原価管理システムの活用に関する5つのポイント

原価管理システムを最大限活用するための準備

ポイント１：システム導入プロジェクトに現業部門メンバーを加える

原価管理システムに限らず、システム導入プロジェクトは情報システム担当者が中心となった構成になりがちです。しかし、システム導入後、実際に原価管理を行うのは現業部門の担当者です。したがって、プロジェクトを編成する際には、情報システム担当者のみならず、原価管理にかかわる現業部門の担当者も主要メンバーとして加えるようにしましょう。

また、プロジェクト立上げ段階から現業部門従業員もメンバーに加えておくことで、情報システム部門と現業部門との間で一体感が生まれ、実際の導入時やその後の運用もスムーズに進めることができます。

ポイント２：必須機能を中心に要求定義をまとめる

市場には、多種多様な原価管理システムが出回っています。しかし、自社にとって本当に効果的なシステムというのは、限られた数しかありません。数少ない自社に適した原価管理システムを発掘するためにも、導入システムの選定に際しては、原価管理システムによって改善したいこと、実現したいことは何かをしっかりと要求定義としてまとめておきましょう。

事前にビジネスで実現したいこと、そのためにシステムに要求すことを整理しておかなければ、明確な判断基準のないまま原価管理システムの選定を行うことになります。またこうした場合、多くはただ「多機能」という言葉につられて、必要以上に高額なシステムを導入するという事態に陥ります。

「導入後の運用においてまったく活用されていない」という機能を生まないためにも、事前の綿密な要求定義は重要です。

ポイント３：UIや出力帳票の書式に関する関係各所の要望を取りまとめる

規模の大きい組織の場合、UI（ユーザーインターフェイス）や出力帳票が部署や拠点によって異なる場合も少なくありません。新規原価管理システムのUIや出力帳票に対する要望も、部署などによって異なる場合があります。

したがって、こうした要望を事前に取りまとめておく必要があります。その上で要求定義の項目にUIや出力帳票のカスタマイズ性を加えたり、システム導入に先立って社内におけるUIや出力帳票の統一をはかります。

UIなどは現業部門の日常業務に大きな影響を及ぼすため、導入したシステムが適切に運用され業務効率化につながるかどうかと密接に関わります。

ポイント４：段階的な原価管理システムの導入を検討

原価管理システムを導入する際には、段階的な導入の方がリスクを軽減できます。テストや実データを用いた検証などを、十分に行うことができ、不測の事態が発生した場合でも対処がしやすいからです。

また、実際の現場で運用することで、現業部門から現実的な意見をヒアリングすることもできます。したがって、システム導入の初期段階では、特定の部門や拠点に限定した形での導入が理想的です。そのため、必要な検証を行うことのできる部門や拠点を、要求定義の段階であらかじめ決定しておく必要があります。

ポイント５：現業部門からのフィードバックを反映できる仕組みをつくる

システムというものは、導入して終わりというものではありません。システムは経営目標達成に必要な手段のひとつに過ぎず、システム導入自体が目的ではありません。

そして、それは、原価管理システムも同様です。導入した原価管理システムに関して、運用上の問題や障害が生じていないか、意図したとおりに活用されているかを確認する必要があります。そのため、導入前の段階で、実際にシステムを運用する現業部門などから、システムに関するフィードバックを情報システム部門や経営層へと伝達できるような仕組みを考えておく必要があります。