企業会計に欠かせない会計ソフトの基本的な機能

会計ソフトの基本的な機能

会計ソフトは、「仕訳」を入力することで「売掛金台帳」や「買掛金台帳」、「総勘定元帳」などの帳簿を自動作成してくれるソフトです。紙ベースのような伝票作成と転記の作業が一度の入力で完了します。

会計ソフトには支店や関連企業など複数社の財務状況を一元的かつリアルタイムに管理する機能があります。この機能は子会社や関連会社を集中管理する企業だけでなく、フランチャイズ事業を展開している企業でも使えます。

また、一定以上の規模の会計ソフトには「各拠点での分散入力」機能が備えられています。本社の経理部門などの入力作業を大幅に軽減することに貢献してくれるので、複数の拠点を持つ企業には必須の機能であると言えます。

基本機能１．さまざまなデータ形式に対応する入出力機能

会計ソフトには「仕訳入力」や「伝票入力」「定期自動仕訳」「OCR」などの機能が用意されており、発生データに合わせて最適な入力方法を選べます。

導入企業の業種や業態に沿った勘定科目体系の構築機能も、会計ソフトには搭載されています。科目別補助や合計科目も登録することができるので、これまでの紙の帳簿や別ソフトでの科目体系をそのまま継続して利用することができます。

会計ソフトでは「データ交換」機能が用意されています。汎用ファイル形式のデータ交換に対応することで、マスターだけでなくさまざまな発生データの入出力が簡便に行なえます。また、「外貨管理」機能も用意されており、伝票入力時に円と外貨を同時入力する、外貨の残高を管理する、といった作業にも対応しています。

基本機能２．さまざまな切り口に対応する集計管理と財務分析

会計ソフトに入力されたデータに対しては、「日次管理」機能や「月次管理」機能を利用して業務を行なえます。日次管理には「入金管理」や「支払管理」を含む「債権・債務の把握」機能、「仕訳帳」や「元帳」などを作成、保存する「帳簿の作成・保存機能」、「手形管理」や「経費精算」を行なう「業務支援・効率化」機能があります。

月次管理は「仮受・仮払消費税の算出」などの支援機能と、「財務報告書」の出力機能がメインになります。日次管理や月次管理でデータに問題がなければ、「年次決算」機能を利用して「決算報告書」を出力することができます。もちろん、出力対象には「キャッシュ・フロー計算書」が含まれます。

会計ソフトはその性質上、財務に関するあらゆるデータが集積されます。このことを利用して、各種経営指標に基づく「経営分析帳票」を出力する機能を備えた製品、「予測B/S」や「予測P/L」を作成する機能を持つ製品もあります。対応する分析は「5期比較財務表」「損益分岐点分析」「ABC分析」などです。また、元帳をセグメント別に出力する機能も経営判断の助けになります。

基本機能３．重要な会計データを守るセキュリティ

会計ソフトの中には、IDやパスワードによる「データセキュリティ」機能を備えた製品があります。あらかじめユーザーを登録しておくことで、ユーザーごとのアクセス権限を設定しておくことが可能。また、「ログ監視」機能や「ジョブ監視」機能、「起動履歴監視」機能、「伝票修正（削除）一覧表示」機能なども用意されています。

まとめ　～ 企業規模で選ぶか、提供形態で選ぶか ～

ここでは３つの基本機能を紹介しましたが、会計ソフトの中には独自の特徴的な機能を提供する製品もあります。

例えば、仕訳伝票を起票する際、その元となる関連文書を電子化し伝票に紐付けて登録しておく製品もあります。監査で証跡を確認したい場合に文書を画面上で確認できるので、会計以外の業務効率化にも役立ちます。

会計ソフトは、対象となる売上規模が「10億円以上」や「50億円以上」といった特定のスケールに特化したものと、あらゆる売上に対応可能なスケーラブルなものに分かれています。導入形態もクラウド、オンプレミス、パッケージなどさまざまです。会計業務をより効率的に遂行できるよう、詳細な資料を検討し自社に適した製品を選定しましょう。