成した請求書をメール送信または郵送できる。定期発行分は自動作成予約も可能 |
| ツカエル見積・請求書オンライン | 個人事業主向けのプランを用意。帳票を画面から直接メール送信し、閲覧も確認できる |
記載事項と届け方で選ぶ個人事業主向けWeb請求書
登録番号や源泉徴収税額を請求書に反映しやすいか、メールと郵送を取引先ごとに使い分けられるかという観点で、個人事業主が検討しやすい製品を紹介します。
ジョブカン見積/請求書
- 見積→納品→請求をワンクリック変換。転記ゼロで請求書を作成
- 一括送付・送信予約・閲覧確認で、月末の送付作業をまとめて削減
- 銀行明細から入金消込。案件ごとの売上・粗利まで自動集計
株式会社DONUTSが提供する「ジョブカン見積/請求書」は、源泉所得税の入力設定を備えたクラウド型の見積・請求書サービスです。報酬から源泉徴収される取引がある個人事業主でも、請求書の記載をそろえやすくなります。消費税率の変更にも対応し、会社ロゴや会社印を入れたテンプレートで帳票を作成できます。作った帳票はメール送付のほか共有リンクでも届けられ、開封通知やパスワード設定にも対応しています。金融機関と連携した入金消込の機能もあります。
マネーフォワード クラウド請求書
- 請求書・見積書・納品書をテンプレートで作成
- 見積書→納品書→請求書→領収書の流れで書類をカンタン変換
- 郵送やメール送付が2ステップで完了
株式会社マネーフォワードが提供する「マネーフォワード クラウド請求書」は、画面上の操作で郵送まで済ませられるクラウド請求書ソフトです。紙の請求書を求める取引先が一部に残る個人事業主にも向いています。「郵送ボタン」をクリックすると印刷から発送までを任せられ、発送ステータスも確認できます。見積書・納品書・請求書・領収書はテンプレートで作成し、書類どうしで変換することも可能です。マネーフォワード クラウド会計と連携すれば、仕訳データの取り込みにも使えます。
Finto請求管理
- 入金消込と承認ワークフローを標準搭載
- 仕訳CSV出力で既存会計ソフトとスムーズに連携
- 仮想口座発行と開封追跡機能で債権管理を効率化
トラボックス株式会社が提供する「Finto請求管理」は、メール送付と郵送代行を取引先ごとに選びたい場合に検討しやすい請求管理ツールです。メールはPDF添付かWebリンクを選べ、Webリンクで送った請求書は開封や閲覧の状況を追跡できます。紙が必要な取引先にはオプションの郵送代行を利用できます。参考価格は0円～で、無料のスタータープランが用意されています。請求・入金データを仕訳形式のCSVで出力できる点も特徴です。
invox発行請求書
- 郵送でもメールでも、インボイス制度に対応した請求書を発行可能
- 請求書だけでなくさまざまな書類を自由なレイアウトで発行できる
- 月契約で業界最安水準、使った分だけのムダのない料金
株式会社invoxが提供する「invox発行請求書」は、自社の登録番号を設定してインボイス制度に対応した請求書を発行できるクラウドサービスです。適格請求書発行事業者として登録している個人事業主は、登録番号の記載を設定でそろえられます。送付方法はメール、郵送代行、FAXから取引先にあわせて選択可能です。オンラインバンクの入金明細を取り込んだ消込や、入金が確認できない取引先への督促メールにも対応しています。
nakao-san （株式会社イマココ）
- 請求書・見積書を最短60秒でかんたん作成、定期発行も可能
- 一覧表、タグ、検索で書類をかんたん管理
- PDF化して社内外でかんたん共有、郵送代行の機能も
ジムー （エフアンドエムネット株式会社）
- 6種の帳票をテンプレートから即作成。
- スマホ帳票をPDF/メール/FAX、郵送サービスまで送付可能。
- 無料プランと有料プランがあり、機能拡張も可能。
Misoca （弥生株式会社）
- 洗練されたデザインでロゴ挿入も容易
- 24時間365日のメールサポートあり
- 256bit SSLによる通信路の強固な暗号化
ツカエル見積・請求書オンライン （株式会社ジョブカン会計）
- 紙ベースからの移行でも違和感のない直感的なインターフェース！
- 月額500円～の低価格で帳票作成が完結！
- 低価格なのに申請・承認のワークフローも運用できる！
まとめ
個人事業主がWeb請求書を使うと、請求書の作成から送付、控えの保存までを画面上で完結できます。登録番号や氏名と屋号の表記、源泉徴収税額など、個人事業主ならではの記載事項はテンプレートの段階で設定しておきましょう。届け方は取引先にあわせて、メールや郵送代行を使い分けることが大切です。対応する送付方法や記載項目はサービスごとに異なるため、資料請求でWeb請求書を比較してみてください。
