予実管理の基本的な進め方
予実管理を始める前に、まずは基本の流れを理解しておく必要があります。予算編成から差異分析までの一連の流れを整理します。
予算編成から実績集計までの流れ
予実管理は、部門ごとの予算を編成し、月次や四半期ごとに実績を集計するところから始まります。予算は前年実績や事業計画をもとに、各部門が積み上げて作成するケースが多く見られます。
実績は会計システムや販売管理システムから集計し、予算と同じ科目・単位でまとめておく必要があります。集計の粒度が予算とずれていると、後の比較作業に手間がかかります。部門ごとに集計方法が異なると、全社での比較が難しくなるため、あらかじめ統一のルールを決めておくとよいでしょう。
差異分析から改善策の検討までの流れ
実績と予算を突き合わせたら、差異が生じた原因を分析します。売上未達なのか、費用超過なのかを部門・科目別に切り分けることが分析の起点になります。
原因が明らかになったら、翌月以降の対応策を関係部門と検討します。分析だけで終わらせず、次のアクションにつなげることが予実管理の本来の目的です。対応策の実行状況は、翌月の予実管理でふたたび確認し、改善の効果を検証しましょう。
予実管理をエクセルで行う方法
予実管理はエクセルでも進められますが、部門数や科目数が増えると管理の負担が大きくなる傾向があります。エクセルで行う方法の特徴を確認します。
エクセルで予実管理表を作る方法
エクセルで予実管理を行う場合は、予算と実績の科目を一覧にした表を作成し、差異額や差異率を関数で自動計算する形が一般的です。関数の設計次第で、ある程度の集計は自動化できます。
ただし部門やシートが増えるほど、集計用のファイルが複雑になり、数式の崩れやリンク切れが起こる場合があります。作成者以外が更新しづらくなる点にも注意が必要です。ファイルの作成者が異動や退職をすると、仕組みの維持自体が難しくなるケースもあります。
エクセル運用で起こりやすい課題
エクセルでの予実管理は、実績データを手作業で転記するケースが多く、入力ミスや転記漏れが起こる可能性があります。複数人で更新すると、最新版がどれか分からなくなることもあります。
集計に時間がかかると、経営層への報告が遅れ、対応策の検討が翌月にずれ込む場合もあります。部門数が増えてきた企業では、システム化の検討が選択肢になります。集計作業に追われて分析に時間を割けない状態が続く場合も、見直しのきっかけになるでしょう。
予算管理システムを使った予実管理の方法
予算管理システムを使うと、実績データの取り込みから差異分析までを一つの画面で行えます。導入の基本的な流れを紹介します。
実績データを自動で取り込む仕組み
予算管理システムの多くは、会計システムや基幹システムと連携し、実績データを自動で取り込む機能を持っています。手作業での転記が減るため、集計にかかる時間を短縮しやすくなります。
取り込んだデータは、あらかじめ設定した勘定科目や部門コードに自動でひも付けられる仕組みになっています。連携先のシステムによって対応範囲が異なるため、導入前に自社の会計システムとの連携可否を確認しましょう。連携範囲が狭い場合は、一部の実績を手作業で入力する運用になる点も想定しておく必要があります。導入前に自社の会計データの形式を確認し、対応可否を製品ごとに比較しておくと選定がスムーズになります。
予算編成からシミュレーションまでの機能
予算管理システムには、部門ごとの予算をシステム上で入力・承認できるワークフロー機能や、着地見込みをシミュレーションする機能が搭載されている場合があります。
着地見込みの機能を使うと、期末の予算達成度合いを早い段階で把握でき、期中での軌道修正を検討しやすくなります。エクセルでは手間がかかるシナリオ比較も、条件を変えて試算しやすい点が特徴です。複数のシナリオを部門間で共有しやすくなる点も、会議での議論を進めやすくする助けになります。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料を取り寄せて機能や特徴をさまざまな製品で比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）で予算管理システムの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
予実差異を分析する際のポイント
差異が出た事実だけでなく、その背景を掘り下げて分析することが、予実管理を経営に活かすうえで欠かせません。分析時に押さえたいポイントを紹介します。
数量要因と単価要因を分けて捉える方法
売上や費用の差異は、数量の変化によるものか、単価の変化によるものかを分けて捉えると、原因の特定がしやすくなります。両方が同時に動いている場合は、要因ごとに影響額を試算しましょう。
数量要因であれば営業活動や市場環境、単価要因であれば価格改定や仕入れ条件の変化が背景にある場合があります。部門担当者へのヒアリングもあわせて行うと、実態に近い原因を把握しやすくなります。要因を数値だけで判断せず、現場の状況もあわせて確認する姿勢が大切です。
一時的な差異と継続的な差異の見極め方
差異には、突発的な要因による一時的なものと、構造的な要因による継続的なものがあります。一時的な差異は次月以降に解消される可能性があり、継続的な差異は予算そのものの見直しが必要になる場合があります。
過去数か月の推移を確認し、同じ傾向の差異が続いているかを見ることで、一時的か継続的かを判断する材料になります。判断に迷う場合は、複数部門で情報を共有し検討しましょう。継続的な差異と判断した場合は、次期の予算編成に反映させることも検討します。あわせて、判断の根拠を記録に残しておくと、次年度の予算編成時に振り返りやすくなります。
