大量の請求書発行・一括送付を効率化するクラウド請求書システムとは
毎月の請求書通数が多い企業や、BtoBで取引先が多数存在する企業、さらにはSaaSやサブスクリプションモデルで定期請求が大量に発生する企業において、手作業による請求書の発行や管理は多大な工数とミスのリスクをともないます。
クラウド請求書システムは、こうした課題を解決するために、請求データのCSV一括取り込みや自動生成、さらには取引先への一括送付を実現するITツールです。
また、多くの製品が電子帳簿保存法の要件を満たしたデータ保存や、インボイス制度に対応した適格請求書の発行機能を備えており、経理業務の法令順守と大幅な効率化を同時に実現します。
大量発行・一括送付に対応したクラウド請求書システム比較
クラウド請求書システムは、製品によって大量発行や一括送付、定期請求の自動化、会計システム連携など得意分野が異なります。毎月の発行通数や取引先の受け取り方法、既存システムとの連携可否をふまえて、自社の業務フローに合う製品を選びましょう。
この記事では、請求書の大量発行・一括送付に対応したクラウド請求書システムを、以下の４タイプに分けて紹介します。
- ●取引先数が多く、請求書の発行・受取をまとめて管理したい企業向け
→大量発行・取引先管理に強いクラウド請求書システムへジャンプ！ - ●取引先ごとに異なる送付方法へ柔軟に対応したい企業向け
→メール・Web・FAXでの一括送付に強いクラウド請求書システムへジャンプ！ - ●定期請求や帳票作成の手作業を減らしたい企業向け
→請求書業務の自動化に強いクラウド請求書システムへジャンプ！ - ●請求後の入金管理や仕訳作成まで効率化したい企業向け
→会計・バックオフィス連携に強いクラウド請求書システムへジャンプ！
まずは主要製品の機能や特徴を一覧で比較したい方は、クラウド請求書システムの比較ページも参考にしてください。
▶大量発行・取引先管理に強いクラウド請求書システム
取引先数が多く、請求書の発行・受取・管理をまとめて効率化したい企業におすすめのタイプです。請求書のやり取りをシステム上で一元管理できるため、発行側だけでなく受取側の対応負担も軽減しやすくなります。取引先を巻き込んだ電子化を進めたい場合は、導入実績やネットワークの規模も確認しましょう。
BtoBプラットフォーム 請求書
- 請求書の発行も受取も完結！最大90%の業務時間削減
- 紙・PDFなど、形式を問わずあらゆる請求書の受領を委託可能！
- 法改正への対応と万全のセキュリティ対策
株式会社インフォマートが提供する「BtoBプラットフォーム 請求書」は、請求書の発行・受取の両方を１つのプラットフォームで行えるクラウド請求書システムです。デジタル・紙・PDF・Peppolなど、さまざまな形式の請求書に対応し、請求関連帳票の発行・保存も一元管理できます。電子帳簿保存法やインボイス制度にも準拠しており、取引先を含めた請求業務の電子化を進めたい企業に適しています。
請求QUICK （SBIビジネス・ソリューションズ株式会社）
- 月額無料で請求書の作成・発行・入金消込・仕訳出力をデジタル化
- 請求書発行業務にかかる工数を約90％削減することに成功
- 毎月の請求管理が驚くほどラクに！請求～会計まで一元管理が可能
▶メール・Web・FAXでの一括送付に強いクラウド請求書システム
取引先ごとに、メールやWeb配信、郵送、FAXなど受け取り方法が異なる企業におすすめのタイプです。送付先ごとの希望にあわせて帳票を一括配信できるため、個別対応の手間や送付ミスを削減可能です。請求書以外の納品書・支払明細などもまとめて電子化したい企業にも適しています。
バクラク請求書発行
- 帳票の個別作成や複数帳票の一括作成も自由自在に簡単作成
- 帳票作成～保存まで、デジタルで一本化でき手間を軽減
- 帳票に合わせ柔軟に項目やレイアウトのカスタマイズが可能
株式会社LayerXが提供する「バクラク請求書発行」は、帳票の作成から稟議、送付、保存までをデジタルで一本化できるシステムです。少量の個別作成から大量の帳票一括作成まで対応し、取引先にあわせた方法で一括送付できます。現在の帳票フォーマットを活かしながら、送付ミスや作業の手間を削減したい企業におすすめです。
楽楽明細
- 郵便料金値上げ対策にも◎請求書発行にかかる手間・コストを削減
- 電帳法・インボイス制度に対応！平均1.5か月で運用スタート！
- システムとの連携実績が豊富なので、スムーズに導入可能！
