会計を行うにあたって
会計とは、企業の運営における重要な管理業務であるため、正しい知識を知り、正確に運用する必要があります。経理担当者以外でも、会計について深く知ることは、会社の状況を把握できるため、とても便利になります。
まずは会計とはどのようなものか説明していきます。
会計とは
会計とは、企業が行う資金や経費、利益を含む金銭の管理です。会計の機能が正しく働いていれば、企業の状況を正しく把握できて、適切な意思決定を行えます。
この会計も目的に応じて種類が異なるため、その内容を把握しておく必要もあります。また、会計を行い情報を公開することは会社の義務でもあるため、担当者は正確な情報を把握して、管理を行うことが重要になります。
会計を行う目的
会計を知り、実践するためには、会計の目的を知ることも必要となります。目的を知ることで会計に対する意識が変わり、正しい運用を行えます。そこで会計を行う目的についても説明しておきます。
会計本来の目的は負債や利益を知ること
企業とは利益を生み出すために活動している組織です。その利益がどれくらい出ているのか、売上・経費・資金を管理および計算して、正しく把握することが目的となります。
企業はその運営状況が「利益が十分である」プラスの状態か、「利益が不十分である」マイナスの状態かを明確にする必要があります。このような会社の情報を正しく知ることで、戦略の立案や資金調達が行えます。
会計の種類は２つ
企業で行う企業会計には「管理会計」と「財務会計」の２種類があり、特徴や目的が大きく異なります。ここからは、会計の種類について説明していきます。
内部の関係者に情報を提示するための管理会計
管理会計とは、主に会社内部の関係者向けに公開する会計情報です。この会計情報を基に企業の意思決定や業績が決まります。管理会計に関係する内容は、売上や経費、会社全体の利益です。
この管理会計の情報は一般的には機密情報となるため、担当者は取扱いに注意する必要があり、また処理の正確さも要求されます。
外部の関係者に情報を提示するための財務会計
財務会計とは、財務諸表をメインにする資料を作成し、会社外部の関係者に企業会計の情報提供を行うことです。主に経理担当者が行う業務で起票や記帳を行います。このデータを収集してまとめることで、企業全体の予算や資金の運用状況における資料を作成します。
この財務会計は２種類あります。
制度会計
一つめは「制度会計」と言われるもので、商法や証券取引法の規制を受ける会計です。会社の中には、法律によって義務付けられた会計の種類も存在し、会社の業績をまとめた内容は「制度会計」に当てはまります。
情報会計
情報会計とは、制度会計とは異なり、法律・規則とは関係なしに公開する会計情報です。財務会計に該当するため、会社外部の利害関係者に対して、法律で決められている内容以外に開示する情報となります。
ステークホルダーによる要求で開示する場合もあれば、企業が自主的に公開する会計情報の場合もあります。この情報会計にはCSR情報や投資家向けのIR情報が含まれます。
会計に必要な帳簿の種類
会計を行うためには「帳簿」を作成する必要があります。帳簿とは、会社を運営していくために必要な取引や、財産に関係する記録を記した書類です。
この帳簿は財務会計における貸借対照表や、損益計算書を作成するために必要なものです。
この帳簿の種類は２種類あり、企業の取引を総括した「主要簿」と、補助的な役割の「補助簿」があります。ここからは、会計に必要な「主要簿」と「補助簿」について説明していきます。
必ず作成しなければならない主要簿
主要簿とは、会社の基本的な会計情報をまとめた帳簿になり、決算における必須資料であり、正確に記録する必要があります。そして、この主要簿には「仕訳帳」と「総勘定元帳」があります。
- ■仕訳帳
- 仕訳帳とは、企業の取引を全て記録した帳簿で、日付順に記入する必要があります。
- ■総勘定元帳
総勘定元帳とは、勘定する科目ごとに取引を記録する帳簿です。仕訳帳は日付ごとに記録した帳簿ですが、総勘定元帳は日付ではなく、どのような内容の取引なのか、勘定科目を基準に記録した帳簿です。
この主要簿を正確に記録することで、企業の取引の時系列と勘定項目が把握できます。
取引の内訳や詳細を記録する補助簿
補助簿は主要簿を補う役割がある帳簿で、仕訳帳の補助である「補助記入帳」や、総勘定元帳の補助である「補助元帳」があります。この補助帳には以下のような帳簿が含まれます。
- ■売掛金元帳
- 売掛金元帳とは、売掛金を管理する帳簿で、得意先ごとに売掛金の増減や残高を記録します。この帳簿を把握することで、未来の売上や計画を立てることができます。また売上を回収するときにも使われます。
- ■買掛金元帳
