電子契約システムアプリとは
電子契約システムアプリとは、紙の契約書に押印して郵送する代わりに、電子文書へ署名し、オンラインで契約を締結するための仕組みです。アプリ対応の製品なら、場所を問わず契約状況を確認しやすくなります。
契約業務をオンライン化する仕組み
電子契約システムアプリでは、契約書ファイルをアップロードし、署名依頼を送信します。取引先はメールやアプリ通知から内容を確認し、電子署名や合意操作を行います。
紙の契約書に比べて、印刷や製本、郵送、返送待ちの手間を減らせる点が特徴です。契約の進捗も画面上で確認できるため、締結漏れの防止にも役立ちます。
電子署名とタイムスタンプを使う
電子契約では、本人性や改ざんされていないことを確認するために、電子署名やタイムスタンプが使われます。電子署名は、電子文書の作成者や承認者を確認するための技術です。
電子署名及び認証業務に関する法律では、一定の要件を満たす電子署名が行われた電子文書について、真正に成立したものと推定される旨が定められています。
参考：電子署名｜デジタル庁
スマートフォン対応の有無が違う
電子契約システムのなかには、スマートフォンやタブレットで利用しやすいアプリを備えた製品があります。外出が多い営業担当者や、現場責任者の承認が必要な企業では便利です。
ただし、すべての機能をアプリだけで使えるとは限りません。契約書作成や管理者設定はパソコン向け画面が中心の製品もあるため、利用場面にあわせて確認しましょう。
電子契約システムアプリでできること
電子契約システムアプリでは、契約書の送信や署名だけでなく、テンプレート管理や承認ワークフロー、検索、保管などをまとめて行えます。紙の契約業務で発生しやすい待ち時間や管理負担を減らしやすくなります。
契約書の作成と送信
契約書テンプレートを登録しておけば、取引先名や契約金額、契約期間などを入力するだけで契約書を作成できます。定型契約が多い企業では、作成者ごとの表記ゆれを抑えやすくなります。
作成した契約書は、メールや専用画面から相手先へ送信します。送信後の開封状況や署名状況を確認できる製品なら、催促や確認のタイミングも判断しやすいでしょう。
社内承認をアプリで進める
契約締結前に、上長や法務部門、経理部門の承認が必要な企業もあります。電子契約システムアプリのワークフロー機能を使えば、承認依頼をオンラインで回せます。
スマートフォン対応の製品では、移動中や外出先でも内容を確認しやすくなるでしょう。紙の稟議書を回覧する運用から見直したい企業に向いています。
契約書を検索し保管する
締結済みの契約書は、契約先や契約日、担当部署、契約種別などの情報とあわせて保管できます。必要な契約書を探すときも、ファイル名や条件検索で見つけやすくなります。
更新期限や解約期限の通知に対応する製品なら、契約更新の見落としを防ぎやすいでしょう。紙の保管場所やキャビネット管理を減らしたい企業にも有用です。
印紙税の確認を効率化する
電子契約では、紙の課税文書を作成しないため、印紙税の扱いが契約方式の検討材料になります。国税庁は、電磁的記録は文書に含まれず、印紙税の課税対象にならないと示しています。
ただし、契約内容や運用によって確認すべき点は異なります。税務判断が必要な場合は、税理士や所轄税務署へ相談すると安心です。
参考：取引先にメール送信した電磁的記録に関する印紙税の取扱い｜国税庁
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電子契約システムアプリの利用シーン
電子契約システムアプリは、契約の件数が多い企業や、承認者が複数いる企業で効果を発揮しやすい仕組みです。ここでは、導入検討時にイメージしやすい代表的な利用シーンを紹介します。
営業契約を早く締結したい場合
営業部門では、申込書や業務委託契約書、秘密保持契約書などを扱います。電子契約システムアプリを使うと、商談後すぐに契約書を送信し、相手先の署名状況を確認できます。
郵送を待つ必要がないため、受注後の手続きを進めやすくなります。営業担当者が外出先から確認できれば、社内への連絡や顧客フォローも円滑になるでしょう。
法務確認を標準化したい場合
法務部門が契約書を確認する企業では、依頼経路がメールやチャットに分散しやすい課題があります。電子契約システムアプリなら、契約書の申請から承認までを同じ画面で管理できます。
ひな形の利用や承認ルートを統一すれば、確認漏れを減らしやすくなります。契約類型ごとに担当者を分けたい場合は、ワークフロー設定の柔軟性も重要です。
多拠点で契約を管理したい場合
