採用管理システムの導入事例を検討する前に整理したい基礎知識
採用管理システムとは、応募者情報や選考の進捗をまとめて管理し、採用活動全体を効率化するための仕組みです。事例を見る前に、まず基本的な役割を押さえておきましょう。
採用管理システムが担う役割
採用管理システムは、複数の採用媒体から集まる応募者情報を一元的に管理する役割を担います。エクセルやメールでのやり取りで管理していた場合と比べて、応募者ごとの選考状況を把握しやすくなる場合があります。
面接日程の調整や合否連絡といった業務を自動化できる機能を備えた製品もあり、採用担当者の事務作業にかかる時間を減らす目的で導入されるケースが多く見られます。応募者とのやり取りの履歴を残せる点も特徴の1つです。担当者が変わった場合でも、これまでのやり取りを確認しながら引き継げる点は、運用面での利点として挙げられます。
導入事例を見る際の視点
導入事例を参考にする際は、自社と採用人数や職種構成が近いかどうかに加えて、解決したい課題が共通しているかを確認することが大切です。同じシステムでも、採用活動の規模によって活用の仕方は変わります。
他社の事例をそのまま当てはめるのではなく、自社の採用フローや利用する媒体数、担当者の人数といった条件を踏まえて、必要な機能や運用体制を見極める観点で参考にすることが望ましいです。事例で紹介される成果は前提条件によって変わるため、数値だけでなく取り組みの進め方にも注目するとよいでしょう。
選考フェーズ別に見る採用管理システム活用の事例パターン
採用管理システムは、選考のどのフェーズで課題を感じているかによって活用の重点が異なります。ここでは応募受付と面接調整の2つの場面を例に紹介します。
応募受付・書類選考での活用パターン
複数の採用媒体を利用している企業では、媒体ごとに異なる形式で届く応募者情報を1つの画面に集約する活用が見られます。応募者の情報を手作業で転記する手間を減らせる場合があります。媒体ごとに異なるフォーマットを統一した状態で確認できることも、複数媒体を併用する企業にとっての利点です。
書類選考の進捗を担当者間で共有できる仕組みを整えることで、選考結果の連絡が遅れるといった課題への対応につなげているケースもあります。応募から選考結果までの期間が長いと応募者の離脱につながる可能性があるため、進捗の可視化は重要な取り組みの1つです。選考状況を一覧で確認できる画面があると、複数の担当者が関わる選考でも対応漏れに気づきやすくなります。
面接調整・合否連絡での活用パターン
面接日程の調整は、応募者と面接官双方のスケジュールを確認する必要があり、担当者の負担が大きい業務です。日程調整の機能を活用し、応募者が候補日を選択できる仕組みを取り入れる企業が増えています。
合否連絡についても、テンプレートを用意しておくことで、担当者ごとに文面がばらつくことを防ぎやすくなります。ただし、テンプレートに頼りすぎると事務的な印象を与える場合もあるため、応募者一人ひとりに配慮した運用を心がけることが望ましいです。面接時のやり取りを踏まえて一文を添えるなど、テンプレートと個別対応を組み合わせる工夫も選択肢になります。
企業規模別に見る採用管理システム活用の事例パターン
採用管理システムの活用パターンは、企業規模によっても特徴があります。ここでは中小企業と大企業を例に紹介します。
中小企業での活用パターン
採用担当者の人数が限られる中小企業では、1人で複数の採用媒体や選考フローを管理するケースが多く見られます。採用管理システムを導入することで、複数の業務を1つの画面で完結できるようにする活用が見られます。
限られた人員で対応するため、操作が複雑な機能よりも、日常的に使う機能に絞ったシンプルな製品を選ぶ企業も見られます。導入や運用にかかる費用と、削減できる作業時間のバランスを見極めることが選定の判断材料になります。専任の情報システム担当者がいない企業では、サポート体制が整っている製品を選ぶことで、設定や運用面の不安を減らしやすくなります。
大企業での活用パターン
採用人数が多い大企業では、複数の部署や拠点にまたがる選考状況を一元管理する活用が見られます。人事部門だけでなく、現場の面接官もシステムを通じて評価を入力する運用を取り入れるケースがあります。
応募者データの分析機能を活用し、内定辞退率や選考通過率の推移を確認しながら、採用戦略の見直しに役立てる企業もあります。関係者が多い分、権限設定や操作ルールを事前に整理しておくことが運用の安定につながります。部署ごとに異なる採用フローが混在する場合は、導入前にフローの標準化を検討しておくと、システムの設定がしやすくなります。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料を取り寄せて機能や特徴をさまざまな製品で比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）で採用管理・選考管理システムの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
採用管理システム導入で得られる効果を事例から考える
採用管理システムを導入した企業の事例からは、業務効率化や採用活動の質の向上につながったという声が聞かれます。ここでは代表的な効果と、効果を得るための前提を整理します。
採用業務の効率化
応募者情報の管理や日程調整を自動化することで、担当者が採用業務にかけていた時間の一部を、面接での見極めや候補者とのコミュニケーションに振り向けられる場合があります。事務作業に追われていた時間を候補者理解にあてられるようになれば、選考の質を高める余地も生まれます。