株式会社ラクスが提供する「楽楽明細」は、請求書や納品書、支払明細などの帳票をクラウド上で自動発行できる電子請求書発行システムです。CSVデータや作成済みPDFを取り込み、一括生成・送付・追跡まで効率化します。郵送・メール・Web配信など取引先ごとの送付方法にも対応しており、大量の帳票発行業務を効率化したい企業に適しています。
@Tovas
- 「システム連携(API)」で簡単＆シンプルに自動配信を実現
- 「セキュリティ・情報トレーサビリティ」で重要帳票も安心安全に
- 「マルチアウトプット」で配信業務の効率化とコスト削減を実現
コクヨ株式会社が提供する「@Tovas」は、請求書や納品書、注文書などの帳票を、電子ファイル・FAX・郵送で届けられるWeb配信クラウドサービスです。手作業による郵送やFAX業務を効率化し、コスト削減やミスの削減にもつながります。セキュリティや情報トレーサビリティにも配慮されており、帳票配信業務を安全かつスムーズに進めたい企業に適しています。
▶請求書業務の自動化に強いクラウド請求書システム
見積書・納品書・請求書などの帳票作成から送付までを効率化したい企業におすすめのタイプです。定期請求や一括作成、自動発行に対応した製品を選べば、毎月発生する請求業務の手作業を減らせます。SaaSやサブスクリプション事業など、継続的な請求が多い企業にも向いています。
ジョブカン見積/請求書
- 請求,仕入業務に必要な帳票発行/送付/消込まで様々な機能を実装
- 一括作成・自動発行機能を活用することで、大幅な工数削減が実現
- 得意先、仕入先毎にレポート作成可能！自動集計で一目で確認
株式会社DONUTSが提供する「ジョブカン見積/請求書」は、見積書や請求書などの帳票をクラウド上で作成・発行・管理できるサービスです。一括作成・自動発行機能により、請求業務の工数削減を支援します。インボイス制度や電子帳簿保存法にも対応しており、帳票作成から発行管理までを効率化したい企業に適しています。
invox発行請求書
- 郵送でもメールでも、インボイス制度に対応した請求書を発行可能
- 請求書だけでなくさまざまな書類を自由なレイアウトで発行できる
- 月契約で業界最安水準、使った分だけのムダのない料金
株式会社invoxが提供する「invox発行請求書」は、紙でも電子でもインボイス制度に対応した請求書を発行できるクラウドサービスです。請求書に加えて、見積書や納品書などの書類も自由なレイアウトで発行可能です。売上計上や入金消込まで自動化し、請求書発行後の経理処理まで効率化したい企業に適しています。
▶会計・バックオフィス連携に強いクラウド請求書システム
請求書の発行だけでなく、債権管理や入金消込、仕訳作成など周辺業務まで効率化したい企業におすすめのタイプです。会計ソフトや販売管理システムと連携できる製品を選ぶことで、データの二重入力を防ぎ、請求後の経理処理までスムーズに進められます。
freee請求書
- 主要機能を網羅しながら納得の低価格を実現
- 債権管理・入金消込・仕訳の自動作成まで対応
- 24.5万社に選ばれている、確かな信頼 ※
フリー株式会社が提供する「freee請求書」は、中小・中堅企業向けのクラウド型請求書発行システムです。請求書発行に加えて、債権管理や入金消込、仕訳の自動作成まで対応しています。販売管理システムを変えずに利用できるため、既存の業務環境を活かしながら請求・経理業務を効率化したい企業に適しています。
マネーフォワード クラウド請求書
- 請求書・見積書・納品書をテンプレートで作成
- 見積書→納品書→請求書→領収書の流れで書類をカンタン変換
- 郵送やメール送付が2ステップで完了
株式会社マネーフォワードが提供する「マネーフォワード クラウド請求書」は、請求書・見積書・納品書をテンプレートで作成できるクラウド請求書ソフトです。見積書から納品書、請求書、領収書へと書類を変換でき、郵送やメール送付にも対応しています。請求書の作成・送付・受取をまとめて管理したい企業に適しています。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）で「Web請求書・クラウド請求書ソフト」の一括資料請求が可能です。ぜひ、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。
大量の請求書発行をクラウド化するメリット
Excelや手作業での管理からクラウド請求書システムへ移行することで、請求業務の効率化やミスの防止につながります。ここでは主なメリットを３つ紹介します。
工数削減と人的ミスの防止