支店や店舗、現場が複数ある企業では、契約書の保管場所が分散しがちです。電子契約システムアプリを使うと、本社と拠点が同じ契約データを確認できます。
契約書を本社へ郵送する手間を減らし、締結状況を一元管理しやすくなるでしょう。拠点ごとに閲覧権限を分けられるかも確認したいポイントです。
電子契約システムアプリの比較ポイント
電子契約システムアプリを選ぶ際は、料金だけでなく、対応する契約方式やアプリの使いやすさ、取引先の操作負担、保管機能を比較しましょう。自社と相手先の双方が使いやすいかが重要です。
契約方式が自社にあうか
まず確認したいのは、契約方式が自社の取引にあうかです。電子契約には、メール認証を使う立会人型や、電子証明書を使う当事者型などがあります。
スピードを重視する契約では、相手先の準備が少ない方式が向いています。一方で、本人確認を厳格にしたい契約では、電子証明書や認証方法の確認が必要です。
アプリで使える機能は十分か
アプリ対応と表示されていても、利用できる機能は製品によって異なります。契約書の確認や承認、署名、通知確認までアプリで行えるかを確認しましょう。
管理者設定やテンプレート編集はパソコン操作が前提の場合もあります。外出先でどこまで操作したいかを整理すると、過不足のない製品を選びやすくなります。
取引先が操作しやすいか
電子契約は、自社だけでなく取引先も利用します。相手先がアカウント登録なしで署名できるか、スマートフォンから確認できるか、操作画面がわかりやすいかを確認しましょう。
取引先に説明する資料やサポートページが用意されている製品なら、導入初期の問い合わせを減らせます。相手先の負担が小さいほど、電子契約へ移行しやすくなります。
保管と検索に対応できるか
契約締結後の管理も重要です。契約書を締結して終わりではなく、更新日や解約期限、契約金額、契約類型を管理できるか確認しましょう。
保管機能が弱い場合、別の文書管理システムとの連携が必要になることもあります。契約書の検索頻度が高い企業では、項目検索や権限管理も比較してください。
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▶幅広い契約業務に使いやすい電子契約システムアプリ
ここからは、ITトレンドに掲載されている電子契約システムを紹介します。契約書の送信から締結、保管までをまとめて進めたい企業は、汎用性の高い電子契約システムが候補です。営業契約や業務委託契約、秘密保持契約など、部門をまたいで利用しやすいかを確認しましょう。
クラウドサイン
- 累計契約送信件数3000万件超！ 導入実績250万社以上※
- 弁護士監修。日本の法律に関する知見を活かした開発・サポート
- 電子帳簿保存法の要件を満たしたデータ保存が可能
弁護士ドットコム株式会社が提供する「クラウドサイン」は、契約書の送信や締結、保管をオンラインで行える電子契約システムです。紙の契約書から電子契約へ移行したい企業や、部門をまたいで契約業務を標準化したい企業に向いています。スマートフォンからの確認や取引先とのスムーズな締結を重視する場合にも検討できます。
電子印鑑GMOサイン
- 導入企業数No.1※導入企業数300万社以上
- 圧倒的なコストパフォーマンス
- フォルダ設定や閲覧制限などの文書管理機能が充実
GMOグローバルサイン・ホールディングス株式会社が提供する「電子印鑑GMOサイン」は、電子契約の締結や契約書管理に対応する電子契約システムです。契約方式や本人確認の選択肢を確認しながら、自社の取引内容にあわせて運用したい企業に向いています。契約書の電子化と保管管理をまとめて進めたい場合に検討しやすい製品です。
Docusign eSignature（ドキュサインの電子署名）
- 世界中で160万社以上の組織・団体と10億人超のユーザーが利用
- 900以上のプレビルド・インテグレーション
- 世界標準のセキュリティとコンプライアンス管理でリスクを軽減
ドキュサイン・ジャパン株式会社が提供する「Docusign eSignature（ドキュサインの電子署名）」は、電子署名を活用して契約や申込手続きをオンライン化する電子契約システムです。国内外の取引先との契約を扱う企業や、承認から署名までの流れをデジタル化したい企業に向いています。多様な契約業務に対応できるかを比較する際の候補になります。
▶バックオフィス連携を重視する電子契約システムアプリ
契約締結だけでなく、社内承認や会計、人事労務などの業務と連携したい場合は、バックオフィス機能との相性を確認しましょう。既存システムとの連携が進むと、二重入力や確認作業を減らしやすくなります。