ただし、効率化の効果を十分に得るには、システムに情報を正しく入力する運用が前提になります。入力が徹底されていないと、選考状況の把握に誤りが生じる可能性があるため、運用ルールをあらかじめ整理しておくことが望ましいです。入力項目を必要最小限に絞ることも、現場での入力負担を抑えて運用を定着させる工夫の1つです。
採用データの蓄積による戦略立案
採用管理システムを継続的に利用することで、応募経路ごとの内定率や入社後の定着状況といったデータを蓄積できる場合があります。データをもとに、次年度の採用計画を立てる企業もあります。
ただし、こうしたデータの分析には一定期間の蓄積が必要であり、導入初年度から詳細な傾向を把握できるとは限りません。中長期的な視点でデータを活用していく姿勢が求められます。過去の紙の書類や別システムのデータを移行できる場合は、蓄積期間を短縮できる可能性もあるため、導入時に確認しておくとよいでしょう。移行できるデータの範囲や形式は製品によって異なるため、事前に担当者へ相談しておくと安心です。
採用管理システム選定時に確認したいポイント
導入事例を参考にしながら自社に合う採用管理システムを選ぶ際は、いくつかの観点から比較検討することが求められます。
利用する採用媒体との連携を確認する
採用管理システムの効果は、自社が利用している求人媒体やスカウトサービスとどれだけ連携できるかによって左右されます。既存の媒体との連携実績があるかどうかを事前に確認しておくとよいでしょう。
連携できる媒体の範囲は製品によって異なるため、複数の媒体を併用している企業ほど、対応範囲を丁寧に確認する必要があります。将来的に新しい媒体を追加する可能性も踏まえて選ぶと安心です。連携方法が自動か手動かによって、担当者の作業量にも差が出るため、あわせて確認しておくとよいでしょう。導入前に自社が現在利用している媒体と、今後利用を検討している媒体の両方を洗い出しておくと比較がしやすくなります。
現場の面接官も使いやすいかを確認する
採用管理システムは、人事担当者だけでなく現場の面接官が評価入力などで利用するケースもあります。専門知識がなくても直感的に操作できる画面設計になっているかどうかは、定着を左右する要素です。
操作方法の説明会やマニュアルの整備状況もあわせて確認しておくと、導入後に幅広い利用者が活用しやすくなります。トライアル期間を活用して、実際の面接官に操作感を確認してもらう方法も有効です。評価入力の項目が多すぎると入力の負担が増すため、必要な項目に絞って設計することも定着を後押しする工夫になります。
採用管理システムの主な製品を紹介
採用管理システムは、求人媒体からの応募情報の集約に強いタイプや、社員紹介・スカウトなど複数チャネルの一元管理に強いタイプなど、製品によって特徴が異なります。自社の課題に合う製品を比較する際の参考として、代表的な採用管理システムを紹介します。
ジョブカン採用管理
- 募集から内定までこれ一つ。簡単高機能な採用管理システム
- あらゆる経路からの応募者の情報を取り込み、一括管理！
- 媒体別・面接官別など求人効果の分析・レポート作成も可能！
株式会社DONUTSが提供する「ジョブカン採用管理」は、求人媒体への掲載から応募者管理、選考スケジュール調整までを一元管理できる採用管理システムです。複数の求人サイトからの応募情報を自動で集約でき、選考ステータスを可視化することで採用担当者間の情報共有を効率化できます。
HRMOS(ハーモス)採用
- 応募、選考管理、候補者連絡など、採用業務を「一元化・効率化」
- 現状把握と分析に必要な 「採用データの可視化」
- 工数削減と適切なチャネル活用による「採用コストの最適化」
株式会社ビズリーチが提供する「HRMOS(ハーモス)採用」は、応募者データの一元管理と選考プロセスの可視化を行える採用管理システムです。求人媒体・エージェントからの応募情報を集約し、選考状況を一覧で把握できます。応募、選考管理、候補者への連絡までを一元化・効率化できる点が特徴です。
HERP Hire
- AIが選考と面接評価を支援し質と速度を向上
- Slack等から書類確認や評価入力を完結
- DataHubで採用指標を自在に可視化し意思決定を支援
株式会社HERPが提供する「HERP Hire」は、社員紹介など複数の採用チャネルの情報を一元管理できる採用管理システムです。求人媒体・エージェントからの応募データを自動連携で集約し、選考の進捗をチームで共有しやすい設計になっています。現場社員を巻き込んだ採用活動を行いたい企業に利用されています。
レジェンダの採用代行（RPO） （レジェンダ・コーポレーション株式会社）
- 採用戦略の立案から実行までを一貫して支援。
- チーム体制で継続的に伴走支援
- 業務範囲をニーズに合わせて柔軟にカスタマイズ。
ONEの採用代行・採用アウトソーシング（RPO） （株式会社ONE）
- 採用の専門家が、戦略策定から実務まで幅広く支援。
- 企業ごとに最適化したオーダーメイドプランを提案。
- 応募対応から入社フォローまで一括サポート
まとめ
採用管理システムの導入事例には、選考フェーズ別・企業規模別にさまざまな活用パターンがあります。他社の事例を参考にする際は、自社の採用規模や課題との共通点を確認しながら、必要な機能や運用体制を見極めることが大切です。運用ルールまで見据えて比較検討することで、導入後の定着にもつながりやすくなります。複数の製品を比較しながら、自社に合う採用管理システムの検討を進めてみてください。