予実管理を社内に定着させる方法
予実管理は一度仕組みを整えても、運用が続かなければ意味がありません。社内に定着させるための工夫を紹介します。
報告のタイミングとフォーマットを揃える方法
月次で予実管理を行う場合は、報告のタイミングとフォーマットを部門間で揃えておくと、経営層が全社の状況を把握しやすくなります。部門ごとに書式がばらばらだと、比較や集計に手間がかかります。
あわせて、報告の締め切りや会議のスケジュールを固定しておくと、部門担当者が準備しやすくなり、報告の遅れを防ぎやすくなります。テンプレートを共有しておくのも有効です。テンプレートには入力例を添えておくと、初めて担当する社員でも迷わず記入できます。
部門担当者が入力しやすい環境を整える方法
予実管理を続けるには、現場の部門担当者が無理なくデータを入力できる環境が必要です。入力項目が多すぎると、担当者の負担が増え、運用が形骸化する原因になります。
入力項目は必要最小限に絞り、過去の入力内容を参考にできる仕組みを用意すると、担当者の負担を減らしやすくなります。定期的に運用状況を振り返り、項目の見直しも行いましょう。経理部門が一方的にルールを決めるのではなく、現場の意見を取り入れながら調整すると定着しやすくなります。
予算管理システムを選ぶ際に確認したいポイント
予算管理システムには、機能や対応範囲が異なる複数の製品があります。自社の規模や運用体制にあう製品を選ぶための確認ポイントを整理します。
既存システムとの連携範囲の確認
会計システムや販売管理システムとどこまで連携できるかは、製品によって異なります。すでに使っているシステムとの連携実績や連携方法を、導入前に確認しておく必要があります。
連携が難しい場合は、データをファイルで取り込む方法が用意されているかもあわせて確認しましょう。連携方法によって、運用開始後の入力の手間が変わってきます。将来的にシステムを入れ替える可能性がある場合は、データの出力形式も確認しておくと安心です。
操作のしやすさとサポート体制の確認
システムを実際に使うのは経理担当者だけでなく、各部門の担当者になる場合も多くあります。専門知識がなくても操作できる画面設計になっているかを、デモや無料トライアルで確認しましょう。
導入時の初期設定支援や、運用開始後の問い合わせ窓口の有無も製品によって異なります。自社だけで対応が難しい場合は、サポート体制が整っている製品を選ぶと安心です。契約前にサポートの対応時間や連絡手段も確認しておくと、運用開始後に困る場面を減らせます。
予実管理・予算管理システムを検討する際の代表製品
予算管理システムはデータ統合の方法やダッシュボード機能、他システムとの連携範囲によって使い勝手が変わります。代表的な製品の特徴を紹介します。
Loglass 経営管理
- 散在する経営データを収集・統合し、予実管理を効率化
- ノーコードで配賦を自動化、複数パターンの比較も簡単に
- ダッシュボードで可視化、ドリルダウンで明細まで即確認
株式会社ログラスが提供する「Loglass 経営管理」は、経営管理業務に関わるデータをクラウド上で一元管理する予算管理システムです。表計算ソフトで管理していた見込みや予算データ、会計ソフトから取り込んだデータをワンクリックで統合・反映でき、集計作業を効率化できます。ダッシュボード機能を標準搭載しており、専門知識がなくてもKPIカードやグラフを1画面に集約して可視化できる点が特徴です。
Diggle
- データ収集や数字の検証に追われる運用から脱却
- より高度に、全社的なローリングフォーキャストも目指せる
- 個別事情に合わせた経営管理の高度化を実現
DIGGLE株式会社が提供する「DIGGLE」は、予算策定から見込管理、予実突合、レポーティングまでを1つのプラットフォームで行える予実管理クラウドです。財務会計データを取り込んで各種レポートを自動集計する予実突合機能や、部門別・科目別に多角的な分析ができるドリルダウン分析機能を備えています。担当者間のやり取りをプラットフォーム上で完結できるため、予実管理業務の属人化防止にもつながります。
Manageboard
- API連携で実績取り込みも簡単！正確な経営データを瞬時に取得！
- 素早い「データ集計」と「分析」で意思決定の精度が劇的に向上！
- 非財務情報も一括管理！社員のコスト意識向上へ！
株式会社マネーフォワードが提供する「Manageboard」は、経営データの収集・分析・管理を一元化できる予算管理システムです。予実分析やキャッシュフロー予測に加え、目標売上や前提条件を設定すると経営シミュレーションを表示するAIチェック機能を備えています。損益計算書・貸借対照表・キャッシュフロー計算書を連動させた計画作成が可能で、会計ソフトとのAPI連携にも対応しています。
Jedox （株式会社KSK-Knot）
- Excelライクな操作で直感的な高度分析
- データ統合から可視化までをワンストップで実現。
- AIによる予測・シミュレーションで意思決定を支援。
KUROTEN （エキサイト株式会社）
- 管理会計の関連データをすべて一元管理！
- 変動費率の設定でより根拠のある分析が可能！
- 「経営管理診断」で会社の事業改善を全面的にサポート！
まとめ
予実管理の方法には、エクセルで行う方法と予算管理システムを使う方法があります。部門数や科目数が増えるほど、実績データを自動で取り込めるシステムの活用が有効です。差異分析の観点を押さえたうえで、報告フォーマットを揃えるなど社内への定着も意識し、自社にあう製品を資料請求などで比較検討してみてください。まずは自社の現状の課題を整理し、優先度の高い部分から見直しを始めるとよいでしょう。
