業務アプリとの帳票生成連携
kintoneやSalesforceなどの業務アプリに蓄積された顧客情報・商談データ・プロジェクト情報を帳票に自動で差し込むことで、手入力の手間を省き、入力ミスのない帳票をワンクリックで生成できます。
kintoneのデータを差し込んで帳票を出力する連携の活用法
kintoneは国内で広く使われているノーコードのクラウド業務アプリです。kintoneのアプリ内に登録された顧客名・品目・数量・担当者名などのデータを帳票電子化ツールに自動で差し込み、見積書・注文書・受領書などの帳票として出力できる連携機能を持つ製品があります。この連携により、kintoneで管理しているデータを別途帳票に手入力する作業が不要になります。
連携の実現方法としては、kintoneのプラグインとして帳票出力機能を追加するタイプと、WebhookやAPIを通じてデータを帳票ツール側に送信するタイプがあります。プラグイン型はkintoneの操作画面内で帳票出力のボタンが使えるため、担当者が操作を覚えやすいという利点があります。導入時には、kintoneアプリの項目名と帳票テンプレートの差し込みフィールドのマッピング設定の手間についてベンダーに確認しておきましょう。
Salesforceの商談・顧客データから帳票を自動生成する方法
Salesforceは、営業組織が商談・顧客・見積などを管理するCRM（顧客管理システム）として多くの企業で採用されています。Salesforceに登録されている商談データを元に、見積書・作業報告書・契約書などを自動生成できる連携機能を活用すると、営業担当者がSalesforceの操作画面内でそのまま帳票を発行できるようになります。商談情報の入力と帳票作成が一元化され、二重入力が解消されます。
Salesforceとの連携には、AppExchange（Salesforceのアプリストア）に登録されているパートナー製品を利用するパターンと、Salesforce側のAPIを使って自社開発・設定するパターンがあります。AppExchange経由のパターンは設定が比較的簡単で、Salesforceの標準オブジェクト（取引先・商談・見積）との連携がそのまま使えます。連携対象となるSalesforceエディションの制約（Enterprise以上が必要な製品など）も確認が必要です。
会計ソフト・ストレージ・RPAとの後処理連携
帳票データは「作成して終わり」ではなく、承認後のデータを会計システムへ自動仕訳したり、PDFを指定のフォルダに自動保存したりすることで、後工程の業務も大幅に効率化できます。
経費申請・支払依頼書データを会計ソフトへ自動仕訳連携する
電子化した経費申請書・支払依頼書・請求書の承認後データを、会計ソフト（freee・マネーフォワード・弥生会計など）へ自動で仕訳登録できる連携機能があると、経理担当者のデータ入力作業を大幅に削減できます。特に請求書・領収書の受取処理は毎月発生する作業量が多く、自動仕訳連携による工数削減効果が高い領域です。
連携方式としては、CSV形式のインポートファイルを自動生成して会計ソフトに取り込む方法と、APIでリアルタイムに仕訳データを転送する方法があります。CSV連携は設定がシンプルですが手動操作が残る場合があります。API連携はリアルタイムで自動処理できる一方、会計ソフト側のAPIが対応していることと、フィールドのマッピング設定が必要です。自社が使っている会計ソフトとの連携実績をベンダーに事前確認してから選定してください。
帳票PDFのクラウドストレージ自動保存とRPA連携の活用
承認完了した帳票PDFをBox・Google Drive・SharePointなどのクラウドストレージの指定フォルダに自動保存できる連携機能があると、PDF管理のための手作業（ダウンロード・命名・格納）が不要になります。フォルダ構造のルール（顧客名・年月・書類種別など）に合わせて自動的にファイル名とフォルダを振り分けられる製品は、大量の帳票を扱う企業で特に効果を発揮します。
RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）ツールとの連携では、帳票に入力されたデータをRPAが読み取り、基幹システム（受注管理・在庫管理など）のUIを自動的に操作して転記する仕組みを構築できます。APIが存在しない古い基幹システムへのデータ転記でも、RPA連携であれば対応可能なケースがあります。連携するRPAツール（UiPath・WinActor・Power Automateなど）との組み合わせについてベンダーに実績を確認しておくとよいでしょう。
連携機能が充実した帳票電子化ツールを比較
kintone・Salesforce・会計ソフト・クラウドストレージ・RPA・APIなど、豊富な連携実績を持つ帳票電子化ツールをご紹介します。自社の連携要件に合った製品を資料請求で比較してみてください。
PaplesReports(パピレスレポーツ)
- 様々なレイアウトの帳票を簡単にノンプログラミングで作成可能