金額入力や印刷、封入、郵送手配といった煩雑な作業をシステムで一括処理すれば、経理担当者の作業時間を削減できます。また、システム連携による自動入力により、転記ミスや送付漏れ、誤送付といった人的リスクの低減にもつながります。
インボイス・電帳法対応の効率化
クラウド請求書システムは、ベンダー側で機能アップデートが行われるため、インボイス制度や電子帳簿保存法などの法令対応を効率化しやすい点がメリットです。電子帳簿保存法に対応したデータ保管や検索機能を備えた製品を選べば、請求書の発行・保存業務を安心して進められます。
取引先・顧客満足度の向上
請求書を電子化すれば、取引先は請求書をスピーディーに受け取れ、紛失リスクも減らせます。過去の請求履歴をWeb上で確認できるポータル機能を備えたシステムであれば、問い合わせ対応の手間を省き、顧客の利便性向上にもつながります。
大量の請求書発行に対応するクラウド請求書システムを選ぶポイント
自社に適したクラウド請求書システムを選ぶには、大量処理への対応力や法令対応、既存システムとの連携性を確認することが重要です。ここでは、選定時に見るべきポイントを３つ解説します。
一括発行・大量送付機能に対応しているか
毎月の請求書通数が多い場合、システムが大量処理に対応しているかを確認しましょう。既存の販売管理システムなどから出力したCSVデータの一括取り込み機能や、自社のフォーマットにあわせたテンプレート機能があると便利です。
また、取引先によってメールやWebダウンロード、郵送、FAXなど希望する受取方法が異なるケースもあります。複数の送付チャネルに対応したシステムを選ぶことで、個別対応の工数を削減できます。
インボイス制度・電子帳簿保存法に対応しているか
法的要件を満たしているかも必須の確認項目です。適格請求書発行事業者登録番号の印字や、税率ごとの消費税額計算など、インボイス制度の要件を満たしたフォーマットで発行できるか確認しましょう。
さらに、発行した請求書の控えデータを、電子帳簿保存法の要件に沿って安全に保管・検索できることも重要です。JIIMA認証を取得している製品であれば、より安心して導入を進められます。
会計・販売管理システムと連携できるか
請求書は発行して終わりではなく、売上計上や入金消込などの会計処理にもつながります。自社で利用している会計ソフトや販売管理システムと、APIやCSV形式でスムーズに連携できるかを確認しましょう。
SaaSやサブスクリプション事業を展開している企業では、CRMと連携して毎月の定期請求を自動生成できる製品を選ぶと、手作業の介入を減らしやすくなります。
「自社に合うWeb請求書・クラウド請求書ソフトを診断してみたい」、「どんな観点で選べばいいかわからない」という方向けの診断ページもあります。
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大量の請求書発行をクラウド化する際の注意点
クラウド請求書システムをスムーズに運用するには、導入前に取引先対応や社内ルール、費用対効果を確認しておくことが重要です。
取引先の電子化対応を確認する
請求書を電子化して送付するには、取引先が電子データでの受け取りに対応している必要があります。事前に案内を送り、電子化のメリットを伝えて理解を得ましょう。紙での受け取りを希望する取引先が多い場合は、郵送代行オプションのある製品を選ぶのも一つの方法です。
社内の運用ルールを整備する
システムを導入するだけで、すべての業務が自動的に改善されるわけではありません。誰がデータを取り込むのか、承認フローをどう設計するのか、イレギュラーな請求にどう対応するのかなど、社内の運用ルールを明確にしておきましょう。
費用対効果を事前に確認する
クラウド請求書システムには、初期費用や月額基本料のほか、発行通数や郵送代行の利用に応じた従量課金が発生する場合があります。毎月の想定発行通数をもとに、削減できる人件費や郵送代、紙代などとシステム利用料を比較し、費用対効果を見極めましょう。
まとめ
大量の請求書を発行・送付する企業では、手作業のままでは工数増加や送付ミス、法令対応の負担が大きくなります。クラウド請求書システムを導入すれば、CSV一括取り込みや自動発行、一括送付、インボイス制度・電子帳簿保存法への対応を効率化できます。
製品によって強みは異なるため、自社の発行通数や送付方法、既存システムとの連携可否を整理したうえで、複数製品を比較検討しましょう。ITトレンドでは、各製品の機能や料金、対応範囲をまとめて比較できる資料の一括請求が可能です。導入候補の絞り込みにぜひご活用ください。