- 買掛金元帳とは、買掛金を管理する帳簿で、仕入先ごとに買掛金の増減や残高を記録します。買掛金は仕入れに対して未払い状態である資金です。売掛金と買掛金を同時に把握することで、会社の資金状況を正確に把握することができます。
- ■現金出納帳
- 現金出納帳とは、現金を使った取引に関する収支を記録した帳簿です。
- ■売上帳
- 売上帳とは、企業の売上を記録した帳簿です。基本的には取引の発生順に記載していきます。
- ■仕入帳
- 仕入帳とは、原料や商品を仕入れの内容を記録した帳簿です。売上帳と同様に取引が発生した順に記載していきます。
会計伝票の種類
会計業務はミスが無いよう正確に処理することが求められ、企業間の取引には「相互にとって取引を行った証である伝票」が必要になります。
伝票には取引を行った日付や内容、金額が記載されていて、会計業務を行うときには非常に重要な書類となるため、種類と内容の把握も大切です。ここからは、会計伝票の種類について説明していきます。
伝票には大きくわけて５種類ある
会計業務で必要になる伝票は、目的や状況に応じて５つの種類に分類されます。ここからは、伝票の５つの種類内容を紹介していきます。
入金伝票・出金伝票
入金伝票・出金伝票は、現金取引を起票するときに使用されます。現金を使った取引内容が記されており、会社にある現金が純粋に移動した記録の証明となります。
売上伝票・仕入伝票
売上伝票・仕入伝票は、企業間の売上に関する取引と仕入れに関する取引を起票するときに使されます。この売上と仕入れは、取引が成立した時点では具体的な金銭の移動がないため、正確に把握する必要があります。
振替伝票
振替伝票はここまでの伝票と異なり、現金を使わない取引を起票する伝票です。
伝票制の種類
会計業務は、取引の内容を仕訳帳や総勘定元帳に記帳する必要がありますが、伝票があればその記帳の手間を省くこともできます。
伝票を取引が発生した順番に並べると、仕訳帳と同じ意味になり、勘定項目ごとに並べると総勘定元帳と同じになります。伝票から総勘定元帳へ転記する仕組みを伝票制といい、これは３種類あります。
１伝票制
１伝票制とは、全ての取引を仕訳伝票で起票し、総勘定元帳に転記する方法です。この方法を用いることで伝票の種類が１つになるため、仕訳帳に記帳する手間を省けます。
３伝票制
３伝票制とは、「出金伝票」「入金伝票」「振替伝票」の３種類を使った取引内容を扱う方法です。この方法では取引の内容を「現金を使うかどうか」で分けて管理します。
５伝票制
５伝票制とは、先程挙げた伝票の種類を全て用いた取引内容を扱う方法です。振替伝票を仕入伝票と売上伝票に細分化する方法で、仕入れが多い小売業に多く使用されます。
会計を効率的に行う方法
ここまでのように、会計に関する知識をしっかりと身につけたうえで会計業務を行いますが、この会計業務を全て手作業で行うと、担当者の業務負担も大きくなり、ミスが増える可能性も上がるため、効率化することが求められます。
会計業務はどの企業にも必ず生じるため、適切な方法の実践が大切になります。会計を効率的に行う方法には以下の方法があります。
会計書類のテンプレート
企業内で会計業務を行うルールを作り、テンプレートを作成します。このテンプレートを作成することで、担当者によって会計処理のフォーマットが統一されるため、ミスも減り管理効率も向上します。この方法は紙で記録するため、手入力する点と書類を管理・保管するスペースが必要となるデメリットがあります。
エクセル
多くの企業が実践している方法が会計処理をエクセルで行うことです。計算を自動化できるため、ミスを減らすことはできますが、担当者によってフォーマットが異なると作業の手間が増えるため、同一のフォーマットを使うか、あるいは同一ファイルでやり取りをする必要があります。
会計ソフト
最も効率的に会計業務を行えることは「会計ソフト」を利用することです。会計ソフトを使えば、複数の担当者が同じシステムにデータを入力することが可能となり、その結果を集計・分析して、書類や資料作成にも応用できます。
今ではスマートフォンやタブレットで簡単に経費データの入力もでき、伝票や帳票の作成を自動化できます。また、レシートや領収書をスマートフォンで撮影するだけで、日付や金額も自動入力されて、且つAIを使った自動処理もなされます。
会計ソフトを導入する際には費用が発生しますが、ミスを防ぎ、膨大な会計処理を自動化できるため、費用以上の効果も得られます。
会計ソフトの導入も検討しよう！
会計の種類に関してご理解いただけたでしょうか。会計は会社にとって法律で定められている大切な業務です。
無料のツールでも会計業務を行うことはできますが、業務効率化を実現するためには、会計ソフトの導入も考えてみてはいかがでしょうか。
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