名刺はデータベース化すべき！名刺管理ソフトなど管理方法を解説！

名刺をデータベース化するメリットは？

そもそもデータベース化とは、情報を整理して集約することを指します。しかし、なぜ名刺をデータベース化すべきなのでしょうか。ここでは、名刺をデータベース化するメリットを紹介します。

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名刺の検索が容易になる

大量の名刺が整理されていない状態では、目当ての名刺を見つけにくいでしょう。たとえば、ある顧客の連絡先を知りたい場合、大量の名刺を１枚ずつ確認し、その顧客の名刺を探し出さなくてはなりません。

データベース化すると属性ごとに名刺が整理されるため、検索性が上がります。無駄な時間を省き、業務効率がよくなるでしょう。

名刺の紛失リスクが低くなる

名刺を一か所にまとめておけば紛失の可能性は低いものの、保管場所を決めていない場合はどこにどの名刺があるのかわからなくなります。そもそも何枚の名刺を管理していたのかもわからなくなってしまうため、紛失したことすら気付けないかもしれません。

名刺をデータベース化すれば情報がひとまとめになるため、そのような心配はいらないでしょう。

３パターン！名刺をデータベース化する方法

では、どのようにして名刺をデータベース化できるのでしょうか。主な３つのパターンを紹介します。

名刺フォルダ・ボックスを利用

アナログな管理方法ですが、名刺フォルダ・ボックスを利用するのも立派なデータベース化です。名刺を受け取った日付順やあいうえお順、企業別など、探しやすいように並び替えて収納します。しかし、名刺の枚数が多い場合は不向きな方法でしょう。枚数が少ない場合は簡単にデータベース化できます。

Excelやオンラインストレージを利用

紙の名刺をデータ化して管理するため、前者よりも利便性が高いといえます。並べ替えや検索がしやすく、名刺の保管場所も必要ありません。ただし、名刺管理に特化しているわけではないため、名刺のデータ化に時間がかかります。

名刺管理ソフト・アプリを利用

名刺管理ソフトやアプリは、名刺情報を効率よく管理するために、OCR機能や名寄せ機能が搭載されています。

OCR機能は、スマホやスキャナで名刺を撮るだけでデータ化できるものです。画像から名刺に書かれた文字を自動で識別・テキスト化され、入力の手間がありません。

一方名寄せ機能は、同一人物の名刺があった場合に自動的に統合されるものです。部署異動や事業所の移転があるたびに名刺交換をするため、同一人物の名刺が何枚も存在するケースがあります。名寄せ機能によって、最新の名刺情報に上書きされます。

名刺をデータベース化するのであれば、名刺管理ソフト・アプリを利用するのが効率的でしょう。無料で使えるものやクラウド型などもリリースされており、コストを抑えて導入できるため検討してみてはいかがでしょうか。

名刺管理ソフト・アプリでデータベース化するメリットは？

社内全体で名刺管理ソフト・アプリを利用すると、名刺情報が一元管理されます。それによって以下のようなメリットが期待できます。

名刺情報を社内全体で共有できる

名刺情報が一元管理されると、各社員がどの企業と取引を行ったのか把握できます。つまり、社内の人脈を可視化し、営業効率を上げられるのです。「Aさんがあの顧客と面識があると知っていれば、こんなに回りくどい営業をしなくて良かったのに」といったことがなくなるでしょう。また、営業バッティングも防げます。

名刺情報を営業に活かしやすくなる

大半の名刺管理ソフトは、CRMやSFAなどとの連携や、ダイレクトメールの配信が可能です。そのため、名刺情報の活用シーンが広がります。単に名刺をデータベース化しているだけでは、成果につながりません。しかし、これなら名刺情報を新規開拓や顧客関係の強化に活かせるでしょう。

名刺管理ソフト・アプリで、データベース化しよう！

名刺をデータベース化すると、検索しやすく紛失の心配がなくなります。名刺をデータベース化するなら、名刺管理ソフト・アプリがおすすめです。名刺のデータ化が簡単で、自動で名寄せされるため、データベース化に手間や時間がかかりません。データベース化された名刺情報を、社内で共有し、営業に有効活用しましょう。

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