- 印刷・PDF・Excelの帳票出力、WebAPI連携もワンパッケージで
- 帳票開発を効率化、インボイス制度に対応、OEM提供も可能
PaplesReports（パピレスレポーツ）は、業務システムのデータをRDB連携やCSV連携によって帳票テンプレートに差し込み、帳票を自動生成・配信できるシステムです。データ連携による帳票の自動出力に強みを持っています。
電子帳票基盤システム Paples
- 電子帳簿保存法の4区分に活用でき、システム対応実績も多数あり
- 帳票の取込から電子保存・配信までをワンパッケージで一元管理
- 各種業務システム連携し多彩なソリューションで帳票運用を効率化
電子帳票基盤システム Paplesは、帳票の設計・出力・保存・配信を一元管理できる帳票基盤システムです。APIや各種ミドルウェアを通じた連携に対応しており、既存の業務システムとの統合を柔軟に構成できます。
eCubenet 帳票配信サービス
- 送付手段を集約し郵送・FAX・メール・Webを自動配信
- ERP連携でPDF/CSVを取り込み宛先別の送付と未DL追跡を自動化
- 送信履歴を一元管理し監査対応や再送を迅速化
eCubenet 帳票配信サービスは、帳票データのクラウド配信・管理に特化したサービスです。作成した帳票PDFを指定の宛先やストレージへ自動的に配信・保存するワークフローを構築できます。
PROCENTER SaaS （NECソリューションイノベータ株式会社）
- タイムスタンプ不要なため、費用＆工数を削減
- 豊富なAPIで他システムやクラウドサービスと容易に連携可能
- 初期費用不要で、初月から月額費用のみで運用開始可能
帳票コンシェルジュ （株式会社エヌアイデイ）
- Excelを用いて、様々なデザインで直ぐに帳票イメージが作成可能
- 帳票出力データを用意すれば直ぐに帳票印刷が行えます
- クラウドサービスですので、手軽で安価に利用することができます
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料を取り寄せて機能や特徴をさまざまな製品で比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）で帳票電子化の一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
API連携で帳票発行を自動化するための確認事項
自社開発の業務アプリや社内ポータルから帳票をAPI経由で発行・取得する仕組みを構築したい場合、帳票ツール側のAPI仕様と対応の柔軟性が選定の重要な判断基準になります。
API経由で帳票発行・データ取得を実装する際に確認すべきこと
「自社の業務アプリのボタンを押すと帳票が自動発行される」という仕組みを実現するには、帳票電子化ツールがREST APIなどの標準的なAPIを公開していることが必要です。API経由で実行できる操作の範囲（帳票の新規作成・差し込みデータの指定・PDF出力・承認開始など）は製品によって異なるため、自社でやりたいことがAPIで実現できるかを、APIドキュメントと照らし合わせて確認しましょう。
API連携の実装に際して事前に確認すべきポイントとして、認証方式（APIキー・OAuth2.0）・レートリミット（1秒あたりのリクエスト上限数）・エラーレスポンスの仕様・サンドボックス（テスト用環境）の有無などが挙げられます。サンドボックス環境が提供されている製品は、本番環境への影響なく連携の動作確認ができるため、開発工数と品質担保の両面で有利です。IT担当者とベンダーの技術担当が連携仕様の細部を確認する打ち合わせを選定前に実施することをお勧めします。
連携の失敗を防ぐための検証方法と長期保守体制
帳票電子化ツールと他システムの連携は、初期設定時に問題がなくても、どちらかのシステムがバージョンアップした際に連携が壊れるリスクがあります。特にAPIの仕様変更（破壊的変更）はシステム連携を停止させる原因になりえます。選定時に「バージョンアップ時のAPI後方互換性の保証期間」をベンダーに確認し、変更があった場合の事前通知ポリシーを把握しておくことが長期安定運用の条件です。
連携を長期的に保守するためには、連携の処理ログが記録・参照できる機能があると、エラー発生時の原因特定が容易になります。「どのデータがいつ・どの帳票に出力されたか」「どのステップでエラーが起きたか」を可視化できる管理画面があると、保守担当者の負担が大幅に減ります。連携の仕様書と設定手順書を社内で整備し、担当者が変わっても引き継げる体制を整えておくことも、長期運用では欠かせない取り組みです。
まとめ
帳票電子化ツールとの連携は、kintone・Salesforceとのデータ差し込み、会計ソフトへの自動仕訳、クラウドストレージへの自動保存、RPA連携、API経由での自動発行など多岐にわたります。自社で実現したい連携の種類と優先度を整理した上で、実績・API仕様・保守体制を持つ製品を選ぶことが連携成功の条件です。ITトレンドで複数の帳票電子化ツールを一括比較・資料請求してみてください。
