クラウド会計ソフトのセキュリティは大丈夫？
一般的にクラウド型のシステムはインターネット回線を使用し、外部のサーバにアクセスするためセキュリティのリスクが懸念されていました。しかし、近年ではクラウド型のサービスの安全性は高まってきています。ここからは、クラウド会計ソフトのセキュリティについて説明していきます。
近年、クラウド型は安全性が高まっている
クラウド型のサービスの安全性が高まっている理由は、セキュリティ対策が強化され安全性が増していることです。クラウド型のサーバは、データセンターに保管されており、ハッキングの被害に遭うリスクを抑えられます。
また、大半のクラウド会計ソフトは通信が暗号化されているため、通信データを盗聴されたとしても、内容を把握することはできません。このようにクラウド型のサービスはセキュリティ対策を万全に行っているため、安全性が向上しています。
自社のサーバにシステムをインストールしたタイプであれば、税理士に会計データを送るときにメールを利用します。このときに宛先を間違えるなど誤送信することで情報漏えいする可能性があります。ログイン情報を税理士に共有することでデータのやり取りを行う必要がなくなり、人為的なミスを予防できます。
実はインストール型のほうが危険！
自社にサーバを設置したりパソコンに会計ソフトをインストールする場合、社内の設備が非常に重要になります。パソコンを常に正常な状態に保つ必要があり、熱を発散させるために空調を常に稼働させなければなりません。また、ほこりなどが溜まらないように清掃を行うことも大切です。
従業員数が多い企業であれば、パソコンやサーバの台数も多くなり適切な状態をキープできないことがあります。このような状態が続くと、会計ソフトがインストールされているコンピュータが業務中にダウンするリスクが高くなり、データを消失してしまうリスクがあります。
また、古くから使っている会計ソフトはたいへん危険であり、セキュリティ対策が不十分な可能性があります。クラウド型のシステムであれば、運営を行っている会社が常に最新版の状態にアップデートしているため安心して使うことが可能です。
クラウド会計ソフトのセキュリティ対策
今までクラウド型のサービスは安全性に不安がありましたが、セキュリティ面も改善されています。クラウド型の会計ソフトを導入するときは、どのようなセキュリティ対策を行っているか知ることも重要です。ここからはクラウド会計ソフトが行っているセキュリティ対策について説明していきます。
金融機関なみの暗号化通信
クラウド会計ソフトのセキュリティ対策は、特に厳重とされる金融機関なみの暗号化通信を行っているといわれています。そのため、高度な技術を持ったハッキング集団でもセキュリティを突破することは難しく、たとえハッキングに成功しても得られる対価は時間に対して小さいため、狙われることも少ないです。
バックアップサーバを分散して災害にも対応
主要のクラウド会計ソフトはバックアップサーバを複数用意しているため、１つのサーバがダウンしてしまっても継続して業務を行うことができ、データを失うリスクも小さいです。また、複数拠点にバックアップを用意することにより、地震などの災害が発生しても対応可能です。
24時間体制のセキュリティチェック
前述の通り、クラウドサービスを提供しているサーバは堅牢なデータセンターにサーバを保管しています。国内の主要なデータセンターは24時間365日体制で稼働しており、サーバを監視しているため安全性が保たれています。
クラウド会計ソフトのメリット・デメリット
クラウド会計ソフトの導入を検討するときは、そのメリットとデメリットをよく理解することが求められます。クラウド会計ソフトのメリットが自社の課題を解決できるものであり、自社でデメリットをカバーできるかどうかが重要です。ここからはクラウド会計ソフトのメリット・デメリットを説明していきます。
メリット：導入・運用・データ連携・ソフト更新が簡単
クラウド型の会計ソフトはサービスを提供している企業のサーバにインターネットを介しアクセスすることで、機能を利用することができます。自社にサーバを設置しシステムを構築する必要がないため低コスト・短期間で導入することが可能です。
また、サービス（サーバ）の運用は提供元が行うため、ソフト更新を行う必要がなく、常に最新版を利用できます。近年では、自社の既存の業務システムと柔軟に連携できる会計ソフトも多くなっているため、データ連携もスムーズに行えます。
デメリット：安定した通信環境が必要・カスタマイズ性が低い
クラウドサービスのデメリットは、インターネット環境に大きく依存する点です。インターネットの通信が不安定であれば業務のスピードが遅くなり、場合によっては業務を行うことができないケースもあります。
また、クラウドサービスは拡張性が乏しく、カスタマイズすることができないため欲しい機能があっても追加することができません。
クラウド会計ソフトを導入する際のポイント
ここまでのようにクラウド会計ソフトのメリット・デメリットなどの特徴をよく知ることが重要です。クラウド会計ソフトの種類は多いため、自社に最適な会計ソフトを選ぶためには、選び方を理解することが大切です。
ここからはクラウド会計ソフトを導入する際のポイントを紹介していきます。
ポイント１．何のために導入するのかを明確にする
会計ソフトの種類によって搭載している機能は異なります。会計ソフトを導入する目的は、自社の課題を解決し業務を改善するためなので、現在の会計業務を見直し課題を明確にすることが必要です。目的が曖昧な状態でシステム選定を行うと、結果として業務を効率化できない場合もあります。
ポイント２．自社の口座に対応したソフトを選ぶ
会計業務では自社の口座の情報と連携することも必要になります。そのため自社の口座に対応した会計ソフトを選ぶことが重要です。自社の口座に対応していないソフトでも利用できますが、より業務量を削減するためには対応しているソフトがおすすめです。
ポイント３．担当の税理士が対応できるソフトを選ぶ
自社を担当している税理士も会計システムを使用しており、クラウド会計ソフトを使うことで税理士と連携を行うことも可能です。しかし、クラウド会計ソフトに対応していない税理士も多く存在するため、担当の税理士と会計ソフトについて確認することが大切です。
安全性の高いクラウド会計ソフトの導入を検討してみよう！
今回はクラウド会計ソフトについて紹介してきました。近年のクラウド技術の発展によりセキュリティは飛躍的に向上しており、安全に利用することが可能です。
実際に暗号化通信、分散バックアップ、24時間体制の監視などの対策によって、インストール型よりも充実したセキュリティ対策を行うことが可能です。安全性を確保でき、コスト削減や業務効率を実現できる場合は、クラウド会計ソフトに切り替えると良いでしょう。
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