名刺管理システムの導入後に行う5つのステップ

名刺管理システムとは

名刺管理システムとは、日々の営業活動や顧客折衝で得た名刺をシステム上に取り込み管理するためのものです。単に取り込むだけでなく、社内に共有して受注につながる顧客となり得るのか自社のサービスと照らし合せて案件化したり、接点のある人間と協力してビジネスを加速させていくシステムです。

名刺管理システム導入後の5つのステップ

ステップ1.　名刺管理を行う対象部署、対象社員を決定する

まずは、名刺管理システムを使って名刺の一元管理を行う対象範囲を決定します。名刺管理システムを利用すると、各社員が個人で名刺管理する必要がなくなるだけでなく、企業の資産として名刺を活用できるようになります。しかし、必ずしも全部署、全社員である必要はありません。

営業部など日常的に名刺交換を行っている部署については、ぜひ対象とすることをおすすめします。また、当初はスモールスタートとして、一部社員のみに限定してテストを行ってみるのも良いでしょう。名刺管理を行う必要性を考えて対象範囲を決定しましょう。

ステップ2.　グループ化・共有メモ・入力方法など運用ルールを決定

名刺管理システムでは、名刺情報のグループ化や、名刺に対してメモを共有できる機能があります。ただし、これらの機能を利用するには、明確な運用ルールの策定が重要です。

グループ化の場合、企業でのグルーピングだけでなく、業種ごと、役職ごとにグループ化することも有効です。メモの共有については、新規営業先であれば訪問日や商談内容、既存顧客であれば次回契約更新日などを入力することで、情報を複数メンバーで共有できるようになります。また、名刺は日々手元に増えていきます。名刺情報を随時入力していく方法についてもルール化しておきしょう。

ステップ3.　取り込む情報の種類を決定する

名刺に含まれている情報は、企業名・名前・所在地・電話番号・メールアドレスなど多岐に渡ります。名刺管理システムに対して、これらの情報をどの程度まで取り込むか決定します。

特に住所については注意が必要です。地図ソフトと連動されている名刺管理システムの場合、入力した住所からワンクリックで地図を起動することができます。そのため、本社や支社、営業所など複数の住所が記載されている名刺の場合、名刺本人の所在地としてどの住所を採用するかなども重要となります。どの情報を取り込むかは、名刺管理システムで何を管理したいかを整理しましょう。

ステップ4.　対象となる名刺情報を入力する

ステップ1～3を終えると、早速名刺情報を入力していきます。名刺管理システムの多くは、OCR機能（光学文字認識）が導入されています。OCR機能を利用すると、スマートフォンなどで撮影した画像を元に、情報が文字化される仕組みです。1つ1つ手入力していく必要がないため、大量の名刺情報の取り込みをスピーディに完了させることができます。

ステップ5.　入力された内容に間違いがないか確認する

最後のステップとして、入力された情報に誤りがないか確認します。ステップ4でご紹介したOCR機能を使った場合は特に、情報の正誤チェックは必須です。OCR機能は優れた機能ですが、正常に認識されないこともあるからです。 OCR機能を利用したかどうかに関わらず、重要な名刺情報が正しく入力されているかを確認する工程は必須です。

名刺管理は運用ルールと正誤チェックが重要

名刺に書かれている内容は、すべて重要な情報です。名刺管理システムの導入を成功に導くには、明確な運用ルールを決定し、精度の高い正誤チェックを行うことが重要となります。

そのためには、今回ご紹介した5つのステップを念頭に早くから準備を始めましょう。入念な準備を行ってこそ、名刺管理システムの価値を十二分に活かすことができます。システムを導入した後は誰もが便利に使えるシステムとするために、運用ルールや正誤チェックについて社内へ働きかけを行うことが必要となります。