マネーフォワード クラウド契約
- 法務相談-作成-申請-承認-締結-保存-管理までまるっとサポート
- 送信料・保管料がずっと0円。定額制のシンプルな料金体系
- 紙の契約書も電子契約書もまとめて一元管理
株式会社マネーフォワードが提供する「マネーフォワード クラウド契約」は、契約書の申請、承認、締結、管理を支援する電子契約システムです。バックオフィス業務とあわせて契約管理を整えたい企業に向いています。契約フローを見直し、社内承認や保管の状況を可視化したい場合に検討できます。
freeeサイン
- 受領者も使いやすい 画面設計と充実サポート
- 文書の種類や受領者に合わせて選べる
- 自社運用にあった使い方が最安値で可能
フリー株式会社が提供する「freeeサイン」は、契約書の作成から締結、管理までを支援する電子契約システムです。契約業務をオンライン化し、社内の申請や承認も含めて効率化したい企業に向いています。紙や表計算ソフトで管理している契約書を見直し、契約状況を確認しやすくしたい場合に活用できます。
▶業務にあわせた運用をしたい電子契約システムアプリ
契約書の種類や承認ルートが複雑な企業では、自社の業務にあわせて運用しやすい製品が候補です。導入前には、テンプレート設定や承認経路、契約書管理の粒度を確認しましょう。
FAST SIGN
- 大量の契約でも固定料金で利用可能！
- 派遣・パート・アルバイトの雇用契約・契約更新に！
- 個別内容の書類も一括送信が可能！
株式会社マルジュが提供する「FAST SIGN」は、電子契約の締結や契約書管理を支援する電子契約システムです。契約手続きをオンライン化し、紙の押印や郵送にかかる手間を減らしたい企業に向いています。取引先への署名依頼や締結状況の確認を効率化したい場合に検討できます。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）で「電子契約システム」の一括資料請求が可能です。ぜひ、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。
電子契約システムアプリのFAQ
電子契約システムアプリを検討する際は、法的効力や取引先の同意、紙の契約書との併用について疑問が生じやすいでしょう。ここでは、導入前によくある質問を整理します。
- Q１：電子契約は法的に有効ですか？
- 電子契約そのものは、契約の成立方式として利用できます。電子署名及び認証業務に関する法律では、一定の要件を満たす電子署名が行われた電子文書について、真正に成立したものと推定される旨が定められています。重要な契約では、署名方式や本人確認の方法を確認しましょう。
- Q２：取引先がアプリを入れる必要はありますか？
- 製品によって異なります。取引先がアカウント登録やアプリインストールなしで署名できる製品もあります。一方で、厳格な本人確認や証明書利用が必要な場合は、相手先にも手続きが発生することがあります。導入前に相手先の操作負担を確認してください。
- Q３：紙の契約書と併用できますか？
- 多くの企業では、電子契約へ一気に切り替えるのではなく、契約類型や取引先に応じて紙と併用します。まずは秘密保持契約書や業務委託契約書など、定型的な契約から始めると移行しやすいでしょう。紙で保管する契約書の管理ルールも残しておくと安心です。
- Q４：スマートフォンだけで運用できますか？
- 承認や署名、通知確認はスマートフォンで行える製品があります。ただし、テンプレート作成や管理者設定、詳細な検索はパソコン向け画面が中心の製品もあります。管理者と利用者で必要な操作を分けて確認すると、導入後のギャップを減らせます。
- Q５：導入時に準備することは何ですか？
- まず、電子化する契約書の種類や承認ルート、保管ルールを整理しましょう。次に、取引先へどのように案内するかを決めます。契約書テンプレートや権限設定を事前に準備しておくと、運用開始後の混乱を抑えやすくなります。
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まとめ
電子契約システムアプリは、契約書の作成や承認、署名、保管をオンラインで進める仕組みです。スマートフォン対応の製品なら、外出先での承認や契約状況の確認もしやすくなります。
契約方式や取引先の操作性、保管機能を比較し、自社にあう製品を選びましょう。複数製品を効率よく比較したい方は、ITトレンドの一括資料請求を活用してください。
