名刺管理ソフトの導入後に行う５つのステップ

名刺管理ソフト導入後の５ステップ

１．名刺管理を行う部署、社員を決定する

まずは、名刺管理ソフトを使う対象者を決定します。名刺管理ソフトを利用すると個人で名刺管理する必要がなく、企業の資産として名刺を活用できるようになります。しかし、必ずしもすべての部署、全社員が名刺管理ソフトを使うわけではありません。

主に、営業部や人事部など日常的に名刺交換を行っている部署・社員を対象とします。導入初期はスモールスタートとして、一部社員のみに限定してテスト運用をするのも良いでしょう。名刺管理を行う目的や必要性を考慮し、対象範囲を決定しましょう。

２．名刺管理ソフトの運用ルールを決める

名刺管理ソフトでは、名刺情報のグループ化や、名刺に紐づいた情報をメモして共有できる機能があります。ただし、明確な運用ルールがない状態でこの機能を使うと、情報に統一性がなくなってしまい、逆に見づらくなるかもしれません。

名刺情報をグループ化する場合、企業ごと、業種ごと、役職ごとに分けるのか決めて統一しましょう。共有メモについては、新規営業先であれば訪問日や商談内容、既存顧客であれば次回契約更新日を入力するなど、共有すべき内容を決めておきます。また、名刺は日々手元に増えていきます。名刺情報を随時入力していく、といったこともルール化しておきしょう。

３．取り込む名刺情報の範囲を決める

名刺に含まれている情報は、企業名・名前・所在地・電話番号・メールアドレスなど多岐に渡ります。名刺管理ソフトに、これらの情報をどこまで詳細に取り込むか決めておきましょう。

たとえば、地図ソフトと名刺管理ソフトを連携している場合、住所は必ず取り込まなければなりません。本社や支社、営業所など複数の住所が記載されている名刺の場合、名刺本人の所在地としてどの住所を採用するかなども重要となります。このように、どの情報を取り込むかは、名刺管理ソフトの導入目的を整理したうえで決めましょう。

４．対象となる名刺情報を入力する

ステップ１～３を終えてから、名刺情報を入力していきます。ただ、名刺管理ソフトの多くはOCR機能（光学文字認識）が搭載されています。スマートフォンやスキャンで名刺を読み込むだけで自動的にテキスト化され、入力の必要はありません。そのため、大量の名刺があってもスピーディに取り込みが完了するでしょう。

５．入力された内容に間違いがないか確認する

最後のステップとして、入力された内容に誤りがないか確認します。特に、ステップ４でご紹介したOCR機能を使った場合、この工程は必須です。OCR機能は優れた機能ですが、名刺の文字が正常に認識されないこともあるからです。

なお、確認作業が大変な場合は、ベンダーに委託することも可能です。データ取り込み・確認をベンダー側のオペレータが行ってくれるサービスがあるため、検討してみてはいかがでしょうか。

導入後の５ステップを実行し、名刺情報を有効活用しましょう

名刺管理ソフトを使いこなすには、導入後に以下のことを行うと良いでしょう。

1. １．名刺管理を行う部署、社員を決定する
2. ２．名刺管理ソフトの運用ルールを決める
3. ３．取り込む名刺情報の範囲を決める
4. ４．対象となる名刺情報を入力する
5. ５．入力された内容に間違いがないか確認する

入念な準備を行ってこそ、名刺管理ソフトの価値を十二分に活かすことができます。導入しただけで満足するのではなく、うまく運用していくために５ステップを実行しましょう。